Aplicaciones esenciales para la organización y éxito de emprendedores

Poner en marcha un negocio desde cero no es una tarea sencilla. Además de trabajar mucho y mantener una actitud mental positiva, también hay que tomar el mayor número de decisiones correctas. Hoy en día, abrir una tienda online desde cero es más accesible que nunca gracias a la tecnología. En el mundo del emprendimiento, la productividad y la eficiencia son factores clave para alcanzar el éxito.

Disponer de un ecosistema de aplicaciones y programas que nos ayuden a gestionar las diferentes áreas de una empresa es imprescindible para ser competitivos. Las aplicaciones móviles consiguen que gestionar la contabilidad sea algo mucho más sencillo, porque permiten introducir los cambios rápidamente. La tecnología es esencial para los emprendedores; gracias a ella, gestionar su negocio les resulta mucho más fácil. Aunque el software sigue siendo esencial, a día de hoy muchos emprendedores se están pasando al uso de aplicaciones móviles.

Para conseguirlo, deberemos pensar en las necesidades que tenemos en cada área, las cuales suelen girar en torno a la gestión de proyectos, facturación, contabilidad e impuestos, ventas y CRM, marketing digital, recursos humanos y firma digital.

Gestión de Proyectos y Tareas: Optimiza tu tiempo y recursos

Uno de los mayores desafíos para los emprendedores digitales es gestionar el tiempo de forma eficiente. Si existe un área clave a la hora de emprender, esa es la forma en que se manejan los recursos disponibles, las tareas a realizar o la gestión del tiempo. Organizar el tiempo de trabajo lo mejor posible es fundamental para que los emprendedores puedan abordar todas las tareas que tienen pendientes a diario.

Una buena herramienta de gestión de proyectos permite planificar y hacer seguimiento de todas las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y crecer de manera sostenible.

• Trello: Es una herramienta de gestión de proyectos basada en tableros y tarjetas. Puedes organizar tus ideas, asignar tareas, establecer fechas límite y colaborar con otros miembros de tu equipo de forma visual y sencilla. Es muy sencillo y muy potente, y aunque tiene un plan de pago, el 90% de la aplicación es gratuita, sin límites de uso ni usuarios.
• Notion: Es una app todo en uno: bloc de notas, gestor de tareas, calendario, base de datos y mucho más. Te permite tener todo centralizado en un solo lugar, con una interfaz intuitiva y personalizable. Es una herramienta muy potente que destaca por su versatilidad y capacidad de adaptación a cualquier flujo de trabajo.
• Asana: Es una aplicación para web y dispositivos móviles que permite a los equipos compartir, planificar, organizar y seguir el progreso de las tareas en las que cada miembro está trabajando. Es perfecta para organizar el trabajo grupal, planificar tareas y hacer un seguimiento del progreso de cada una de ellas.
• Evernote: Es una aplicación ideal para aquellos/as emprendedores/as que necesitan capturar, organizar y priorizar sus ideas, proyectos y listas de tareas. Su interfaz intuitiva permite tomar notas, agregar imágenes, adjuntar archivos y sincronizar la información en diferentes dispositivos. Evernote es como una súper agenda en la que encontrarás todo lo que necesitas para llevar a cabo tus proyectos.
• Basecamp: Esta útil aplicación te permite organizar todos tus proyectos en la nube. Además, permite compartirlos con el resto del equipo y asignar y conocer las tareas de tus compañeros.
• Simple Minds: Esta app te será muy útil para reflejar tus ideas en un formato visual. Siempre es más sencillo recordar datos en forma de esquema o diagrama. Simple Minds te permite plasmar tus tormentas de ideas y elegir la más acorde a tus preferencias.

Una combinación perfecta para planificar tu día a día. Puedes programar reuniones, tareas recurrentes y recibir recordatorios en tiempo real. Recordar todas las tareas pendientes es una labor básica del emprendedor. Sin embargo, en muchas ocasiones tendrás tanto lío que será prácticamente imposible. Por eso es tan importante esta aplicación móvil, porque permite crear listas de tareas múltiples e incluso compartirlas con otros miembros de tu equipo o usuarios.

Gestión Financiera: Controla tus números y asegura la viabilidad

Poder crear presupuesto online de forma rápida y precisa, controlar tus gastos y planificar tus ingresos es fundamental para que tu negocio sea viable y crezca con bases sólicas. Llevar las cuentas claras es vital. Una buena gestión de las finanzas es indispensable para cualquier negocio.

Con un software de contabilidad, la carga de crear y enviar facturas, gestionar el flujo de caja o calcular y presentar los impuestos correspondientes, se puede aligerar de manera notable. Una de las claves del éxito a la hora de emprender es saber aprovechar bien los recursos disponibles y no caer en el sobreendeudamiento.

• TeamSystem Quipu: Es un software de contabilidad para emprendedores y PYME que facilita la gestión de la facturación, contabilidad y presentación de impuestos. Permite crear y gestionar documentos comerciales con un diseño moderno y adaptable, automatizando el proceso de emisión y seguimiento de facturas, presupuestos y albaranes para ahorrar tiempo valioso.
• Holded: Especialmente pensada para pymes y emprendedores, permite facturar, controlar gastos, gestionar inventario y analizar resultados desde una sola plataforma. Es ideal para llevar la contabilidad de tu negocio en la nube.
• Billin: Es una herramienta diseñada para simplificar el proceso de facturación de pymes y autónomos/as. Programa de facturación online que se adapta a las necesidades de cada negocio, con múltiples funcionalidades para su utilización.
• Anfix: Sirve tanto para la facturación como para llevar la contabilidad en la nube. Es muy sencilla de usar y está automatizada, por lo que la gestión que tiene que hacer el usuario es mínima.
• Debitoor: Es una app que se orienta directamente a pequeñas empresas y autónomos. Es fantástica para llevar la contabilidad en la nube y manejarla perfectamente desde el móvil, la tablet e incluso el ordenador.
• Mint: Puedes usarla tanto para tus finanzas personales como para las de tu pyme. Con Mint tendrás en un mismo sitio todas las cuentas de tu negocio. De esta manera puedes controlar los ingresos, gastos y beneficios que has tenido en ese mes, además de crear presupuestos.
• Expensify: Si tu trabajo como emprendedor te exige muchos viajes o el control de muchos recibos y tickets de gasto, esta app va a ser muy importante, ya que con solo hacer las fotos de los tickets e introducir el tipo de gasto e importe, se incorporarán a tus ficheros y los tendrás todo cuadrados y contabilizados.

Estas herramientas permiten una gestión muy eficiente a través de la incorporación de fotos de facturas y recibos que van directamente al libro contable. Esto te permitirá ahorrar tiempo, reducir errores y tomar decisiones más inteligentes, gracias a una visión completa y actualizada de las finanzas del negocio.

Marketing Digital y Presencia Online: Atrae y fideliza a tus clientes

Si quieres destacar entre tanta competencia, es imprescindible cuidar tu imagen. Tu presencia online lo es todo, desde el logotipo hasta los banners, pasando por el contenido visual para redes sociales o para tu tienda. Para llegar a tus clientes, necesitas una estrategia de marketing digital efectiva.

Disponer de una herramienta que nos permita automatizar la estrategia, segmentar audiencias o analizar resultados es fundamental para optimizar los esfuerzos de marketing y maximizar el retorno de la inversión.

• Canva: Es una de las apps más populares para diseño gráfico. Tiene plantillas para todo tipo de contenido: publicaciones para redes, presentaciones, logos, carteles, etc.
• Adobe Spark: La versión ligera y accesible de Adobe para emprendedores. Con Spark es posible trabajar diseños profesionales de forma fácil.
• Tailor Brands: Si necesitas crear un logotipo desde cero, esta herramienta usa inteligencia artificial para ayudarte.
• Metricool: Una herramienta española que te permite programar publicaciones, analizar estadísticas y gestionar tus redes sociales desde una sola plataforma.
• Hootsuite: Plataforma que facilita la programación, gestión y análisis del contenido en redes sociales. Con esta aplicación líder en la gestión de redes sociales podrás tener al día los perfiles.
• Hotjar: Es una app muy útil que te permite conocer mejor el comportamiento de los visitantes de tu web y obtener datos de conversión. Indispensable para analizar el comportamiento de los usuarios en tu web.
• SEMrush: Te ayuda a localizar las palabras clave más relevantes de tu sector y a posicionarte mejor en los buscadores.
• Planoly: Permite planear una estrategia de posts con armonía de color, formatos y diseños llamativos. Con esta app para emprendedores basta con cargar algunos hashtags base para descubrir resultados relacionados.

La mejor forma de ganar y fidelizar clientes es darles una buena atención, puesto que es uno de los aspectos que más valoran. Las aplicaciones de marketing digital te ayudarán a crear una estrategia sólida y a medir su impacto.

CRM y Gestión de Clientes: Fortalece tus relaciones comerciales

Vender es el objetivo principal de cualquier negocio, y aunque nunca es sencillo, un buen software de ventas y CRM facilita las cosas. Este debe permitir automatizar tareas repetitivas del funnel de venta y la relación con los clientes para poder invertir nuestro tiempo en tareas de mayor valor añadido como cerrar ventas o mejorar la experiencia del cliente.

• HubSpot: Es uno de los CRM más populares del mercado, que incluso facilita su adopción entre startups y pequeñas empresas con una versión gratuita muy completa que permite gestionar todo el proceso comercial desde una única plataforma. Permite la gestión sencilla y visión completa del funnel de venta, desde la adquisición de un nuevo lead hasta el cierre de tratos y comunicación postventa.
• ForceManager: Es una aplicación que mejora la productividad de vendedores/as mediante la automatización de los procesos de reporting.
• Salesforce: Plataforma de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) basada en la nube que proporciona a todos los departamentos de la organización una visión unificada de sus clientes en una plataforma integrada. Permite desarrollar una estrategia adecuada para cada uno de tus clientes.
• SumaCRM: Un software CRM especialmente orientado a las pymes y desarrollado por el equipo que capitanea Tomás Santoro.
• Crisp: Te permite chatear directamente con tus clientes. Así puedes atender dudas o quejas incluso si estás de viaje o si te has tomado unos días libres. Además, se puede integrar con otras aplicaciones e incluso te permite enviar mensajes masivos a tus clientes si algo va mal.
• Intercom: Es otro business messenger que te permite chatear con los visitantes de tu web, mostrando un cuadro de diálogo en la parte inferior derecha de la pantalla.
• Zendesk: Software de servicio de atención al cliente. "Nos sirve para atender todas las preguntas que nos formulan los clientes en forma de chat a través de la web", afirman en Blarlo.

La capacidad de centralizar toda la información de clientes y prospectos en una base de datos unificada y actualizada en tiempo real es crucial para personalizar la comunicación y mejorar la experiencia del cliente.

Colaboración y Comunicación: Conecta con tu equipo y proveedores

Aunque trabajes solo, es muy probable que en algún momento necesites colaborar con proveedores, diseñadores, redactores o clientes. Al poner un negocio en marcha se puede optar por hacerlo a solas, en compañía de uno o varios socios o creando un equipo de trabajo desde los primeros momentos. Tener un contacto fluido con los miembros de tu equipo o con tus clientes es muy importante.

• Slack: Plataforma de mensajería instantánea para equipos. Permite crear diferentes salas de comunicación y también chats privados. Es una de las preferidas por todos los emprendedores consultados. A través del chat, los trabajadores de la empresa pueden conversar entre ellos, convocar reuniones y compartir documentos de todo tipo.
• Zoom: Una sola aplicación para hablar, grabar vídeos, enviar vídeos por correo, enviar mensajes, compartir cualquier archivo y realizar reuniones y videoconferencias, tanto a través del ordenador como del móvil.
• Google Meet/Hangouts: Aplicaciones gratuitas para reuniones online y comunicarse con el equipo a través de videollamadas sin tener interferencias sin límite de tiempo y hasta un máximo de 25 personas (solo negocios y centros docentes), o entablar conversaciones en las que pueden participar hasta 150 personas.
• Skype: Con esta aplicación podrás ‘reunirte' con tus clientes sin necesidad de estar en el mismo lugar.
• Dropbox/Google Drive: Herramientas esenciales para cualquier emprendedor. Puedes guardar todos tus archivos en la nube y que todo tu equipo pueda acceder a ellos y complementar esos documentos con nuevas ideas. Además, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
• TeamViewer: Es una solución imprescindible para aquellos/as emprendedores/as que necesitan conectarse a sus equipos de trabajo desde cualquier lugar.
• Whereby: Muy adecuada para equipos medianos que permite organizar reuniones de video en el navegador sin descargas ni inicios de sesión para invitados.

Estas herramientas son perfectas para compartir documentos, hojas de cálculo o presentaciones. La colaboración en tiempo real y la comunicación eficiente son pilares fundamentales para el éxito de cualquier proyecto.

Recursos Humanos: Gestiona tu talento de manera eficiente

Aunque al principio puede no ser necesaria, en cuanto el negocio comienza a crecer y se incorpora personal, una herramienta de RR. HH. se vuelve imprescindible. Este tipo de software te ayudará a gestionar nóminas, contratos, vacaciones y otros aspectos relacionados con el personal de manera eficiente y conforme a la legislación vigente.

• Factorial: Es un software integral que simplifica todos los procesos relacionados con el personal. Esta plataforma permite automatizar y agilizar todo tipo de tareas relacionadas con los recursos humanos, así como mejorar la toma de decisiones respecto al capital humano. Ayuda a los emprendedores a gestionar todo el ciclo de contratación, desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la incorporación de nuevos empleados.

Factorial permite automatizar la elaboración de cuadros de trabajo, optimizando la distribución de horarios y asegurando una cobertura adecuada en todo momento. También facilita la comunicación con los empleados y la gestión de solicitudes de ausencia y permisos, además de ofrecer un sistema completo para gestionar las vacaciones y días libres de los empleados.

Herramientas Adicionales y Utilidades: Complementa tu ecosistema digital

Además de las categorías principales, existen otras aplicaciones y herramientas que pueden ser de gran utilidad para los emprendedores en su día a día.

• CamScanner: Es la solución perfecta para emprendedores/as que necesitan digitalizar documentos de manera rápida y eficiente. Con apps como Scanbot (disponible para Android e iPhone/iPad) puedes digitalizar cualquier documento, recibo, factura o tarjeta de visita usando únicamente la cámara de tu móvil.
• Easysign: Esta app está diseñada para permitirte incorporar tu firma en contratos, facturas o presupuesto de manera fácil e inmediata. No solo ahorra tiempo, dinero y recursos, sino que además aporta seguridad jurídica y validez legal a todos los documentos firmados electrónicamente.
• 1Password: Un administrador de contraseñas que hace que todo sea más fácil almacenando todos los inicios de sesión de forma segura y encriptada. Si quieres estar seguro no solo tienes que usar claves largas con letras, números y símbolos sino que además tienen que ser distintas para cada servicio.
• Waze: Es la red social ideal para todos aquellos emprendedores que deban desplazarse en coche hasta su lugar de trabajo. Waze permite conocer en tiempo real el estado de las carreteras para evitar atascos y llegar tarde a las reuniones.
• Lexblogger: La utilizan en Blarlo para tener siempre adaptada la página web a los posibles cambios legislativos. Dispone de un soporte de consultores.
• Eventbrite: La utilizan en ENSO Space para estar informados de todas las convocatorias relacionadas con el emprendimiento y para publicar los eventos que ellos mismos organizan.

Emprender en el mundo digital es apasionante, pero también desafiante. Por eso es clave rodearte de buenas herramientas que te permitan centrarte en lo importante: crear, vender y crecer. La tecnología está para ayudarte, pero lo más importante es tu visión y tu compromiso. Combina tu pasión emprendedora con estas soluciones y verás cómo tu proyecto evoluciona de forma natural.