Registro Horario Telemático para PYMES: Cumplimiento Normativo y Eficiencia con Aplicaciones Digitales

La Obligatoriedad del Registro de Jornada Laboral para Empresas

Desde el pasado 12 de mayo del 2019, es obligatorio que las empresas ofrezcan a sus trabajadores un método para llevar el control de las horas durante las que están desempeñando su labor. Esta es una medida que se ha creado con el fin de evitar la precariedad y la explotación laboral.

Las empresas han estado buscando el modelo ideal para realizar ese control de horas trabajadas por cada uno de los empleados de la empresa y cumplir con la ley de la manera más sencilla posible. Tal y como se explicó en su momento, el Gobierno realizó una pequeña reforma en el Estatuto de los Trabajadores a través del Real Decreto Ley 8/2019, del 8 de marzo.

A partir de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, el 12 de marzo, las empresas tuvieron 2 meses para buscar el sistema de control de horas de trabajo más adecuado y consensuarlo con los representantes de los trabajadores. El 12 de mayo, fecha límite para hacerlo, la Ley comenzó a funcionar.

El incumplimiento del registro horario puede suponer multas de hasta 187.515 €. Las empresas que no tengan un método definido y archiven las horas de trabajo de sus empleados se enfrentarán a sanciones que van desde los 626 euros a los 6250 euros dependiendo de la gravedad de la infracción.

Actualmente, todo tipo de empresas, independientemente del sector de negocio, de su tamaño o del número de empleados que tengan, deben llevar ese registro. Esto incluye también a los trabajadores de dichas empresas, sin hacer distinción del tipo de contrato, si es a jornada completa o parcial o del cargo que ocupen dentro de la compañía.

Requisitos Legales del Registro de Jornada

Según la Ley, el registro de la jornada de trabajo debe:

• Indicar como mínimo la hora en la que los trabajadores entran a su puesto y la hora a la que salen. Las empresas pueden además, dentro de su organización interna, utilizar estos métodos para indicar las horas de trabajo efectivas, los descansos o los permisos.
• Esos registros deben archivarse en la empresa durante un periodo de 4 años.
• Todo trabajador, así como los representantes legales, los funcionarios de la Seguridad Social o los de la Inspección de Trabajo tienen derecho a acceder a esos archivos de los registros de jornada y consultarlos en el momento que lo necesiten.
• En todo caso, es la empresa la única responsable de que estos registros se realicen de manera diaria, correcta y que se archiven. Por tanto, tendrán que insistir a los trabajadores y recordarles hacer lo que hayan decidido para controlar sus horas de trabajo.
• Es importante que el método de fichaje que se elija cumpla con todos los requisitos que se señalan en las leyes de protección de datos nacionales así como en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) y la LOPDGDD española.

Adaptado al RD-Ley 8/2019 de registro de jornada y al nuevo borrador normativo, las soluciones actuales buscan facilitar este cumplimiento. Próximamente, con la nueva reforma laboral, está avanzando, y los primeros borradores así lo muestran, hacia el fichaje obligatorio telemático para las empresas de cualquier tamaño.

Evolución de los Métodos de Fichaje y la Solución Digital

Cuando la Ley vio la luz, las compañías comenzaron a buscar el método perfecto para poder gestionar y registrar las jornadas laborales de sus empleados. En el texto de la norma no está explicado el método que debe utilizarse, pero se han consolidado tres fórmulas principales: la manual, la electrónica y la digital.

Métodos Tradicionales y sus Desafíos

1. Manual: la plantilla hoja de control horario de trabajo

   Es el método de control más básico pero al que se han sumado muchas pequeñas empresas por el coste cero de inversión. Simplemente deben facilitar una plantilla de control horario a los trabajadores y son éstos los que deben rellenarla.

   En la misma deben aparecer los datos del trabajador y unas columnas para rellenar, indicando el día del mes, la hora de entrada y la hora de salida. También debe incluirse un apartado para poder añadir algún apunte al respecto y la firma del trabajador. El último día del mes deberá ser entregado a quien la empresa haya designado para su inclusión en nómina y archivo.

   Es el método más económico, pero tiene varios problemas, entre los que destacan que la hoja se puede perder o ensuciar, que el trabajador no lleve el registro de manera correcta o que no se entiendan muy bien los textos. Además, como la hoja ha de estar en todo momento en las instalaciones, aquellos empleados que no desarrollen su labor allí tendrían que desplazarse para rellenarla, con el perjuicio que esto les supondría.

2. Electrónica: el reloj de fichar

   A lo largo de los años, el tradicional reloj de fichar ha evolucionado. Primero la máquina hacía una muesca en la tarjeta, pero ahora al pasar cada empleado la suya propia, incluso su huella digital, queda un registro electrónico con todas las incidencias de la jornada. La hora de entrada, la de salida e incluso si se fue al médico, las vacaciones o a hacer una visita comercial.

   Esta forma de control ya venía utilizándose, pero ahora las empresas tienen la obligación de guardar todos esos registros durante un periodo de al menos 4 años y facilitárselos al trabajador o a los funcionarios si le son solicitados.

   Esta forma de control funciona sobre todo para empresas con todos los trabajadores en las instalaciones. Sin embargo, para aquellos con teletrabajo, transportistas o limpiadores, no sería operativa. Además, hay que sumar el coste que conlleva la compra, instalación, mantenimiento y las tarjetas de cada empleado.

El Fichaje Digital: La Solución Definitiva para la PYME

Sin duda, es la forma de llevar un control de las horas de los trabajadores más sencilla y que mejor se adapta a todas las empresas, independientemente de su sector o de la forma en la que sus empleados desarrollan su trabajo. Con el fichaje online desaparecen muchos de los problemas de los métodos anteriores.

Cada empleado tiene un código personal que debe introducir en la aplicación o en una web para fichar su entrada y salida. Dependiendo de la herramienta, la gestión de estos registros será automática, ya que incluso podrán archivarse en una carpeta que se le indique a la aplicación en el momento que se desee.

El coste por lo general es muy ajustado y no requiere ningún tipo de mantenimiento. Además, cada empleado podrá fichar allá donde se encuentre siempre y cuando tenga un dispositivo conectado a Internet, como un ordenador, un smartphone o una tableta.

Características Clave de una Aplicación de Fichaje Digital para PYMES

Las aplicaciones modernas están diseñadas para ofrecer un registro de jornada digital, gestión de vacaciones y solicitudes en segundos. Facilitan a las empresas gestionar los fichajes de sus empleados de forma sencilla, ágil y segura.

Entre las funcionalidades más destacadas se encuentran:

• Fichaje flexible: Fichaje con un solo clic desde móvil, tablet u ordenador. El fichaje se puede realizar desde ordenador, tablet o móvil, en dispositivos Windows / Android / iOS. Los métodos de fichaje van desde código de usuario, DNI, DNI-CÓDIGO, o llaves RFID.
• Gestión integral de personal: Solicitud y aprobación de vacaciones, permisos y bajas desde la propia app. Permite definir permisos para administradores, responsables y empleados.
• Generación de informes: Exporta informes detallados por empleado, departamento o período. La generación de informes es rápida y precisa. Permite imprimir los informes en el momento que los necesite y así poder archivarlos en papel para guardarlos el tiempo que establece la Ley (4 años).
• Verificación de ubicación: Verifica que el fichaje se realiza en el lugar de trabajo.
• Notificaciones automáticas: Notificaciones cuando un empleado no ha fichado, supera su jornada o hay incidencias pendientes.
• Accesibilidad y despliegue: Accede desde cualquier dispositivo sin instalar nada. Disponible en navegador web, iPhone y Android. Sin instalaciones ni configuraciones complejas.
• Seguridad y cumplimiento normativo: Datos cifrados en reposo y en tránsito. Garantiza el cumplimiento del Reglamento Europeo de Protección de Datos y la LOPDGDD española. Con estas aplicaciones, los datos de los empleados están seguros, tal y como se establece en la normativa vigente.
• Facilidad de uso: Cuando se diseñan, se piensa en una aplicación orientada a la pyme, sin tiempo para gestionar aplicaciones complejas de recursos humanos. La mayoría son muy sencillas para la empresa, en el uso y la gestión del software.

Algunas soluciones, además, ofrecen atención personalizada por correo y teléfono. Incluso hay proveedores que se encargan de todo el proceso de instalación y configuración en cliente, del alta inicial de trabajadores, jornadas y llaves si fuera necesario.

Beneficios de Implementar Soluciones Digitales para PYMES

La implementación de aplicaciones de fichaje digital ofrece múltiples ventajas para las pequeñas y medianas empresas, no solo en términos de cumplimiento legal sino también en eficiencia operativa.

Tabla Comparativa: Ventajas del Fichaje Digital frente a Métodos Tradicionales

Estas soluciones ofrecen un ahorro de costes, ya que eliminan la necesidad de equipos físicos costosos o procesos manuales. Muchas aplicaciones no requieren permanencia ni costes de instalación. El ahorro de tiempo es otro beneficio clave, pues la automatización de la generación de informes y la gestión de incidencias agiliza las tareas administrativas.

Por y para la empresa, la gran mayoría de aplicaciones del mercado, por su estructura y funcionamiento, hacen que determinadas formas de trabajo, e incluso los fallos y despistes, perjudiquen a la empresa. Las soluciones modernas buscan revertir esto, de tal manera que la empresa no salga perjudicada y no le implique una carga laboral constante sobre el software.

Ejemplos de Soluciones de Fichaje en el Mercado para PYMES

Existen diversas aplicaciones diseñadas para cubrir las necesidades de las PYMES en el registro horario. A continuación, se presentan algunas de ellas, destacando sus características principales:

• Ficharnet.es

  Ficharnet.es se posiciona como una solución integral para el control de horarios en las empresas, optimizando el proceso de fichaje de manera rápida, sencilla e intuitiva. Gracias a su interfaz amigable y de fácil uso, tanto los responsables de recursos humanos como los propios empleados pueden monitorear en tiempo real el cumplimiento de la jornada laboral. Con la integración de tecnología avanzada, Ficharnet no solo se encarga de simplificar el proceso de registro, sino que también contribuye a mejorar la transparencia y el control en la gestión de recursos humanos.

• ZeroControl

  Cuando se diseñó ZeroControl, se pensó en una aplicación orientada a la pyme, sin tiempo para gestionar aplicaciones de recursos humanos como las que existen en el mercado. ZeroControl está orientada puramente al fichaje y control de trabajadores, siendo muy sencillo para la empresa, el uso y la gestión del software. La mayoría de las aplicaciones de fichaje realizan pago mensual por trabajador que ficha. ZeroControl se factura por punto de fichaje, independientemente del número de trabajadores que fichen. Por ejemplo, si se pone una tablet o un PC en una oficina para que todos los trabajadores pasen por allí a fichar, solo tendría un coste de 50€/mes, independientemente del número de trabajadores que fichen en ella. Ofrecen un periodo de prueba gratuito y soporte continuo.

• Fichar en el Trabajo

  Fichar en el Trabajo es una aplicación desarrollada única y exclusivamente para cubrir las necesidades de las PYMES para realizar los registros de jornada tal y como se marca en el Real Decreto Ley 8/2019. Una solución muy sencilla de utilizar, de rápida implantación y con un coste reducido para que no haya que enfrentarse a sanciones de la administración por no cumplir con la nueva normativa.

  Para poder utilizar Fichar en el Trabajo solo hay que entrar en la página web y darse de alta como empresa, un proceso que dura solo 5 minutos. El panel principal, denominado panel gerente, permite crear nuevos usuarios para cada uno de los empleados y asignarle un código personal. Desde ese mismo panel, el responsable podrá conocer en tiempo real si los trabajadores están desempeñando sus labores o si ya han salido de la empresa. El coste de la cuenta de empresa es de 5 euros mensuales y el perfil personal de cada empleado, 1 euro mensual. Además, se ofrece un periodo de prueba de 60 días completamente gratis.

• FicharApp

  FicharApp es la aplicación de control horario para trabajadores, transparente y sin límites ocultos: todas las funcionalidades disponibles y sin límite de empleados. Es la solución perfecta y completamente gratuita para el control horario en empresas de cualquier tamaño. Diseñada 100% en España y en cumplimiento con la legislación vigente sobre el registro de la jornada laboral, esta aplicación facilita a las empresas gestionar los fichajes de sus empleados de forma sencilla, ágil y segura.

  FicharApp es una solución práctica y económica para que los empleados registren su entrada y salida al instante. Se accede de forma sencilla, solo hay que seleccionar el nombre del empleado e introducir un PIN. El modo Kiosco está diseñado para empresas en las que varios empleados fichan desde un único lugar, como tiendas, bares, recepciones u otras áreas comunes.