Claves para la Organización y Gestión del Personal en Proyectos Empresariales

La clave para la puesta en marcha de una empresa pasa por la correcta elaboración de un plan de negocio que sirva para atraer inversores a tu proyecto. Un plan de negocios (también llamado proyecto de negocio o plan de empresa) es un documento en el que se describe tanto la naturaleza del negocio que queremos desarrollar como los objetivos y estrategias que vamos a llevar a cabo.

El plan de negocio será tu guía durante la puesta en marcha de tu empresa y, además, será el documento que revisen tus potenciales inversores. Aunque no existe una estructura fija en base a la cual redactarlo, sí podemos destacar algunos puntos fundamentales que te servirán para darle forma al documento.

Elementos Fundamentales del Plan de Negocio

• Define las características de tu producto o servicio: Nadie mejor que tú mismo para detallar con claridad y concisión el fundamento de tu negocio: ¿Qué ofreces? ¿Qué valor añadido presenta respecto a la competencia? Plantéate éstas y otras preguntas para conocer todos los detalles de lo que tu futura empresa ofrecerá. A fin de cuentas, tu producto o servicio será en un primer momento tu carta de presentación en la sociedad empresarial.
• Realiza un análisis estratégico realista sobre tus ventas: Una vez sabemos qué vamos a vender, tenemos que plantearnos ¿cómo lo haremos? ¿Quién lo adquirirá? Debemos definir cuál es nuestro potencial cliente y el tamaño de nuestro mercado para determinar cuál puede ser nuestro volumen de ventas. En función de ese cliente ideal, también sería recomendable detallar nuestro público objetivo.
• Decide tu forma jurídica: ¿Has optado por crear tu propia empresa como autónomo? O, por el contrario, ¿prefieres constituirte como sociedad? En ese caso, también tendrás que decidir qué figura societaria adoptar: limitada, laboral, anónima…
• Conoce a tu competencia: Elabora un estudio de mercado y define cuál es la situación actual del mercado en el que se ofertará tu producto o servicio. Saber contra quién competirás es la clave para detectar y potenciar el valor añadido de tu producto.
• Conoce tus necesidades iniciales: Para poner en marcha tu empresa probablemente necesites una oficina, o quizá hayas optado por instalarte en un vivero de empresas durante su nacimiento. También deberás detallar las infraestructuras tecnológicas e informáticas, las necesidades técnicas y decidir quién o quiénes compondrán el equipo humano. De nuevo, es necesario ser realista en este punto.
• Contrasta tus datos financieros: Conocer tu punto de partida económico y el objetivo al que quieres llegar es necesario, pero también lo es detallar cómo llegaremos hasta esa meta. ¿De qué recursos disponemos? ¿Necesitaremos ayudas para nuevos autónomos y emprendedores? Llegados a este punto recuerda que cualquier empresa en general, y las start-up en particular, arrojan resultados negativos financieramente en sus inicios.
• Revisa tu plan de empresa: Llegados a este punto, habrás definido y recopilado una gran cantidad de información. Revísala para detectar errores y corregirlos, e intenta sintetizar todo en un resumen ejecutivo. En este nuevo documento pon en marcha tu creatividad, ya que será el que tus potenciales inversores consulten. Recuerda captar la atención en los primeros párrafos para evitar que acabe almacenada junto a otras propuestas de negocio en un cajón.

Como has visto, un plan de negocio es, en definitiva, un mapa que indica a dónde queremos llegar con nuestra empresa y desde dónde partimos, además del camino que tomaremos para llegar a ese punto. Es, también, la puerta de entrada a las inversiones. Por ello, merece la pena dedicarle tiempo y esfuerzo.

La Organización del Proyecto y su Estructura

Un proyecto bien organizado garantiza que todos sepan qué se espera de ellos, cuál es su autoridad y qué deben hacer. La organización del proyecto proporciona el carril por el que avanza un proyecto y es su estructura. Se crea de forma independiente, con especialistas y trabajadores de distintos departamentos. La organización del proyecto es un proceso que proporciona el marco para tomar decisiones sobre cómo llevar a cabo un proyecto. Define el proceso del proyecto: cómo se planificarán e implementarán sus costos, plazos, personal y herramientas.

Áreas de Competencia y Responsabilidad

Existen tres áreas de competencia y responsabilidad en una estructura de organización del proyecto:

• La dirección del proyecto: Es responsable de la gestión del proyecto.
• El equipo del proyecto: Se encarga de su ejecución.
• El comité del proyecto.

Tipos de Estructuras de Organización del Proyecto

Comprender qué tipo de estructura organizacional utilizar determina la gestión de un proyecto. La estructura proporciona la base del proyecto y, por lo tanto, el plan del proyecto debe alinearse con ella.

1. Organización Funcional: En esta configuración organizacional tradicional, el trabajo del proyecto se gestiona dentro de los departamentos funcionales existentes de la empresa. Cada departamento es responsable de completar su parte del proyecto y los empleados se agrupan por funciones como marketing, ingeniería, TI, finanzas, etc.
2. Organización por Proyecto: En marcado contraste con la organización funcional del proyecto, esta estructura se da cuando toda la empresa se organiza en torno a proyectos. Es decir, el enfoque principal de la organización son los proyectos y los empleados se asignan a equipos de proyecto.
3. Organización Matricial: Combina características funcionales y orientadas a proyectos. Los empleados reportan tanto a un gerente funcional como a un director de proyecto, creando una matriz de relaciones de reporte. Los recursos se comparten entre los departamentos funcionales y los proyectos para un uso más eficiente de los recursos.
4. Organización Basada en Equipos Autónomos (Estructura Holocrática): Esta estructura es un modelo flexible y adaptable en el que la autoridad para la toma de decisiones se distribuye en toda la organización en lugar de concentrarse en la alta dirección.
5. Organización Virtual (Modular o en Red): Es un modelo altamente adaptable que se apoya en la tecnología para conectar a personas y organizaciones distribuidas. Tecnologías como la videoconferencia, internet y las herramientas colaborativas facilitan la comunicación.
6. Organización Divisional: Esta estructura organiza a una empresa en divisiones separadas y semiautónomas según factores como líneas de productos, tipos de clientes o regiones geográficas. Cada división opera como una unidad de negocio relativamente independiente, con sus propios recursos y funciones.

Definir qué estructura utilizar para la organización del proyecto es solo el primer paso para organizar un proyecto. El verdadero trabajo consiste en implementar y aplicar dicha organización. Por eso, un organigrama de organización del proyecto es tan importante.

El Organigrama de Organización del Proyecto

El director del proyecto crea la estructura del proyecto, la cual debe responder a las necesidades del proyecto a lo largo de sus fases. El objetivo de la organización del proyecto es ayudar al equipo a alcanzar la meta del proyecto y rendir al máximo. Si bien el organigrama de organización del proyecto fomenta la colaboración de forma rentable, evitando duplicaciones y superposiciones de esfuerzo, su valor es limitado. Esto se debe a que solo ilustra una relación jerárquica entre los miembros del equipo, no la forma en que realizarán el trabajo.

El organigrama de organización del proyecto identifica los roles y responsabilidades del equipo, pero también detalla a los miembros del equipo seleccionados para esos roles. Esto incluye identificar necesidades de capacitación, reconocer cómo asignar recursos y determinar las formas adecuadas de involucrar a las partes interesadas.

Pasos para Desarrollar un Organigrama de Proyecto:

1. Identificar a las personas relacionadas con el alcance del proyecto: Se trata de quienes tienen un impacto en el proyecto. Son el personal clave.
2. Conformar un equipo responsable del proyecto: Se trata de las personas que tienen un interés directo en el proyecto y están comprometidas con su éxito.
3. Designar a un responsable o grupo para la ejecución a nivel medio/bajo: Esta persona o grupo ayudará a sincronizar las tareas del equipo.
4. Definir y ofrecer capacitaciones necesarias: En algunos casos, los equipos dominan sus tareas y las herramientas que se les han proporcionado para apoyarlos. En otros, no es así y necesitan un período de capacitación antes de que el proyecto pueda ejecutarse.
5. Desarrollar el organigrama de organización del proyecto: Revisa los pasos anteriores y luego crea esta representación visual de cómo colaborarán las personas del proyecto, cuáles son sus funciones y cómo se relacionan entre sí.

El organigrama de organización del proyecto debe incluir a los principales responsables de la toma de decisiones. Cada persona involucrada en el proyecto debe tener una asignación, y el rol y las responsabilidades de cada uno deben estar claramente definidos. También deben identificarse los vínculos que conectan los distintos roles, así como todas las partes interesadas. Sin una organización del proyecto adecuada, existe el riesgo de que los proyectos se desvíen de su curso.

La Estructura de un Proyecto: Planificación y Ejecución

La estructura de un proyecto es la manera en la que se planifica y se controla este, la base para poder trabajar a lo largo de todo el proceso. Hay diferentes metodologías que se utilizan para estructurarlo, entre ellas se encuentran la Kanban, la Scrum o el método Agile.

Elementos Clave de la Estructura de un Proyecto

La estructura de un proyecto se compone de varios elementos clave que tendremos que ordenar posteriormente:

• El objetivo del proyecto, que define su propósito y resultados esperados.
• Las actividades necesarias para alcanzar estos objetivos, organizadas en fases y tareas específicas.
• La asignación de recursos, como personal, tiempo y presupuesto.
• La identificación de los riesgos potenciales.
• El desarrollo de estrategias de mitigación.
• La comunicación clara y la gestión del equipo.
• Un cronograma que marca los hitos y fechas límite, proporcionando una guía temporal para el progreso del proyecto.

Cómo Estructurar un Proyecto

Estos elementos que hemos visto que forman parte de la gestión de proyectos deben de ordenarse y estructurarse para poder comenzar a trabajar:

1. Objetivos y Alcance: La primera de las acciones y una de las más importantes es la definición de los objetivos del proyecto y los límites de lo que se incluirá y no se incluirá en el trabajo.
2. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): En esta siguiente fase, se descompone el proyecto en partes más pequeñas y manejables, como tareas, actividades y entregables.
3. Cronograma: Posteriormente, se establece la secuencia y la duración de las actividades del proyecto, asignando fechas de inicio y finalización a cada tarea.
4. Recursos: Para empezar a trabajar, es clave llevar a cabo la identificación de los recursos necesarios, como el personal, el equipo, los materiales y la forma de financiarlo.
5. Responsabilidades: Ahora es el momento de definir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo y de las partes interesadas involucradas en el proyecto.
6. Comunicaciones y Reportes: Establecer los canales de comunicación y los informes necesarios será crucial para mantener a todas las partes informadas sobre el progreso y los problemas del proyecto.
7. Riesgos y Mitigación: Para evitar sorpresas, es preciso identificar posibles riesgos y establecer planes para gestionar y mitigar esos riesgos durante la ejecución del proyecto.
8. Calidad: Por último, se deberán definir los estándares de calidad que se tienen que cumplir en los entregables del proyecto y los procesos para garantizar que se cumplan.

Organización del Equipo Humano en un Proyecto

En la estructura de un proyecto, las personas se organizan de acuerdo con sus roles y responsabilidades específicas. Puede haber ciertas variaciones dependiendo del tamaño del proceso y los recursos que se utilicen en él. La organización de personas va a depender de la cultura organizacional de la empresa en cuestión.

No obstante, sea cuales fueren las variables que se tendrán en cuenta y la organización de la empresa, existen elementos que suelen estar presentes y que tienden a ser comunes independientemente de los criterios de selección:

• Equipos complementarios con un líder único: Cada equipo se encarga de una fase o departamento.
• Grupos especialistas: Es decir, apoyados en un método coordinado, cada uno aporta su contribución como experto o especialista.
• Distribución jerárquica: Un grupo de personas que participa de la iniciativa según su nivel de responsabilidad bajo la supervisión de un líder, a quien se reportan los resultados como Project Manager.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Los proyectos tienen diferentes partes o ciclos de vida que es importante conocer:

1. Inicio: Es la fase de inicio donde hay que definir al equipo y el proyecto en sí. De esta manera, se podrá dar paso al plan. Este es el momento de resolver dudas y, también, de verificar si el proyecto es o no viable.
2. Planificación: Aquí hay que gestionar al equipo, disponer un calendario que seguir y fechas claras para ir entregando el proyecto por partes siguiendo un mapa conceptual en el que todo esté claro. De esta manera, se podrá revisar, hacer correcciones y que el resultado sea el mejor.
3. Ejecución: Se trata del instante en el que todos los engranajes se pondrán en marcha para empezar a trabajar. Gracias a la planificación, el equipo lo hará con mucho menos estrés y sintiéndose satisfecho con cada avance.
4. Seguimiento: Es crucial para evitar errores, comprobar que se cumplen con las fechas de entrega y formato esperados, y hacer cambios con el suficiente tiempo para que estos no repercutan negativamente en el desarrollo del proyecto.
5. Cierre: Es un momento clave en el que se le entrega al cliente el proyecto final y se recibe el feedback correspondiente. Tener claro el EDT en proyectos es fundamental para evitar errores y que el resultado sea de gran calidad.

Departamentos Clave en una Empresa y sus Funciones

Una empresa tiene que tener organizadas diferentes áreas que cumplan funciones específicas dentro del funcionamiento del negocio. Los departamentos de una empresa permiten dividir el trabajo para optimizar los recursos y asignar responsabilidades a personas especializadas en ese ámbito. Cada departamento tiene su propio equipo, sus formas de proceder y sus metas, y es importante coordinar todos para mejorar la eficiencia operativa de la empresa. La estructura y las funciones de cada departamento de una empresa pueden variar según su tamaño y el sector, aunque hay áreas que son comunes en la mayoría de organizaciones.

Tipos de Departamentos y sus Roles

Organigrama de los Departamentos de una Empresa

El organigrama de una empresa es una representación gráfica de la estructura del negocio. Este recurso nos ayuda a entender cómo están distribuidos los departamentos, la relación entre ellos y la jerarquía de la empresa. Puede organizarse de distintas formas según el nivel de colaboración y jerarquía entre departamentos, como un organigrama vertical, horizontal o circular.

El Equipo de Personas en el Plan de Negocio

Uno de los apartados del plan de negocio es la presentación del equipo de personas que desarrollan las distintas actividades profesionales (dirección, operaciones, marketing, etc.). Esta sección es un factor determinante ya que el objetivo es demostrar por qué el equipo está capacitado para dirigir el proyecto. En cualquier tipo de empresa las personas son un activo clave para conseguir los objetivos empresariales.

En un plan de empresa, la sección del equipo humano es esencial para presentar a las personas clave. Este apartado debe explicar quiénes son los miembros del equipo que van a tener responsabilidades, indicando sus antecedentes educativos, su experiencia profesional y cómo encajan en la actividad del negocio.

Pasos para Elaborar la Sección del Equipo en un Plan de Negocio

1. Elaborar un organigrama donde cada grupo o categoría se segmenta en diversos departamentos, como gestión, recursos humanos, publicidad/marketing, adquisiciones, entre otros.
2. Incorporar los currículums de estas personas, detallando su formación, trayectoria profesional y contribuciones únicas al negocio.
3. Si no es posible proporcionar información detallada sobre cada persona, es fundamental, al menos, describir en unos párrafos los roles laborales esenciales para el correcto desarrollo de la empresa.

La sección del equipo directivo debe contener información detallada sobre las personas que van a liderar las áreas fundamentales del negocio. Describe sus funciones, responsabilidades, cualificaciones, experiencia profesional (tanto técnica como sectorial) y contribuciones que pueden aportar para lograr el éxito del negocio. Los elementos para destacar son la formación, certificaciones profesionales, experiencia profesional e historial de méritos. En caso de que el equipo directivo no esté completamente conformado, incluye una planificación de los cargos o puestos necesarios y describe las cualificaciones y experiencia ideales para esos roles. Es recomendable incorporar asesores o consultores que puedan colaborar en la orientación estratégica y operativa del negocio.