Análisis Funcional Empresarial: Concepto, Aplicaciones y Ejemplos

El análisis funcional es una técnica utilizada para la identificación de las "competencias laborales" inherentes a una función productiva. Esta función puede estar definida a nivel de un sector ocupacional de una empresa, un grupo de empresas o todo un sector de la producción de los servicios.

El Análisis Funcional no es un método exacto, sino un enfoque de trabajo para acercarse a las competencias requeridas mediante una estrategia deductiva. Se inicia estableciendo el propósito principal de la función productiva o de servicios bajo análisis y se pregunta sucesivamente qué función hay que llevar a cabo para permitir que la función precedente se logre. Es un esquema de análisis, no es un método científico. Instrumento de evaluación, discusión y análisis.

El recurso más importante y valioso de cualquier empresa suelen ser sus empleados. Los directivos de las empresas de éxito son conscientes de que encontrar a las personas adecuadas para las tareas adecuadas es esencial para su éxito a largo plazo. El principal objetivo de cualquier análisis de puestos de trabajo es asegurarse de que las empresas eligen a personas que serán valiosas para su negocio.

Análisis Funcional del Puesto de Trabajo (FJA)

Examinar los requisitos de un puesto y seleccionar al mejor candidato para él, o evaluar las credenciales y aptitudes de un candidato y seleccionar el mejor puesto para él, es el proceso del análisis funcional de puestos. También funciona a la inversa, evitando que se asigne a un puesto al candidato equivocado o viceversa. Un ejemplo obvio sería evitar asignar a alguien sin brazos a cualquier puesto que implique levantar objetos pesados.

Los profesionales de recursos humanos y los psicólogos industriales y organizativos (I/O) utilizan el enfoque del análisis funcional de puestos de trabajo (FJA) para evaluar las responsabilidades ocupacionales dentro de una organización. Este enfoque se distingue por un análisis exhaustivo de las competencias y cualificaciones generales de una persona en comparación con los requisitos y expectativas de su puesto concreto dentro de una estructura más amplia.

¿Por qué es importante un Análisis Funcional del Puesto?

El FJA permite a las empresas centrarse más en los miembros del personal que aumentarán el valor total de la empresa. Este tipo de análisis del trabajo muestra cómo afecta el rendimiento del empleado a sus compañeros de equipo, además de evaluar la eficacia con la que la persona puede ejecutar el trabajo. Además de a las empresas, la FJA ayuda a los empleados a comprender las tareas fundamentales que deben realizar y las credenciales que deben obtener.

Esto implica un examen minucioso de la aptitud de una persona para el puesto que ocupa, así como de los posibles efectos de su actuación en el trabajo de los demás miembros del equipo.

¿Cómo se elabora un Análisis Funcional de Puestos de Trabajo?

El proceso de creación de un análisis funcional del puesto implica algunos elementos cruciales. Averiguar las responsabilidades y obligaciones laborales precisas del puesto es el primer paso. Para ello puede revisarse la descripción del puesto y realizar entrevistas con personas que ya estén realizando el trabajo o estén familiarizadas con él.

El análisis funcional debe elaborarse respetando un formato de redacción. Se siguen ciertas reglas direccionadas a generar uniformidad de criterios. Es recomendable realizarlo con grupo de trabajadores que conozcan la función operacional analizada. Requiere de habilidad de los participantes para entender el concepto de la competencia. Es un proceso paso a paso.

• El verbo describe la acción que la función realiza sobre el objeto, descubriendo luego la condición bajo la cual, tal acción ocurre.
• El verbo describe que sucede; hacia qué o para quién se dirige el desempeño; un enunciado condicional que describe el contexto en el cual el desempeño tiene lugar.
• Que se identifiquen los resultados.
• Que se mantenga consistencia.
• Establecer fielmente lo que se está haciendo y la jerarquía con que se realiza en la interrelación de objetivos.

Información que se recopila durante el FJA

Para una FJA debe obtenerse la siguiente información:

• Deberes y obligaciones
• Entorno laboral
• Equipamiento y recursos
• Relaciones internas y externas
• Información, habilidades y destrezas

Componentes clave de un Análisis Funcional de Competencias Laborales

Un análisis funcional detallado desglosa las competencias en varias partes esenciales:

1. Propósito Principal: describe la razón de ser de la actividad productiva, la empresa o el sector, según sea el nivel en el cual se está llevando a cabo el análisis.
2. Subfunción (Función Principal): contiene de manera más precisa y orgánica el procedimiento seguido en el proceso productivo.
3. Unidad de Competencia: agrupa los aportes y logros individuales (como elementos de competencia) y reconceptualiza el denominado puesto de trabajo, pudiéndose observar diversos puestos integrados, redefinidos en términos de funciones productivas.
4. Elemento de Competencia: parte constitutiva de una unidad de competencia que corresponde a la función productiva individualizada, es decir, que expresa lo que una persona debe ser capaz de hacer en el trabajo. Están referidos a acciones, comportamientos y resultados que el trabajador logra con su desempeño.
5. Criterios de Desempeño: es el conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados obtenidos como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es decir, el cómo y el qué se espera del desempeño.
6. Evidencias de Desempeño: son las situaciones, los resultados o productos requeridos para demostrar un desempeño eficiente en las circunstancias y ámbitos productivos en donde el individuo prueba, mediante evaluación, su competencia.
7. Evidencias de Conocimiento: la posesión individual de un conjunto de conocimientos, teorías y principios que sustentan en el individuo un desempeño eficiente, facilitando la transferibilidad de sus desempeños.
8. Contexto de aplicación: describe la variedad de circunstancias y ámbitos posibles en los que un trabajador debe demostrar la competencia.

Contexto del Análisis Funcional en Chile Valora y OIT Cinterfor

Corresponde a la Comisión Sistema Nacional Certificación de Competencias Laborales (Chile Valora) desarrollar como propósito el fortalecimiento y mejoramiento de la productividad de las empresas y la empleabilidad del recurso humano; fomentar el reconocimiento y desarrollo de las competencias laborales, para dar solidez y equilibrio en la relación que se ejerce entre "oferta" y "demanda" en el escenario comercial del trabajo.

Chile Valora, con la asistencia del "Centro Interamericano para el Desarrollo del Conocimiento en la Formación Profesional" (OIT Cinterfor), elaboró el documento que sistematizó los principios básicos del Método de Análisis Funcional, uno de los más utilizados para la implementación de Normas de Competencias Laborales.

Cinterfor/OIT es un centro especializado de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que articula y coordina la red más grande y prestigiosa de entidades e instituciones públicas y privadas dedicadas al fortalecimiento de las Competencias Laborales, colaborando activamente en la actualización permanente de la plataforma de "gestión del conocimiento", que está a disposición del mundo de la formación profesional.

Otros métodos de Análisis de Puestos de Trabajo

Además del Análisis Funcional del Puesto, existen otros enfoques para analizar las responsabilidades ocupacionales:

Análisis Funcional para la Estrategia Empresarial y Gestión de Crisis

En el contexto de la estrategia empresarial, el análisis funcional puede adoptar diferentes formas o ser referido con otros términos. El análisis funcional se conoce también como gestión por competencias. Consiste en identificar las competencias de cada miembro de un equipo, y de estos en su organización. También se conoce como análisis DAFO.

El análisis funcional es el primer paso para gestionar crisis. El análisis funcional nos permitirá optimizar la funcionalidad de nuestros equipos. Podemos decir que si queremos planificar estrategias de negocio necesitamos hacer primero un buen análisis funcional de nuestra empresa y nuestros equipos.

El Análisis DAFO como Herramienta Estratégica

Llamamos al análisis funcional Análisis DAFO. DAFO significa Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Esto se puede aplicar a cualquier trabajador individualmente y también en cada departamento de nuestra empresa. Si queremos explorar nuevos nichos de prospección o líneas de negocio, necesitamos tener clara esta información. Revisar nuestro análisis funcional periódicamente nos permite generar confianza.

Automatizar los informes comerciales con un programa de gestión agiliza el proceso. Podemos cruzar los datos para optimizar nuestros resultados: puede que esta semana hayamos vendido mucho, pero solamente en una zona. O con un gasto de kilómetros disparado por encargar un territorio de venta a un comercial equivocado. Existe una herramienta gratuita que se complementa con cualquier programa de gestión comercial online. Se llama DAFO-DIGIPYME y se puede acceder tras registrarnos en ipyme.org. Al final necesitaremos esa reunión con nuestro equipo para sopesar resultados y poner en marcha las soluciones.

Análisis Funcional en Precios de Transferencia

Uno de los ejes centrales de las dificultades prácticas y cuestionamientos al momento de efectuar un correcto estudio, análisis o determinación de precios de transferencia está basado en la realización de comparaciones y en el llamado análisis de comparabilidad, cuya antesala es el análisis funcional. La práctica de precios de transferencia contempla comprobar el cumplimiento del principio de Arm's Length, o principio de plena competencia, como se nombra en algunas de las legislaciones de la región.

Por ello, dentro de la caracterización de empresas y en el contexto del análisis de comparabilidad, el primer aspecto a estudiar es el análisis funcional, el cual ha evolucionado como una práctica discreta dentro del análisis de precios de transferencia. El mecanismo para efectuar tal comprobación ha sido, principalmente, la comparación de lo que hubiesen acordado terceros independientes para operaciones similares a las realizadas.

Propósito y Componentes del Análisis Funcional en Precios de Transferencia

Para los autores de la materia, el propósito del análisis funcional es la recolección y organización de los hechos que se necesitan para analizar los precios intercompañía. Dicho en otras palabras, puede ser definido como el proceso de identificación y asignación de valor a los componentes de una transacción de negocios que contribuyen a la realización de productos a partir de la transacción, entre los componentes tendremos: funciones, activos y riesgos.

La OCDE establece en sus directrices internacionales que el análisis funcional busca identificar y comparar las actividades y responsabilidades económicamente significativas, así como los activos y riesgos asumidos por las partes participantes en una transacción.

Los autores establecen que el proceso de cómo se lleva a cabo el análisis funcional en sí no es importante, lo importante es el producto final, es decir, el saber perfectamente qué entidad está haciendo tal o cuál función, qué entidad está o no tomando un determinado riesgo y quién está usando determinado activo.

Importancia de un Análisis Funcional Correcto

Un análisis funcional deficiente de las operaciones, o de la empresa, supone uno de los errores más comunes en la práctica actual de precios de transferencia y el cual es constantemente reportado por las administraciones tributarias en la región como el causante de diversas controversias entre el contribuyente y la función fiscalizadora de las autoridades tributarias.

De un análisis funcional incorrecto y por consecuencia una incorrecta caracterización de las operaciones se pueden materializar contingencias luego del examen al estudio elaborado por parte de los órganos fiscalizadores resultando en, por ejemplo, el rechazo de las comparables utilizadas y en los temidos ajustes a las valoraciones efectuadas.

Es de suma importancia que el asesor de precios de transferencia dedique los recursos y el tiempo suficiente para recabar y evaluar los datos relevantes a los que se tiene acceso para con ellos establecer un análisis funcional con el suficiente soporte para efectuar una correcta caracterización y obtener un grado de comparabilidad óptimo al momento de elegir contra qué comparables se efectuará la comprobación del principio de plena competencia.

Un análisis de comparabilidad toma en cuenta factores como: las características específicas de los bienes o servicios objeto de la operación, las funciones asumidas por las partes identificando los riesgos asumidos y los activos utilizados, los términos contractuales, las características de los mercados u otros factores económicos y las estrategias comerciales. Por ello, y para poder efectuar un análisis de comparabilidad correcto, se requiere de una correcta caracterización de la operación, empresa o contribuyente. La caracterización de empresas es el resumen de las características cruciales que determinan cuál de los métodos de determinación de precios de transferencia podría resultar apropiado y qué tipos de comparables podrían ser requeridos.

Análisis Funcional para el Desarrollo de Sitios Web y Tiendas Online

El análisis funcional de un sitio web es un documento que recoge todos los puntos, categorías, funcionalidades, apartados… que va a tener tu tienda online. Sin menospreciar la importancia del resto de tareas que se tienen que hacer, el análisis funcional es uno de los documentos más relevantes en el proceso de creación de una tienda online.

Pero ¡ojo! No te dejes ningún detalle sin especificar. Imagínate que le quieres explicar a un amigo o amiga tu proyecto, pero poniéndonos en el supuesto de que este amigo o amiga no tiene ni idea de nada acerca de tu negocio. ¿Verdad que no dejarías por sabidas ciertas cosas y que se lo explicarías todo con detalle? Pues tienes que hacer lo mismo con este documento.

Pasos para elaborar un Análisis Funcional Web

1. Define los aspectos fundamentales: ¿Tu web va a ser un e-commerce? ¿Qué vendes?
2. Comienza a estructurar el menú principal: Ten en cuenta que todas las webs tienen unos apartados básicos en este menú principal. Los podríamos llamar los “musts” de tu menú. Dejando a un lado estos básicos indispensables que tiene que tener el menú de tu web, puedes incorporar las categorías que necesites, ¡pero sin pasarte! Si ves que con 8 categorías te quedas corto, piensa que puedes crear subcategorías dentro de los productos o servicios que ofrezcas, como las muñecas Matrioska. Pero, de nuevo, ¡no te pases! En el segundo ejemplo puedes ver que hay 4 niveles de navegación, mientras que en el primero solamente hay 3.
3. Empieza por la página de inicio (Home): Te recomendamos que empieces por la home o página de inicio de tu futura tienda online. No dejes nada por sabido ni entendido.
4. Documenta todas las funcionalidades: Una vez tengas descritas todas las páginas, elementos, botones, funciones, etc. Si no lo haces, estamos seguros de que te va a pasar lo siguiente: a medida que vayas avanzando se te irán ocurriendo más cosas y detalles que quieres que posea tu web, pero pensarás “Ay, se me ha ocurrido esta idea tan genial pero en este apartado que estoy escribiendo ahora no queda bien que lo incorpore”.

Ejemplos de Aplicación Práctica del Análisis Funcional

Resolución de Problemas en la Gestión de Reuniones

Estamos en una organización con presencia en todo el territorio nacional, dedicada a prestar diferentes servicios en beneficio de la comunidad, y en concreto, centrada en el desarrollo de programas de intervención en niños con necesidades especiales. El equipo de profesionales que trabaja en ella, se reúne semanalmente para comentar los casos, y a su vez, hay reuniones entre los profesionales y sus supervisores.

De cara a recabar más información sobre el problema, se llevaron a cabo entrevistas analíticas-funcionales adaptadas, centradas en recopilar información sobre antecedentes, consecuencias y alternativas funcionales de comportamiento. Identificamos como variables del entorno que favorecen la aparición de la conducta no deseada: la falta de políticas sobre reuniones (su duración, su cumplimiento), es decir, ausencia de reglas que regulen el comportamiento y que establezcan las contingencias. Una reunión se consideraba que empezaba cuando el líder de la reunión (rol preestablecido) verbalizaba un «venga, comencemos». El tiempo que tardaba en comenzar una reunión después de la hora fijada de inicio (latencia).

Se propusieron soluciones para abordar estas variables. El establecimiento de una política de reuniones de 50 minutos. Las reuniones se estipulaban para tener una duración de 1h, y debían concluirse 10 minutos antes de su finalización, para favorecer la transición entre reuniones. El diseño de un sistema de incentivos, en la que participaron los equipos: El líder de la reunión entregaría a todos los asistentes que llegasen a tiempo una ficha. En esta ficha (un papel) se les felicitaba por haber llegado a tiempo, y en ella debía escribir su nombre y meterlo en un bote.

Debemos recordar, que esto ha sido un boceto de la resolución de un problema.

Gestión de Crisis y Optimización de Equipos

Un día Jorge se rompe una pierna. Alicia coge sus clientes y esa misma tarde empieza a sentirse mal. Resulta que su malestar era una gripe y contagia a Fede, que fuma como un carretero y ningún año se vacuna. Mañana nos llamará Julia, nuestra mejor cliente. Se le han desbordado las cosas por una epidemia de gripe y necesita adelantar los pedidos. ¿Cuántas veces nos hemos visto desbordados?

El análisis funcional es el primer paso para gestionar crisis como la del ejemplo. El análisis funcional nos permitirá optimizar la funcionalidad de nuestros equipos. Debemos conocer en profundidad el problema, por lo que debe llevarse a cabo una evaluación de éste. Es importante destacar que no hay dos empresas iguales ni dos problemas iguales.