Guía definitiva para dar de alta tu franquicia en España: Pasos clave para emprendedores

¿Estás pensando en emprender, pero no sabes por dónde comenzar? En el actual panorama empresarial español, materializar tus ideas puede parecer un desafío abrumador. Una decisión en la que quizás no habías pensado y que te puede ayudar a minimizarlos es abrir una franquicia. Las franquicias están de moda, y los emprendedores lo saben.

Cada vez más personas buscan los pasos para crear una empresa con el menor margen de error posible. Y esta búsqueda hace que las franquicias sean una opción segura. Ofrecen un modelo estructurado, con un manual de operaciones claro y el respaldo de una marca que ya ha demostrado su valía en el mercado.

¿Cómo funciona una franquicia?

Hablamos de un modelo de negocio donde una empresa (franquiciadora) otorga a un individuo o entidad (franquiciado) el derecho de operar una unidad de negocio bajo su nombre, marca y sistema de operaciones. La actividad comercial en régimen de franquicia se regula por el Real Decreto 201/2010 del 26 de febrero. En él se determina que el contrato de franquicia es un acuerdo por el que una empresa (franquiciadora) concede a otra (franquiciada) el derecho de explotar su sistema de comercialización de productos y/o servicios.

Esto es diferente al de los negocios independientes, ya que existe una relación entre el franquiciador (parte que concede la licencia) y el franquiciado (el emprendedor que realiza la inversión). El franquiciador establece las directrices y métodos de trabajo estipulados por el franquiciador, que servirán de guía para la gestión de su propia actividad, y supervisa la gestión diaria de la franquicia para asegurar que el desarrollo de negocios franquiciados sea homogénea.

Ventajas de un negocio franquiciado

Invertir en una franquicia reduce los riesgos asociados con el emprendimiento, ya que se opera bajo un modelo estructurado y reconocido. Este modelo de negocio ya ha sido probado, normalmente con éxito confirmado, lo que minimiza los riesgos en comparación con emprender desde cero.

• Marca reconocida: Uno de los principales atractivos del negocio franquiciado es trabajar con una marca plenamente consolidada y reconocida por el público objetivo. Esto se traduce en clientes que ya la conocerán, evitando el esfuerzo inicial de posicionar una marca desde cero.
• Soporte sólido: Recibirás por parte del franquiciador un soporte sólido en operaciones, logística o suministro, pudiendo concentrarte así en la gestión diaria de la actividad. Las franquicias ofrecen programas de formación y capacitación para ti y todo tu equipo, no solo en el momento de la apertura, sino también durante el período de actividad real.
• Acceso a la red de proveedores: Contarás con la red de proveedores de tu franquiciador, lo que simplifica la cadena de suministro y a menudo permite acceder a mejores precios.
• Formación y capacitación: Suelen desarrollar programas de formación y capacitación para ti y todo tu equipo, tanto para la apertura como durante el período de actividad real.
• Sinergias y apoyo: Formarás parte de una red de franquiciados donde aprovechar sinergias de otros centros, creando una red de apoyo invaluable.

Sin embargo, el éxito no está garantizado y es esencial tomar decisiones desde el conocimiento y no desde el ímpetu. Para abrir una franquicia, es fundamental tener ciertas habilidades, como gestión empresarial, atención al cliente y resiliencia. Si cuentas con estas habilidades, adelante.

Pasos a seguir para montar tu propia franquicia

Emprender un negocio es un reto apasionante, pero también exige preparación, organización y un conocimiento claro de los pasos que hay que seguir. A medida que recuperamos la normalidad, son más los emprendedores que piensan en abrir un nuevo negocio.

1. Selección de la franquicia adecuada: La importancia de elegir bien

No basta con ver una marca popular y decidir lanzarse de cabeza sin analizar bien la situación. Por eso, dentro de los pasos para crear una empresa bajo este modelo, uno de los más importantes es la elección de la franquicia adecuada.

• Análisis de marcas y su reputación: Investiga a fondo las marcas que te interesan. Lee opiniones, busca noticias y evalúa su trayectoria.
• Rentabilidad y retorno de inversión: Estima la rentabilidad y el tiempo de retorno de la inversión. Un buen asesor te puede ayudar con este análisis financiero.
• Leer la letra pequeña: Los contratos de franquicia pueden contener cláusulas que te limiten más de lo que imaginas. Dentro de los pasos para crear una empresa, este es uno de los más decisivos. Si eliges bien, estarás en camino a un negocio sólido y rentable.

2. Elaborar un plan de negocio

Tanto franquicias como emprendedores están familiarizados con la elaboración de un plan de negocio. Un objetivo sin un plan no es más que un deseo. La vida funciona mejor bajo el principio de hacer planes y luego trabajar para concretarlos. Tu negocio puede ser exitoso si planificas todo bien y de forma adecuada. Este documento servirá de guía para estructurar, operar y gestionar tu nueva empresa. Aunque te estés mimetizando con un modelo contrastado, todavía necesitas un plan de viabilidad sólido para tu unidad de franquicia.

El plan de negocio tiene múltiples objetivos, como ayudar a atraer inversores, ganarse la confianza de los bancos y exponer el presupuesto para poner en marcha la empresa. De igual manera, “no esperes a estar en crisis para elaborar un plan de crisis”, aconseja Phil McGraw, más conocido como Dr. Phil, escritor y personalidad televisiva. Así que, fijar objetivos junto con un plan detallado, será clave para el éxito de tu propio negocio. Pero elabora un plan realista. Una hora de planificación puede ahorrarte 10 horas de trabajo.

Un plan de negocio debe incluir:

• Resumen ejecutivo: Una breve descripción de tu idea de negocio.
• Descripción de la empresa: Comparte el nombre de tu empresa, los fundadores, la ubicación y la misión.
• Análisis del sector: Investiga las tendencias del sector, su tamaño y los puntos fuertes y débiles de la competencia.
• Análisis de los clientes: Define tu público meta, sus necesidades y la forma en que tu producto o servicio las satisface.
• Organización y gestión: Describe la estructura y la dirección de tu empresa.
• Productos y servicios: Enumera lo que ofreces ahora y lo que piensas ofrecer en el futuro.
• Marketing y ventas: Describe tus estrategias de marketing y cómo piensas generar ventas.
• Proyecciones financieras: Facilita estimaciones de tus ingresos, gastos y beneficios.
• Plan operativo: Detalla tu plan de acción y cómo ayudará cada miembro del equipo a alcanzar tus objetivos.

3. Decidir la forma jurídica

Elegir la forma jurídica adecuada para tu empresa depende de varios factores, como el grado de responsabilidad personal con el que te sientas cómodo, las implicaciones fiscales y los requisitos de registro de la empresa. La elección dependerá del tamaño del proyecto, el número de socios y las responsabilidades que se quieran asumir. Es importante elegir bien desde el principio, ya que cambiar tu estructura legal en el futuro puede ser costoso y complicado.

Las formas jurídicas más comunes incluyen:

• Empresa unipersonal: Una sola persona es completamente responsable de sus deudas y asuntos legales.
• Sociedad colectiva: Dos o más personas comparten la propiedad y las responsabilidades.
• Sociedad anónima: Una entidad legal que funciona por separado de sus dueños (accionistas), con responsabilidad limitada para ellos.
• Sociedad de responsabilidad limitada (SRL): Ofrece la responsabilidad limitada de una sociedad anónima y la flexibilidad de una sociedad colectiva.

4. Buscar financiación

El capital es uno de los pilares fundamentales para emprender. La mayoría de los fracasos de las startups se debe a la falta de financiación. Es importante pensar en las finanzas desde el principio, ya que se necesita suficiente capital y flujo de caja para poner en marcha una empresa.

Examinamos en detalle las condiciones ofrecidas por entidades como ENISA e ICO, así como el papel de las Sociedades de Garantía Recíproca (SGR) que pueden avalar tu proyecto facilitando el acceso a la financiación bancaria.

Hay costes ocultos, gastos operativos y la gran pregunta: ¿qué pasa si las ventas tardan más de lo esperado en despegar? El primer error que cometen muchos emprendedores es fijarse solo en el canon de entrada. Sí, este es un pago clave, pero no es ni de lejos el único gasto que tendrás al comenzar. Lo ideal es contar con un fondo de emergencia que cubra al menos 3 a 6 meses de gastos operativos.

Fuentes de financiación:

• Bootstrapping: Utilizar tu propio dinero para financiar la empresa.
• Crowdfunding: Compartir tu idea de negocio y recaudar dinero a través de plataformas.
• Subvenciones para pequeñas empresas: Opciones que no requieren devolución.
• Tarjetas de crédito: Si se utilizan con prudencia, pueden ayudar a financiar el negocio.
• Préstamos para nuevas empresas: Solicitudes a bancos y otras instituciones financieras.
• Línea de crédito empresarial: Opción flexible similar a una tarjeta de crédito.
• Inversores ángeles: Personas adineradas que invierten en nuevas empresas.

Si hablamos de dinero debes hacerte las siguientes preguntas ¿tienes el dinero o tendrás que pedirlo? ¿es una cantidad que puedas conseguir? Si no puedes acceder al capital que necesitas mejor no comiences ese negocio. Una buena práctica sería dejar al menos un 40% o 50% para imprevistos y para vivir los primeros meses.

5. Registrar tu empresa para que sea oficial y firmar el acuerdo de franquicia

Antes de dar a conocer tu empresa al mundo, tendrás que realizar todos los trámites legales y formales. La ubicación y la estructura de la empresa determinarán los pasos que tendrás que dar para registrar un nombre empresarial.

En España, toda empresa debe tener un Número de Identificación Fiscal (NIF), que es un código que identifica a la entidad a efectos fiscales y se obtiene al constituir la empresa. Si eres un empresario individual (autónomo), usarás tu propio documento nacional de identidad (DNI). Además, debe presentarse una declaración censal para comunicar a la Agencia Tributaria el inicio de la actividad empresarial.

En cuanto a licencias y permisos, estos dependerán del negocio, pero es posible que necesites una licencia de actividad o apertura si vas a operar en un local específico. Si ese local necesita reformas, deberás obtener una licencia de obras para ello y, si tu negocio puede afectar el medioambiente, una licencia ambiental. Asimismo, deberás inscribir a tu empresa en el Registro Mercantil y en la Seguridad Social. Otros requisitos incluyen adherirse al Reglamento general de protección de datos (RGPD) si trabajas con datos personales de clientes o empleados, e implementar un plan de prevención de riesgos laborales (si tienes empleados a cargo).

6. Elegir un local

Una vez completados los trámites y obtenida la financiación, es el momento de elegir el local. Será necesario realizar trámites relacionados con el alquiler o compra del espacio, y considerar la decoración interior según las directrices de la franquicia.

7. Abrir tu negocio

¡Has llegado hasta aquí, enhorabuena! Es el momento de levantar la persiana. No obstante, aún te quedan algunas tareas que tachar de la lista. Un buen consejo es hacer simulaciones antes de la apertura. Ensayar situaciones reales con tu equipo para detectar posibles fallos antes de que los clientes lleguen. Capacita bien a tu equipo, diseña una estrategia de marketing sólida y evita los errores típicos de los novatos.

Una vez que estés en funcionamiento, monitorea el rendimiento de tu negocio regularmente. Prepara todo lo necesario para abrir tus puertas (físicas o virtuales).

El mejor software de gestión para tu franquicia

La apertura de tu franquicia te presentará un exigente reto: la gestión diaria de tu negocio. Para ello, nada mejor que un buen sistema de gestión empresarial. En ocasiones, el franquiciador te proporcionará un software, pero no siempre. En ese caso, deberás elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades.

Algunas características clave de un buen software de gestión incluyen:

• Control de cuentas: Reduce drásticamente el tiempo dedicado a controlar tus cuentas.
• Automatización: Permite crear de forma intuitiva presupuestos, facturas, pedidos de compra o pagos.
• Gestión de clientes: Simplifica la documentación asociada a las transacciones comerciales con clientes.
• Control de almacén: Automatiza el seguimiento y localización de productos, ayudando a no perder ventas.
• TPV para ventas rápidas: Agiliza cualquier venta con su TPV adaptable a diferentes dispositivos.

Los negocios franquiciados ofrecen una emocionante experiencia para los emprendedores que desean sumergirse en el mundo empresarial. Sin embargo, el éxito no está garantizado y es esencial tomar decisiones desde el conocimiento y no desde el ímpetu. McDonalds, Starbucks o Carrefour te están esperando.