Guía Completa de la Normativa para Autónomos: Altas, Bajas y Cotización por Ingresos Reales en España

La regulación para los trabajadores por cuenta propia en España ha experimentado importantes cambios, especialmente a partir del 1 de enero de 2023, con la implementación de un nuevo sistema de cotización basado en ingresos reales. Este artículo detalla las disposiciones más relevantes, incluyendo la inscripción de empresas, la afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores, así como aspectos clave de la cotización y las responsabilidades asociadas.

Nuevo Sistema de Cotización para Autónomos por Ingresos Reales (a partir de 2023)

La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y la Agencia Tributaria han actualizado la regulación normativa para adaptar la cotización al Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos (RETA) a los ingresos reales. Esta modificación se articula mediante el Real Decreto 504/2022, de 27 de junio, el RD-ley 13/2022, de 26 de julio y el RD-ley 14/2022, de 1 de agosto, entre otras normas.

El objetivo es adaptar la cotización anual del RETA a las fluctuaciones de ingresos de la actividad autónoma a lo largo de cada ejercicio, lo que se traduce en un sistema más equitativo y ajustado a la realidad económica de cada profesional.

Datos Requeridos para el Alta en el RETA desde el 1 de enero de 2023

La solicitud de alta de los trabajadores por cuenta propia debe contener una serie de datos esenciales, según el art. 30.2.b) del RD 84/1996, de 26 de enero, con efectos de 01/01/2023:

• Nombre y apellidos, número de la Seguridad Social, número del documento nacional de identidad o equivalente, domicilio, fecha de iniciación de la actividad, grupo de cotización, condiciones especiales de esta.
• A efectos de la correspondiente a accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, la actividad económica u ocupación desempeñada, con arreglo a la tarifa de primas vigente.
• La actividad económica u ocupación que determina su inclusión en el RETA.
• La sede de la actividad, si fuera distinta al domicilio del trabajador.
• Razón social y número de identificación fiscal de las sociedades o comunidades de bienes de las que formen parte los trabajadores por cuenta propia incluidos en el régimen especial que corresponda.
• Desempeño del cargo de consejero o administrador o prestación de otros servicios para la sociedad.
• Porcentaje de participación en el capital social.
• Nombre y apellidos y número del documento nacional de identidad o equivalente de los familiares con los que conviva el trabajador autónomo.
• Número de identificación fiscal de la empresa o empresas para las que se presten las actividades complementarias privadas.
• Nombre y apellidos y número del documento nacional de identidad o equivalente del trabajador autónomo en cuya actividad económica o profesional trabajen los familiares.
• Declaración de los rendimientos económicos netos que el trabajador autónomo prevea obtener durante el año natural en el que se produzca el alta por su actividad económica o profesional, de forma directa y/o por su participación en la sociedad o comunidad de bienes que determine su inclusión en el régimen especial que corresponda. Se exceptúan los miembros de institutos de vida consagrada de la Iglesia Católica y los trabajadores por cuenta propia incluidos en los grupos segundo y tercero de cotización del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar. La determinación de tales rendimientos se efectuará conforme a lo establecido en el art. 308 de la LGSS y sus normas de desarrollo reglamentario.

Si realizas más de una actividad por cuenta propia, tendrás que informar a la Tesorería General de la Seguridad Social y comunicar todas ellas. El alta en el RETA es única para el trabajador autónomo, de modo que una vez consta como tal trabajador autónomo integrado en este Régimen Especial, puede realizar varias actividades por cuenta propia sin necesidad de darse de alta nuevamente.

Es importante destacar que el alta en la Seguridad Social debe coincidir con el alta en Hacienda. Para darse de alta en Hacienda, se debe completar la declaración censal a través de los modelos 036 o 037 y presentarlo de forma electrónica o presencialmente en la Agencia Tributaria. Esta comunicación debe realizarse el mismo día en que se empiece a trabajar por cuenta propia o hasta 60 días antes.

Documentación para el Alta en el RETA

La documentación general a aportar para darse de alta en el RETA incluye:

• El modelo TA.0521, proporcionado en las oficinas de la Tesorería de la Seguridad Social.
• DNI o NIE y el alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
• Si se es miembro de una sociedad civil o mercantil, se requiere además la Escritura de la Sociedad.
• En el caso de familiares que colaboran con el trabajador autónomo, se debe presentar DNI y el Libro de familia.
• Documento de adhesión con una Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, en su caso.
• Si se trata de un ciudadano extranjero, se debe presentar el permiso de trabajo o documento acreditativo de la condición de ciudadano de la Unión Europea.

Desde el 1 de enero de 2023, las solicitudes de alta y de baja y las comunicaciones de variación de datos de trabajadores en este régimen especial deberán acompañarse, a través de medios electrónicos, de los documentos y medios de prueba determinantes de su procedencia. A tales efectos, la Tesorería General de la Seguridad Social podrá requerir, entre otros, los siguientes:

• Documento que acredite la titularidad de cualquier empresa individual o familiar o de un establecimiento abierto al público, o documento acreditativo del cese en dicha titularidad.
• Justificante de abono del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) o cualquier otro impuesto por la actividad desempeñada, o certificación de no abono, referidos a los últimos cuatro años.
• Copia de las licencias, permisos o autorizaciones administrativas necesarias para el ejercicio de la actividad, o indicación del organismo que las concedió, o copia de la documentación acreditativa de su extinción o cese.
• Copia del contrato celebrado entre el trabajador autónomo económicamente dependiente y su cliente, una vez registrado en el Servicio Público de Empleo Estatal, y copia de la comunicación de su terminación.
• Documentos que acrediten la participación del trabajador autónomo en sociedades o comunidades de bienes o su incorporación en colegios profesionales.
• Declaración responsable del interesado y cualesquiera otros documentos que le sean requeridos por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Plazos y Efectos del Alta

El plazo actualmente vigente para solicitar el alta en el RETA es de 30 días naturales siguientes al momento en el que se inicie la actividad económica que obliga a la inclusión en el mismo.

Podrás elegir la fecha de alta 3 veces al año, de forma que produzcan efectos desde el inicio de la actividad. El resto de las altas tendrán efectos el primer día del mes en el que inicies tu actividad.

Alta de Oficio

El alta de oficio se realiza por la Tesorería de la Seguridad Social cuando tenga conocimiento del incumplimiento por un trabajador autónomo de la obligación de solicitar su alta en el RETA.

• Si el trabajador no hubiera solicitado el alta pero hubiera cumplido con su obligación de cotizar, el alta de oficio retrotrae sus efectos al primer día del mes en que se hubiera realizado el ingreso de la cotización.
• Si el alta de oficio se deriva de las actuaciones de los servicios de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, los efectos del alta se retrotraen al día primero del mes en que se hayan desarrollado tales actuaciones inspectoras o, si hubo denuncia, queja o petición a la Inspección inicialmente, los efectos se retrotraen al primer día del mes en que los hechos que dan lugar al Alta de Oficio hubieran sido conocidos por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Regulación de Bajas de Trabajadores

En relación con las bajas de trabajadores, se regulan con nuevos criterios y para todo el sistema sus efectos cuando no se solicite dicha baja o esta se formule fuera de plazo, en modelo o medio distinto del establecido o se practique de oficio. Las actuaciones y anotaciones a que se refieren los apartados anteriores surtirán efectos desde el mismo día en que se haya llevado a cabo la actuación inspectora o se hayan recibido los datos o los documentos que acrediten la extinción, el cese o la baja de los trabajadores.

Bajas en el RETA

Para comunicar la baja en el RETA, se debe utilizar el modelo TA.0521. Además, se requiere fotocopia del DNI y, en el caso de autónomos individuales (no societarios), la baja en el IAE o justificación del cese en la actividad. Los trabajadores autónomos de la actividad agraria deberán presentar igualmente la baja en el censo de Hacienda.

Podrás programar la baja hasta 60 días antes del fin de la actividad o solicitarla hasta los 3 días siguientes. Si comunicas la baja más tarde, se considerará que la fecha de baja será el último día del mes de la finalización de la actividad. Además, si estás dado de alta en la Agencia Tributaria tendrás que comunicar tu baja desde la misma fecha presentando el modelo 036 o 037.

Variaciones de Datos

Los datos facilitados al practicarse el alta del trabajador que por cualquier circunstancia, experimenten variación deberán ser comunicados por el mismo, en un plazo máximo de 3 días naturales desde que se produzcan, a la Dirección provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma. Para ello, se utilizará el modelo TA.0521 y la documentación que acredite la variación del dato o datos.

El plazo para corregir una actividad comunicada de forma errónea durante el proceso de alta es de 10 días a partir de la tramitación del alta. Si lo que quieres es modificar la actividad que estás desarrollando porque tu situación ha cambiado desde que se efectuó el alta, debes comunicarlo dentro de los 3 días siguientes al cambio. Ten en cuenta que, al modificar la actividad económica, es posible que varíen tus condiciones de cotización, por lo que se podrían producir cambios en la cuota a pagar.

Cambios en las Bases de Cotización en el RETA (a partir de 2023)

Los trabajadores incluidos en el campo de aplicación de este régimen especial podrán cambiar hasta seis veces al año la base por la que vengan obligados a cotizar, eligiendo otra dentro de los límites mínimo y máximo que les resulten aplicables en cada ejercicio, siempre que así lo soliciten a la Tesorería General de la Seguridad Social, con los siguientes efectos:

Junto con la solicitud de cambio de su base de cotización mensual, los trabajadores deberán efectuar una declaración del promedio mensual de los rendimientos económicos netos anuales que prevean obtener por su actividad económica o profesional en el año natural en el que surta efectos dicho cambio de base de cotización. Para ello, dispondrán de un simulador de cuotas donde podrán revisar y ajustar al nuevo sistema de cotización, teniendo en cuenta la situación de sus rendimientos en el momento de la consulta.

Para el año 2026, dentro de la tabla general, la base de cotización mínima es de 950,98 € mensuales y la máxima de 5.101,20 € mensuales. La Tesorería General de la Seguridad Social comprueba que las bases de cotización que se han elegido durante el año se ajustan a los rendimientos netos que se han obtenido. En caso de diferencias, se procederá a devolver las cotizaciones en exceso o a reclamar las cotizaciones insuficientes, con los recargos correspondientes en caso de impago en plazo.

Pluriactividad y Pluriempleo

La pluriactividad es la situación de un trabajador autónomo y/o un trabajador por cuenta ajena, cuya actividad produce su registro en dos o más regímenes distintos del sistema de la Seguridad Social.

El pluriempleo, por otro lado, significa la situación de un trabajador empleado por otra persona que trabaja para dos o más empleadores diferentes y en actividades que producen su registro obligatorio en el mismo régimen de la Seguridad Social.

Si eres trabajador autónomo y además estás de alta como trabajador por cuenta ajena en la Seguridad Social, tu situación será de pluriactividad. De igual modo, tienes derecho a la devolución del 50% del exceso cotizado por contingencias comunes en ambos regímenes. Esta devolución se hace de oficio, es decir, no necesitas presentar ninguna solicitud. Sin embargo, ten en cuenta que la Seguridad Social realiza este cálculo tras el proceso de regularización anual (cuando cruza tus ingresos reales con Hacienda).

Cotización en Pluriactividad

Como asalariado, la cotización por incapacidad temporal (IT) es obligatoria. Si SÍ cotizas por IT en el RETA, recibirás dos prestaciones independientes: la parte de la empresa y la prestación que te corresponda como autónomo según tu tramo de cotización. Si NO cotizas por IT en el RETA, solo cobrarás la prestación por tu trabajo como asalariado.

En el momento de solicitar el alta en el RETA, podrás indicar si deseas acogerte a la bonificación de cotización por pluriactividad en el RETA, que es opcional. Es importante recordar que estas bonificaciones son incompatibles con cualquier otra, como por ejemplo la tarifa plana de 80 euros.

Tarifa Plana para Nuevas Altas (a partir de 2023)

Con efectos de 1 de enero de 2023, el nuevo artículo 38 ter de la Ley 20/2007, de 11 de julio, del Estatuto del Trabajo Autónomo, establece una reducción a la cotización por inicio de una actividad por cuenta propia. La tarifa plana consiste en el pago de una cuota de 80 € al mes durante los primeros 12 meses de alta si el autónomo se da de alta por primera vez en Trabajo Autónomo.

Hay particularidades para distintas situaciones para las que habrá una reducción específica. Por ejemplo, en algunos casos, la tarifa plana tendrá una duración inicial de 24 meses, prorrogable por otros 36 meses cuando la previsión de tus rendimientos netos es inferior al salario mínimo interprofesional.

Beneficiarios de la Tarifa Plana

• Personas con discapacidad: Deben acreditar un grado de discapacidad igual o superior al 33%.
• Víctimas de violencia de género.
• Víctimas de terrorismo.

Los autónomos que son familiares colaboradores tienen sus propios incentivos, por lo que no pueden solicitar la tarifa plana. Si estás de alta en varios regímenes, tendrás que elegir entre los beneficios de la tarifa plana o aquellos que se otorgan en caso de pluriactividad. Es posible renunciar expresamente a la tarifa plana a través del servicio "Renuncia a tu tarifa plana".

Sanciones por Incumplimientos en el RETA

El hecho de no haber solicitado el alta en el Régimen de Autónomos en tiempo oportuno (dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad) estando obligado a ello el trabajador, si implica el impago de cotización, es decir, si ha transcurrido más de un mes de actividad sin estar dado de alta, se considera infracción grave y conlleva una sanción que puede oscilar entre 300,51 euros y 3.005,06 euros en función de la gravedad de la infracción y con independencia de la recaudación de las cotizaciones debidas que se hará por el procedimiento de recaudación con los recargos correspondientes.

Responsabilidades

El responsable directo y principal del incumplimiento del deber de darse de alta en el RETA es el propio trabajador autónomo.

• En caso de incumplimiento del deber de solicitarse el alta por los parientes del trabajador autónomo titular de la explotación que colaboren con aquel y que estén incluidos en el campo de aplicación del RETA, el propio titular de dicha explotación responde subsidiariamente de su cumplimiento.
• Las Sociedades Colectivas, Sociedades Comanditarias y Cooperativas de Trabajo Asociado también han de responder subsidiariamente del incumplimiento de sus socios trabajadores. En estos casos de responsabilidad subsidiaria se establece el deber de solicitar el alta en un plazo de 6 días contados desde que termina el plazo de 30 días establecido para solicitar el alta por el responsable principal.

Autónomos Desplazados a Otro Estado Miembro

El autónomo desplazado es aquel que estando de alta como autónomo en España desarrolla una actividad profesional fuera del territorio español. El principal requisito que debe cumplir es notificarlo ante la Seguridad Social.

Requisitos y Trámites

Para ser autónomo desplazado, debes estar dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. Para ello, debes presentar el modelo TA.300 "Solicitud de información sobre la legislación de Seguridad Social aplicable" en la Seguridad Social. Este trámite te permitirá obtener el formulario A1 (anteriormente llamado E.101), que es el documento que acredita que sigues cotizando en España mientras desarrollas tu actividad en otro país.

Es muy importante saber dónde se tiene la residencia fiscal para determinar dónde se debe tributar. Si no se cumplen los requisitos de residencia fiscal en España, se considerará que se vive en el país de destino.

Consideraciones Fiscales

• En caso de ser autónomo desplazado y tener la residencia fiscal en España, los gastos con IVA extranjero se contabilizan como gasto por el todo.
• Si no eres considerado residente español, debes consultar la legislación vigente en el país al que te has desplazado.
• También deberás estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) si realizas operaciones dentro de la Unión Europea.

Si eres autónomo y realizas desplazamientos al extranjero con frecuencia, es muy importante saber dónde te llegan tus notificaciones de Hacienda. Para ello, debes tener un certificado electrónico que poder generar en cualquier momento para realizar trámites online con la administración. Aunque, si te resulta más cómodo, puedes apoderar a un tercero y que este se encargue de recoger tus notificaciones.

Coberturas y Prestaciones para Autónomos

Incapacidad Temporal (IT)

En el momento de solicitar el alta en el RETA, el trabajador puede solicitar la exclusión de la cobertura de la prestación económica por Incapacidad Temporal. Si no hubiese manifestado esta exclusión en el momento del Alta, podrá optar por la exclusión una vez transcurridos 3 años desde el momento del alta, presentando solicitud por escrito antes del día 1 de octubre del ejercicio de que se trate y surtirá sus efectos desde el día 1 de enero del año siguiente.

Si la incapacidad se debe a una enfermedad o un accidente no relacionados con el trabajo, tendrás derecho a cobrar el subsidio a partir del cuarto día de la baja. Es necesario estar al corriente en el pago de las cuotas; si tienes algún pago pendiente, tendrás un plazo de 30 días para pagar tus deudas. Si, por el contrario, la incapacidad se debe a una enfermedad profesional o un accidente de trabajo, no se exige período previo de cotización. Para solicitar la prestación, se debe acudir a la página web oficial de la Mutua.

Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales (AT/EP)

En el caso del trabajador autónomo que haya optado por la cobertura de la Incapacidad Temporal, puede también voluntariamente optar por la cobertura por accidente de trabajo o enfermedad profesional, teniendo en cuenta que ambas deben formalizarse con la misma mutua de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y que la renuncia a la cobertura de la Incapacidad Temporal conlleva la renuncia a la cobertura de accidente de trabajo y enfermedad profesional.

Cese de Actividad (Paro de Autónomos)

Los autónomos tienen derecho a la prestación por cese de actividad. Es necesario estar al corriente de pago de las cuotas de Seguridad Social; si tienes algún pago pendiente, tendrás un plazo de 30 días para pagar tus deudas. El fin de la actividad debe ser por motivos económicos, técnicos, productivos u organizativos, causas de fuerza mayor, pérdida de licencia administrativa, violencia de género y divorcio o acuerdo de separación matrimonial. Cuanto más alta sea tu base de cotización, mayor será tu prestación. El tiempo mínimo de la duración de la prestación es de 4 meses y el máximo de 24 meses.

Al darte de alta como autónomo tienes que elegir una Mutua Colaboradora con la Seguridad Social. Puedes cambiar tu mutua y las coberturas a través de "Modificación de datos de trabajo autónomo". La modificación de Mutua tendrás que solicitarla antes del 1 de octubre de cada año y tendrá efectos desde el 1 de enero del año siguiente.

Situaciones Asimiladas al Alta

Las situaciones asimiladas al alta son circunstancias en las que, a pesar de no encontrarse el trabajador dado de alta, la ley considera que sí lo está a los efectos de acceder a determinadas prestaciones de la Seguridad Social a las que pueda tenerse derecho:

• La situación de los trabajadores autónomos de temporada, durante los periodos de inactividad siempre que no supere los 12 meses.
• La de aquellos trabajadores autónomos cuya actividad se encuentre en suspenso por causa de accidente o enfermedad siempre que haya contado con un reconocimiento médico de la entidad gestora o mutua correspondiente dentro del mes siguiente y que aporte certificación acreditativa de tal situación.