Guía Completa para el Alta de Autónomos y el Aprovechamiento de Viveros de Empresas en España

Todos los proyectos surgen de ideas que una persona emprendedora ha decidido poner en marcha, arriesgando su tiempo y sus recursos. En España, existen diversas opciones y apoyos para facilitar este camino, desde la elección de la forma jurídica hasta la consolidación del negocio en un vivero de empresas.

¿Qué es un Vivero de Empresas y Cómo te Puede Ayudar?

Los viveros de empresas son centros para poner en marcha proyectos de negocio, gestionados por instituciones públicas o privadas. Ofrecen a los autónomos y emprendedores apoyo para sacar adelante su actividad. También se conocen con el nombre de “incubadora de empresas” o “incubadora de negocios”, ya que la idea es proteger bajo su paraguas a las empresas de nueva creación.

Ventajas y Servicios de un Vivero de Empresas

Los viveros de empresa son oportunidades excelentes para cualquier emprendedor que decida iniciar su propio negocio. Crear una empresa requiere, a menudo, de una serie de recursos difíciles de alcanzar que te facilita un vivero. Estos incluyen:

• Espacio físico y mobiliario: Oficinas a un precio más asequible, un lugar de trabajo equipado con todo el mobiliario y servicios como teléfono e internet.
• Salas de reunión: Compartidas con el resto de las empresas acogidas por el vivero, por agenda y necesidad de uso.
• Consultoría empresarial: Un servicio de consultoría que aporta valor añadido y permite a las empresas crecer y consolidarse.
• Infraestructura de naves industriales: Para albergar proyectos industriales, dotadas con infraestructuras de iluminación, electricidad, agua, teléfono, etc.
• Red de contactos (networking): Para poder conseguir relaciones de negocio con otros emprendedores y profesionales.
• Asesoramiento y formación: Orientación para la puesta en marcha y la internacionalización del negocio, acceso a la formación y a la financiación, así como un seguimiento con asesoramiento empresarial.
• Información actualizada: Mantenerse informado sobre foros, cumbres y eventos de emprendedores.

Todo ello implica tal ahorro de costes que, de no ser por estas entidades, el nacimiento de muchos negocios sería imposible. El personal especializado en asesoramiento, tanto en la Ventanilla Única del Emprendimiento como en los viveros de empresas, puede asesorarte y ayudarte en la elaboración del plan de empresa.

Entre el 70 y 90% de las empresas nacidas en un vivero continúan su actividad después de dejarlo, según un estudio realizado por Funcas (Fundación de Cajas de Ahorro) y suponen un importante estímulo para quienes se instalan allí. Los viveros de empresa ofrecen la posibilidad de enfocar los esfuerzos del emprendedor en el desarrollo de su proyecto al reducir sus costes fijos. Eso sí, también hay un límite de permanencia que suele oscilar entre los dos y tres años, ya que se espera que en ese periodo de tiempo las empresas acaben trasladándose a sus propias instalaciones.

Formación en los Viveros de Empresas

El vivero de empresas cuenta con numerosas actividades para complementar la formación de las personas emprendedoras o el empresariado, tales como:

• Jornadas de sensibilización y fomento del espíritu emprendedor.
• Realización de seminarios prácticos sobre temas genéricos que pueden ser de interés para cualquier tipo de negocio (oportunidades de negocio, mejoras en los ámbitos de gestión, innovación empresarial, marketing, fuentes de financiación, estrategias comerciales, imagen y estrategia corporativa, etc.).

Las sesiones formativas son abiertas tanto a personas y empresas incubadas en los viveros como a personas que desean emprender o ya tienen un negocio en marcha. Pueden tener un formato presencial, online o híbrido.

Renuncia al Despacho en un Vivero

Las personas o empresas beneficiarias pueden renunciar al derecho de utilización del despacho cuando lo crean pertinente, previa comunicación de forma fehaciente, por escrito, presentada por registro, a la Dirección General de Emprendimiento del Ayuntamiento de Madrid.

La Red de Viveros del Ayuntamiento de Madrid

Desde 1999, la Fundación INCYDE (Instituto Cameral para la Creación y Desarrollo de la Empresa), dependiente de las Cámaras de Comercio, fomenta el espíritu emprendedor a través de una red de viveros distribuida por toda España. Un total de 137 viveros de los que se han beneficiado 2.827 empresas, de las cuales aproximadamente 1.100 residen en sus 1.627 oficinas abiertas. Ello ha ayudado a crear un total de 6.530 puestos de empleo. El Ayuntamiento de Madrid reafirma su compromiso con los autónomos, poniendo en marcha viveros como el de Carabanchel, que se destina a fomentar a los autónomos, cooperativas y sociedades laborales y estará gestionado por estos mismos sectores.

Madrid Emprende gestiona el PAE del Ayuntamiento de Madrid y cuenta con 7 sedes de atención y acompañamiento en cada uno de los viveros de empresas de la red Madrid Emprende, en diferentes distritos de Madrid, y en la Ventanilla Única del Emprendimiento (VUE) situada en la calle Príncipe de Vergara 140 de Madrid.

El Vivero de Empresas de Carabanchel, con una inversión de 8 millones de euros, albergará 31 proyectos empresariales, a los que se sumarán los que estén en fase de preincubación en el propio vivero. En sus más de 6.000 metros cuadrados de superficie, dotados con los más modernos equipamientos, se situarán también una Ventanilla de la Economía Social, un Punto de Inicio de Tramitación de nuevas empresas (PAIT) y una agencia de zona de la Agencia para el Empleo de Madrid. Además, y junto a las asociaciones que lo gestionarán -ATA, ASALMA (Asociación de Sociedades Laborales de Madrid), UPTA (Unión de Profesionales de Trabajo Autónomo) y UCMTA (Unión de Cooperativas Madrileñas de Trabajo Asociado), dispondrá de espacio propio para diversas fundaciones e instituciones que colaborarán en la formación, asesoramiento y arraigo de las nuevas empresas.

¿Quién puede acceder a un despacho o espacio de coworking y qué documentación hay que presentar?

Las empresas candidatas al acceso a los servicios de apoyo al emprendimiento en los despachos ubicados en la red de viveros del Ayuntamiento de Madrid deberán ser pymes, según la definición establecida en la Recomendación de la Comisión Europea de 6 de mayo de 2003, y en ningún caso deberán estar participadas en su capital social por otra mercantil que no esté considerada pyme en más de un 25%, sea cual sea su régimen jurídico, en el momento de la solicitud. Están excluidas las entidades no mercantiles, esto es, sin ánimo de lucro, como asociaciones, fundaciones, ONG, etc.

Si la solicitud es presentada por persona física, deberá presentar:

• Formulario de solicitud cumplimentado y firmado por la persona con poder suficiente para ello.
• Plan de empresa que incluya, al menos, los contenidos establecidos en el Anexo III de la convocatoria vigente.
• En el caso de haber iniciado actividad, Modelo 037 donde conste fecha de inicio de la misma.
• En el caso de no haber iniciado actividad, declaración en la que hagan constar el compromiso de inicio de la misma en un plazo máximo de 30 días naturales a contar desde la fecha de efectos establecida en la Resolución de autorización para la utilización de los despachos/espacio coworking.
• En el caso de no autorizar al Ayuntamiento de Madrid la consulta de datos a través de la Plataforma de Intermediación de Datos de la Administración General del Estado, deberán presentar también: Copia del Documento Nacional de Identidad. La ciudadanía extranjera deberá presentar la documentación preceptiva conforme a la normativa vigente en el momento de la solicitud.

Elección de la Forma Jurídica: Autónomo o Sociedad Limitada (SL)

A la hora de emprender un negocio hay que decidir la forma jurídica más conveniente y decidir cuál se ajusta a las necesidades de cada emprendedor. Las más habituales en España son empresario/a individual (autónomo/a) y las Sociedades de Responsabilidad Limitada. Ambas figuras tienen sus ventajas y sus inconvenientes y dependerá del tipo de negocio que quieras emprender, así como de tus circunstancias, que te decantes por una o por otra. El asesoramiento por personas especializadas es fundamental en este caso. Desde el Punto de Atención al Emprendimiento del Ayuntamiento de Madrid, situado en la Ventanilla del Emprendimiento (VUE) y las sedes de los viveros de empresas de Madrid Emprende, pueden ayudarte de manera gratuita.

Comparativa: Autónomo vs. Sociedad Limitada

Es importante recordar que el autónomo es responsable de darse de alta si cumple los requisitos indicados y, en caso de no hacerlo, corre el riesgo de que sea la propia Seguridad Social la que proceda al alta a posteriori y con efectos retroactivos.

Trámites para Darse de Alta como Autónomo o Constituir una SL

Los trámites para darse de alta como profesional autónomo/a o como SL se pueden realizar de manera telemática a través del sistema CIRCE del Ministerio de Industria y Turismo que, cumplimentando el Documento Único Electrónico (DUE), conecta con todos los registros y organismos implicados en la constitución de estas formas jurídicas.

¿Qué es el DUE (Documento Único Electrónico)?

El DUE (Documento Único Electrónico) es un documento electrónico que recoge todos los datos necesarios para la constitución y puesta en marcha de una empresa, incluyendo el alta e inicio de actividad del autónomo.

Alta Online de Autónomo a través de CIRCE (Sin Ayuda)

1. Acceso al Portal CIRCE: Dirígete al portal web paeelectronico.es donde aparece el acceso a CIRCE a través del PAE VIRTUAL y crea una cuenta si no tienes una.
2. Cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE): Este documento integra toda la información requerida para los distintos registros y organismos implicados y permite gestionar los trámites necesarios para darte de alta como empresario/a individual (autónomo). Para cumplimentar el DUE se necesita tener conocimientos previos. En el aula formativa del portal web paelectronico.es hay información y vídeos relevantes para ayudar a su cumplimentación.
3. Firma Digital: Es necesario disponer de un certificado digital para firmar electrónicamente los documentos.
4. Validación y Envío: Una vez completado el DUE, el sistema enviará automáticamente los datos a los registros y organismos correspondientes. A partir de este momento el sistema de tramitación telemática (STT-CIRCE) envía a cada organismo interviniente en el proceso, vía Internet, la parte del DUE que le corresponde para realizar el trámite de su competencia.

Alta Online de Autónomo con Ayuda (Puntos PAE)

De manera gratuita, puedes recibir asesoramiento y acompañamiento de los técnicos PAE en los más de 4.000 puntos repartidos por toda España de la Red PAE. Para ello, debes:

1. Acudir a la cita con los documentos necesarios:
   • Certificado Digital: es indispensable para poder realizar los trámites por vía telemática.
   • DNI o NIE: para identificación personal.
   • Datos Fiscales y de Seguridad Social: información sobre la actividad económica y los datos personales para la Seguridad Social.
2. Validación y envío telemático a través del sistema CIRCE. Se da por iniciada la tramitación.

La tramitación del alta en Hacienda no tiene ningún coste como tal. Tanto en el IRPF como en el IVA pagarás en función de lo que factures, de manera que si no facturas nada no tendrás ningún coste en impuestos. Como nuevo autónomo puedes acogerte a la tarifa plana de 80 euros durante los 12 primeros meses de actividad, independientemente de tus ingresos. A la hora de declarar la actividad, tendrás que seleccionar alguno de los epígrafes del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Lo normal será que estés exento del pago del IAE, ya que sólo se debe pagar en el caso de facturar más de un millón de euros anuales.

Constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL) por Internet SIN Ayuda

1. Acceso al Portal CIRCE: Dirígete al portal web paeelectronico.es donde aparece el acceso a CIRCE a través del PAE VIRTUAL y crea una cuenta si no tienes una.
2. Cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE): Este documento integra toda la información requerida para los distintos registros y organismos implicados y permite gestionar los trámites necesarios para constituir una SL. Para cumplimentar el DUE se necesita tener conocimientos previos. En el aula formativa del portal web paelectronico.es hay información y vídeos relevantes para ayudar a su cumplimentación.
3. Firma Digital: Es necesario disponer de un certificado digital para firmar electrónicamente los documentos.
4. Validación y Envío: Una vez completado el DUE, el sistema enviará automáticamente los datos a los registros y organismos correspondientes. A partir de este momento el sistema de tramitación telemática (STT-CIRCE) envía a cada organismo interviniente en el proceso, vía Internet, la parte del DUE que le corresponde para realizar el trámite de su competencia.
5. Se solicita cita en la notaría elegida a la que se deberá acudir para la realización y firma de la escritura y de los estatutos.

Constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL) por Internet CON Ayuda (Puntos PAE)

De manera gratuita, puedes recibir asesoramiento y acompañamiento de los técnicos PAE en los más de 4.000 puntos repartidos por toda España de la Red PAE. Para ello, debes:

1. Acudir a la cita con los documentos necesarios:
   • DNI o NIE: para identificación personal.
   • Número de Seguridad Social.
   • Haber obtenido la «certificación negativa» del nombre de la sociedad (rmc.es).
   • Abrir en cualquier entidad financiera una cuenta bancaria a nombre de la sociedad, en la que se refleje el capital que aporta cada socio (nunca con decimales). El banco emitirá y entregará un certificado.
   • Se necesitarán los DNI de socios y cónyuges además de un documento donde aparezca el número de afiliación a la Seguridad Social de administradores y trabajadores.
   • Certificado Digital: es indispensable para poder realizar los trámites por vía telemática.
2. Validación y envío telemático a través del sistema CIRCE. Se da por iniciada la tramitación.

Trámites Adicionales y Obligaciones

Aquellos autónomos que tengan un local abierto al público o contraten trabajadores, deben realizar unos trámites adicionales:

• Licencia de Apertura: Es necesario solicitar las licencias pertinentes en función del tipo de actividad que vaya a desarrollar. Las licencias varían de una comunidad a otra y de un municipio a otro. A partir de su presentación podrás abrir al público.
• Comunicación de Apertura de Centro de Trabajo: La apertura, instalación, traslado y ampliación de centros de trabajo conlleva la obligación de comunicárselo a la autoridad laboral competente. Esta obligación se extiende a la reanudación de la actividad después de alteraciones, ampliaciones o transformaciones importantes.

Una vez realizados los trámites, puedes obtener tu justificante de alta:

• Informe de alta de autónomos en la Seguridad Social: Entra en la sede electrónica de la Seguridad Social y sigue la siguiente ruta: Ciudadanos, Informes y certificados, Informe de Situación Actual del Trabajador.
• Justificante de alta como autónomo en Hacienda: Entra en la web de la Agencia Tributaria, Todas las Gestiones y luego Censo, NIF y Domicilio Fiscal.

Consideraciones Específicas para Autónomos y Sociedades

¿Se puede facturar sin el alta en el RETA?

No, no se puede facturar sin estar dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Según el artículo 18 de la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015), la cotización a la Seguridad Social es obligatoria en todos los regímenes del sistema.

Autónomo Societario y Colaborador

• Una persona autónoma societaria es aquella que ejerce su actividad profesional a través de una sociedad mercantil en la que tiene el control efectivo.
• Una persona autónoma colaboradora es un familiar directo de la persona trabajadora autónoma titular que trabaja para ella.

Administración de una Sociedad Limitada

El administrador puede ser cualquier persona mayor de edad, tanto física como jurídica, sea o no socio de la empresa.

¿Es necesario ser autónomo para administrar una empresa (encuadramiento)?

No necesariamente. El encuadramiento depende del control efectivo sobre la sociedad. La Seguridad Social presume control efectivo en los siguientes casos:

• Poseer al menos 1/4 (25%) del capital social y ejercer funciones de dirección y gerencia.
• Poseer al menos 1/3 (33%) del capital social.
• Cuando la mitad del capital esté distribuida entre familiares convivientes hasta segundo grado.

En estos supuestos, el administrador debe darse de alta como autónomo societario en el RETA.

Alta de SL y Autónomo Societario en el Mismo Trámite

Sí, se puede realizar el alta de autónomo societario en el mismo trámite, siempre y cuando no estuviese dado de alta anteriormente como autónomo.

Pluriactividad: Autónomo y Asalariado al Mismo Tiempo

Sí, es totalmente compatible ser autónomo y asalariado al mismo tiempo, a esto se le llama estar en régimen de pluriactividad.

Alta y Baja de Autónomo: Consideraciones

Sí, la normativa no limita el número de altas o bajas. Sin embargo, hay consideraciones importantes:

• Hasta tres altas al año: si el alta no se procesa el día 1, se paga proporcionalmente.
• Más de tres altas al año: se paga el mes completo.
• Si se está disfrutando de la tarifa reducida y se procesa la baja, al reanudar se perderá la bonificación.

Existe un límite para altas por periodos inferiores a un mes; en estos casos solo se permiten hasta tres altas a lo largo de un año. Esta práctica facilita el ejercer una actividad por cuenta propia de manera puntual, durante unos días o un mes.

Ventanilla Única del Emprendimiento (VUE) y Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE)

¿Qué es la Ventanilla Única del Emprendimiento?

La Ventanilla Única del Emprendimiento (VUE) es un espacio del Ayuntamiento de Madrid, ubicado en la calle Príncipe de Vergara 140 (entrada por c/ Cartagena, 178) de Madrid, donde especialistas ayudan a poner en marcha iniciativas empresariales, a consolidar, escalar o internacionalizar las ya iniciadas o, incluso, a redefinirlas o reestructurarlas.

¿Qué es un Punto de Atención al Emprendimiento (PAE) y qué servicios ofrece?

PAE es Punto de Atención al Emprendimiento y se autoriza por el Ministerio de Industria. Los técnicos PAE del Ayuntamiento de Madrid ubicados en la VUE, situada en la Calle Príncipe de Vergara 140 de Madrid, y en las sedes de los viveros de empresas situadas en varios distritos (Carabanchel, Moratalaz, Puente de Vallecas, San Blas, Vicálvaro y Villaverde) pueden ayudarte de manera gratuita a cumplimentar el DUE y a realizar los trámites.

Ayudas para Autónomos y Pymes

El Vivero de Empresas ofrece asesoramiento para solicitar las nuevas ayudas para autónomos y pymes. Por ejemplo, en 2021, la Consejería de Economía, Empresas y Empleo de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, publicaba el decreto de concesión directa de subvenciones dirigidas al mantenimiento de la actividad de personas trabajadoras autónomas y pequeñas y medianas empresas, de los sectores más afectados por la crisis derivada del COVID-19. Estas ayudas se tramitaron y resolvieron por orden de presentación, en función del cumplimiento de requisitos y hasta el agotamiento de la financiación disponible. Desde el Vivero de Empresas nos recuerdan que aún se pueden solicitar las ayudas que entraban en vigor el pasado mes de diciembre, para personas trabajadoras autónomas y familiares colaboradores afectados por el COVID-19.

Se dividen en dos líneas:

1. Para personas físicas establecidas como trabajadoras autónomas o por cuenta propia, incluyendo a las personas trabajadoras autónomas integradas en comunidades de bienes, sociedades civiles y entidades sin personalidad jurídicas, así como las sociedades limitadas unipersonales, cuando la persona física que las constituya desarrolle su actividad en la sociedad.
2. Destinada a los familiares colaboradores de las personas trabajadoras autónomas.