Almacenamiento en la Nube Empresarial: Una Guía Completa para la Digitalización

La era en la que se guardaban los documentos y archivos en sistemas de alojamiento físicos o locales quedó en el olvido. El almacenamiento en la nube se está volviendo muy popular porque es una herramienta poderosa que permite a las empresas satisfacer sus necesidades informáticas y de almacenamiento, a la vez que mantiene seguros los datos de las empresas y los clientes. Para las empresas que buscan subirse al tren del almacenamiento en línea, esta guía de almacenamiento en la nube empresarial les ayudará a decidir cuál es la mejor opción de almacenamiento para ellas.

¿Qué es el Almacenamiento en la Nube?

El almacenamiento en la nube o Cloud es un servicio proporcionado por un proveedor que permite almacenar cualquier tipo de dato, ya sean archivos, imágenes y videos en un servidor remoto, en lugar de hacerlo en un dispositivo físico. Se refiere al almacenamiento de archivos en línea. En lugar de usar opciones de almacenamiento local (como una unidad flash, un disco duro o un disco duro externo) para almacenar archivos, estos se guardan en línea. Este modelo de informática en la nube permite almacenar datos en servidores remotos y acceder a ellos a través de Internet (nube).

La premisa principal del servicio de almacenamiento en línea es la comodidad del usuario. En el dinámico mundo de los negocios de hoy, sus clientes y empleados necesitan acceso instantáneo a información y datos. Por lo tanto, el almacenamiento en línea cierra esta brecha, ya que permite acceder a un archivo o una aplicación desde un dispositivo (PC, tablet, teléfono o escritorio). El almacenamiento cloud permite tener acceso a la información almacenada en cualquier momento desde cualquier dispositivo con internet. Así, pueden editar, compartir y descargar los archivos desde la nube. Es una solución muy segura y eficiente para las empresas.

¿Cómo Funciona el Almacenamiento en la Nube?

Un sistema de almacenamiento en línea solo necesita un servidor de datos que esté conectado a Internet para funcionar. Con este sistema, usted (el cliente) envía una copia de su archivo al centro de datos a través de Internet, que luego registra la información. Cuando desee recuperar el archivo, puede acceder al servidor de datos a través de una interfaz basada en Web. Por lo general, los sistemas de almacenamiento basados en la nube dependen de muchos servidores de datos porque, dado que los equipos en ocasiones necesitan reparación o mantenimiento, es esencial hacer copias de seguridad de los datos en varios equipos que se ejecutan en diferentes fuentes de energía.

El almacenamiento en la nube funciona gracias a servidores remotos alojados en centros de datos distribuidos globalmente. Los servidores de almacenamiento son infraestructuras especializadas diseñadas para guardar, gestionar y proteger grandes volúmenes de datos, permitiendo el acceso a la información desde cualquier lugar con conexión a internet. Los datos se almacenan en estos servidores y se puede acceder a ellos a través de internet, utilizando interfaces en web o aplicaciones diseñadas. La mecánica de todo servicio de alojamiento de archivos es la siguiente: el proveedor suministra una infraestructura de TI (tecnología de la información) con la que gestiona los servidores de modo seguro.

El proceso de almacenamiento de datos se basa en:

• Carga de archivos: subir los archivos desde un dispositivo a la nube.
• Almacenamiento y replicación: se almacena en múltiples ubicaciones para garantizar la seguridad y disponibilidad.
• Acceso remoto y fácil: se accede a los archivos desde cualquier dispositivo autorizado.
• Sincronización automática: permite mantener los datos actualizados en tiempo real.

¿Para qué Sirve el Almacenamiento en la Nube en las Empresas?

Su principal función es mantener la información centralizada y resguardada. Esto favorece el trabajo en conjunto entre áreas, evita confusiones por archivos duplicados y acelera procesos administrativos. El servicio de almacenamiento en la nube ofrece una serie de beneficios, como la optimización de las operaciones y la administración de datos diarias en una empresa, sin tener que invertir en una infraestructura costosa en almacenar datos. Cuando las áreas acceden rápido y de forma segura a la información, los procesos se agilizan y el equipo trabaja con mayor confianza.

Las principales utilidades de este tipo de servicios son:

• Acceso remoto y colaborativo: el acceso a los archivos almacenados es remoto y permite a los empleados trabajar en ellos desde cualquier lugar. Además, es colaborativo: el acceso a ellos es global para todos aquellos a quienes permitas acceder.
• Reducción de costes: contar con un servicio de almacenamiento en la nube te permite reducir costos en servidores físicos, ya que el proveedor se encarga de la gestión y el almacenamiento de los datos.
• Seguridad de los datos: se pueden realizar copias de seguridad automáticas, además de proteger archivos valiosos ante fallos técnicos o ciberataques. Eso sí, ten en cuenta que el acceso a estos datos debes gestionarlo con el mayor cuidado posible, a través de contraseñas y verificaciones.

Tipos de Almacenamiento en la Nube

No todas las nubes de almacenamiento funcionan igual. Existen tipos de almacenamiento de datos según el modelo de implementación, el tipo de almacenamiento empleado y el acceso.

Según la implementación:

1. Nube Pública: Esta es la más conocida, sobre todo para las empresas pequeñas. Gestionada por un proveedor externo. En una nube pública tanto el hardware como el software son propiedad del proveedor de nube, que también los administra. En este tipo de alojamiento en la nube se comparte el mismo hardware, almacenamiento y dispositivos de red con otros “inquilinos” de la nube. El proveedor posee y administra toda la infraestructura en la nube (hardware y software) y la entrega a través de Internet como un servicio en la nube. Imagine la nube pública como un gran complejo de apartamentos. El CSP es el propietario, mientras que los clientes individuales y empresariales que utilizan el servicio son los inquilinos. Compartir estos recursos le traerá muchos beneficios, ya que tendrá un cumplimiento alto de las normas del sector, y las inversiones en infraestructura son una de las cualidades que más atrae clientes.
2. Nube Privada: Exclusiva para tu organización. A diferencia de la nube pública, que se basa en el uso compartido de recursos, la nube privada es solo para el uso de una organización. Es una alternativa ideal para empresas más grandes con datos críticos que necesitan seguridad adicional. La infraestructura puede estar con un proveedor externo o en las instalaciones. Independientemente de ello, el hardware y los servicios son exclusivos para la organización. El modelo de nube privada es costoso en comparación con uno público porque es necesario que sea propietario y administre su centro de datos y equipo de TI.
3. Nube Híbrida: Combina ambos tipos. Una nube híbrida se combina las dos anteriores, por lo que los datos y las aplicaciones se pueden transferir entre nubes públicas y privadas para ganar más flexibilidad y opciones de implementación según las necesidades del momento. El sistema híbrido usa nubes públicas y privadas. Es decir, mientras su equipo de TI administra una sección de la nube internamente, el resto se administra fuera de las instalaciones. Este modelo cierra la brecha entre la nube pública de baja seguridad y la nube privada de alta seguridad. La mayoría de las empresas pueden usar la nube pública para algunos aspectos de su trabajo que no son confidenciales, como los correos electrónicos. Sin embargo, estas empresas aún necesitan un servicio de nube privada para almacenar sus registros de datos, de ahí la solución de nube híbrida.
4. Nube Comunitaria: Esta infraestructura en la nube permite el acceso a los datos desde diferentes organizaciones o departamentos. Este esfuerzo colaborativo permite compartir infraestructura entre varias entidades de una comunidad específica que tiene preocupaciones comunes (cumplimiento, seguridad, jurisdicción, etc.), y puede administrarse internamente o delegarse a un tercero. Por ejemplo, distintas sucursales de una misma empresa que se encuentran en localidades diferentes.

Según el tipo de almacenamiento de datos:

1. Almacenamiento en bloque o block storage: se manejan los datos en bloques individuales, ideales para bases de datos y aplicaciones empresariales.
2. Almacenamiento en archivos o file storage: los datos se organizan en una estructura jerárquica de carpetas y archivos, como en servidores NAS.
3. Almacenamiento en objetos (object storage): se utiliza metadatos para administrar los datos no estructurados, como imágenes, videos y copias de seguridad, como Amazon S3.

Según el tipo de acceso y uso:

1. Almacenamiento gratuito: el almacenamiento de nube gracias a proveedores con espacio limitado sin costo, como Google Drive.
2. Almacenamiento de pago: espacio de almacenamiento ampliado con funciones avanzadas y seguridad mejorada.
3. Almacenamiento de respaldo o backup cloud storage: almacenamiento diseñado para copias de seguridad y recuperación tras eliminación por equivocación.
4. Almacenamiento de alto rendimiento: diseñado para aplicaciones que requieren acceso rápido a datos, como servidores y bases de datos empresariales.
5. Almacenamiento en línea móvil: permite almacenar y administrar archivos, fotos, videos y música desde dispositivos móviles (tablets, laptops y smartphones). Hoy en día, muchos dispositivos móviles nuevos están equipados con almacenamiento en línea precargado y configurado que se puede usar para hacer respaldos de los archivos.

Ventajas del Almacenamiento en la Nube

El uso del almacenamiento en la nube conlleva una serie de ventajas y beneficios paras las empresas y usuarios que lo implementen.

• Reducción de costes operativos: Es más probable que su empresa reduzca los costos operativos usando servicios basados en la nube que utilizando discos duros externos o soluciones de alojamiento internas. También se elimina el costo del tiempo empleado para hacer manualmente las copias de seguridad de rutina. No es necesario gastar más dinero en servidores adicionales que son costosos de mantener. El mayor pro del almacenaje cloud es no tener que comprar ni administrar ningún tipo de hardware propio. Los servicios en la nube suelen incluir actualizaciones automáticas y mantenimiento a cargo del proveedor, lo que significa que las pymes no necesitan destinar recursos para gestionar estos aspectos.
• Accesibilidad a los archivos: Con el almacenamiento local, solo puede acceder a sus archivos o datos desde una ubicación en particular. Sin embargo, con el almacenamiento en línea, los dispositivos que usa a diario se convierten en puntos de acceso. Por lo tanto, puede acceder a todos los archivos, fotos, aplicaciones, videos y carpetas en la nube desde cualquier lugar del mundo. Por supuesto, debe tener acceso a internet y las credenciales necesarias.
• Seguridad y copias de respaldo: Quizá la ventaja más significativa de usar el almacenamiento en línea es que tiene la garantía de una solución de copias de seguridad en caso de que algo salga mal y sus datos se pierdan o se corrompan durante una recuperación después de un desastre. La mayoría de los proveedores de servicios en la nube (CSP, Cloud Service Provider) agregan capas de seguridad adicionales a sus servidores y protocolos para proteger todos los datos almacenados contra ataques físicos o hackeos externos.
• Colaboración eficiente: Enviar docenas de correos electrónicos para compartir archivos es engorroso. La nube facilita la sincronización y el uso compartido de uno o varios archivos con varios destinatarios. Además, los servicios de almacenamiento permiten colaborar con compañeros y ofrecen capacidades de edición a los usuarios autorizados.
• Liberación de espacio de almacenamiento local: Una vez que mueve los datos a la nube, libera espacio en los dispositivos y hardware locales.
• Escalabilidad y flexibilidad: En general, estos sistemas de almacenamiento son escalables y se adaptan a las necesidades de las empresas, siendo accesibles desde cualquier sitio. El almacenamiento en la nube puede aumentarse o reducirse según las necesidades de los usuarios. Los servidores ofrecen la posibilidad de aumentar el almacenamiento según el crecimiento de tu negocio.
• Tecnología avanzada y actualizaciones constantes: El uso de un servicio de almacenamiento en la nube te da acceso a las innovaciones más recientes en gestión de datos, seguridad y almacenamiento, que los proveedores de servicios en la nube actualizan constantemente.

Desventajas del Almacenamiento en la Nube

Pese a las favorables ventajas de almacenamiento en la nube, su servicio puede incurrir en ciertas desventajas relacionadas con los límites de los proveedores.

• Dependencia de la conexión a Internet: Debe tener una conexión a Internet para obtener acceso a la nube. Si ejecuta las copias de seguridad durante el horario laboral, el uso intensivo de internet afectará el rendimiento de todas las actividades que requieran internet.
• Limitaciones de velocidad y ancho de banda: Las velocidades máximas de ingesta pueden ser más limitadas con el almacenamiento en línea y el ancho de banda de internet que en su red o disco local. Aun así, eso no causaría problemas al hacer copias de seguridad de servidores de archivos y estaciones de trabajo, ya que las copias se hacen en segundo plano mientras los empleados siguen trabajando. Sin embargo, las aplicaciones especializadas, como las bases de datos (por ejemplo, Microsoft SQL Server), pueden verse afectadas debido a los largos tiempos que toma hacer las copias de seguridad.
• Tiempos de restauración: Restaurar todo el servidor después de una falla o daño puede llevar más tiempo, pero la restauración de archivos individuales es rápida. Lo importante es asegurarse de cumplir con sus objetivos de tiempo de recuperación. Si esto no es posible, puede considerar hacer copias de seguridad híbridas en sus servidores críticos y enviar las copias tanto a la nube como al almacenamiento local.
• Riesgos de credenciales de inicio de sesión: Tenga cuidado con el manejo inadecuado de las credenciales de inicio de sesión, ya que si las extravía y alguien obtiene acceso a su id. de usuario y contraseña, puede acceder a su cuenta. Debe usar contraseñas complejas que nadie más pueda adivinar y evitar guardarlas en dispositivos como discos duros o memorias portátiles.
• Control limitado sobre los datos: Incluso si tiene una buena relación con su CSP, siempre habrá un problema: un tercero maneja sus datos. Esto significa que tendrá un control limitado sobre los datos si opta por un CSP público.
• Costos a largo plazo: El almacenamiento en la nube es económico al principio, pero mientras más escale tu negocio mayor almacenamiento necesitarás, por lo que a largo plazo puede suponer un coste.

Seguridad en la Nube Empresarial

Los servicios de almacenamiento en línea confiables protegen sus datos detrás del cifrado y requieren una contraseña para obtener acceso. La seguridad de los datos almacenados en la nube depende de la solución de almacenamiento en línea que utiliza. Los proveedores de nube almacenan sus copias de seguridad en varias ubicaciones con diferentes fuentes de electricidad para evitar la pérdida de datos. Estos centros de datos utilizan sistemas sofisticados con generación eléctrica de emergencia, detección de humo y protección contra incendios. Además, cuentan con muchas defensas, refuerzos y protección interna para evitar intrusiones, robo de software de almacenamiento o destrucción física por parte de empleados inconformes. Los sistemas en la nube utilizan procesos de autenticación como contraseñas y nombres de usuario para limitar el acceso, proteger sus datos y evitar el acceso no autorizado. El cifrado de datos y la autenticación de varios factores también se usan para proteger los datos interceptados en movimiento o robados del servidor. Sin embargo, las contraseñas pueden hackearse, y un empleado deshonesto puede obtener acceso a las claves de cifrado de sus datos.

Entonces, ¿sus datos están seguros en la nube? Bueno, la verdad es que ningún proveedor de servicios en la nube puede garantizar una seguridad de datos del 100%. Hay gobiernos a los que se les ha señalado por el mal uso de datos que se encontraban en una nube privada. Sería prudente no almacenar información confidencial personal o de la empresa en la nube. Aunque todos los sistemas de almacenamiento en línea evitan que los datos se pierdan debido a incendios, huracanes, inundaciones y averías informáticas, su información sigue siendo vulnerable porque está en manos de terceros. Además, el almacenamiento en línea es más confiable cuando se usa junto con otro sistema de almacenamiento (por ejemplo, Google Drive). Aunque los servicios de almacenamiento en línea pueden no ser 100% seguros, sus beneficios superan ampliamente al riesgo potencial.

Comparativa de Servicios de Almacenamiento en la Nube para Empresas

Existen varios proveedores de almacenamiento en la nube que garantizan el servicio para empresas. Con la multitud de proveedores de servicios de nube empresarial (CSP, Cloud Service Providers) en el mercado, debe pensar muy bien a la hora elegir un proveedor que le ofrezca la cantidad máxima de ancho de banda y almacenamiento de bajo costo, y a la vez que mantenga sus datos seguros. A continuación, se detallan algunos de los más populares:

Otros servicios en la nube útiles para PYMES:

Además de los servicios SaaS, IaaS y PaaS, existen otros tipos de servicios en la nube que pueden ser de gran utilidad para las pymes:

• Software como Servicio (SaaS): Proporciona acceso a software y aplicaciones a través de internet sin necesidad de instalaciones locales (ej: Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce).
• Infraestructura como Servicio (IaaS): Permite a las pymes alquilar recursos informáticos en la nube como servidores, almacenamiento y redes (ej: Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP)).
• Plataforma como Servicio (PaaS): Es una plataforma de desarrollo en la nube que permite a las pymes crear, gestionar y ejecutar sus propias aplicaciones (ej: Heroku, Google App Engine, IBM Cloud Foundry).
• Copias de seguridad y recuperación de datos: Servicios como Carbonite y Backblaze garantizan que los datos importantes estén protegidos y puedan recuperarse en caso de pérdida.
• Servicios de seguridad en la nube: Empresas como Cloudflare y Norton ofrecen protección avanzada contra amenazas cibernéticas, ayudando a las pymes a mantener sus datos seguros.

Cómo Elegir el Mejor Servicio de Almacenamiento en la Nube para tu Empresa

Para poder contar con el mejor servicio de almacenamiento para tu empresa debes tener en cuenta una serie de factores:

• Precio y capacidad de almacenamiento: al momento de elegir el proveedor de almacenamiento debes preguntarte cuánta capacidad de almacenamiento necesitas en tu empresa y qué servidores te lo garantizan.
• Seguridad y protección de datos: también debes evaluar las políticas de protección de datos de los proveedores, la facilidad de accesos que ofrecen y la garantía de seguridad de los datos. Toda solución digital debe ir acompañada de buenas prácticas.
• Integración con herramientas digitales: comprueba que el almacenamiento en la nube sea compatible con las herramientas y software que utilicen en la empresa.
• Durabilidad y disponibilidad: No dependerás de los datos de un único proveedor gracias al estándar S3 (Simple Storage Service), y la transferencia de datos será posible en cualquier momento independientemente del proveedor que elijas.
• Soporte técnico: Es importante contar con asistencia técnica de calidad que pueda resolver cualquier incidencia.

Si tienes en cuenta estos factores, podrás seleccionar el servicio de almacenamiento en la nube que mejor se adapte a tu empresa y sus usuarios. El almacenamiento en la nube es solo una pieza del rompecabezas digital.