Actores clave en la implementación de un sistema ERP: roles y funciones esenciales

La implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una tarea compleja que involucra no solo al proveedor del sistema o al consultor de implementación, sino también a la organización cliente de manera significativa. Comprender las responsabilidades es crucial para asegurar el éxito del proyecto ERP.

Un sistema ERP ha dejado de ser una opción para convertirse en la piedra angular de cualquier negocio. Hablamos de programas que alojan toda la información corporativa en una base de datos cloud. Los errores se reducen, el acceso a datos de interés es inmediato y el control administrativo se consolida. Su integración debe ser ejemplar.

La implementación de un ERP es una decisión estratégica, no operativa, y por ello, ha de estar implicado todo el núcleo directivo de la organización. Las estrategias de implementación de un ERP son claves para poder activar al resto del equipo y hacerles ver la importancia de que dicho proyecto llegue a buen puerto. Es importante realizar un adecuado plan de comunicación a los miembros de la empresa, por parte del equipo directivo o CEO, además de definir los roles en la empresa.

El proceso de implementación de un ERP implica involucrar a muchas personas, ya sea directa o indirectamente. Seleccionar adecuadamente el perfil y rol del personal que conforma el equipo de implantación es crucial para realizar una implantación con éxito. Es fundamental asegurar que las responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y área de experiencia.

Engañosamente simple, esta es la fórmula para una implementación exitosa: las personas adecuadas, con las habilidades adecuadas, siguiendo los pasos correctos. Asegúrese de comenzar su planificación de ERP junto con el proceso de selección del equipo.

La siguiente tabla resume los principales actores y sus funciones en un proyecto de implementación de ERP:

El rol del ERP Project Manager

El ERP Project Manager es el responsable de liderar el proceso de implementación de un software ERP de gestión empresarial. Debe ser una persona que conozca muy bien el sector de actividad al que va destinado el ERP y conocer también perfectamente los procesos de negocio de la empresa en la que se está realizando la implantación, con la amplitud de miras suficiente para proponer mejoras en dichos procesos de negocio aprovechando las ventajas que le proporciona la implantación de la ERP.

En muchas ocasiones se intenta cometer el error de pretender adaptar al milímetro el funcionamiento de la ERP a los procesos de funcionamiento de la empresa con el pretexto de que siempre se ha trabajado de la misma forma. Es conveniente replantearse el funcionamiento actual de cada uno de los procesos de negocio con el objetivo de mejorar su eficacia y eficiencia.

Habilidades del ERP Project Manager

• Comunicación: Saber exponer los objetivos del proyecto con claridad, explicar las tareas para que todos los miembros del equipo entiendan exactamente lo que se espera de ellos, informar sobre los avances del proyecto. Una buena comunicación es garantía de obtener resultados, así como un compromiso por parte del equipo.
• Liderazgo: La implantación de un ERP requiere tratar con distintos interlocutores (equipo, proveedor, directivos…). Debe saber motivar, delegar, pero sin perder la visión del estado del proyecto, hacer que todo el equipo trabaje hacia el mismo objetivo, en definitiva, conseguir que el proyecto sea un éxito.
• Resolución de conflictos: En todo proyecto, cada departamento trata de obtener mayores beneficios para su área. La tarea del ERP Project Manager es saber neutralizar los conflictos y crear un buen entorno de trabajo.
• Capacidad de Organización y de Gestión del tiempo: Un buen ERP Project Manager debe ser una persona muy organizada. Le corresponde la misión de distribuir las tareas entre los miembros del equipo y decidir cómo gestionar los plazos y el tiempo que se destina a cada tarea.

Además de las mencionadas, hay otras habilidades que también son importantes en un buen ERP Project Manager como la capacidad de trabajar en equipo, saber delegar o la atención al detalle.

Funciones del ERP Project Manager

• Planificación: Planificar los tiempos, los objetivos, los costes en que se va a incurrir y los recursos que van a involucrarse en el proyecto.
• Gestión del proyecto: Gestionar y controlar los riesgos que pueden surgir durante la implantación del sistema ERP. Localizar errores y proponer soluciones.
• Evaluación de los objetivos: Una vez definidos los objetivos, deberá comprobar su viabilidad. En ocasiones es necesario redefinirlos o introducir nuevos objetivos.
• Análisis de procesos: Analizar todos los procesos de negocio en los departamentos que se han visto involucrados en la implantación del ERP.
• Control de presupuesto: Hacer el seguimiento económico de la implantación del proyecto.
• Responsabilidad del equipo: Organizar roles, responsabilidades y tareas de cada uno de sus miembros.
• Comunicación: Debe saber comunicar los objetivos y retos de la implantación de un sistema ERP a todos los trabajadores de la empresa para que se involucren en el proceso.

Responsabilidades de la empresa cliente

Aunque un implementador puede guiar y asistir en muchos aspectos técnicos, hay responsabilidades que recaen exclusivamente en la empresa que implementa el sistema. Desde la gestión del cambio hasta la capacitación de usuarios y la evaluación post-implementación, estas tareas requieren un compromiso activo y continuo por parte de la empresa para asegurar una implementación exitosa y el logro de los beneficios deseados del sistema ERP.

1. Definición del alcance del proyecto

La empresa debe definir claramente el alcance del proyecto ERP. Esto incluye determinar las áreas del negocio que el ERP deberá cubrir, los procesos específicos que necesitan automatización o mejora, y los resultados esperados del proyecto.

2. Gestión del cambio organizacional

Implementar un ERP no es solo una cuestión tecnológica; implica cambios significativos en la forma en que la empresa opera diariamente. Es importante realizar un adecuado plan de comunicación a los miembros de la empresa, por parte del equipo directivo o CEO, además de definir los roles en la empresa.

3. Limpieza y migración de datos

Antes de migrar los datos al nuevo sistema ERP, la empresa debe asegurarse de que todos los datos estén limpios, actualizados y formateados correctamente. Esto incluye la eliminación de datos obsoletos o innecesarios, la corrección de errores y la consolidación de datos de diversas fuentes.

4. Capacitación de usuarios

Aunque el implementador puede proporcionar algunas formaciones técnicas, la responsabilidad de asegurar que todos los usuarios finales estén adecuadamente capacitados para utilizar el nuevo ERP recae en la empresa. El 70% de los problemas que podemos encontrarnos durante una implantación se deben a una mala o nula capacitación.

5. Pruebas y validación

Es importante realizar las primeras pruebas de la configuración inicial, así como de cualquier desarrollo e integración realizada con el fin de testear que todo funciona correctamente. Los miembros del equipo responsable del proyecto tienen que hacerse con el software como herramienta de gestión diaria. Cada uno de los responsables de las diferentes áreas del ERP tendrá la función de testear, validar y descubrir los puntos claves para el desempeño de su trabajo.

6. Continuidad del negocio y contingencias

La empresa debe desarrollar y mantener planes de continuidad del negocio y contingencias para gestionar cualquier interrupción durante la implementación del ERP.

7. Evaluación post-implementación

Una vez implementado el ERP, la empresa debe evaluar activamente el rendimiento del sistema en relación con los objetivos del proyecto. Se hace un análisis de que todo se haya realizado correctamente y se establecen mecanismos de control y/o medición para hacer un seguimiento del uso de la solución.

La medida definitiva de la eficacia del equipo del proyecto es, por supuesto, una implementación exitosa, completada a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, las mediciones intermedias son igualmente importantes.

Fases de implementación de un ERP

Las fases de implementación, a veces, son como un gran agujero negro en el que las empresas se adentran sin tener claros los pasos a dar. Este es un elemento clave que cualquier empresa debe demandar de su proveedor de servicios, ya que de ello depende que el proyecto llegue a buen puerto o que se eternice en fases desconocidas y tiempos indeterminados.

1. Definición de la fase inicial

Cuando una empresa se plantea cómo implementar un ERP, es clave conocer el negocio de la empresa en la que se va a poner en marcha con el fin de entender muy bien su funcionamiento y sus puntos estratégicos. Para ello, lo usual, es que cada consultor disponga de una check-list con los principales puntos a tratar dentro de los módulos que más afecten a la implementación.

En este punto, los consultores de negocio entran a comprender cómo funciona la compañía, realizando un análisis de las funcionalidades necesarias para la empresa. De esta forma se determinará claramente el alcance que se espera del proyecto, así como lo que se incluirá en esta fase inicial y lo que se llevará a fases posteriores de trabajo.

2. Planificación global del proyecto

Una vez aprobado el proyecto es clave establecer una planificación global del proyecto y el calendario de trabajo que hay que desarrollar, por ambas partes. En este punto se considerarán todas las fases del proyecto, con fechas de inicio y fin. Así como las áreas empresariales implicadas: finanzas, compras, ventas, producción,… y los usuarios que lideran cada fase dentro del proyecto.

3. Configuración y parametrización

Para la implementación del ERP se deben seguir las premisas establecidas en el punto 2, con el fin de alinearse con los puntos críticos de la empresa. La parametrización es el proceso de adecuación del programa a los requisitos previamente planteados.

4. Pruebas de aceptación del usuario (UAT)

Antes de ir a producción, es importante probar que el sistema funciona correctamente. Para ello se definen los diferentes escenarios y tareas de cada departamento y se prueban en el sistema. Esta prueba de aceptación de usuario debe cubrir todos los escenarios y funcionalidad. El objetivo principal es que tras la puesta en marcha, los usuarios del sistema se sientan cómodos y les facilite el día a día de sus tareas diarias.

5. Puesta en marcha (Go-Live)

Como su propio nombre indica, en este momento es cuando el sistema se pone en funcionamiento el sistema ERP y se activa el servicio de soporte para cualquier incidencia que pueda surgir.

6. Post-implementación y soporte

La última etapa tiene lugar -de forma continuada- cuando ya se está trabajando en el nuevo ERP para asegurar que su empresa y el sistema tiene el mantenimiento y soporte que necesita. El trabajo del responsable de la implementación de un ERP puede continuar con el paso del tiempo. Además, la tecnología evoluciona verdaderamente rápido.

Importancia de la participación del usuario

Cabe repetir este punto: el éxito de su implementación reside en que la comunidad de usuarios se sienta dueña del sistema. Si los usuarios forman parte del proceso desde el principio, tendrán un mayor sentido de responsabilidad sobre su éxito -ya que fue idea suya, al menos en parte, elegir ese sistema en particular y configurarlo como se hizo-.

El factor “¿en qué me beneficia a mí?” también es importante para lograr ese sentido de propiedad. Cada usuario debe ver los beneficios del nuevo sistema -sea facilidad de uso, comodidad, más confianza en la precisión de la información, capacidad para lograr más cosas y tener mayor impacto sobre la organización, o la reducción de estrés, horas extra y frustración-. Algunos de estos beneficios “blandos” son importantes para motivar a los usuarios a adoptar el sistema y convertirlo en un éxito.