Albaranes y Facturas: Guía Esencial para PYMES y Autónomos

Tanto el albarán como la factura son documentos comerciales que se usan en la mayoría de operaciones mercantiles. Estos documentos están presentes en cualquier transacción comercial y, por esta razón, suelen confundirse de manera bastante común. Si perteneces al mundo de los negocios, ya sea en calidad de autónomo o PYME, seguramente alguna vez te han surgido dudas sobre cuándo o cómo utilizar los diferentes documentos mercantiles que existen en la actualidad: recibo, albarán, factura, etc. Es cierto que todos ellos ofrecen garantías a la hora de realizar una transacción, pero tienen muchas diferencias entre sí. No es lo mismo una factura y un albarán, aunque ambos son necesarios para el buen funcionamiento de las empresas. En este artículo vamos a encargarnos de que este debate quede zanjado cuanto antes, porque aquí no hablamos de huevos y de gallinas, hablamos de facturas, de albaranes y de su relevancia a nivel fiscal y mercantil. ¡No solo debes conocerlos, debes dominarlos!

¿Qué es un Albarán?

Un albarán, también conocido como nota de entrega, es un documento mercantil que tiene como objetivo garantizar y probar que se ha entregado un pedido o se ha prestado un servicio. Confirma que un producto llegó a su destinatario, o la correcta realización de un servicio. Este documento, por lo tanto, también se utiliza para expresar inconformidad por parte del comprador a la hora de recibir su producto o servicio.

Lo emite el proveedor y lo firma el cliente, dejando constancia de que los servicios contratados se han llevado a cabo correctamente. Gracias a él, el vendedor sabe que su producto ha llegado correctamente al destinatario y que puede, por tanto, generar la factura correspondiente a la venta o a la contratación. Asimismo, el cliente corrobora que la mercancía está en perfectas condiciones, o que el servicio funciona como es debido.

El albarán es un documento cuya función consiste en acreditar la entrega de mercancías o prestación de un servicio. Lleva la fecha del día de la entrega del producto o servicio al cliente y sirve como prueba de que los clientes han recibido los productos o servicios.

Es un recurso muy útil, por ejemplo, en situaciones en las que una transacción se repite con frecuencia en un mismo periodo de tiempo. Recurrir a las notas de entrega o albaranes resulta muy práctico cuando llevamos a cabo operaciones comerciales, ya que ofrece seguridad y garantías a todos los implicados en la transacción. ¿Sabías que en el sector logístico recurren muchísimo a este documento?

El abogado y vicepresidente de ATA, Alberto Ara, describe el albarán como "un documento mercantil, interno y de comprobación" que "se utiliza para reflejar que se ha cumplido con la entrega de los bienes". Sin embargo, "no vale como justificante de una operación".

Existen varios implicados a los que les interesa emitir o recibir un albarán de entrega. El vendedor o proveedor es quien lo emite, y le sirve para tener constancia de que el pedido (o servicio prestado) se ha entregado correctamente. El comprador o cliente es quien lo recibe, y le sirve para acreditar que lo que le ha sido entregado coincide con lo solicitado. El comprador, que es quien recibe y revisa el producto o servicio, firma el albarán y se queda con el documento original. El proveedor y/o la empresa de logística, disponen a su vez de una copia del original.

El documento se suele generar de forma autocopiativa, quedándose normalmente el emisor con el papel original. Debe ser firmado por el receptor y por el emisor una vez haya sido entregado, pues en caso contrario no tendría ninguna validez.

Datos Esenciales de un Albarán

De forma similar a las facturas, un albarán tiene que contener datos del cliente y del proveedor. Sin embargo, no es necesario que figuren todos los datos del cliente, a veces basta con solo indicar su nombre y/o dirección. Sí debe quedar reflejado con claridad quién es el proveedor y, por supuesto, recopilar las mercancías o servicios que se han contratado. Estos son los datos concretos que deben figurar en un albarán válido:

• Indicación clara de que es un albarán.
• Nombre, NIF y domicilio del vendedor o entidad vendedora.
• Nombre, NIF y domicilio del comprador (no siempre es necesario).
• Número de albarán, con una serie propia.
• Fecha de emisión del documento.
• Lugar y fecha de entrega de la mercancía o servicio.
• Descripción de los productos entregados con sus correspondientes cantidades.
• Firma y sello del receptor.

También es recomendable que el albarán recoja el precio sin impuestos de la compra. Con el precio registrado, se reduce la probabilidad de desajustes o de desencuentros entre las partes.

Tipos de Albaranes

Los albaranes se diferencian en dos tipos dependiendo de la información que se incluya, especialmente si se incorpora o no el precio del producto o servicio en el documento. En principio, el tipo de albarán que se debe utilizar en cada caso dependerá de aspectos como la información que solicite el cliente o la política de facturación del vendedor.

• Albarán Valorado (o Validado): Es aquel que incluye el precio por separado de cada mercancía, los posibles descuentos aplicados, el IVA y el valor total de la transacción. Este tipo de albarán no suele ir acompañado de la factura de forma inmediata, ya que la facturación se hace posteriormente a la entrega del producto.
• Albarán Sin Valorar (o No Validado): Este tipo de albarán no incluye ningún tipo de precio, ni el individual ni el total. Se trataría de una simple descripción de los productos o servicios entregados. Va acompañado de la factura, que es la que ya incluye los precios obviados.

Objetivamente, ninguno de los tipos de albarán tiene prevalencia sobre el otro; su elección dependerá de las necesidades específicas de cada proveedor.

Validez Fiscal y Conservación del Albarán

El albarán no demuestra en ningún caso que se haya producido el pago de la mercancía, tan solo su entrega. Es importante tener en cuenta que el albarán únicamente justifica que se ha llevado a cabo la transacción, pero en ningún caso confirma que el pago del producto o servicio prestado se haya efectuado. Eso sí, aunque pueda servir como justificante de una transacción, nunca justifica el pago de dicho servicio o mercancía. No tiene validez fiscal.

El albarán no tiene validez fiscal, por lo que no es posible utilizarlo para justificar impuestos o exenciones fiscales. Al introducir el precio en los albaranes es opcional, con este tipo de documento no se puede deducir ningún impuesto ya que no es un documento con validez para justificar un gasto ante Hacienda. El albarán no tiene un valor fiscal ni en sí mismo supone una obligación de pago.

Aunque el albarán no es un documento obligatorio en todos los casos, a efectos legales y comerciales sí tiene algunas implicaciones. En el caso de los albaranes, al no tener una validez fiscal, no es obligatorio crearlos y almacenarlos, pero sí es conveniente para evitar malos entendidos y discrepancias en los envíos.

Sin embargo, hay un caso muy importante en el que sí que debes conservar los albaranes: cuando en la factura final se hace referencia a uno o varios albaranes, pero únicamente los menciona y no se incluye la información completa que aparece en ellos. En este supuesto, el propio albarán pasa a ser también obligatorio, en tanto que se necesita para dar validez a la factura que la Administración considerará al momento de decidir si hay irregularidad o no. Sin albarán, la factura no podrá ser utilizada como documento garante de ninguna deducción de gastos. Asimismo, en la tributación del IVA será completamente ignorada al no contar con la información vital que debe poseer. Este supuesto suele darse cuando hay facturas recapitulativas: aquellas que incluyen información relativa a distintas operaciones de distintas fechas, dentro de un mismo mes natural y a un mismo destinatario.

Es cierto que, aunque no estemos obligados a conservar los albaranes en algunas ocasiones, se recomienda guardarlos un tiempo de cara a posibles reclamaciones. Pueden ser útiles para demostrar la conformidad expresa en el momento de la entrega.

El albarán se ha de conservar el mismo tiempo que estipula la ley para la factura: durante al menos cuatro años para fines fiscales, tiempo en el que Hacienda podrá inspeccionarlos si es necesario. A efectos mercantiles, deben guardarse durante seis años. Hay que recordar que al momento de realizar las declaraciones correspondientes frente al fisco, el albarán siempre debe ser presentado de forma adjunta a las facturas para asegurar su validez.

¿Qué es una Factura Ordinaria?

Las facturas, por su parte, son documentos emitidos por la empresa suministradora del bien o servicio donde se registra toda la información de una transacción mercantil. Una factura ordinaria, o factura completa, es un documento con fines tributarios que acredita la realización de una operación comercial. Concreta el precio de los productos o servicios ofrecidos por un proveedor y por los que el cliente debe pagar en la fecha indicada en ella.

La factura tiene unas connotaciones diferentes al albarán. Se trata de un documento fiscal y mercantil, de carácter obligatorio en la mayoría de transacciones comerciales entre empresas y autónomos y particulares. Eso implica que tiene efectos tributarios.

Además, en la factura consta toda la información de esta transacción, puesto que incluye, entre otras cosas, la identificación fiscal tanto del proveedor como del cliente, los detalles de la operación y los impuestos. Son obligatorias para las empresas y profesionales, ya que justifican cada operación económica que estos realizan. Una factura tiene validez fiscal y contable.

Cabe destacar que también existen otros tipos de facturas, como la factura simplificada, que equivale a los tickets de compra y no permite deducir el IVA.

Datos Esenciales de una Factura Ordinaria

Una factura ordinaria debe reflejar todos los datos relacionados con la operación a la que está vinculada. Además, es obligatorio que cumpla unos requisitos clave para ser válida a ojos de Hacienda, y ser transparente para que el cliente sepa con claridad cuánto paga y por qué lo hace. Estos son los datos que debe tener una factura completa:

• Número de factura, siguiendo una serie propia y correlacionada con el resto para facilitar su identificación.
• Fecha de emisión de la factura.
• Fecha de vencimiento de pago.
• Nombre, NIF y domicilio del vendedor o entidad vendedora.
• Nombre, NIF y domicilio del comprador.
• Método y condiciones de pago.
• Concepto con productos y/o servicios junto con sus respectivos precios, incluyendo la base imponible.
• Importe total de pago e impuestos vinculados (IVA, retención del IRPF si corresponde).

Validez Fiscal y Conservación de la Factura

Las facturas sí tienen validez fiscal y, por tanto, deben conservarse. Son necesarias para la contabilidad del profesional o del negocio. A diferencia del albarán, las facturas deben permanecer guardadas al menos durante cuatro años para inspecciones fiscales y seis años a efectos mercantiles.

Principales Diferencias entre un Albarán y una Factura

Ahora que ya conoces las claves de ambos documentos, es fundamental entender sus diferencias. La principal la encontramos en su función y su valor legal en las transacciones comerciales. Ambos pueden servir como comprobante de que el vendedor ha enviado o entregado los productos y el comprador los ha recibido, pero solo la factura tiene valor para Hacienda como justificante de la operación.

A continuación, detallamos las diferencias más relevantes:

• El albarán no tiene validez fiscal ni contable y no se puede usar para justificar impuestos o exenciones fiscales; la factura sí.
• Las facturas deben incluir precios e impuestos (IVA, IRPF, etc.); en los albaranes, estos datos no deben aparecer, salvo que sean albaranes valorados donde son opcionales.
• La factura siempre se emite después de la entrega de los productos o servicios, una vez validado el albarán.
• El albarán no deja constancia del pago, solo de la entrega del servicio o la mercancía; la factura sí concreta el precio y la obligación de pago.
• Las facturas son necesarias para la contabilidad del profesional o del negocio; los albaranes son para el control de stock, inventario y la justificación operativa de las entregas.
• Un albarán no tiene por qué conservarse obligatoriamente, excepto si se hace referencia expresa a él en una factura; la factura sí debe permanecer guardada al menos durante 4 a 6 años.

Tabla Comparativa: Albarán vs. Factura

Para facilitar la comprensión, presentamos una tabla resumen con las principales diferencias:

¿Cuándo Utilizar un Albarán o una Factura?

Ya hemos visto cuáles son sus diferencias principales, y eso ya va dejando claro cuándo se tiene que usar cada documento. Lo curioso es que ambos van de la mano, porque la factura no se entrega hasta después de haberse enviado el albarán.

El albarán se debe utilizar siempre que se haga el envío de una mercancía o se brinde un servicio. Va junto a cualquiera de estos para que el cliente firme el documento e indique que está conforme y que todo ha llegado como debía, o que el servicio cumple con las condiciones establecidas. El albarán se usa cuando se envían productos o servicios al cliente.

La factura, por su parte, se hace cuando ya se ha validado el albarán. Después de comprobar que todo ha procedido de forma adecuada, se emite la factura para que el cliente pague por los productos o servicios contratados. Este es el orden natural del día a día de cualquier autónomo o empresa, y no se puede ni se debe alterar. ¡Sin el albarán es imposible reclamar el pago con la factura!

La Importancia de un Software de Gestión para Albaranes y Facturas

Un elemento de gran importancia que debes gestionar en tu negocio son las facturas y albaranes. Hemos visto qué diferencia hay entre un albarán y una factura, y ahora es importante saber en qué medida tu empresa debería utilizar un software para gestionar estos documentos.

En algunas ocasiones, las empresas utilizan documentos de Word o Excel para generar sus facturas y albaranes, pero debes tener en cuenta que cada vez es más importante que tu empresa empiece a dar pasos hacia la utilización de un software específico de facturación.

La gran mayoría de las infracciones fiscales se producen por errores involuntarios de los implicados. El papeleo no resulta sencillo cuando hay que responder frente a Hacienda, y la presencia de la factura y el albarán no hace más que complicarlo. De hecho, una de las causas más habituales de multa entre los trabajadores por cuenta propia es el pago incorrecto de impuestos cada tres meses. En esos casos, la presencia de documentos acreditativos resulta vital para evitar el señalamiento de la autoridad.

Lo importante para los autónomos y las PYMES es que lleven al día su contabilidad siempre a través de las facturas. Un software de gestión ofrece respaldo y ayuda a simplificar trámites, asegurando que todos los documentos se generen, conserven y relacionen correctamente, minimizando así el riesgo de errores y sanciones.