AHORA Express ERP: Solución Integral y Flexible para PYMES

AHORA Express es una solución de gestión completa, fácil y ágil, diseñada específicamente para pymes. Esta herramienta busca optimizar el tiempo y adaptarse al crecimiento de la empresa, siendo el software ideal para tu negocio gracias a su alto nivel de flexibilidad y programación. Puede ser instalado On Premise (en tus propios servidores) u On Demand.

Con AHORA Express, obtendrás el control y la trazabilidad completa del ciclo de ventas, abarcando ofertas, pedidos, albaranes y facturas. Olvídate de los papeles, ya que el sistema permite compartir fácilmente cualquier tipo de documento con tu equipo o clientes, digitalizar, clasificar, localizar, procesar y firmar digitalmente tus documentos de forma automática. Digitaliza todas las áreas de tu empresa con el ERP de Ahora y toma mejores decisiones basadas en datos reales. Esto te permitirá tener mayor control de tu organización y aumentar la productividad, sin costes adicionales.

AHORA Express se adapta a tu negocio, y si tu empresa tiene necesidades específicas que no están cubiertas por defecto, es posible programarlas. Descubre las implementaciones diseñadas a medida, adaptadas tanto a las necesidades específicas de tu empresa como a las del sector de la construcción.

Introducción al Asistente de Configuración

El asistente de configuración de AHORA Express es una herramienta fundamental que nos permite definir el comportamiento de la aplicación para los procesos de ventas, compras, contable y de gestión del almacén. A través de una serie de pasos, el asistente nos mostrará todos los parámetros más importantes a tener en cuenta para la configuración de los procesos indicados.

Cuando se realiza la instalación de Ahora ERP Express y se conecta a una base de datos vacía, automáticamente se iniciará el asistente de configuración. No obstante, aunque ya se haya utilizado y configurado, podremos volver a iniciarlo a través del nodo del menú Administración -> Asistente de configuración.

El objetivo de este documento es explicar mediante un paso a paso gráfico cómo utilizar el asistente de configuración, centrándonos en la opción Ahora Express - Configuración básica.

Opciones de Configuración

El asistente de configuración ofrece tres opciones principales:

• Ahora Express - Configuración básica: Esta es la opción central y en la que se enfoca la configuración general del ERP.
• Instalcore: Permite configurar el ERP para empresas instaladoras que requieren la utilización de partes de trabajo y herramientas adicionales a las que se incluyen en la versión express.
• Tiendacore: Ofrece la posibilidad de realizar una configuración específica para los procesos relativos a las TPV.

Configuración Inicial de AHORA Express

Bienvenida

Para iniciar el configurador de Ahora Express, solo necesitamos hacer clic sobre el icono de Ahora Express, lo que nos llevará a la ventana de Bienvenida.

Configuración de la Empresa

En el menú lateral izquierdo, pulsaremos en Empresa para comenzar a configurar los datos de la misma. El nodo activo del menú quedará resaltado en negrita para indicar al usuario en qué pantalla se encuentra en todo momento.

El primer paso del configurador después de pulsar el icono de Empresa permite al usuario definir la información relativa a los datos de contacto de la empresa, así como los datos del registro mercantil. Los datos de obligado cumplimiento aparecen marcados con un asterisco (*); en caso de que no se cumplimente alguno de los campos, el propio asistente informará y no se podrá avanzar al siguiente paso.

Al introducir el Logo de la empresa, este aparecerá de forma automática en los listados (previa configuración del path de los listados). Los formatos de imagen admitidos son: .bmp, .ico y .jpg.

Gestión de Seguridad

AHORA Express cuenta con una serie de grupos y perfiles de seguridad. En la pantalla de configuración del asistente, tenemos dos accesos diferentes: Grupos seguridad y Gestión de empleados.

Grupos de Seguridad

Al acceder a Grupos de seguridad, encontramos cuatro grupos de seguridad predefinidos. Cada grupo viene preconfigurado con los objetos con los que puede trabajar el usuario, así como los nodos del menú de gestión y los menús de los formularios habilitados. Los grupos disponibles son:

• Comercial
• Compras
• Contabilidad
• Ventas

El asistente de configuración permite dar de alta a los usuarios de la aplicación y asignarle el grupo o grupos de seguridad al que pertenece. La pantalla está estructurada en dos rejillas: en la superior aparecen los grupos de seguridad disponibles, y en la inferior los objetos, nodos y menús de formularios que están habilitados para el grupo de seguridad seleccionado.

Para generar los grupos de seguridad, se debe seleccionar aquellos que interesan y pulsar el botón Generar. Desde esta pantalla no se puede modificar la configuración de los grupos de seguridad; si se desea realizar algún cambio, se debe plantear desde la utilidad Ahora Admon.

Gestión de Empleados

El asistente de configuración permite dar de alta los usuarios de la aplicación y asignarle uno o varios grupos de seguridad. Es imprescindible conocer el usuario y contraseña con permisos de administración de la instancia SQL Server donde esté restaurada la base de datos.

Gestión Contable

En esta sección del asistente de configuración, se pueden realizar diversas configuraciones contables. Por ejemplo, se puede dar de alta el ejercicio contable predeterminado, que será el que se encontrará activo al iniciar la aplicación, indicando la fecha de inicio y fin del mismo.

Otras opciones que se configurarán en este paso son el número de dígitos que tendrán las cuentas contables, a través de un desplegable se podrá realizar la selección desde 9 hasta 12 dígitos. También será posible establecer la agrupación de las cuentas de Cliente y de Proveedor, lo que significa que todas las cuentas de Clientes se agruparán en la cuenta 430 y todas las de proveedor en la cuenta 400.

Aspectos Generales

En esta sección se podrán configurar los directorios en los que se almacenarán los datos y otros parámetros relativos al funcionamiento de la aplicación.

Directorios

AHORA Express cuenta con una funcionalidad avanzada de gestión documental, gestión de imágenes de empleados y artículos, gestión de iconos y gestión de listados. Además, facilita la generación de copias de seguridad desde la aplicación. Desde el configurador permite hacer un volcado de los principales ficheros maestros a la aplicación. Para ello, el instalador de AHORA Express crea un directorio donde almacenar todos estos ficheros. En caso de querer cambiar la ruta donde se almacena esta información, se debe indicar en este paso.

Otros

En este apartado se podrán establecer una serie de configuraciones adicionales. Al posicionar el puntero del ratón sobre una opción, se muestra un texto con información adicional.

Gestión de Ventas

En esta sección, se encuentran siete configuraciones relativas al proceso de ventas, las cuales se detallan en subsecciones donde se puede visualizar cada una de las opciones de configuración disponibles:

• Clientes
• Plantas
• Ofertas clientes
• Pedidos clientes
• Albaranes clientes
• Facturas clientes
• Contratos de cuotas

Gestión de Compras

Al igual que en la gestión de ventas, se dispone de una serie de subsecciones en las que realizar configuraciones relativas al proceso de compra:

• Proveedores
• Pedidos Proveedores
• Albaranes Proveedores
• Facturas Proveedores
• Facturas Acreedores

Gestión de Artículos

En la sección de la gestión de artículos, se dispone de una serie de subsecciones:

• Artículos
• Precios clientes
• Precios proveedores
• Amortizaciones

Gestión de Proyectos

En el apartado de Gestión de proyectos, se podrá configurar cómo renombrar los proyectos.

Gestión de Almacén

AHORA Express viene predefinido para trabajar con un almacén. No obstante, desde la propia aplicación se pueden dar de alta todos los almacenes que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. Desde este apartado se podrá definir la configuración de los almacenes y el proceso logístico en cuanto al uso de lotes y series:

• Inventarios
• Almacenes
• Lotes
• Series

Importación de Datos

El asistente de configuración cuenta con una herramienta de importación de datos maestros a la base de datos. El origen de los datos son unas plantillas Excel que son facilitadas en la instalación de AHORA Express en el directorio “Importación”.

Para que funcione correctamente, es importante revisar que el parámetro PATHIMPORTACION apunte a una carpeta compartida donde estén los libros de Excel indicados, y que se tengan permisos de Lectura y Escritura. Los objetos con la casilla Importar seleccionada serán los que se importarán al ERP.

La columna E. fichero indica si el fichero tiene datos, y Importado indica si el fichero ya ha sido importado previamente. En caso de que el fichero ya haya sido importado, no dejará volver a importarlo. Si se necesita volver a importar un objeto importado previamente, se recomienda consultar con un técnico.

Funcionalidad de TPV

AHORA Express cuenta con la funcionalidad de TPV (Terminal Punto de Venta) para la gestión de ventas. El asistente de configuración permite marcar si se va a trabajar con la TPV. Si es así, habilitará todos los parámetros que influyen en su comportamiento.