Agile: La Propuesta de Valor en la Gestión de Proyectos Modernos

Empezar un nuevo proyecto en el trabajo puede ser abrumador, especialmente cuando se trata de encontrar la mejor forma de organizarlo y gestionarlo. Afortunadamente, existen muchos enfoques probados y comprobados para la gestión de proyectos. Una metodología de gestión de proyectos proporciona un marco estructurado para gestionar eficazmente y adaptarse a los cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las metodologías Agile son algunos de los enfoques más populares para la gestión de proyectos; si te preguntas por qué, la clave está en el nombre.

¿Qué es Agile en la Gestión de Proyectos?

En pocas palabras, la gestión de proyectos Agile es una forma de abordar la gestión de proyectos que utiliza los valores y principios de Agile para garantizar el éxito del proyecto. Hay mucho que entender sobre la gestión de proyectos Agile para usarla eficazmente en tu organización. La metodología Agile incluye una variedad de subcategorías bajo su paraguas. El método Agile no es un enfoque universal de la gestión de proyectos. A pesar de la revolución digital y los cambios tecnológicos a los que nos enfrentamos, en la actualidad, numerosas empresas se han quedado a la cola de la innovación y no responden a las exigencias que está demandando el mercado. Hoy más que nunca, las empresas que no evolucionan a tiempo se quedan atrás. El mercado cambia a un ritmo de vértigo y los viejos sistemas ya no sirven. Olvídate de los planes rígidos y de «así se ha hecho siempre». Las empresas que apuestan por esta metodología consiguen gestionar sus proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz, reduciendo los costes e incrementando su productividad.

El Manifiesto Agile: La Piedra Angular

Agile utiliza un conjunto de cuatro valores y 12 principios para guiar a los gestores de proyectos en su trabajo. Estos valores y principios de Agile se desarrollaron por primera vez y se establecieron en una carta conocida como el manifiesto Agile, que se escribió en 2001 en una reunión de desarrolladores y profesionales de la programación en Snowbird, Utah. El manifiesto Agile tuvo 17 firmantes, incluidos Kent Beck, Alistair Cockburn, Jim Highsmith y Jeff Sutherland. Los 17 se conocieron como la Alianza Agile. El Agile Manifesto, Manifiesto ágil o Manifiesto para el desarrollo de software ágil es una declaración de valores y principios sobre nuevas formas de desarrollar software que surgió en 2001, como reacción a los tradicionales métodos formales con los que se trabajaba entonces en la industria. En aquella reunión, cuyo objetivo era discutir sobre los procesos empleados por los equipos de programación, se acuñó el término «métodos ágiles» para definir a aquellos que estaban surgiendo como alternativa a las metodologías formales, a las que consideraban excesivamente pesadas y rígidas por su carácter normativo y fuerte dependencia de planificaciones detalladas previas al desarrollo. Los integrantes de aquella reunión en Salt Lake City resumieron los cuatro postulados del Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software, que son los valores sobre los que se asientan estos métodos y que, aunque hayan nacido en el mundo del software, la filosofía que promueve este manifiesto es extensible al desarrollo de cualquier otro producto y/o servicio.

Los 4 Valores Fundamentales de Agile

Estos valores están en la base de todos los procesos y las tareas realizadas bajo el paraguas de Agile. Los impulsores del Manifiesto ágil compartían una serie de valores y promovieron modelos de organización centrados en las personas y la colaboración. Esencialmente, buscaban ofrecer buenos productos a los clientes operando en un entorno que pasase de hablar de las personas como “el activo más importante de las compañías”, a actuar como si realmente lo fueran y dejasen de ser un mero “activo”. Los cuatro valores de Agile que se definen en el manifiesto Agile son los pilares sobre los cuales se apoya la cultura Agile que define una forma de pensar y de hacer las cosas. Todos los valores ágiles son importantes y tienen la misma prioridad. Además, y para cada uno de ellos, la primera parte de la frase se valora más que la segunda (es decir, los “individuos e interacciones” están por encima de los “procesos y herramientas”), lo que no implica que estos últimos no sean importantes.

1. Individuos e interacciones por encima de procesos y herramientas

Se trata de la piedra angular de la gestión de proyectos Agile: favorecer la comunicación y las relaciones interpersonales frente a la aplicación estricta de los procesos. Este postulado parte de la base de que en una empresa del conocimiento, la calidad del resultado final y la satisfacción del cliente depende más de las personas y de su talento que de los procesos establecidos. Con esto no quiero decir que los procesos no ayudan: está claro que nos sirven de guía y disponer de las herramientas adecuadas en cada momento nos ayuda a mejorar la eficiencia. Los procesos y las herramientas deben servir de apoyo para que las personas cumplan sus objetivos. En una realidad cada vez más cambiante, los procesos y las herramientas deben adaptarse rápidamente. Para lo que es fundamental que las personas propongan cambios o se adapten inmediatamente.

2. Software funcionando por encima de documentación exhaustiva

A los equipos Agile no les gusta mucho el papeleo. Esta afirmación sostiene que ver cómo se comportan las funcionalidades esperadas en software funcionando es más valioso que un documento muy detallado de requisitos, que además será muy difícil de crear antes del desarrollo de un proyecto por la inestabilidad de su naturaleza. Según este valor, es más interesante el feedback temprano que pueden dar los usuarios al interactuar con un prototipo o con el producto parcial. Ya que permitirá a los usuarios tomar decisiones sobre el producto y ayudará al equipo a tener más claro qué desarrollar. La relevancia de la documentación debe ser menor que la del producto por que le falta la riqueza y generación de valor que se logra con la comunicación directa entre personas y la interacción con prototipos o partes ya terminadas del producto, lo que supone un feedback estimulante y enriquecedor y ayuda en la generación de ideas «imposibles de concebir» en un primer momento. El Manifiesto Agile no renuncia a la documentación del software (que sigue considerando interesante como soporte y en otras cuestiones), pero defiende que genera menos valor que el software en funcionamiento. Por lo que se debería reducir a lo mínimo indispensable.

3. Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual

A los equipos Agile les encanta la colaboración, y eso incluye la actualización periódica y la comunicación con los clientes y las partes interesadas para recibir sus opiniones sobre el progreso del proyecto. De nada sirve entregar un producto a los usuarios que ya no es relevante para ellos. Este valor defiende que, en entornos cada vez más cambiantes, tiene más sentido ir creando el producto con una retroalimentación continua durante su desarrollo, que cumplir a rajatabla lo pactado de antemano. En desarrollo ágil, el cliente es un miembro más del equipo. La mejor relación entre cliente y equipo es una de implicación y colaboración directa, no una contractual, que tiende a delimitar responsabilidades al principio del proyecto y ya está. La colaboración continua con él genera más valor que el cumplimiento estricto de un contrato, que no hace más que crear barreras y delimitar responsabilidades. Las metodologías ágiles son especialmente útiles cuando es difícil definir los requisitos del producto desde el principio, cuando hacerlo conllevaría entregar menos valor al final que si vamos enriqueciendo el producto con feedback continuo o en entornos comerciales que cambian rápidamente en los que los requisitos son muy inestables.

4. Respuesta ante el cambio por encima de seguir un plan

Finalmente, tenemos el valor que mejor caracteriza la gestión Agile de proyectos. El cuarto de los valores de Agile habla de que no tiene sentido utilizar planteamientos rígidos en escenarios volátiles como el del desarrollo de software. Es más valiosa la capacidad de respuesta y adaptación a los cambios que la de seguir y asegurar el cumplimiento de los planes preestablecidos. Los equipos Agile están preparados y son capaces de afrontar los cambios, incluso en el último minuto. Los métodos ágiles te permiten ajustar sobre la marcha, manteniendo a tu equipo enfocado en pequeños objetivos que suman al resultado final. Las metodologías ágiles promueven la anticipación y la adaptación, frente a la planificación y el control que proponen las fórmulas de gestión tradicionales.

Los 12 Principios de Agile

Muchos de los principios de la metodología Agile se diseñaron inicialmente para la ingeniería de software, reflejando el trasfondo de los miembros originales de la Alianza Agile. Sin embargo, estos principios son altamente adaptables y pueden aplicarse a proyectos en diversos sectores.

1. Nuestra máxima prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software valioso. En un entorno tan cambiante, si la entrega de software se demora demasiado no satisfará las demandas de los clientes.
2. Acoger positivamente los cambios de las necesidades, aun cuando sea tarde en el proceso. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para proporcionar una ventaja competitiva al cliente.
3. Entregar software funcional frecuentemente, desde cada dos semanas hasta cada dos meses, con preferencia al periodo de tiempo más corto posible. Estas entregas menores requieren menos tiempo de planificación y reducen las posibilidades de que se produzcan errores en su desarrollo.
4. Los responsables del negocio y los desarrolladores deben trabajar juntos día a día durante todo el proyecto. Este principio propone poner fin a las barreras existentes entre los equipos de negocio y de desarrollo de software, para mejorar la comprensión y colaboración mutua y conseguir mejores resultados.
5. Realizar los proyectos con personas motivadas. Proporciónales el entorno y el apoyo que necesitan, y confía en ellos para alcanzar los objetivos establecidos. Los equipos Agile tienen éxito porque se aseguran de estructurar su equipo con las personas adecuadas para el proyecto.
6. El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara. No obstante, la forma en que trabajamos se ha transformado drásticamente desde 2001. A día de hoy podemos entender que no solo podemos obtener una comunicación efectiva con una conversación cara a cara físicamente, sino a través de tecnologías que nos permitan llevar a cabo comunicaciones cara a cara en remoto o comunicaciones asincrónicas más rápidas y directas que intrincados hilos de correos electrónicos.
7. El software funcionando es la medida principal de progreso. Vuestro principal objetivo como equipo debe ser entregar el mejor resultado de calidad posible a los clientes. Aunque el software funcione, si no es entregado al cliente, el equipo de desarrollo no ha progresado. No ha generado aún valor al cliente.
8. Los procesos Agile promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida. Puede tratarse de una tarea difícil para muchos equipos, que pueden avanzar muy rápidamente al principio para luego entrar en un ritmo más lento durante el resto del proyecto.
9. La atención continua a la excelencia técnica y a un buen diseño mejora la agilidad.
10. La simplicidad es esencial. El arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado es esencial. Los equipos Agile no se complican mucho la vida.
11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.
12. En intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

Metodologías Agile Populares

La metodología Agile incluye una variedad de subcategorías bajo su paraguas. Existen diferentes opciones pero las más utilizadas son: programación extrema (XP), Scrum y Kanban. Aunque originalmente fue diseñado para procesos y proyectos de desarrollo de software, la metodología Agile se ha adaptado desde entonces para muchos proyectos diferentes en una variedad de industrias.

Scrum

Scrum es un conjunto de herramientas que ayuda a los equipos ágiles a esperar y aceptar los cambios que surjan durante los proyectos de desarrollo de software. Para preparar a los equipos para el éxito, scrum incluye un conjunto de valores operativos que los ayudan a trabajar juntos, mejorar la colaboración y la resolución de problemas y reducir los plazos de los proyectos. Los equipos de Scrum dividen su trabajo en períodos de una a cuatro semanas llamados sprints. Después de cada sprint, los equipos realizan retrospectivas para reflexionar sobre su trabajo, discutir lo que salió bien y señalar áreas de mejora. Las reuniones son el pilar fundamental de la metodología, donde diferenciamos entre: reuniones de planificación, diaria, de revisión y de retrospectiva, la más importante de todas ellas, ya que, se realiza después de terminar un sprint para reflexionar y proponer mejoras en los avances del proyecto. Grandes compañías como IBM han demostrado el valor de las metodologías ágiles. Gracias a Scrum, han mejorado la colaboración entre sus equipos y aumentado la satisfacción de sus clientes.

Los cinco valores de Scrum son el compromiso, el valor, la concentración, la transparencia y el respeto. Estos valores dan a los equipos ágiles la base para trabajar juntos con éxito y cumplir los objetivos del proyecto. La integración de los valores de scrum en las prácticas diarias genera confianza, reduce los conflictos y mejora la entrega.

Valores de Scrum en Detalle

• Compromiso: Los equipos de scrum trabajan juntos como una unidad. Esto requiere la confianza de que cada miembro se compromete con el proceso de planificación de sprints y con el éxito general del cliente y la empresa. Los miembros muestran su compromiso ampliando su trabajo para cumplir con las expectativas del equipo, en lugar de aceptar plazos y tareas poco realistas.
• Valor: La innovación requiere valor, y los verdaderos avances en los productos se producen cuando los miembros se sienten cómodos siendo audaces. El valor se presenta de muchas formas y puede ser tan simple como decir no a las solicitudes poco realistas.
• Concentración (Focus): Ofrecer sprints de calidad a tiempo requiere concentración. Las herramientas de scrum mantienen a los equipos centrados en las metas de los sprints y en el trabajo más prioritario para lograr los objetivos del proyecto de forma coherente.
• Transparencia: Los miembros de scrum deben comunicarse honestamente para garantizar el éxito del proyecto. La transparencia ayuda a los equipos a identificar los problemas, trabajar para encontrar soluciones y valorar la contribución de todos.
• Respeto: Abordar diferentes perspectivas forma parte del trabajo en equipo. Fomentar el respeto del equipo requiere un compromiso activo de valorar las diferencias individuales y las perspectivas variadas a fin de explorar los desafíos y colaborar en la búsqueda de soluciones. La diversidad se traduce en más ideas, lo que lleva a una mejor resolución de los problemas.

Los gestores de proyectos que fomentan los valores de scrum reducen los conflictos, terminan con la división, promueven la responsabilidad y aumentan la colaboración. Jira se ha diseñado especialmente para los equipos de software y fomenta los valores de scrum. Jira proporciona herramientas de colaboración con la clasificación visual de ideas y el seguimiento de las tareas, la planificación siempre actualizada y las hojas de ruta de los productos. Las plantillas de scrum de Jira ayudan a desglosar y priorizar el trabajo, a evitar los bloqueos, a mantener al equipo centrado y a gestionar los sprints de scrum para lograr el éxito.

Kanban

Kanban es un enfoque Agile que utiliza tableros visuales y tarjetas para gestionar el flujo de trabajo. Ayuda a los equipos a mantenerse organizados y eficientes al proporcionar una visión clara de las tareas. Una característica clave de Kanban es limitar la cantidad de tareas en progreso a la vez, lo que ayuda a los equipos a centrarse en completar el trabajo y mejorar continuamente sus procesos. La estrategia Kanban conocida como ‘Tarjeta Visual' muy útil para los responsables de proyectos. Esta consiste en la elaboración de un cuadro o diagrama en el que se reflejan tres columnas de tareas; pendientes, en proceso o terminadas. Este cuadro debe estar al alcance de todos los miembros del equipo, evitando así la repetición de tareas o la posibilidad de que se olvide alguna de ellas.

Programación Extrema (XP)

La programación extrema (XP) mejora la calidad del software mediante prácticas como la programación en parejas, el desarrollo dirigido por pruebas (TDD), y las liberaciones frecuentes. Esta herramienta es muy útil sobre todo para startups o empresas que están en proceso de consolidación, puesto que su principal objetivo es ayudar en las relaciones entre los empleados y clientes.

Crystal

Crystal es una metodología Agile que adapta sus prácticas según el tamaño y la complejidad del proyecto. Es menos rígida que otras metodologías ágiles, lo que la hace extremadamente flexible. Crystal reconoce que cada proyecto es diferente, por lo que la metodología no debe ser un conjunto de reglas fijas, sino algo que evoluciona según el tamaño, la complejidad y el tipo de equipo que está trabajando en el proyecto. Tiene varias versiones (Crystal Clear, Crystal Yellow, Crystal Red, etc.), y cada una está diseñada para proyectos de diferentes tamaños y niveles de complejidad. Crystal es una buena opción para proyectos donde la flexibilidad y la comunicación son clave. Es especialmente útil cuando el equipo tiene características únicas o el proyecto presenta una gran incertidumbre.

Lean Agile

Los principios Lean Agile se centran en maximizar el valor eliminando el desperdicio y mejorando la eficiencia. La metodología Lean tiene su origen en la industria automotriz, específicamente en Toyota, y su objetivo principal es eliminar desperdicios. Esto significa que el equipo se concentra en reducir cualquier actividad que no aporte valor directo al cliente final. En un entorno Lean, la eficiencia no se mide solo por la rapidez, sino por hacer las cosas bien a la primera, con el menor uso de recursos posible.

Principios de Lean:

• Valor: Todo lo que no aporta valor, sobra.
• Flujo continuo: Se busca que las tareas fluyan sin interrupciones ni cuellos de botella.
• Mejora continua (Kaizen): Los equipos Lean están siempre buscando formas de mejorar.

Scaled Agile Framework (SAFe)

SAFe es un enfoque integral diseñado para aplicar principios Agile en grandes organizaciones. Los principios del Scaled Agile Framework adaptan las prácticas Lean para gestionar proyectos complejos y coordinar múltiples equipos de manera efectiva.

¿Qué tipos de proyectos son ideales para Agile?

Agile es ideal para los equipos que prosperan con el progreso rápido y requieren estructuras y plazos menos rígidos. Si tu proyecto se beneficiaría de una comunicación constante y un enfoque más adaptable, las prácticas Agile podrían ser la opción perfecta. Los equipos de desarrollo deben estar abiertos a cambios en las peticiones del producto incluso en etapas tardías del desarrollo. Las metodologías Agile se llevan implementando desde hace una década con el fin de mejorar los procesos que llevan a un producto o servicio mejorado y de calidad en el que los clientes cobran cada vez más importancia. Empresas de todos los sectores ya utilizan los métodos ágiles para experimentar, probar nuevas ideas y pivotar rápidamente si algo no sale bien. Aunque originalmente fue diseñado para procesos y proyectos de desarrollo de software, la metodología Agile se ha adaptado desde entonces para muchos proyectos diferentes en una variedad de industrias.

Cómo implementar Agile en tus proyectos

No hay una única manera de aplicar los valores y principios Agile a tus proyectos. El manifiesto Agile es una guía intuitiva de la que tus equipos deben apropiarse. Introducir tu empresa en el mundo de los métodos ágiles es mucho más fácil de lo que piensas, así que solo tienes que decidir empezar y ponerte a ello.

1. Forma tu equipo: No empieces a utilizar los métodos ágiles sin asegurarte de que todo el equipo comprende su uso y sabe aplicarlas. Los mejores equipos son los que cuentan con un líder que no tiene miedo de que brillen.
2. Elige el enfoque adecuado: Si necesitas estructura, Scrum es ideal.
3. Crea una cultura ágil: No se trata solo de implementar un método; es un cambio de mentalidad en tu organización profundo. Los gestores de proyectos deben fomentar activamente estos valores.
4. Utiliza software de gestión de proyectos compatible con Agile: Una forma de garantizar el éxito de un proyecto es utilizar un software de gestión de proyectos compatible con los principios Agile. Descubre cómo Wrike puede facilitar el éxito de tu equipo Agile.

Los roles clave en un entorno Agile pueden incluir:

• Agile Coach: Es la persona que va allanando el camino para que los trabajadores lleguen a conseguir los objetivos marcados.
• Scrum Máster: Máximo responsable del desarrollo de un Proyecto Agile. Entre sus funciones destacan el liderazgo de equipos, controlar la calidad del trabajo y organizar a los diferentes equipos.
• Product Owner: Uno de los roles más importantes de las metodologías Agile. Su principal función es controlar todos los desarrollos que afectan a un producto determinado.

En lo últimos años, las ofertas de trabajo relacionadas con puestos que demandan conocimientos sobre Agile Management se han duplicado. Las metodologías Agile han cambiado la forma en la que se desarrolla el software. Gracias a los sprints y la entrega continua, los equipos pueden hacer ajustes rápidamente, mejorando la calidad del producto y reduciendo errores. Las empresas estamos usando los métodos ágiles, sencillamente porque funcionan.