Agencias de Turismo Empresarial: Optimizando los Viajes Corporativos en la Era Digital

Cada vez es más habitual encontrar empresas que delegan en agencias de viajes especializadas en viajes de negocios la organización de los viajes corporativos. Puede parecer sencillo reservar viajes para tu empresa, pero tanto en negocios de pequeño como de gran tamaño, hasta la tarea más sencilla se puede complicar con muchos contratiempos.

La tarea de las agencias de viajes para empresas (TMC, por sus siglas en inglés) consiste en agilizar este proceso. Casi un 20 % de todos los viajes son por trabajo. Antes de la pandemia, eso equivalía a 1,3 millones de viajeros de empresa al día tan solo en EE. UU. y estas cifras están volviendo a aumentar. Con unas estadísticas así, no es de extrañar que los viajes de negocios a menudo se conviertan en un dolor de cabeza para las empresas cuando se gestionan de forma interna.

Planificar desplazamientos de equipos, coordinar reuniones, gestionar imprevistos y controlar presupuestos son tareas que exigen tiempo, precisión y experiencia. Por eso, contar con una agencia especializada puede marcar la diferencia entre un viaje eficiente y uno caótico.

Beneficios de Contratar una Agencia de Viajes Corporativos

Las agencias de viajes corporativos ofrecen una serie de beneficios clave que justifican la delegación de la gestión de viajes de empresa:

• Reducción de costes: Las agencias de viajes corporativos cuentan con tarifas de alojamiento, seguros, billetes de avión y otros gastos adaptados a negocios, lo que permite reducir los costes de este tipo de viajes.
• Gestión del tiempo eficiente: La planificación de un viaje de empresa puede tomar un tiempo considerable. Delegar en un equipo de expertos permite a las empresas aprovechar el tiempo que resta para mejorar la productividad de su negocio.
• Adaptación y personalización: Se puede contratar un viaje corporativo adaptado y personalizado a las necesidades específicas de la empresa. Preparar un viaje corporativo es una tarea complicada, y las agencias aseguran que cada detalle se ajuste a los requisitos.
• Soporte 24/7: Las mejores agencias de viaje combinan atención personalizada, herramientas digitales y soporte 24/7, garantizando asistencia en cualquier momento y lugar.
• Experiencia y conocimiento: Cuentan con amplia experiencia en viajes corporativos, congresos y ferias internacionales, asegurando una gestión profesional y sin contratiempos.

En un momento en que la movilidad profesional vuelve a crecer, contar con una agencia especializada en viajes de empresa se ha convertido en una inversión estratégica. La clave está en encontrar el equilibrio entre la eficiencia operativa, el bienestar del empleado y la sostenibilidad. Apostar por un enfoque planificado y transparente es, hoy más que nunca, la mejor forma de viajar con propósito.

Agencias de Viajes Especializadas en Viajes Corporativos

La era digital ha transformado el sector de la gestión de viajes y ha puesto muy buenas opciones al alcance de empresas de todos los tamaños. No te faltarán opciones a la hora de elegir entre grandes agencias de viajes para empresas. A continuación, exploramos algunas de las más destacadas:

1. Perk

Perk se posiciona como una de las mejores soluciones del mercado para programas de viajes de negocios. Ofrece soluciones de viaje sin complicaciones ni problemas tecnológicos. Los viajes de empresa no tienen por qué ser rígidos y sus soluciones flexibles lo demuestran. Han analizado el sector y tomado nota de las necesidades, razón por la cual ofrecen más servicios y atención al cliente que cualquier otra TMC cuando se trata de viajes de negocios.

• Más opciones de reserva: Cuenta con el inventario más grande del mundo de proveedores de servicios de viaje, desde aerolíneas hasta hoteles. También incluyen una amplia variedad de proveedores económicos para garantizar que los clientes obtengan las mejores ofertas disponibles.
• Tecnología premiada: Sus sistemas facilitan la reserva y la gestión de viajes de empresa, a la vez que brindan informes detallados para eliminar el estrés del papeleo posterior al viaje. También ofrecen una solución completa de recuperación del IVA, que la facilitarán sus equipos y tecnología.
• Experiencia ideal de viaje: La experiencia de los clientes de Perk es abrumadoramente positiva, de principio a fin. Responden a sus clientes en una media de 1 minuto y tanto las empresas como los viajeros de negocios disfrutan al máximo la experiencia de reserva y de viaje.
• Cumplimiento de la política de viajes: Gracias a su automatización, los empleados se adhieren a la política de viajes de empresa en todo momento y evitan errores y sorpresas relativas al cumplimiento, ya que las reservas solo pueden realizarse según lo permitido por la política de empresa.
• Pensamiento a futuro: Hacen todo lo posible por mejorar continuamente e invierten en los recursos necesarios para hacerlo. Las capacidades de informes de gestión de viajes de Perk y las oportunidades de integración con herramientas de gestión de gastos y recursos humanos son un buen ejemplo de ello.

2. SAP Concur

SAP Concur es un nombre que inspira confianza y se encuentra entre las mejores agencias de viajes para empresas. Este gigante del sector se fundó en 1993 y SAP la adquirió en 2014. Sus mayores virtudes son:

• Trabajan con algunas de las marcas más importantes del sector.
• Fácil seguimiento y generación de informes de gastos.
• Conexión con muchas aplicaciones, por ejemplo, Uber y Airbnb.

La agencia también forma parte de SAP y por ello se integra bien con el sistema operativo SAP. Sin embargo, hay áreas en las que SAP Concur se encuentra un poco desactualizada. Poner SAP Concur en marcha lleva de seis a ocho semanas y se requiere formación antes de usar la plataforma. En Perk, las cuentas gratuitas se pueden configurar en cuestión de minutos. O, si se opta por un plan prémium o profesional, la incorporación se puede completar en tan solo dos semanas.

3. Egencia

Egencia solía ser la respuesta del Grupo Expedia a la gestión de viajes, pero la adquirió recientemente American Express Global Business Travel (AMEX). La propuesta de Egencia es ayudar a gestionar el riesgo de los viajes, respaldar el bienestar de los viajeros y maximizar la rentabilidad de la inversión en los programas de viajes de empresa. Algunas de las principales ventajas que afirman ofrecer:

• Recuperación y reembolso del IVA.
• Deber de cuidado y gestión de riesgos.
• Inventario basado en las marcas reconocidas de Expedia.

También prometen completar la instalación en una semana, aunque no hay muchas opiniones de usuarios que respalden esta afirmación.

4. AMEX GBT (American Express Global Business Travel)

American Express Global Business Travel es una empresa multinacional de gestión de programas de viajes y reuniones con sede en Nueva Jersey, EE. UU. Trabajan con mercados de todo el mundo y ofrecen soluciones de viajes de empresa desde 2013. AMEX GBT suele ofrecer soluciones de viaje más adecuadas para empresas grandes y adquirió Egencia para brindar un mejor servicio a las pymes.

En su oferta se incluyen:

• Alertas de riesgo y comunicación directa durante cualquier incidencia.
• Tarifas negociadas de antemano y 2 millones de opciones de alojamiento.
• Cooperación para maximizar el valor y la eficiencia de tu programa de viajes.

5. BCD Travel

BCD Travel, con sede en los Países Bajos, es otro gigante en el mundo de la gestión de viajes de empresa. Cuenta con sucursales en 109 países y ofrece soluciones de gestión de viajes a empresas de todo el mundo. Se trata de una empresa de gestión de viajes tradicional que ofrece soluciones de viaje a través de un agente y de una herramienta de reserva en línea, según el tamaño del cliente.

BCD Travel se considera una empresa líder en gestión de viajes por las siguientes razones:

• Un paquete de software con tres plataformas separadas para que las empresas gestionen sus viajes.
• Acceso a varias API para integrar la plataforma y satisfacer necesidades comerciales específicas.
• Soluciones para pymes.

6. TravelBank

TravelBank es una empresa global de gestión de gastos corporativos y viajes de negocios que ofrece una solución integral para facilitar los viajes. Primero desarrollaron una solución móvil, sabiendo que la mayoría de sus usuarios serían personas de negocios en movimiento. Según ellos, sus principales ventajas son:

• Plataforma todo en uno que incluye viajes y gastos.
• Plataforma fácil de usar.
• Soporta miles de tarjetas corporativas y personales.

Agencias Tradicionales de Viajes para Empresas

Las agencias de viajes para empresas existen desde hace tiempo y los gigantes del sector llevan años estableciendo redes y conexiones por todo el mundo. Entre estas agencias se incluyen grandes nombres como CWT, FCM Travel y Corporate Traveler. Si bien el sector de la gestión de viajes ya ha recorrido un largo camino, muchas empresas aún utilizan agencias tradicionales por varias razones:

• Fidelización: Muchas empresas llevan años con su TMC.
• Personalización: Han construido relaciones con los clientes.
• Beneficios administrativos: Reciben un trato especial después de años de colaboración.
• Sin complicaciones: El proceso de reserva lo gestiona por completo la agencia.

Las TMC tradicionales han tenido tiempo para entablar relaciones tanto con proveedores de viajes y hotelería como con sus propios clientes. Sin embargo, existe una buena razón para considerar el cambio. A menudo, las agencias tradicionales de viajes para empresas trabajan con infraestructura tecnológica y medios de comunicación obsoletos, por ejemplo, a través del intercambio constante de correos electrónicos o llamadas telefónicas que simplemente no son necesarias.

Existen otros aspectos en los que las agencias tradicionales de viajes para empresas no logran satisfacer las necesidades de los viajeros de hoy en día:

• Pérdida de tiempo: El exceso de comunicaciones desperdicia un tiempo precioso.
• Ofertas limitadas: Los clientes a menudo pueden encontrar mejores ofertas si reservan en línea.
• Servicio inadecuado: Los clientes no siempre tienen acceso al servicio 24 horas al día.
• Herramientas obsoletas: Tecnología muy antigua y experiencia de usuario deficiente que debe actualizarse.
• Altos precios: No se debería cobrar a los clientes por la atención y, sin embargo, ocurre con frecuencia.

Agencias de Viaje Corporativo en Madrid

Cada vez es más habitual encontrar empresas que delegan en agencias de viajes especializadas en viajes de negocios la organización de los viajes corporativos en Madrid. La planificación, gestión y organización de tu viaje de empresa en Madrid queda en las mejores manos, disfrutando de los beneficios de reducir costes, gestionar el tiempo de forma eficiente y una adaptación y personalización a tus necesidades.

Agencias de Viaje Corporativo en Valencia

En ciudades como Valencia, donde confluyen negocio, turismo y eventos internacionales, existe una amplia oferta de agencias de viaje que ofrecen servicios adaptados a las necesidades de las empresas. A continuación, te presentamos una selección de agencias de viaje en Valencia para organizar tus desplazamientos profesionales:

Puntos clave

• Las agencias de viaje en Valencia especializadas en el sector corporativo ofrecen gestión integral de desplazamientos y optimización de costes.
• Delegar la planificación permite ahorrar tiempo a los equipos de RR. HH. y garantizar una experiencia fluida para el viajero.
• Las mejores agencias de viaje en Valencia combinan atención personalizada, herramientas digitales y soporte 24/7.
• La digitalización y la sostenibilidad se han convertido en factores clave en los viajes de empresa.
• Las agencias de viaje en Valencia cuentan con amplia experiencia en viajes corporativos, congresos y ferias internacionales.

Las 5 mejores agencias de viaje en Valencia para organizar tus desplazamientos profesionales:

1. BCD Travel Valencia: gestión integral con enfoque empresarial

   BCD Travel es una de las agencias de viaje de Valencia más consolidadas a nivel nacional en el ámbito del viaje corporativo. Su oficina de Valencia destaca por su enfoque en la eficiencia y la personalización. Ofrecen servicios de gestión integral, desde la reserva de vuelos y hoteles hasta la coordinación de eventos y reuniones internacionales. Su equipo local asesora a empresas de todos los tamaños y proporciona herramientas tecnológicas para controlar los gastos de viaje y generar informes automáticos. Además, cuentan con un servicio de emergencia 24 horas y acuerdos preferentes con aerolíneas y cadenas hoteleras.

   📍 Av. del Cid, 17 - Valencia

2. Viajes Transvia: experiencia local con cobertura global

   Con más de 35 años de trayectoria, Viajes Transvia es una de las agencias de viaje en Valencia más reconocidas. Su departamento corporativo ofrece soluciones completas para empresas, congresos y viajes de incentivos, con un enfoque personalizado y flexible. Disponen de un equipo especializado en MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) y en la gestión de eventos empresariales en Europa y Latinoamérica. Además, su compromiso con la sostenibilidad los ha llevado a implantar políticas de compensación de huella de carbono en todos sus viajes de empresa.

   📍 Gran Vía Ramón y Cajal, 42 - Valencia

3. Nautalia Viajes Empresas: tecnología y personalización

   Nautalia Viajes Empresas combina la potencia tecnológica de un gran grupo con la cercanía de una agencia local. En su oficina de Valencia ofrecen atención especializada a pymes y grandes compañías que buscan una gestión eficiente de sus desplazamientos. Su plataforma online permite reservar, modificar y aprobar viajes en tiempo real, lo que facilita el trabajo de los departamentos de Recursos Humanos y administración. Además, cuentan con un sistema de informes personalizados y control de gastos.

   📍 C/ Colón, 60 - Valencia

4. American Express Global Business Travel: gestión estratégica del viaje corporativo

   American Express Global Business Travel (GBT) es una de las mayores redes internacionales de viajes de empresa, con presencia en España a través de sus oficinas de Madrid y Barcelona, desde donde ofrece servicio a clientes de todo el territorio nacional, incluidas las compañías con sede en Valencia. Aunque no cuenta con oficina física en la ciudad, su plataforma y atención remota permiten gestionar viajes corporativos desde cualquier punto del país, ofreciendo soporte 24/7, asesoramiento estratégico y control presupuestario.

   📍 Página web

5. CWT Valencia: viajes de empresa con enfoque sostenible

   CWT (Carlson Wagonlit Travel) es una de las principales agencias de viaje en Valencia especializadas en movilidad corporativa. Su propuesta combina sostenibilidad, tecnología y atención personalizada. Ofrecen una plataforma digital avanzada para gestionar reservas, aprobar viajes y analizar gastos. Además, su política de viajes sostenibles incluye opciones de transporte y alojamiento con bajo impacto ambiental. CWT es una excelente opción para empresas que priorizan la responsabilidad social y buscan una gestión del viaje corporativo alineada con sus valores de sostenibilidad y eficiencia.

   📍 Pl. de l’Ajuntament, 8 - Valencia

Tipos de Agencias de Viajes y sus Funciones

Es útil entender las distintas categorías de agencias de viajes y sus roles:

• Mayorista/Tour Operador: Se ocupa de la producción de viajes y servicios turísticos a la oferta.
• Minorista: No pueden producir programas ni paquetes turísticos, su función es la venta al cliente final de los paquetes desarrollados anteriormente por la mayorista. A escala reducida, la agencia minorista puede producir pequeños paquetes compuestos fundamentalmente de servicios turísticos sueltos.
• Agencias Mixtas: Normalmente las agencias mixtas nacen como minoristas, que amplían su red de ventas y van creando sus propios productos que venden a través de la misma.
• Receptivas o receptoras: Traen a sus clientes a donde se encuentran ubicadas.
• Agencias de venta “on line” o virtual (OTA’s): Muchas veces son agencias que no disponen de presencia física, sino que la venta se produce a través de su correspondiente página web/portal. Pueden ser independientes o formar parte de un grupo.
• Asesora: Asesorar al cliente en las necesidades que exponga.
• Mediadora o gestora: Gestionan, negocian o intermedian en la reserva.

Los minoristas cumplen las funciones asesora y mediadora, en pocas ocasiones la productora. Y las funciones que llevan a cabo las mayoristas son la mediadora y productora.

También se tendrán que tener en cuenta las ratios para poder llevar a cabo el análisis económico y financiero de una agencia de viajes. Ratio es la relación o proporción que se establece entre dos cantidades o medidas.

Los viajes de familiarización, fam trips o fam tours son viajes de cortesía que se ofrecen a periodistas, operadores turísticos o agencias de viajes para que puedan vivir la experiencia de un destino o establecimiento turísticos en primera persona.

Consejos para Elegir la Mejor Agencia de Viaje Corporativo

Elegir una agencia adecuada no se trata solo de precios, sino de encontrar un socio estratégico que entienda las necesidades de tu empresa. Estos son algunos criterios clave:

• Experiencia en el sector corporativo: No todas las agencias de viaje están preparadas para gestionar clientes empresariales o viajes complejos.
• Atención personalizada: La comunicación directa y el soporte rápido son fundamentales ante imprevistos.
• Transparencia y control de costes: Una buena agencia ofrece informes claros y actualizados.
• Integración tecnológica: Plataformas online y apps móviles facilitan la gestión del viaje y el control de gastos.
• Sostenibilidad y responsabilidad social: Cada vez más empresas valoran que sus desplazamientos tengan menor impacto ambiental.

Un buen proveedor de viajes corporativos no solo organiza desplazamientos, sino que facilita la vida de los equipos y mejora la eficiencia del negocio.

Cómo Optimizar la Gestión de los Viajes Corporativos en tu Empresa

Más allá de elegir la agencia de viajes adecuada, el verdadero reto para los equipos de Recursos Humanos y administración está en gestionar los desplazamientos de forma ágil, trazable y eficiente. Coordinar reservas, anticipos, facturas y aprobaciones puede convertirse en un proceso complejo si no se dispone de una herramienta centralizada.

Cada vez más empresas combinan los servicios de su agencia con soluciones digitales que automatizan la gestión del viaje corporativo, permitiendo tener visibilidad sobre cada fase: desde la solicitud del viaje hasta la liquidación de gastos. Plataformas como la de Tickelia facilitan precisamente esa integración. Su funcionalidad de gestión de viajes permite planificar desplazamientos, controlar presupuestos, validar gastos y conectar la información con la contabilidad de la empresa.

El resultado es un proceso más fluido, transparente y sostenible, donde la experiencia del viajero mejora y el departamento financiero gana control y eficiencia. En un entorno donde cada euro y cada hora cuentan, contar con herramientas digitales que acompañen la estrategia de movilidad corporativa es un paso lógico hacia una gestión más inteligente del tiempo y los recursos.

En Premium Traveler Barcelona también son especialistas en la gestión de viajes corporativos. Ofrecen una amplia gama de soluciones premium para aquellos pequeños y medianos grupos corporativos que vienen a Barcelona o España. Desde planificar un viaje de negocios para un grupo de 4 ejecutivos hasta organizar una cena privada para un grupo de 180 personas en un lugar muy exclusivo.