Agencia para Pequeños Negocios: Una Guía Completa para el Éxito Empresarial

Cuando creas una agencia, tu mente está llena de ideas y de un sinfín de posibilidades. Es algo apasionante, crees que tienes el control sobre el tipo de clientes y proyectos que asumirás, y que podrás elegir a los mejores talentos como miembros de tu equipo. No obstante, aquellos de ustedes que ya tienen una agencia, saben que este sueño no siempre es la realidad, ya que existen pruebas y adversidades con las que se deberá lidiar a lo largo del camino.

Agencia Venturo adapta sus servicios para ofrecer el máximo valor a sus clientes. ¿Tienes una pequeña o mediana empresa? ¡Hemos diseñado servicios especialmente pensados para ti! Optimizamos tu equipo, aumentamos la productividad y te ayudamos a alcanzar tus metas. Tu empresa, tu visión. Queremos potenciar tu éxito proporcionándote servicios personalizados, diseñados para satisfacer tus necesidades únicas. Con nosotros, tendrás la posibilidad de definir tu camino hacia el crecimiento y evolución empresarial.

En 2018, uno de los temas abordados en el evento Shopify Pursuit en Nueva York fue cómo dirigir una agencia. Pursuit representa una oportunidad para que los partners de Shopify se reúnan, aprendan, desarrollen y se conecten con los pormenores de la actividad del emprendimiento. Tanto aquellos que ya llevaban nueve meses en su aventura de crear una empresa, como aquellos que ya tenían una empresa valuada en un millón de dólares, se reunieron para intercambiar perspectivas y consejos.

1. Tu Marca y el Nicho de Mercado

Conforme crece tu empresa, tu marca también debería crecer. La mayor parte de los freelancers inician su actividad trabajando de forma independiente o en dúo, por lo que es posible que les resulte muy complicado refinar sus servicios e identificar su nicho de mercado en la primera etapa. No obstante, la clave consiste en hacerlo: la forma en la que promociones tu negocio es fundamental.

En sus inicios, la agencia publicitaria Wondersauce promocionaba sus servicios como empresa de desarrollo web, pero fue evolucionando rápidamente. “Cuando empezamos a promocionar nuestra agencia, nos encontramos con un panorama plagado de agencias de tecnología específica, que se enfocaban en lo relacionado con servicios para móviles o redes sociales”, dice John Sampogna, Director General y cofundador. “Todo el mundo estaba intentando perseguir tendencias y lo que vendría ‘después’”. Wondersauce diversificó el diseño web, que era su oferta única, e incluyó la fotografía de productos y la promoción en redes sociales. Les pareció primordial crear una estructura de agencia, cuya única premisa fuera el cambio.

En el caso de pequeñas empresas, descubrir cuál es su talento único puede resultar difícil. “Empápate de cómo los comerciantes ganan dinero. Luego, siéntate con tu equipo e identifica los tres aspectos que representan sus mayores desafíos. Aunque sea un gran desafío, no se puede ignorar la promoción, es el elemento fundamental para que tu negocio consiga clientes. Si tienes dificultades para conseguir más clientes, piensa en el consejo mencionado anteriormente y haz un análisis de cómo se percibe tu marca. ¿Los clientes comprenden con claridad tu propuesta principal? ¿Tu sitio web y tus partners ofrecen información clara al respecto?

2. De Especialista General a Delegación Efectiva

En la etapa inicial de la gestión de un negocio, eres un especialista en general. Eres el especialista en marketing, el diseñador web, el contador y muchos otros roles recaen sobre tus hombros como dueño de un negocio. Sin embargo, al cabo de un par de años, continuar con esta postura generalizada podría convertirse en un verdadero problema.

"Estaba en medio de mis vacaciones y tuve la sensación de estar apagando incendios en Atlanta desde el solárium. En ese momento, me di cuenta de que tenía que detenerme y analizar mi negocio y ocuparme de él", comenta Alex. No es fácil traspasar el control de responsabilidades que has manejado durante años, independientemente de que te gusten o no. Tienes que aprender a soltarlas: quien quiera que te reemplace, no lo hará de la misma manera, pero eso no significa que esté mal. "Es posible que todavía estés realizando tareas de diseño o desarrollo web, gestión de proyectos o administración de anuncios publicitarios (Adwords), sea cual fuere tu actividad, sin duda, seguirás ocupándote de las ventas. Estás trabajando en un puesto dentro de tu compañía, además de ser el Director general o el Presidente".

En este sentido, John tiene algunos consejos: contrata a las personas por su actitud, no por sus habilidades. "A veces, no se puede modificar la actitud, ya que es algo interno y requiere un cambio, que tiene que venir de ellos mismos. Es difícil que los fundadores transfieran responsabilidades a nuevos empleados, pero si no lo hacen, el efecto es perjudicial".

3. Estandarización de Procesos para la Eficiencia

Dejar de lado el tiempo y trabajar en algo que no es un proyecto del cliente podría parecer contrario a la intuición, pero estandarizar un proceso es crucial para el éxito de un negocio. Si la estructura de tu negocio es un caos, tu vida es un caos. Crea un documento estándar de correo electrónico para los clientes que se incorporan, con actualizaciones de proyectos de forma semanal, revisiones y traspasos de proyectos. De esta forma, podrás agilizar la comunicación y adaptar levemente cada plantilla para que se adapte a tu cliente.

Crea una plantilla para el esquema del proyecto. ¿No resulta agotador crear una plantilla de proyecto desde cero cada vez que empiezas a trabajar con un cliente nuevo? La creación de un procedimiento estándar ahorra tiempo en los negocios. Al dedicar cierto tiempo a los proyectos para crear procesos, se podrán reducir considerablemente las horas de trabajo doble.

4. Invierte en tu Equipo y Cultura Laboral

Aunque estés ocupado dirigiendo la agencia, no te olvides de tu equipo. La dificultad con la que se enfrentó Kelly fue que contaba con un total de 9 empleados que se encontraban dispersos por todo el país. "El equipo carecía de conocimiento mutuo a nivel personal", cuenta Kelly.

Alex comparte el mismo sentir: “Asegúrate de entrenar a la gente y ayudarles a progresar en el ámbito personal. Las personas tienen metas profesionales y debes intentar respaldarlas. El hecho de perder algunos de tus mejores talentos simplemente porque no los ayudaste a alcanzar sus metas internas es difícil”. La cultura del lugar de trabajo puede servir para conseguir clientes, nuevos contratos y para mantener a los empleados existentes.

Con oportunidades de ingresos e infinidad de recursos de los que puedes aprender, convertirte en un Shopify Partner es tu oportunidad de trabajar con los clientes para crear soluciones comerciales y aumentar tu experiencia.

5. Alianzas Estratégicas para el Crecimiento

Las asociaciones con otros empresarios son un gran medio para hacer crecer tu negocio. “Tenemos alianzas con otras agencias y con las apps que utilizamos en nuestra plataforma informática”, señala Chase. Para crear alianzas, debes ser auténtico: “No hay que ser un robot, sino genuino y establecer relaciones de amistad. Es necesario crear vínculos verdaderos con seres humanos reales. Los dos están buscando lo mismo: una asociación en la que ambos salgan beneficiados”.

Muchas pequeñas agencias de diseño y desarrollo web se destacan por su capacidad de mejorar la imagen de la marca y el diseño, pero a veces les falta la experiencia necesaria para implementar un SEO de Ecommerce, un contenido web, o crear un embudo de ventas. Las alianzas estratégicas pueden suplir estas carencias.

6. El Marketing como Pilar Fundamental

Todos los oradores de Pursuit en Nueva York hicieron la misma advertencia a los dueños de empresas: no se distraigan tanto trabajando en su negocio al punto de olvidar ocuparse de él. Las tareas como el marketing son tan importantes como las actividades cotidianas relacionadas con el trabajo para los clientes. El marketing no consiste en jactarse de lo bien que está funcionando tu negocio.

Kelly de la Agencia Taproom se hace eco de la perspectiva de Alex. "He recibido muy buenos consejos de otros dueños de agencias y gerentes expertos. Después de haber dirigido la Agencia Taproom durante mi primer año, tenía suficiente confianza en mis propias habilidades y procesos, y estaba ansiosa por compartir lo que había aprendido hasta ese momento, y esto me llevó a ofrecer una charla en Pursuit. Si no te gusta la idea de dar conferencias en eventos, existen muchas otras formas de agregar valor a la comunidad. También podrías escribir un blog, o presentar un podcast como el experto en Shopify Kurt Elster. Kurt dirigió una clase magistral en Pursuit, en la que habló de su podcast no oficial de Shopify dirigido a los comerciantes (en inglés).

Si no has considerado la enseñanza, conferencias, podcasts o reuniones como una actividad de marketing, tal vez sea el momento de contemplar este tipo de iniciativas.

7. Gestión del Flujo de Caja

Es evidente que el dinero en efectivo es la base de un negocio, pero referirse a cómo manejar el flujo de caja es un tema un tanto tabú. Esto tiene una explicación: no hay muchos propietarios de negocios que quieran mostrar total transparencia en cuanto a los gastos generales. “Aunque hayas obtenido un resultado positivo neto durante uno o dos años o algo así, recurre a un banco y pide un préstamo”, recomienda John. “Supongamos que tus ingresos están sobre los 7 a 8.000 por mes; no te asustes a la hora de pedir un préstamo por 200.000”.

Existen dos razones para hacerlo: en primer lugar, si todo va bien en este momento, lo bueno es que tu negocio esté en alza, pero lamentablemente llegarás a un punto de inflexión, en el que no aparecerán nuevos clientes ni tampoco nuevos proyectos. Será mejor que vayas al banco ahora mismo y consigas ese dinero. Esto se aplica particularmente a los casos en que no lo necesitas. Aparta el dinero y paga las cuotas mes a mes.

Alex coincide, y tiene un sistema que recomienda a otros partners para mantener ese objetivo de obtener un flujo de caja positivo. Los empleados contratados necesitan percibir su remuneración por adelantado, recalca. “Si no puedes pagar la totalidad del monto, haz por lo menos una entrega anticipada del 50 por ciento. Si el cliente está en condiciones de pagar la totalidad del trabajo antes de que este se lleve a cabo, le concedemos un 10 por ciento de descuento sobre el total de la cotización”. Puede resultar arriesgado suponer que tu flujo de caja continuará aumentando a la par de tu negocio.

8. Desarrollo Personal y Profesional Continuo

Sí, como dueña o fundadora de una empresa eres una persona muy dedicada, pero nunca debes olvidarte de seguir aprendiendo o mejorando tu trabajo. Resulta bastante cómodo dejar al margen el interés por el desarrollo personal, cuando estás lidiando con un caudal de tareas continuo que parecen siempre ser fundamentales para la empresa. “Intenta tomar una clase, asistir a una conferencia o a un evento de networking, y date el gusto de actualizarte comprando un nuevo equipo”, recomienda Kelly. “Pero lo más importante es que no dejes de ocuparte de ti mismo y de cubrir tus necesidades básicas. Es fácil quedar atrapado en el crecimiento de tu negocio, pero no hay que perder de vista la importancia y el cuidado de tu salud”.

Dirigir una empresa es un reto fascinante. Es la manera en la que te mueves por las cimas y por los valles, lo que te ayudará a crear un negocio sustentable. Aprovecha los consejos de los partners de Shopify Pursuit, ya sea para contratar, promover o implementar procesos adecuados que agilicen tu trabajo.

El Programa de Shopify Partner conecta a gente talentosa como tú con más de 1 millón de emprendedores en todo el mundo.

Elegir la estructura adecuada para tu negocio es un paso crucial cuando se inicia un negocio. El tipo de entidad que tú elijas tiene consecuencias jurídicas, financieras y operativas específicas. Los empresarios tienen que planificar de muchas maneras para evitar malas inversiones, errores legales, quiebras, etc. La planificación también ayuda a identificar nuevas oportunidades de venta y a abrir la posibilidad de oportunidades de financiación de grandes cantidades que beneficien a las empresas de nueva creación. Los planes cambian y evolucionan con tu negocio a medida que reflexionas sobre tu misión, visión y objetivos. Cuando una estrategia exitosa deja de funcionar, es esencial encontrar una nueva para que tu negocio siga creciendo y prosperando.