Transformación Digital y Gestión del Dato en la Administración Pública: Adaptando Estrategias del Sector Empresarial

Vivimos en una época en la que los datos están en todas partes. Cada día, las Administraciones Públicas generan una enorme cantidad de información sobre movilidad, salud, empleo, medio ambiente o actividad económica. El uso inteligente del dato permite a las administraciones ser más eficientes, anticiparse a las necesidades de las personas y diseñar políticas públicas basadas en evidencia real. Pero el valor del dato no está solo en su volumen, sino en cómo se gobierna, se comparte y se reutiliza. Los datos públicos son también el punto de partida de una inteligencia artificial verdaderamente transformadora. Por eso, hablar de datos en el sector público no es hablar solo de tecnología; el impacto del dato público va más allá de la gestión administrativa.

Los empleados públicos españoles se han adaptado durante décadas a los cambios tecnológicos. Ahora, ha llegado el momento de que también las administraciones adapten sus procesos a las nuevas tecnologías y aprovechen la seguridad, eficiencia, eficacia y calidad que estas aportan. Y están decididas a hacerlo.

La Demanda Ciudadana y la Nueva Gestión Pública

Los ciudadanos demandan de la Administración un nivel creciente de seguridad, eficiencia y calidad en la gestión de los servicios públicos. Quieren interactuar con la Administración online y directamente de la misma forma que pueden hacerlo con otros sectores de servicios para su uso personal. Atrás quedaron los días en los que la gente estaba dispuesta a coger su turno, sentarse y esperar a que le llamen para que la administración le ayude a resolver su problema.

A finales del siglo XX, sectores políticos y económicos en Europa occidental y Estados Unidos comenzaron a cuestionar el modelo tradicional de gestión estatal, señalando la necesidad de repensar el rol del Gobierno y del Estado. Propusieron la desburocratización y una revisión integral del funcionamiento de lo público y lo subvencionado. La Nueva Gestión Pública, también denominada por algunos autores como modelo antiburocrático, cuestiona las jerarquías piramidales típicas de las instituciones públicas. Otro de sus pilares fundamentales es la simplificación de los procesos administrativos, abandonando la excesiva prioridad que antes se otorgaba a los procedimientos y proponiendo flexibilizarlos para facilitar su adaptación ante cambios internos o externos.

Desafíos en la Transformación Digital de la Administración Pública

La digitalización y adaptación al usuario, si bien crucial, también conlleva posibles riesgos asociados. Sin embargo, la escasez de capacidades, los complejos procesos manuales y unas culturas de trabajo reacias al riesgo están dificultando que el sector público siga el ritmo de los avances tecnológicos que sí se registran en otros sectores de actividad. El 69% de los encuestados de la Administración afirma que la falta de comprensión o confianza en las nuevas tecnologías les hace confiar menos en la inversión en este ámbito. Las organizaciones ya no pueden planificar las actualizaciones tecnológicas durante cinco años y luego ejecutarlas durante otros cinco.

A día de hoy, todavía existen muchos organismos públicos que carecen de las soluciones necesarias para responder eficazmente a las demandas digitales de los ciudadanos. Por ejemplo, en procesos como las solicitudes de subvenciones, el pico de demanda puede superar la capacidad de respuesta del sistema, generando cuellos de botella y plataformas que no están preparadas para recibir un alto volumen de solicitudes.

Otros desafíos importantes incluyen:

• Brecha digital y resistencia al cambio: A pesar de los esfuerzos por digitalizar los servicios, persiste una brecha digital entre diferentes segmentos de la población, especialmente en áreas rurales o para personas con menor formación tecnológica. Esto limita el acceso igualitario a los servicios públicos digitales. Por otro lado, los propios empleados públicos están acostumbrados a métodos tradicionales de trabajo y muestran resistencia al uso de herramientas digitales.
• Interoperabilidad entre sistemas: En muchos casos, las distintas entidades públicas no comparten fácilmente la información entre ellas debido a la falta de sistemas interoperables que permitan la integración y el flujo eficiente de datos. Esta falta de comunicación y coordinación entre las diferentes instituciones genera una serie de ineficiencias operativas, ya que cada entidad maneja sus propios registros y procesos de manera aislada. Como resultado, se dificulta la colaboración interinstitucional, lo que retrasa la toma de decisiones y la implementación de políticas públicas.

Estrategias para la Adaptación y Modernización

La clave para implantar con éxito y seguridad la tecnología radica en cubrir las lagunas de cualificación. Es decir, en garantizar que las plantillas de las administraciones públicas estén formadas en competencias digitales y al día de las tendencias tecnológicas, que evolucionan constantemente, y se contrata a los mejores talentos del sector tecnológico para materializar los planes de transformación digital. La contratación debe ser más rápida y flexible.

Al establecer alianzas con empresas tecnológicas privadas, las organizaciones gubernamentales pueden innovar más rápidamente y acceder a la experiencia que necesitan para transformarse digitalmente. No es necesario ir a lo grande de inmediato, sino que es mejor empezar con proyectos piloto para explorar el potencial de las nuevas tecnologías antes de hacer inversiones de gran envergadura. La gestión del cambio se enfoca en preparar, respaldar y asistir a los empleados en la adopción de nuevas tecnologías y procesos. Esto incluye comunicar de manera clara los beneficios de la transformación, involucrar al personal público en el proceso de cambio y ofrecer el apoyo requerido durante la transición.

La Gestión Pública en un Contexto de Incertidumbre

La redacción de este artículo coincide con la creciente preocupación por el funcionamiento y la modernización de la Administración pública. Los fundamentos de la organización burocrática, pensados para racionalizar procedimientos y mejorar la eficiencia, hoy día están agotados y superados. Burocracia se ha convertido en sinónimo de ineficiencia, lentitud, rigidez y derroche de recursos. Las principales características del contexto actual son la turbulencia y la incertidumbre, haciendo que la tradicional seguridad sobre qué hacer y cómo hacerlo se desvanezca.

La gestión de la incertidumbre requiere capacidades globalizadoras que permitan abordar los problemas en toda su complejidad. Los directivos públicos, desde una renovada capacidad de innovación y creación, deben desarrollar propuestas políticas y ser capaces de movilizar redes de apoyo que garanticen el éxito de su implantación. Debe fomentarse un estilo de gestión que refuerce los componentes directivos, que sea más proactiva que reactiva, más promotora que indicadora, y que se responsabilice del diseño de una estrategia definidora tanto de los objetivos como de las vías de solución.

La gestión pública debe resituarse en redes más complejas de relaciones interorganizativas en que pueda desarrollar actitudes de negociación, coordinación y promoción, lo que denominamos gestión de la influencia. Para enfrentarse a las exigencias de flexibilidad y especialización, la gestión pública tiene que ser capaz de dar respuestas creativas e innovadoras a un entorno en constante transformación. Mientras que los problemas de control de recursos han sido muy estudiados, los mecanismos para potenciar la flexibilidad y la capacidad de adaptación suponen el reto de la gestión del cambio.

Subcontratación y Redes de Colaboración

La necesidad de estructurar un modelo organizativo capaz de asumir la gestión de la influencia proviene de reconocer que la provisión de ciertos servicios ha dejado de estar monopolizada por el sector público y ha pasado a proveerse de una red en la que participan los sectores informal, voluntario y mercantil. Las autoridades políticas, por lo tanto, deben modificar el tipo de actuación que desarrollan: marcar prioridades y articular una red de actores que cooperen en su consecución. Este cambio no solo afecta al papel de los responsables públicos, sino que también tiene un fuerte impacto sobre los modelos organizativos.

En cada comunidad existe una red de actores formada por la propia autoridad política y, además, otras agencias públicas, privadas, voluntarias o informales. Los gobernantes deben ser capaces de influir en este entorno. El grado de influencia que los gobernantes pueden ejercer sobre los actores externos depende del tipo de relación que los vincule.

En teoría, la relación más estrecha y controlada a la que puede aspirar una autoridad pública es aquella en la que se contrata una agencia externa para la provisión de un determinado servicio. Sin embargo, el problema básico que se presenta es cómo mantener el control público en ámbitos excluidos de la gestión directa. Un contrato no puede garantizar por sí mismo que el trabajo se realice tal y como se pretende, ya que existen incumplimientos, errores de especificaciones, obsolescencia de las condiciones, etc.

La creciente ola de subcontratación traslada el problema de la especificación a un escenario diferente, en el que se requiere que las autoridades públicas precisen con antelación el producto final que se ofrecerá a la comunidad. Se impone, por lo tanto, una nueva disciplina en la actividad de los políticos: deben saber exactamente qué quieren y qué pueden permitirse.

Tendencias Tecnológicas Clave para la Administración Pública

A pesar de su cautela ante la tecnología, los gobiernos mantienen el compromiso de desplegar el potencial de los sistemas y plataformas emergentes. La digitalización de nuevos servicios públicos, el uso extendido de la inteligencia artificial y la seguridad de grandes volúmenes de datos son solo algunos de los aspectos que demandan innovación en la administración pública. Estos desafíos son especialmente relevantes para lograr una administración más eficiente, accesible y transparente, demostrando la capacidad de implementar políticas públicas y servicios de calidad más sencillos y accesibles en cualquier momento y lugar para los ciudadanos. Para que esto suceda, la empresa pública y los gobiernos necesitan tener una mentalidad ágil que les permita tener más proactividad, procesos más flexibles y operaciones más rentables. La implantación debe ir acompañada de estrategias más dinámicas e inteligentes que pasen por un cambio cultural, pensando en la formación de los trabajadores implicados y de la población en su conjunto.

Inteligencia Artificial (IA)

En los últimos años, la inteligencia artificial ha dado un paso de gigante, con la aparición (y democratización) de la inteligencia artificial generativa. Esta tecnología supone un cambio cualitativo que va a transformar radicalmente la Administración, integrando avances tecnológicos previos, como análisis de datos, ciberseguridad, cloud o automatización. Se espera que la IA generativa sea muy positiva para el crecimiento del sector.

Sin embargo, la calidad de los datos es crucial: "Automatizar datos malos va a dar malos resultados, por lo que la gestión y la calidad de los datos revisten importancia. Deben estar seguros e integrados antes de poder empezar a utilizar la nube y sistemas sofisticados como la IA y el ML." A partir de unos datos de calidad, protegidos adecuadamente y trasladados a la nube, los gobiernos pueden empezar a experimentar las innumerables ventajas que ofrece este modelo. La implementación de la IA permitirá la automatización de tareas repetitivas, la predicción y el análisis de datos en tiempo real, y la mejora en la personalización de servicios para los ciudadanos.

Migración a la Nube y Modernización de Infraestructuras

La migración a la nube es una de las tendencias más importantes en las administraciones públicas, permitiendo una mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad a los servicios. El traslado a la nube ahorra tiempo al proteger, actualizar y hacer copias de seguridad de los datos de forma automática y mantener los sistemas actualizados. Algunas de sus ventajas incluyen la recuperación en caso de catástrofe, mayor rapidez para hacer negocios y un importante ahorro de costes a largo plazo. Así, el 40% de los encuestados del sector público considera los sistemas de nube pública como una de las tecnologías más importantes para los objetivos a corto plazo de su organización, en comparación con el 30% de todos los sectores encuestados.

• Reducción de costes.
• Escalabilidad inmediata.
• Mejora en la accesibilidad de los servicios públicos.

Big Data

El análisis de grandes volúmenes de datos permite a los gobiernos obtener información valiosa sobre patrones y tendencias en áreas como salud, educación, seguridad y transporte, facilitando la identificación de problemas y la predicción de necesidades futuras. Con el uso de Big Data, las administraciones públicas pueden ofrecer servicios más personalizados, optimizar recursos, mejorar la eficiencia operativa y diseñar políticas públicas más efectivas y basadas en evidencia. Además, esta tecnología promueve la transparencia al hacer que los datos del gobierno sean más accesibles y utilizables para la ciudadanía, contribuyendo a una gestión pública más inteligente y orientada a resultados.

• Optimización de recursos a través del análisis predictivo de datos.
• Mejora en la planificación de políticas públicas.
• Capacidad para identificar problemas emergentes en tiempo real.

Internet de las Cosas (IoT)

En 2025, el Internet de las Cosas (IoT) se consolidará como una de las principales tendencias de innovación para el sector público debido a su potencial para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios públicos.

Ciberseguridad: Un Pilar Fundamental

Digitalizar y adaptar la experiencia al usuario es también reducir los posibles riesgos asociados. Hasta ahora, si bien la cultura de la cautela puede haber estado frenando la inversión, la vigilancia de los gobiernos les ha conferido una ventaja en materia de ciberseguridad. El 46% de los encuestados del sector público afirma que su organización da prioridad a la ciberseguridad y a la capacidad de recuperarse de un ataque rápidamente y con un impacto mínimo, en comparación con una media del 33% en todos los sectores encuestados.

De cara al futuro, los gobiernos deben centrarse en actualizar sus políticas de ciberseguridad y adoptar planes claros de respuesta a incidentes y modelos de confianza cero. En un modelo de confianza cero, no se puede confiar en ningún actor o sistema, y se requiere supervisión continua, gestión de riesgos de terceros y seguridad en la nube. El aumento de los ciberataques y las amenazas a la privacidad hacen que la protección de la información pública sea una prioridad. La administración pública maneja grandes volúmenes de datos sensibles, como los de los ciudadanos, por lo que se necesita una ciberseguridad robusta para evitar brechas y fraudes.

La protección de datos personales y de infraestructuras críticas es esencial para garantizar la confianza ciudadana. Uno de los pasos más importantes en la transformación digital es la implantación de tecnologías capaces de garantizar la seguridad, la privacidad de los datos almacenados en un servicio y su correcto tratamiento conforme a la ley. Además, al tratarse de una cantidad muy grande de datos, como fotos, documentos, textos manuscritos y otros, es necesario que el servicio ofrezca tecnologías de respaldo para evitar la pérdida de datos públicos, que incluso pueden ser auditados.

Los beneficios para la administración pública al aplicar correctamente sistemas de seguridad robustos permiten:

• La reducción de vulnerabilidades en infraestructuras críticas.
• El cumplimiento de normativas de protección de datos (como el GDPR).
• Minimización de riesgos (utilizando tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial para la detección de amenazas).

Inversión y Reformas en España

El ecosistema de datos en España ha seguido creciendo. Sin duda, se trata de un sector en creciente aumento en recursos e inversión. La inversión en tecnología de las administraciones públicas ascendió significativamente en los últimos años.

Estas inversiones se enmarcan en diversas reformas y estrategias, tales como:

• Reforma para la modernización y digitalización de la Administración: cuyo objetivo es la simplificación y digitalización de los procesos y procedimientos administrativos, así como reducir la tasa de temporalidad en el conjunto de las Administraciones Públicas españolas.
• Ley de Transparencia e Integridad en las Actividades de los Grupos de Interés.
• Esquema Nacional de Seguridad.
• Reforma para el impulso del Estado de Derecho y la eficiencia del servicio público de justicia.
• Reforma para la modernización de la arquitectura institucional de gobernanza económica.
• Libro Verde para el impulso de las finanzas sostenibles: para promover en España el desarrollo de instrumentos financieros que faciliten la movilización de las inversiones necesarias para acometer el cambio de paradigma del modelo económico frente a los desafíos del cambio climático.
• Estrategia Nacional de Contratación Pública.
• Refuerzo de las capacidades administrativas: la reforma incluye elementos para la ejecución del Plan: sistema de seguimiento, auditoría y control, formación y comunicación.
• Modernización de la Administración General del Estado y orientación al servicio del ciudadano.
• Proyectos tractores de digitalización de la Administración General del Estado.
• Transformación Digital y Modernización del Ministerio de Política Territorial y Función Pública y de las Administraciones de las CCAA y las EELL: inversión que aborda proyectos de modernización en el ámbito de la Administración General del Estado y de las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.
• Transformación de la Administración para la Ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

Definición de Gestión Pública Efectiva

La gestión pública es la disciplina encargada de administrar los recursos de una nación de manera eficiente, a través de sus entidades públicas. Su importancia radica en que de la eficiencia de esta gestión depende el desarrollo de un país, la relación entre ciudadanos, Gobierno Nacional y el sector privado. Una gestión pública transparente, medible y proyectada al futuro, con objetivos concretos e indicadores de gestión, asegura un buen uso de los recursos y servicios públicos acordes a las necesidades ciudadanas. La gestión pública se encarga de administrar los recursos del Estado para cumplir con los fines misionales del gobierno.

La gestión pública podrá medirse por resultados, tendrá un accionar transparente y rendirá cuentas a la sociedad civil. El mejoramiento continuo de la Administración Pública se basará en el fortalecimiento de herramientas de gestión consolidadas en un sistema integrado que permita el buen uso de los recursos y la capacidad del Estado para producir resultados en pro de los intereses ciudadanos. A través de la correcta gestión de los recursos, el gobierno puede garantizar que los servicios públicos lleguen a quienes más lo necesitan, mejorando la calidad de vida y promoviendo el bienestar general. En términos de desarrollo económico, la buena gestión pública puede impulsar proyectos de infraestructura, educación, salud y seguridad, creando un entorno propicio para la inversión privada y la estabilidad social.

La efectividad y la eficiencia son dos indicadores fundamentales en cualquier tipo de gestión. En el sector público, los objetivos son radicalmente distintos de los del sector privado, lo que transforma la manera en que se mide la eficiencia y la efectividad, ya que los parámetros no están vinculados exclusivamente a la rentabilidad ni a los rendimientos financieros. El sector público enfrenta desafíos particulares que impactan directamente su eficiencia. Medir el rendimiento en la gestión pública es crucial para evaluar la efectividad de las políticas y la utilización de los recursos. Existen diversas metodologías para medir el rendimiento en el sector público, como el enfoque de resultados, que se basa en la consecución de metas claras y cuantificables, o el modelo de gestión por competencias, que evalúa la efectividad de los funcionarios públicos en su rol.