Protocolo Empresarial: Clave para la Imagen Corporativa y la Organización de Eventos

El protocolo empresarial es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Es el conjunto de modales y comportamientos para llevar un buen ambiente laboral. Comprende las actuaciones llevadas a cabo en el mundo empresarial y que tendrán como uno de los máximos objetivos la consecución de una buena imagen para la empresa.

La Importancia del Componente Cultural en el Protocolo Empresarial

La enseñanza del español para la comunicación profesional se trata de un campo multidisciplinar pues, si bien se inscribe en el campo de la enseñanza EFE (dentro del campo del Lenguaje), también está íntimamente relacionada con otras disciplinas como la Comunicación, la Organización y Administración de Empresas, la Comunicación Intercultural y el Protocolo Empresarial. Para el alumno, esto implica necesariamente su entrada a un “entorno cultural ajeno” y el desarrollo de su capacidad para convivir eficazmente en ese contexto (proyectar una imagen adecuada, interpretar los signos correctamente…).

El interés por el estudio de este campo surge ya en el siglo XVI cuando, por motivos comerciales entre España y otros países de Europa, nacen los diccionarios de lengua, en los que no solo se recogen definiciones de palabras sino también registros de expresiones y costumbres de la lengua meta. Estos conocimientos les permitían desenvolverse mejor en sus negocios, más allá del conocimiento de la lengua meta. Otro antecedente que sirve para ejemplificar esa especificidad que va más allá de los términos técnicos del contexto específico lo encontramos en los años 50 del siglo pasado.

Dentro de este ámbito, es fundamental distinguir:

• Cultura social: Nos permite conocer las costumbres y hechos que propician una forma determinada de “funcionar”, es decir, actuar de acuerdo al funcionamiento de una determinada cultura y entender las razones que motivan ese funcionamiento.
• Protocolo empresarial: El procedimiento para relacionarse y organizar eventos.
• Cultura empresarial: Manera de proceder en un entorno profesional determinado. Por ejemplo, encontramos diferencias empresariales entre la cultura empresarial de la banca y la de las startups.

El presente artículo destaca como un valioso aporte en la cuestión del componente cultural en EFE, un aspecto que aún no se ha perfilado y normativizado como el componente lingüístico (algo que también ocurre en el ámbito ELE en general). De esta forma, Calvi subraya la presencia del componente cultural no solo como competencia intercultural que el alumno debe adquirir (ser capaz de observar e identificar las diferentes orientaciones culturales y estilos comunicativos que pueden generar malentendidos o choque cultural en las interacciones profesionales). Además, detecta que en la comprensión de la lengua específica también es necesario adoptar una correcta perspectiva intercultural. El artículo incluye un marco preliminar exhaustivo sobre el amplio y muy discutido concepto de cultura en el plano ELE y EFE. Por otro lado, me parecen especialmente relevantes las anotaciones sobre aspectos culturales a tener en cuenta y sobre los rasgos del protocolo empresarial. Ya conocía, por supuesto, elementos como las tarjetas de visita, los brindis, los tabúes… pero no me había parado a pensar en el impacto que tienen en este ámbito y su peso en la cultura empresarial.

En lo referente al componente cultural y el protocolo en contexto de enseñanza EFE, este artículo plantea conclusiones interesantes sobre las peculiaridades del componente cultural y de su tratamiento en contextos de enseñanza EFE. Calvi, como Jimeno de Vera, zanja el debate planteando la peculiaridad de cada contexto (necesidad de analizar cada situación) y del lenguaje en cada caso (por ejemplo, es evidente un mayor acercamiento a la lengua general en los contextos de la rama de ciencias sociales).

Tipos de Actos Protocolarios y su Organización

La participación en una feria comercial, como la Madrid Games Week (MGW), se puede incluir en el grupo de actos protocolarios como actos ajenos. Esto se debe a que es un acto al que asisten algunas personas de la empresa, pero que están organizados por entidades públicas o privadas externas. Dentro de los actos ajenos, lo clasificaríamos como acto con participación directa, pues la empresa tiene una presencia importante, como participante con un stand.

Objetivos de las Empresas al Participar en una Feria Comercial

Las ferias suponen medios privilegiados de presentación de productos y servicios ante un gran número de clientes, usuarios, competidores y medios de comunicación en un periodo de tiempo y espacio reducido. En general, las empresas se marcan los siguientes objetivos al participar en una feria comercial:

• Generar ventas.
• Contactar con profesionales y personal cualificado del sector.
• Introducir y promocionar nuevos productos y servicios.
• Conocer y probar nuevos productos y servicios.
• Potenciar la imagen corporativa de la empresa.
• Reforzar las relaciones con los que ya son clientes.
• Penetrar en mercados exteriores, si se diera.
• Potenciar las relaciones públicas ante los medios de comunicación.

Caso Práctico: La Empresa Vuela en Madrid Games Week

La Sra. Camaleona, el Sr. Vencejo y la Sra. Pato han tomado la decisión estratégica de participar en una feria relacionada con el sector de telecomunicaciones, en concreto en la próxima edición de la feria MADRID GAMES WEEK (MGW), organizada por la Institución Ferial de Madrid (IFEMA). Para planificar y organizar la participación de Vuela, la empresa debe aplicar el protocolo empresarial.

Definición de Objetivos e Indicadores para la Empresa Vuela:

Para la empresa Vuela, dos objetivos fundamentales para participar en esta feria MGW podrían ser:

1. Contactar con profesionales y personal cualificado del sector.
   • Indicador: Completar una ficha con los datos de contacto conseguidos.
2. Potenciar la imagen corporativa de la empresa.
   • Indicador: Realizar una encuesta anónima de solo dos preguntas: "¿Qué imagen tenías de la empresa antes de la feria?" (no la conocía, muy mala, mala, regular, buena, muy buena) y "¿Qué imagen tenías de la empresa después de la feria?" (muy mala, mala, regular, buena, muy buena).

Protocolo de Asientos para la Recepción de la Medalla de Oro

El primer día de feria a las 11 horas, la empresa Vuela va a recibir la Medalla de Oro mencionada en la Tarea 2. Tienen reservados 3 asientos en el salón donde se entregarán las condecoraciones. Asistirán la Sra. Camaleona (Directora), el Sr. Vencejo y la Sra. Pato (persona con más antigüedad en la empresa).

Siguiendo el protocolo empresarial, la disposición de los asientos debe ser:

• En el centro se debe situar la Sra. Camaleona por ser la que ostenta el cargo más alto dentro de la empresa y ser un número impar.
• A ambos lados se situarán el Sr. Vencejo y la Sra. Pato. Como ambos tienen el mismo cargo, se situará a la derecha de la Sra. Camaleona la Sra. Pato, por ser la de más antigüedad en la empresa, y a su izquierda el Sr. Vencejo.

Fases de la Organización de un Acto Empresarial Protocolario

Existen cuatro fases que engloban todas las tareas a realizar en la organización de una feria o cualquier acto empresarial protocolario:

1. Planificación. Se definen los objetivos que persigue el acto, los medios necesarios para ello, cómo llevarlo a cabo, etc.
2. Producción y Organización. Se crean los grupos de trabajo, se asignan responsabilidades, etc.
3. Ejecución. Es el desarrollo del acto tal como lo hemos planificado y producido.
4. Evaluación. Consiste en la valoración a posteriori del acto, identificando logros y deficiencias.

El Programa de Participación en una Feria

La empresa Vuela tiene previsto realizar un programa del acto de participación en la feria. Según la teoría de la unidad, este programa debe contener los siguientes elementos:

• El cronograma.
• Uso de los espacios y colocación de los elementos materiales.
• Lista de invitados.
• Cuestiones protocolarias, como ordenación de invitados y precedencias.
• Los modelos de invitaciones y cartelería a usar.
• Anexos con planos del lugar de la celebración, transportes y recorridos.

Cronograma Estimado para la Participación en una Feria Comercial (MGW 2020)

Suponiendo que se mantienen para la MGW 2020 las condiciones y el calendario de una edición anterior, un cronograma típico para el periodo que va desde el montaje de la feria hasta el desmontaje podría ser el siguiente:

Formación en Protocolo Empresarial

Conocer y saber aplicar las técnicas de organización de actos para organizar eventos corporativos y sociales, y aplicar el protocolo a la comunicación empresarial para lograr proyectar una imagen de excelencia de cara a los clientes, proveedores, Instituciones Públicas y en las relaciones humanas de la empresa, es crucial. Así mismo, mejorar las habilidades sociales y comunicativas a través del protocolo es un objetivo fundamental.

A lo largo del currículo en el contexto de EFE, un aspecto importante es la gradación del contenido o la exigencia de adquisición de los objetivos y competencias. Todo proceso de programación parte del análisis de necesidades y de la consecuente selección de la metodología. En ambos casos, no existe una receta general de programación, sino que deberemos analizar cada contexto y grupo concreto para adaptar nuestro programa a sus necesidades y objetivos (nunca al revés). También debemos recordar que ningún método responderá a estas necesidades a la perfección.

Curso de Introducción al Protocolo Empresarial

Este curso está orientado a desarrollar las aptitudes necesarias para que los profesionales de la Institución encargados del protocolo en el ámbito local y provincial sean capaces de desenvolverse en el área de las relaciones institucionales a todos los niveles. Durante todo el curso, se alternarán las clases teóricas con ejemplos prácticos que servirán para desarrollar la carrera profesional en el apasionante mundo del protocolo en la administración local. Está dirigido a estudiantes que deseen orientar su carrera profesional en el mundo del protocolo.

Detalles del Curso:

• Lugar y fechas: Del 20 de marzo al 17 de abril de 2023, de 17:00 a 20:00 h. Lugar: UNED O Porriño.
• Modalidad: Online o presencial. Puedes elegir la asistencia presencial o la asistencia online en directo o en diferido.
• Metodología: Presencial. En directo a través de Microsoft Teams. Los estudiantes inscritos reciben la información de acceso en la dirección de correo electrónico que hayan indicado al matricularse. En diferido. Multicentro de Torneiros.
• Coordinador: Rafael Cotelo Pazos, Coordinador de Extensión Universitaria y Actividades Culturales de la UNED en Pontevedra.
• Ponente: Belén Álvarez Silva, Experta en protocolo y Relaciones Institucionales | Cooperante. Viajera. Más de 20 países visitados.
• Matrícula Ordinaria:
  • Asistencia presencial en el aula: 24 €
  • Asistencia online en directo: 24 €
  • Asistencia online en diferido: 24 €

Programa del Curso:

1. Lunes, 20 de marzo (17:00-20:00 h): Introducción al protocolo empresarial. Manual de acogida (visitas).
2. Lunes, 27 de marzo (17:00-20:00 h): Tipos de actos | Actos de carácter interno de la empresa | Actos organizados por la empresa con presencia de autoridades (incluidas en el R.D. 2099/83) | Las presidencias.
3. Lunes, 17 de abril (17:00-20:00 h): Resumen general | Caso práctico.

Se podrá anular un curso si concurren condiciones excepcionales relacionadas con aspectos docentes o de infraestructura económica y material que impidan su correcta celebración. En tal caso, el alumno tendrá un plazo de 6 meses desde la fecha de cancelación, para solicitar la devolución del importe de la matrícula.