El Abono de Comidas por el Empresario: Claves Legales y Prácticas en España

El abono de comidas por parte del empresario, ya sea a sus empleados o en el contexto de la actividad profesional, es un tema recurrente que genera dudas en el ámbito laboral y fiscal. Comprender las implicaciones de las dietas laborales, la deducibilidad de los gastos y las herramientas de gestión disponibles es fundamental para empresas y autónomos.

Las Dietas Laborales: Concepto y Marco Normativo

Las dietas laborales son gastos que un trabajador genera mientras trabaja fuera de su puesto de trabajo habitual. Son percepciones económicas extrasalariales, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, cuyo fin es compensar al trabajador por los gastos que tiene que realizar (comidas, pernoctación, etcétera) por desempeñar su trabajo, por cuenta de la empresa y de modo temporal, fuera del centro o lugar habitual de trabajo.

Es fundamental diferenciar las dietas de los gastos de viaje en general. Todas las dietas laborales son gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son dietas laborales. Las dietas incluyen gastos de alimentación durante el desplazamiento y gastos de alojamiento, en caso de que sea necesario pernoctar fuera. Otros gastos de viaje, como transporte o kilometraje, varían en función del desplazamiento.

Obligatoriedad y Regulación en Convenios Colectivos

Aunque muchos convenios colectivos contemplan las dietas laborales como un derecho, no todas las empresas están obligadas a abonarlas. Según el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, las dietas no son una obligación, salvo que estén incluidas en el convenio colectivo aplicable o se hayan acordado previamente. Por tanto, cada organización puede decidir si ofrece o no dietas como compensación a los desplazamientos por motivos laborales.

Las cantidades y formas de pago de las dietas se definen en los convenios colectivos de cada sector o empresa. Es habitual que las compañías ofrezcan una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Normalmente, las empresas abonan estas cantidades por adelantado y suelen ser importes fijos acordados en el convenio colectivo.

La interpretación de estos convenios ha sido objeto de pronunciamientos judiciales. Según el Tribunal Supremo (EDJ 2016/171543), los trabajadores afectados por comisiones de servicio tienen derecho a percibir el importe de las dietas por comida y cena sin necesidad de presentar factura del gasto realizado, cuando el convenio es claro al respecto compensando esos gastos mediante importes fijos. La atenta lectura del artículo 71 del Convenio pone de relieve que se contempla de manera frontal el abono de las cantidades fijas por almuerzo o cena y que no se exige en tales casos justificación documental expresa.

Dietas en Contratos por Obra o Servicio Determinado

Como primera afirmación, se puede decir que en los contratos por obra o servicio determinado NO cabe el abono de dietas. Esto se aplica, por ejemplo, en empresas del Sector de la construcción que contratan a trabajadores para una obra determinada y los desplazan a otras diferentes, o en empresas con centros de trabajo itinerantes que van cambiando de localidad.

Deducibilidad de Gastos por Comida

La posibilidad de desgravar comidas de empresa en la contabilidad de una organización o de un autónomo es un aspecto crucial, siempre que se cumplan una serie de requisitos.

IVA en Restaurantes

El IVA aplicable sobre el valor de la comida, la bebida y los servicios que prestan los restaurantes es el tipo reducido del 10%. Esto se aplica en toda España de idéntica manera, excepto en Ceuta, Melilla y Canarias, y es único para todos los servicios del restaurante, incluso para un producto con tipo de IVA superreducido (como el pan, 4%) o general (como la cerveza, 21%).

Deducciones para Autónomos

Con la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, estos profesionales pueden aplicarse deducciones por su dieta diaria de alimentación. Las ingestas deben realizarse durante el desempeño de la actividad profesional, el pago se tiene que llevar a cabo con tecnología electrónica (por móvil, con tarjeta bancaria, etc.) y los gastos deben ajustarse a los límites indicados. En su momento, el Tribunal Supremo corrigió el criterio de Hacienda respecto a las comidas con clientes, empleados y proveedores que son deducibles, ampliando el criterio inicial que solo permitía deducir las que propiciaban conseguir mejores resultados en la actividad.

Deducciones para Empresas con Trabajadores Asalariados

Cuando la empresa paga las comidas de sus empleados, ya sea reembolsando el importe adelantado por el trabajador (que se incluye en sus nóminas como "dietas por alimentación") o asumiendo el pago directamente, estos son, a todos los efectos, gastos específicos de la empresa, los cuales deben contabilizarse en la cuenta 64.

El artículo 15.e de la Ley de Impuesto de Sociedades excluye de desgravación los donativos y las liberalidades. Sin embargo, de forma excepcional, no considera como tales los gastos por atenciones a clientes, proveedores y personal de la empresa, en este último caso, cuando se realizan por usos y costumbres habituales. Por lo tanto, son gastos deducibles a todos los efectos las comidas y cenas de empresa cuando no constituyen actos esporádicos. Por ejemplo, si una invitación a los empleados para celebrar un buen año no es un acto frecuente, no podrá desgravarse.

Límites de las Dietas a Efectos de IRPF y Seguridad Social

Las regulaciones sobre las dietas relacionadas con el trabajo están recogidas en artículos específicos del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF). Es fundamental recordar que las dietas laborales no se consideran parte del salario, ya que son compensaciones económicas y no retribuciones. Por tanto, no es necesario incluirlas en la declaración de la renta, aunque sí deben reflejarse en las nóminas en la sección de “percepciones no salariales”.

Gastos Diarios de Comida

En lo referente a los gastos de manutención durante viajes relacionados con el trabajo existen límites definidos, que dependen de si el viaje es dentro del país o al extranjero:

• Viajes nacionales: La dieta está limitada a 53,34 euros con alojamiento y 26,67 euros si el trabajador no tiene que pasar la noche fuera.
• Viajes internacionales: Fuera de España, el límite asciende hasta los 91,35 euros con pernocta. Sin pernocta, baja hasta los 48,08 euros.

Gastos de Alojamiento

Los empleados que deben viajar y quedarse a pasar la noche fuera tienen derecho al reembolso de los gastos de alojamiento. Generalmente, este reembolso requiere documentación adecuada para ser justificado. No existen límites económicos siempre y cuando se acredite el día, el lugar y el motivo del viaje. Una excepción la encontramos en los conductores de transporte por carretera, quienes no necesitan proporcionar justificación para los gastos de alojamiento si su estancia no supera ciertos límites: hasta 15 euros por día en España y hasta 25 euros por día fuera de España.

Gastos de Kilometraje

Para 2024, el límite exento de retenciones en gastos de kilometraje está fijado en 0,26 euros el kilómetro (antes eran 0,19 euros). Si la empresa paga, por ejemplo, 0,30 euros por kilómetro, los empleados tendrán que tributar por esos cuatro céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en Euskadi y en Navarra, donde el límite exento es de 0,29 euros y de 0,32 euros, respectivamente. Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

Los gastos de locomoción, tanto si el empresario los satisface directamente como si resarce de ellos al trabajador, estarán excluidos de la base de cotización en su totalidad cuando se utilicen medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente. De utilizarse otros medios de transporte, estarán excluidos de la base de cotización en función de lo establecido en el RIRPF.

Tabla de Límites para Dietas Exentas de IRPF (2024)

Nota: Estos límites son los generales para 2024. Existen particularidades para determinadas comunidades autónomas en el caso del kilometraje.

Justificación de Gastos y Control por la Administración

La cuestión de la justificación de los viáticos laborales genera bastantes dudas. ¿Necesitan los empleados guardar los tickets y facturas? La respuesta hay que buscarla en los convenios de cada empresa. Lo habitual es que las compañías ofrezcan una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Aunque puede ocurrir que los empleados deban conservar los justificantes.

Conviene tener presente que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que las compañías no están cometiendo fraude (metiendo una parte del salario en concepto de dieta, por ejemplo). En este caso, es la empresa quien tiene que facilitar la documentación requerida para justificar el abono de dietas a sus trabajadores. La comunicación a la Seguridad Social se realiza mediante los ficheros CRA y también deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta).

El Tribunal Supremo ha recordado que se parte de la presunción de que es salario todo dinero que percibe un trabajador asalariado de su empresa, luego lo percibido integra la base de cotización. Ahora bien, si lo pagado es para compensarle o indemnizarle por los gastos de manutención y desplazamiento, ya no es salario sino dieta, por lo que no integra dicha base. Es, por tanto, la empresa la que debe justificar la realidad de un desplazamiento, la realidad del viaje realizado conforme a su actividad mercantil, su origen y destino, viaje de retorno, vehículo y conductor, en su caso, y días de viaje. Y, justificada la realidad del desplazamiento, es cuando ya se aplica el régimen de justificación de los concretos gastos para excluirlos de la base de cotización a la Seguridad Social, es decir, el régimen íntegro previsto en el artículo 9 del RIRPF, tanto por lo que se refiere a las cuantías que no requieren justificación como a aquellas que sí lo requieren.

Métodos de Pago y Gestión Eficiente de las Dietas

Las organizaciones abonan los gastos de viaje de diferentes fórmulas, buscando que los empleados no sufran pérdidas económicas al realizar sus funciones laborales fuera de la oficina.

1. Anticipos: Las empresas pueden controlar los gastos antes de que se produzcan, pero requieren una gestión contable adicional.
2. Tarjetas de empresa: Puestas a disposición de los empleados, están especialmente indicadas para agilizar pagos y controlar gastos en tiempo real. Lo ideal es establecer límites para simplificar el proceso de aprobación.
3. Pago por adelantado de servicios: La empresa abona una parte de los gastos más cuantiosos antes del viaje (hoteles, vuelos, etc.).
4. Reembolsos: Es el método más común. Los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo y luego presentan una nota de gastos a la que adjuntan los justificantes de todos los gastos incurridos durante el viaje. Una vez presentado el informe, la empresa valida los gastos y reembolsa el dinero. El problema es que esta fórmula genera carga administrativa y retrasos en los pagos si se realiza de forma manual.

Vales Comida o Tickets Restaurant

Una variedad interesante es el uso de tickets o vales-comida. El sistema de vales comida de empresa es una de las soluciones más cómodas que cualquier compañía puede usar para financiar la comida de los empleados. Gracias a este medio, se mejora la comodidad de la jornada laboral de los empleados, ya que se evita que tengan que desplazarse a casa para comer.

Con su nuevo formato digital, los empleados pueden llevar siempre en su teléfono el Ticket Restaurant y hacer uso de ello de forma rápida y sin contacto. Esto no es un capricho o un beneficio social cualquiera que se añade a la retribución del empleado; permite que los trabajadores aprovechen mucho más el tiempo que tienen para comer y lo hagan sin que esto les suponga un gasto adicional. Esto implica una mayor satisfacción del trabajador con su empleo y, en consecuencia, se consigue tanto mejorar la productividad del trabajador como que la compañía en cuestión reduzca el índice de rotación de puestos de trabajo y logre retener el talento.

Digitalización para el Control y la Eficiencia

Gestionar dietas y gastos de viaje manualmente puede generar errores o pérdidas de justificantes. Esto supone un problema para las empresas, que son responsables de justificar todos los abonos realizados en concepto de dietas laborales. De aquí la importancia de contar con una buena aplicación para gestionar gastos de locomoción, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje profesionales. Soluciones como Okticket automatizan todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión, la aprobación y la contabilización.