Información Esencial sobre la Versión de Prueba de SAP ERP

Si te has preguntado qué es SAP, qué significan sus siglas o si es una empresa o un software, estás en el lugar adecuado. SAP, que significa Systems, Applications & Products in Data Processing (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos), fue fundada en 1972 y es una empresa líder en software de gestión empresarial que ha revolucionado la forma en que las organizaciones operan y toman decisiones.

Hoy, SAP se posiciona como una pieza clave para numerosas empresas que buscan la transformación digital, siendo uno de los principales proveedores mundiales de software ERP (Enterprise Resource Planning).

¿Para qué sirve SAP? Beneficios para las empresas

SAP ofrece soluciones específicas adaptadas a cada sector y área funcional, con una flexibilidad y capacidad de personalización que las hace aplicables tanto a grandes multinacionales como a pequeñas y medianas empresas. El software ERP (Enterprise Resource Planning) integra en un único sistema todas las funciones de negocio: contabilidad, ventas, marketing, recursos humanos, producción y logística, eliminando la necesidad de sistemas independientes por departamento.

SAP ERP es el Software que tu empresa necesita si lo que quieres es organizar y optimizar algunos de los procesos. No dudes en solicitar un asesoramiento gratuito a nuestros expertos.

Las principales soluciones SAP para empresas

SAP no es un único producto, sino un ecosistema de soluciones diseñadas para distintos tamaños de empresa y distintas necesidades. Actualmente existen dos alternativas de este software, la principal razón es la capacidad que tiene cada una para procesar datos.

• SAP Business One: la solución ERP para pymes

SAP Business One es la solución ERP de SAP diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas, así como para subsidiarias de grandes grupos. Permite gestionar de forma integral todos los aspectos del negocio: ventas, relaciones con clientes, finanzas, control de inventarios y mucho más. SAP Business One destaca por ser modular, flexible y personalizable, lo que facilita su adaptación a las necesidades concretas de cada empresa.

• SAP Cloud ERP (SAP S/4HANA): para medianas y grandes empresas

SAP Cloud ERP, con soluciones como SAP S/4HANA Cloud, está orientado a medianas y grandes empresas con procesos más complejos y necesidades de mayor escala. Diseñada como una solución de software ERP (Enterprise Resource Planning) escalable, el software de planificación de recursos empresariales SAP S/4HANA ha superado cualquier expectativa previa posible en lo relativo a este tipo de soluciones. Desde su lanzamiento en 2015, el software de gestión de empresas SAP S/4HANA ha ayudado a más de 16.000 clientes de todo el mundo a alcanzar el siguiente nivel de competitividad, en 39 idiomas diferentes y 64 mercados de países de toda la geografía mundial. SAP S/4HANA nace como la primera solución completa desarrollada por la multinacional alemana optimizada por SAP HANA y en base a la plataforma SAP HANA. La aplicación de la inteligencia artificial y su flexibilidad para adaptarse a entornos híbridos, en la nube y on-premise, hacen de esta una solución completa si tiene el propósito de mejorar sus procesos de negocio.

Módulos y Funcionalidades de SAP ERP

SAP ERP es un Software ERP integral de planificación de recursos empresariales. Los módulos de SAP ERP se han diseñado para trabajar juntos, esto facilita una integración completa de los procesos de negocios. Entre las funciones se encuentra una amplia gama de procesos de gestión empresariales. Los principales módulos de SAP son adecuados para diversas áreas de aplicación en empresas y cubren, entre otras cosas, finanzas, control, logística y recursos humanos. El trabajar con módulos SAP, cambiará la forma de trabajar de todas las áreas de la empresa. No importa si usas un módulo SAP Business One o cualquier otro producto SAP. Los datos se actualizarán inmediatamente tan pronto como el usuario ingrese los datos en el sistema.

El sistema de administración de empresas creado por SAP es uno de los sistemas con mejor posicionamiento a nivel mundial. Este posicionamiento no es por casualidad, el sistema ha logrado mantenerse a lo largo de una trayectoria de más de 50 años y su secreto se basa en su nivel de adaptabilidad.

Principales módulos de SAP ERP

SAP consta de una serie de módulos que tienen la capacidad de respaldar todas las operaciones que debe realizar una empresa y cada uno de ellos funciona en relación con las demás. Todos los módulos de SAP pueden funcionar integrados y conectados entre sí. Cada módulo SAP tiene sus propias funciones y usos que queremos especificar a continuación.

1. FI - Finanzas: Este módulo es el pilar de la gestión financiera y contable de una organización.
2. CO - Contabilidad de Costos: Este módulo se enfoca en la planificación financiera y la contabilidad de costos, permitiendo un análisis detallado de gastos.
3. SD - Ventas y Distribución: (Este módulo gestiona el ciclo completo de ventas, desde la entrada de pedidos hasta la entrega y facturación).
4. PUR - Compras: Se encarga de gestionar y optimizar el proceso de adquisición de bienes y servicios en una empresa. Las funcionalidades que SAP ofrece a las pymes en este ámbito están enfocadas en la automatización de procesos clave de su negocio desde el aprovisionamiento hasta el pago. En todo ello desempeña un papel fundamental el machine learning, que permite, por ejemplo, la realización de predicciones en el consumo de contratos para la mejora de los materiales y las negociaciones en materia de adquisiciones.
5. PP - Planificación de la Producción: PP ayuda en la planificación, producción y procesos relacionados, garantizando la fabricación oportuna y la distribución de productos.
• REM - Fabricación repetitiva: Se utiliza para la producción de productos estándar en lotes continuos o repetitivos.
• KAB - Kanban: Es una herramienta que automatiza la gestión de inventario y la reposición de materiales en un flujo de producción.
6. QM - Gestión de Calidad: Este módulo asegura la calidad de productos y servicios mediante el control de calidad.
7. MM - Gestión de Materiales: (Este módulo se encarga de la gestión de inventario, almacenamiento y planificación de materiales). La gestión de inventario en vivo, la planificación y programación de mercancías en tránsito o la mejora de la gestión laboral son algunas de las mayores ventajas que se obtienen de estas funcionalidades.
8. CS - Servicio al Cliente: Este módulo gestiona las solicitudes y problemas de los clientes de manera eficaz.
9. PM - Mantenimiento de Planta: (Este módulo facilita la gestión del mantenimiento de equipos e instalaciones para asegurar su operatividad).

Los módulos pilares y módulos específicos, están enfocados a proveer hasta un 60% de la solución tecnológica de la empresa. El 40% restante, necesita de una solución técnica que debe de ser desarrollada. Esta solución es propia de cada cliente y varía mucho dependiendo del rubro. Este 40% es tan importante para el cliente como para SAP, ya que la solución desarrollada puede terminar convirtiéndose en un producto de SAP y estar disponible para un cliente del mismo rubro.

La integración del sistema se da a partir de que las empresas deben utilizar la misma fuente de datos, tanto para datos de clientes, datos de productos y datos de proveedores. Aumentar la respuesta a los cambios del mercado.

Funcionalidades de SAP S/4HANA

Las últimas actualizaciones le facilitarán conseguir reducir los costes de aseguramiento, control y auditoría, llevar una contabilidad de todo el grupo empresarial para distintos países o la aprobación, seguimiento y procesamiento de lotes de pago. La gestión de activos de SAP S/4HANA le ofrecerá una integración de lo relativo a personas, herramientas y materiales. En esta área, los clientes encontrarán funciones bastante avanzadas en lo que se refiere al abastecimiento y la gestión de contratos. La gestión de transporte, almacén, inventario y la planificación de las fechas de compromiso son algunos de los mayores focos del software ERP SAP S/4HANA para la gestión de la cadena de suministro. Las principales funciones incluyen la gestión y control integral de proyectos o el desarrollo, ingeniería y ciclo de vida de productos.

Estos procesos integrados no están centrados en una industria o sector específico, sino que son aplicables (con las correspondientes prácticas personalizables en función de cada caso) a un total de hasta 25 industrias verticales distintas.

La Evolución de SAP: HANA y Fiori

Con el paso del tiempo, llego el momento en donde SAP tuvo que dar el paso a Web. El Fiori Launchpad es la nueva forma de SAP mediante la cual interactúan los usuarios. El acceso es vía Web y es compatible con dispositivos móviles mediante la aplicación oficial de Fiori. Esta nueva interfaz de usuario permite realizar transacciones de diversos procesos y controlar de manera gráfica la situación de un departamento completo mediante las aplicaciones gráficas. Los procesos operativos siempre pueden realizarse en el GUI, sin embargo, se espera que todos los procesos se operen desde aplicaciones en Fiori.

En cuanto a la base de datos, previo a la versión 1610, el ERP de SAP utilizaba una base de datos de ORACLE. Con el nuevo cambio de interfaz de usuario, SAP introdujo su nueva base de datos operativa llamada HANA. Esta base de datos con sello SAP consigue un mejor registro en las tablas al optimizar el rendimiento en tiempo real. El más reciente producto de SAP combina la potencia de la base de datos de S4 HANA y la experiencia web con aplicaciones Fiori. Las últimas versiones de SAP ERP ofrecen servicios como SAP Simple Finance y SAP Simple Logistics, estos producen procesos intuitivos para usuarios en aplicaciones. Todas las operaciones realizadas a través de estas aplicaciones son almacenadas en SAP ERP R/3, convirtiéndolo en el Back-End para los profesionales de la función.

Los módulos del ERP se integran gracias al módulo principal que es el de contabilidad y finanzas. A medida que pasa el tiempo, se agregan nuevos módulos que se integran con contabilidad. Aunque la integración es efectiva, muchas veces requiere de demasiados procesos para acceder a la información. Con la llegada de la nueva base de datos, era necesario readecuar el relacionamiento de tablas y se crea la tabla ACDOCA. En esta tabla se almacenan los datos principales de las transacciones que culminen en el módulo de finanzas y evita tener en múltiples tablas la información. En esta tabla se coleccionan datos de monedas, materiales, activos fijos, costos, entre otros.

Proceso y Consideraciones de Actualización de SAP

Cada cierto tiempo, SAP pone a disposición nuevas versiones de su producto a las cuales los clientes tienen acceso a migrar. Al implementar SAP en una empresa, se dejan los procesos standard funcionando debidamente y se construyen soluciones fuera del standard que permiten tener la mayoría o totalidad de los procesos de la empresa de forma digital. Con el paso del tiempo, nuevas versiones se despliegan y buscar una actualización puede afectar la operatividad de los procesos del cliente. Esto se debe a que ciertas mejoras internas del sistema obligan a reconfigurar procesos de negocio.

El 40% restante que es de soluciones no standard, puede involucrar cambios significativos a nivel técnico y esto puede detener o cambiar la forma de operar del cliente.

Roles clave en la actualización

• Cliente: Este actor va a demandar al equipo de IT, la creación o adaptación de soluciones tecnológicas para los procesos actuales de la empresa.
• Equipo BASIS: El equipo de BASIS se encarga de gestionar los cambios de versiones y actualizaciones del sistema. Esto lo hacen a través del Solution Manager (SOLMAN).
• Equipo Funcional: El equipo funcional es el encargado de buscar una solución técnica a las demandas realizadas por el cliente. Este equipo es quien conoce el standard de SAP y las funciones de negocios que se apegan a los procesos solicitados por el cliente. Desde el GUI, los consultores funcionales pueden realizar configuraciones y habilitar procesos de negocios.
• Equipo Técnico ABAP: El equipo técnico puede crear programas, funciones, tablas y cualquier elemento relacionado con la metodología RICEFW (Reportes, Interfases, Conversiones, Enhancements, Formularios de impresión, Workflows).

Desafíos y soluciones en la actualización

Dependiendo del caso, las actualizaciones son guiadas y automatizadas, sin embargo, en otros casos requiere de la intervención del Equipo técnico ABAP y del equipo funcional de varios módulos para aplicar Notas. Las notas es un documento de especificación donde se deben de realizar una serie de pasos para poder completar un proceso.

Las actualizaciones de versiones, incluyen funciones de negocios “Business Functions”. Activar estas funciones permite tener acceso a nuevas transacciones y funcionalidades dentro del sistema, sin embargo, estas activaciones modifican código del standard por detrás. El funcional debe proveer estos escenarios a los equipos que se verán afectados para la actualización.

Al momento de realizar una actualización de versión, muchos procesos se simplifican mediante la inserción de nuevas tablas y lógicas de negocio en el código standard. Sin embargo, estas lógicas adicionales pueden deshabilitar antiguos procesos de manera interna y ocasionar fallos en la operación de procesos. Normalmente se esperan pequeños mensajes de error que indican exactamente porque el proceso no puede continuar, pero en estos casos veremos pantallas en lenguaje ABAP conocidas como DUMP. Estos DUMP indican la interrupción de la lógica y es trabajo del equipo técnico corregir estas incidencias. Sin embargo, la solución tiene que ir coordinada con el proceso de negocios y coordinada por parte del equipo funcional. Estos DUMPS pueden repararse vía configuración o vía código.

La simplification list es un manual previsto de forma gratuita por SAP en donde se explican todos los cambios que recibirá la versión a la cual deseemos migrar o actualizar.

La activación del Add-on de Simple Finance obliga a migrar datos maestros y a cambiar configuraciones para hacer funcionar los procesos que anteriormente ya funcionaban, esto conlleva a un gasto enorme en personal Basis, Técnico y Funcional. Adicionalmente los escenarios de prueba no siempre se adaptan a la realidad y es posible que se requiera de un tiempo adicional en caso de que surjan errores no previstos que detengan la operatividad de algún proceso. Después de instalar la nueva base de datos y empezar a operar con el Add-on de Simple Finance, la forma de configurar bancos cambia y es necesario descargar aplicativos en Fiori para poder completar el proceso de Bancos. El módulo de activos fijos cambia y posee una nueva configuración.

Ya que el costo de actualización es muy elevado en cuanto a consultores e infraestructura, SAP buscó una válvula de escape financiera para sus clientes. Una versión nueva conlleva a tener más funciones de negocios y reduce el tiempo de creación de productos desde 0. Poseer una versión de SAP S4 HANA, nos da acceso a aplicaciones web dentro del Fiori Launchpad y permite que podamos acceder a información en tiempo real y visualizar KPIS sin tener que acceder a la aplicación.

Se recomienda actualizar a la versión 1503. Se recomienda actualizar a la versión 1610. Este proceso involucra una gran inversión en infraestructura y se considera como un gran proyecto. Esto indica que no se debe de tomar a la ligera. Se recomienda siempre actualizar a una versión anterior a la que está en el mercado.

Partner de SAP y Consultoría

¿Qué es un partner de SAP? SAP se encuentra a la vanguardia de la transformación digital de los negocios, ofreciendo soluciones completas que se adaptan a las necesidades de un mercado en constante cambio.

¿Qué hace un consultor SAP? Un consultor SAP desempeña un papel fundamental en el ecosistema de soluciones que ofrece esta compañía.

¿Necesitas ayuda con SAP? Podemos apoyarte con implementaciones, consultoría, mantenimiento, soporte y más. Nuestra cobertura es nacional.

El Grupo Inforges: soluciones SAP para cada tipo de empresa

Dentro del Grupo Inforges existen dos líneas especializadas para ofrecer soluciones SAP adaptadas al tamaño y madurez digital de cada organización.

• Inforges: expertos en SAP Business One para pymes

Inforges es un socio reconocido de SAP, especializado en SAP Business One, con amplia experiencia en implementación y soporte de esta solución ERP líder para pymes. Inforges ha sido galardonada con el SAP Business One Partner Excellence Award 2024 en la categoría de España.

• Aser IT: partner líder en soluciones SAP Cloud ERP

Aser IT, empresa del Grupo Inforges, ha sido reconocida por SAP con el Premio Demand Generation Excellence 2025, un hito que refuerza su posicionamiento como partner líder en soluciones SAP Cloud ERP (SAP S/4HANA). Con la incorporación de Aser IT al Grupo Inforges, el grupo amplía recursos y especialización en el ecosistema SAP -cubriendo tanto SAP Cloud ERP como SAP Business One- y consolida una estructura más sólida, especializada y con mayor alcance internacional.

Casos de éxito de implementación de SAP Business One

Estos son algunos ejemplos reales de empresas que han apostado por SAP Business One de la mano de Inforges:

• GME División Baños: un grupo empresarial perteneciente a Lorente Holding VLC con más de 30 años de experiencia en la fabricación y comercialización de productos para el baño. Su sistema anterior a la implantación de SAP Business One no escalaba y no procesaba los informes correctamente.
• Faroliva: una empresa familiar con más de 50 años en el mercado, necesitaba que la información de sus inventarios fuera más fiable tanto en cantidad como en valoración, pero el sistema del que dependía la gestión permitía que, durante el proceso de la información, se modificaran parámetros y esto provocaba una pérdida de información y debilitaba la fiabilidad de los datos.
• Cabanes & Ortuño: tiene su origen en 1988 y, a lo largo de su trayectoria, ha innovado su negocio desde la representación de tejidos para la tapicería hasta la personalización de los productos.

Versión de Prueba de SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Si se encuentra en cualquiera de estos casos, debería explorar las funcionalidades que ofrece un software de gestión de empresas a través de la prueba gratuita de SAP S/4HANA que le proponemos.

Puede explorar este sistema productivo utilizando las visitas guiadas o descubrir la funcionalidad por su cuenta. El sistema de prueba solo ofrece un subconjunto seleccionado de la funcionalidad general de SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Las capacidades de usuario clave como la personalización, la gestión de datos maestros o la integración con SAP BTP no se ofrecen en esta prueba.

El período de prueba es de 30 días a partir de la fecha de registro. Cuando haya terminado su acceso, simplemente puede extenderlo por otro período de 14 días utilizando su cuenta existente de SAP.com. Una vez finalizado el período de prueba, puede extenderlo de nuevo tantas veces como sea necesario. Esto le da más tiempo para explorar los diferentes escenarios que ofrece SAP S/4HANA Cloud Public Edition.