Claves para la Gestión y Optimización de los Gastos en tu Plan de Negocio

by Admin on 24/05/2026

Identificar los gastos generales de una empresa es clave para poder deducirse el 100% de sus posibilidades cada trimestre fiscal y llevar un control absoluto de todo lo que va a salir de la caja. Conocer con precisión los tipos de gastos es fundamental para cualquier negocio, ya que permite organizar la contabilidad de manera adecuada, adquiriendo un control total sobre la salida de capital en la empresa.

Las empresas, independientemente de su sector y de las actividades que desarrollan, se enfrentan a diferentes tipos de gastos en su día a día. Las nóminas, los suministros, el alquiler de la oficina, el software de contabilidad… Los gastos de una empresa son un suma y sigue que puede no tener fin si nadie les pone coto. Lo que no es tan sencillo es tener en mente todos y cada uno de los costes a los que se enfrentan organizaciones y negocios. Y menos aún, poner en marcha las medidas necesarias para optimizarlos.

Según diversos estudios, el 70% de las empresas españolas fracasan en sus primeros cinco años de vida. Una de las claves para lograr que tu empresa se desarrolle y tenga éxito es conocer los principales gastos de la empresa, tanto iniciales como periódicos, y tanto gastos fijos como variables. La mala planificación de los recursos, no llevando un control de gastos ni considerando todos los que harán viable operar el negocio a lo largo de los años, es una de las razones de esta escasa longevidad empresarial.

Para ello, es fundamental que empieces por conocer cuáles son los costes a los que te enfrentas mes a mes. A lo largo de este artículo, listaremos los principales (ten en cuenta que cada empresa tiene sus peculiaridades) y te daremos las claves para ahorrar dinero.

Tipos de Gastos de Empresa

El listado de gastos profesionales es tan extenso como tú quieras que sea. Por eso, es importante que los identifiques, clasifiques y categorices. De esta forma, te será mucho más fácil contabilizarlos y detectar oportunidades de ahorro. Sobre todo al principio, los negocios cuentan con poco margen de error ante la escasez de recursos. Todo lo que sea aumentar esos recursos y evitar pasos en falso será muy positivo, y controlar los gastos categorizándolos te ayudará a conseguirlo.

Al tenerlos categorizados, la empresa podrá crear partidas presupuestarias para ellos, controlarlos de mejor manera y disponer de unos libros de contabilidad extremadamente precisos. Además, te ayudará a identificar oportunidades de las que antes no eras ni consciente. Muchos de los tipos de gastos que vas a ver a continuación son deducibles. Llevar la cuenta de todas las categorías hará que no te dejes ninguno en el próximo ejercicio contable.

Clasificación General de Gastos

Los gastos de empresa se clasifican generalmente en cuatro grupos:

1. Gastos Directos e Indirectos

La diferencia entre ambos radica en que si son necesarios o no para poder elaborar los productos o prestar los servicios que se comercializan.

Gastos directos: Son aquellos que guardan una relación directa con la producción y realización de los productos o servicios ofrecidos por tu empresa. Se incurre en ellos para la elaboración de los productos o prestación de los servicios. Generalmente, los principales gastos directos de una empresa están relacionados con la materia prima y la mano de obra necesaria para llevar a cabo la tarea en cuestión. A mayor volumen de producción y venta, mayores gastos directos. Los principales gastos directos serían los sueldos del equipo, las materias primas o el coste de una determinada maquinaria.
Gastos indirectos: A diferencia de los directos, los gastos indirectos no tienen una relación directa con la prestación de servicios o la producción y venta del producto, por lo que una variación en el volumen de producción no afecta a la cantidad de gastos indirectos. Son necesarios para garantizar la producción, pero no se derivan directamente de ella. Están más enfocados a los costes de comercialización, como puede ser la inversión en publicidad. Los cambios en los volúmenes de producción y ventas no les afecta.

Es importante tener en cuenta que muchos de esos egresos son deducibles en las declaraciones de impuestos. Así que hay que revisar bien las legislaciones de cada país para asegurarnos que aprovechamos las desgravaciones disponibles.

2. Gastos Fijos y Variables

Gastos fijos: Son todos los gastos que no se pueden evitar, es decir, aquello que debe pagarse se realice o no la actividad comercial. Son los necesarios para mantener la actividad de la empresa, aunque no estén ligados a la producción. Son aquellos que no cambian a lo largo del tiempo y se caracterizan porque se pagan mientras dure la actividad de la empresa y no se relacionan con la producción de la organización, por lo tanto, son previsibles. Los ejemplos más claros de gastos de empresa fijos son el alquiler del local, los suministros o los seguros obligatorios. Nos referimos, entre otros, al pago de préstamos, alquileres, impuestos, suministros o servicios externos fijos como asesoría legal, mantenimiento web o gestoría.
Gastos variables: Son aquellos que se relacionan con las circunstancias y la actividad del negocio. Estos sí dependen del volumen de producción o servicios prestados, de manera que oscilan según éstos crezcan o disminuyan. Es decir, tienen una relación directa con la actividad del negocio. Un gasto de empresa variable muy común sería la compra de materias primas. A estos podemos sumar el material de papelería, los gastos de logística, el mantenimiento de la maquinaria, las inversiones en publicidad, el alquiler de maquinaria o los gastos de viaje profesionales.

Fuente: Elaboración propia

3. Gastos Operativos y No Operativos

Gastos operativos: Todas las empresas tienen que afrontar unos costes simplemente para poder desarrollar su actividad. Los salarios del equipo y la conexión a Internet serían costes operativos.
Gastos no operativos: Se podría decir que los gastos no operativos son los que comúnmente denominamos gastos imprevistos. Y como tales, no suelen estar incluidos en los presupuestos (aunque debería haber una partida para contingencias). Son aquellos egresos no habituales, excepcionales y no esperados que se producen a raíz de la actividad empresarial o que repercuten en ella. Hablamos de situaciones como un incendio, una inundación o la avería de maquinaria. ¿Alguna vez has tenido que hacer una obra o una reparación que no cubre el seguro? Eso es un gasto no operativo. Las multas o las demandas laborales entrarían dentro de esta categoría general.

4. Gastos Obligatorios y Discrecionales

Esta clasificación prácticamente no necesita explicación.

Gastos obligatorios: Hay que abonarlos irremediablemente. Es más, muchos ni siquiera puedes aplazarlos sin asumir consecuencias. Los gastos obligatorios son aquellos que tu empresa tiene que pagar sí o sí. No se pueden cambiar o retrasar, por lo que no hay escapatoria. Un gasto obligatorio sería el pago de los impuestos, incluso del alquiler de la oficina. El alquiler de las oficinas, por ejemplo, entraría en esta categoría.
Gastos discrecionales: Con los gastos discrecionales sí que tienes un margen de maniobra. Probablemente muchos de los que soportas mensualmente sean totalmente prescindibles. Al ser gastos superfluos, los gastos discrecionales varían de una empresa a otra. Puede ser la cuota del gimnasio para los empleados o las entradas a espectáculos con las que sueles obsequiar a los clientes. Los discrecionales, también conocidos como gastos flexibles, son todo lo contrario: gastos totalmente prescindibles, a menudo relacionados con el ocio, fácilmente reducibles o eliminables.

Clasificación de Gastos por Procedencia

Para llevar a cabo un control más exhaustivo, una opción más específica de clasificar los tipos de gastos profesionales puede ser por procedencia. Los hemos dividido en siete categorías, dentro de las cuales pueden encuadrarse varios tipos de gasto. Si te fijas, los gastos anteriores están organizados prácticamente en función de los grupos contables existentes en la normativa vigente. De esta forma, es mucho más sencillo contabilizarlos y anotarlos en el asiento correcto.

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1. Gastos de Compra

Compras de productos para vender [Código contable 600]: Son los importes de las compras de bienes que serán vendidos posteriormente. Estos productos no han sido producidos por la empresa, sino que solo actúa como distribuidor de los mismos. Por ejemplo, una tienda que compra ropa a un mayorista y se la vende a sus clientes.
Compras de materias primas [Código contable 601]: Importes de las compras de bienes que se van a transformar en fábrica por la propia empresa para luego venderlos. Por ejemplo, la fábrica que compra telas para fabricar esa ropa.
Compras de otros aprovisionamientos [Código contable 602]: Compras de bienes que luego se van a vender adicionalmente a los productos.
Trabajos realizados por otras empresas [Código contable 607]: Trabajos que realizan otras empresas y que complementan nuestros servicios o transformaciones de bienes.

2. Gastos de Alquiler

Alquileres de inmuebles y locales [Código contable 6210001]: Importes de los gastos por el arrendamiento de oficinas, locales, etc. para el desarrollo del negocio. Aquí influyen: la localización del inmueble, el tamaño del local y el personal que tengas en la plantilla.
Alquiler de bienes y equipos [Código contable 6210002]: Importes por los alquileres de vehículos, equipos informáticos, etc. (ya sea a través de renting, leasing o similar).
Otros alquileres [Código contable 6210003]: Cualquier otro gasto que no sean los dos anteriores y que implique el pago de una cuota periódicamente (mensual, anual…). Por ejemplo, cuota por la licencia de un software.

3. Gastos de Suministros

Nos referimos a gastos de luz, agua, gas o internet, entre otros.

Combustible (Gasolinas/combustibles [Código contable 6280003])
Electricidad
Agua
Telefonía fija y móvil
Otros suministros [Código contable 6280007]: otros gastos de suministros que no están recogidos en los puntos anteriores.

4. Servicios Bancarios

Comisiones y gastos bancarios [Código contable 626]: Los importes pagados por comisiones u otros gastos bancarios por las tarjetas de crédito de la empresa.
Intereses: Interés de un préstamo. Si es tu caso, los préstamos a startups o pymes, incluso aunque sean del tipo ICO -que tienen un interés bajísimo-, suelen estar sujetos a un interés que representa la ganancia del prestamista.
Devolución principal de préstamo [Código contable 520]: Importe que se devuelve al prestamista.

5. Gastos de Servicios Externos

Transporte [Código contable 624]: Son aquellos gastos derivados del envío de productos, realizado por un tercero. No confundir con los gastos de locomoción en viajes de negocios. Por ejemplo: el importe del envío de un producto a un cliente utilizando una empresa de envío de paquetería.
Locomoción: Gastos de transporte, peajes o parking en viajes de negocios.
Manutención: Dietas de los trabajadores en movilidad.
Gastos de representación (Restaurante y hostelería [Código contable 6290002]): Comidas con clientes. Importe de los gastos de restaurantes.
Publicidad y propaganda [Código contable 627]: Importe de los gastos en actividades de publicidad y propaganda. Aquí entrarían todos los gastos derivados de dar a conocer tu empresa.
Material de oficina: Compra de tóner para la impresora. Nos referimos por ejemplo a: ordenadores, móviles o, en el caso de un bar, a mobiliario, datáfono o vasos y manteles.
Servicios web: Pago de dominio. Un rediseño de la web.
Formación: Curso de inglés para empleados.
Primas de seguro [Código contable 625]: Los importes pagados en concepto de seguros que ha contratado el autónomo o la empresa. Hasta que no abres tu propia empresa no te das cuenta de la cantidad de seguros que existen.
Asesoría (Asesoria fiscal y contable [Código contable 6230001]): Factura del asesor fiscal o laboral. Se encargará de la confección y presentación de los impuestos de la empresa (IVA, Impuesto sobre Sociedades, IRPF).
Otros servicios profesionales [Código contable 6230005]: Importe de los gastos recibidos por servicios de otros profesionales distintos de los anteriores. Si fichas a un community manager para que gestione el Instagram.
Reparaciones y mantenimiento [Código contable 622]: Importes de los gastos en concepto de reparaciones y mantenimiento de bienes que se utilizan para la actividad.
Suscripciones: Las suscripciones suponen una de las categorías más abultadas de gastos recurrentes de una empresa.

6. Impuestos y Tasas

Municipales: IBI, viñeta, etc.
Autonómicos (Impuestos y tasas comunidad autónoma [Código contable 6310002]): Transmisiones patrimoniales. Importe de los gastos por tributos autonómicos.
Nacionales (Impuestos trimestrales Hacienda Estatal [Código contable 475]): IVA trimestral. Se utilizará este tipo de gasto para la introducción de los pagos de los impuestos trimestrales de la Agencia Tributaria.
IVA pagado en aduanas [Código contable 4720099]: Se utiliza este tipo de gasto para identificar el IVA que se ha pagado en aduanas como resultado de una importación.

7. Gastos de Personal

Es uno de los gastos más importantes y, además, es esencial para que los empleados se sientan valorados y motivados.

Nóminas (Salarios del equipo): Remuneración a los empleados.
Seguridad Social: Cuotas de la Seguridad Social.
Cuota de autónomos: Si aplica.
Beneficios sociales: Se suelen ofrecer beneficios como los clásicos planes de ahorro para la jubilación, seguros médicos privados o seguros de vida.

Otros Tipos de Gastos Relevantes

Amortización de inversiones inmateriales [Código contable 680]: El gasto por la amortización de inversiones no materiales.
Amortización de inversiones materiales [Código contable 681]: El gasto por la amortización de inversiones materiales.
Amortización de inversiones inmobiliarias [Código contable 682]: El gasto por la amortización de inversiones de inmuebles.
Gastos extraordinarios [Código contable 678]: Son gastos que, como su propio nombre indica, no son habituales en el propio desarrollo de la actividad.

Tips para Optimizar los Gastos de Empresa

Ahora que ya sabemos cuáles son los principales gastos de empresa será mucho más fácil llevar un control y optimizar su gestión. No hay que perder de vista que la finalidad de toda empresa y negocio es obtener rentabilidad, algo muy difícil de conseguir sin una buena estrategia financiera. ¿Cuáles son las claves para optimizar los costes? Además de las cuestiones más obvias, como la negociación de los precios y los plazos de entrega con los proveedores, hay una serie de medidas que todavía estás a tiempo de implementar.

Digitaliza los Gastos Profesionales

Seguro que tienes un plan de negocios en el que has metido todas las variables, desde los gastos mensuales hasta las proyecciones de ingresos. Pero… ¿Cómo gestionas todos esos gastos? Puede que tengas un ERP que te ayuda con la contabilidad. ¿Tienes también una herramienta de gestión de gastos de viaje profesionales? Si tu empresa es de la que sigue realizando las notas de gastos a mano, está perdiendo un montón de dinero. ¿Sabías que cada nota de gastos que no está digitalizada le cuesta a tu empresa más de 32 euros de media? Multiplica.

La digitalización de gastos es una de las mejores soluciones para este tipo de gestiones, ya que permite trasladar todos los gastos al plano digital, de una forma estructurada, intuitiva y organizada. El control de gastos digital garantiza seguridad y tranquilidad a la empresa, puesto que se reduce significativamente el riesgo a perder posibles documentos, notas de gasto o informes, y su accesibilidad es prácticamente instantánea. Las herramientas de gestión de gastos te permiten configurar reglas y límites de gasto. A este evidente ahorro de dinero hay que añadir la posibilidad de visualizar los gastos en el momento en que se producen y obtener una trazabilidad clara.

Eliminar las tareas repetitivas también ahorra dinero. En el mercado puedes encontrar una amplia variedad de herramientas diseñadas especialmente para optimizar y reducir costes. Desde el control del stock hasta la gestión de la eficiencia energética, pasando por la atención al cliente y las acciones de marketing, cualquier proceso puede automatizarse. Un software como el de Factorial será un gran aliado a la hora de gestionar los gastos corporativos. En Factorial, con el objetivo de brindar una solución que resuelva todos los problemas en la gestión del talento, hemos adquirido Fuell, un software de control de gastos de empresa.

Facilita a tu Equipo Tarjetas de Empresa

Muy recomendable también para optimizar el control de los gastos de empresa es dar a tu equipo una tarjeta de empresa inteligente que ofrezca conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por periodo de gasto y categorías. Te hemos hablado también varias veces de Pleo y nuestra tarjeta virtual para empresas, porque te facilitan mucho esa labor de control.

Ventajas de las Tarjetas Corporativas (Ejemplo: OKT Card)

Te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos, pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.
La empresa tiene acceso en el momento a todos los movimientos. Sabrás quién gasta cuánto, en dónde y en qué.
Las tarjetas son un medio de pago más seguro que el pago en efectivo.
Se controla mejor el flujo de efectivo.
Los trabajadores no tienen que adelantar el dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salgan de viaje.
Permiten el pago tanto en tiendas físicas como online.

Elabora una Política de Gastos

Para que realmente sea eficiente, no debes saltarte ningún paso:

Define unos objetivos: Ajusta la política a su cumplimiento. Ahorrar tiempo en la gestión de las notas de gastos, reducir gastos, minimizar los errores, luchar contra el fraude interno… ¿Qué quieres conseguir?
Elabora un documento estructurado: Que sea claro y conciso, para que sea fácil encontrar, comprender y acatar las normas establecidas. Utiliza un diseño limpio, frases cortas y un lenguaje sencillo.
Deja claros los gastos asumidos y no reembolsables: Todo lo relacionado con límites y medios de pago debe quedar bien claro. ¿A cuánto se paga el kilometraje? ¿Se abonan dietas para los viajes? ¿Se facilitan tarjetas de empresa?
Define los pasos a seguir para reportar, revisar y validar los gastos de viaje: Esto incluye los justificantes que es necesario aportar. ¿Qué datos mínimos debe tener una factura? ¿Cuál es el soporte admitido? ¿Qué ocurre si un ticket se pierde o se borra?
Adapta el plan de gastos al tamaño de tu empresa: ¿Tu empresa se encuentra en una fase más inicial, arrancando como coworking, o ya está ubicada en unas oficinas propias alquiladas en un edificio del centro de la ciudad? Si tu empresa es pequeña también necesitarás conocer los gastos que tienes y controlarlos para evitar que se vea afectada la viabilidad del negocio.
Comunica la política a los trabajadores: También las futuras modificaciones, y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla cuando lo necesiten. Si es necesario, realiza una pequeña formación para que tu equipo pueda plantear sus dudas.
Integra la política de gastos: Con el ERP de la empresa y el sistema de gestión de Recursos Humanos.