Test de Diagnóstico del Programa Acelera Pyme: Guía Completa para la Digitalización de tu Pyme

Todas las empresas, especialmente aquellas con actividad en el entorno digital, deben evolucionar continuamente para asegurar su competitividad y supervivencia. La digitalización ha llegado para quedarse, y en un mercado en constante cambio, es crucial que conozcas la situación actual de tu negocio.

Tener un conocimiento global de la situación actual de tu pyme en cuanto a la transformación digital, puede suponer un trabajo complejo. Afortunadamente, existen herramientas como los tests de autodiagnóstico que te permiten no solo conocer el nivel de madurez digital de tu pyme a nivel global, sino también identificar qué áreas debes potenciar para que tu proceso de transformación digital sea todo un éxito.

¿Qué es el Test de Autodiagnóstico del Kit Digital?

Los test de autodiagnóstico digital son varias herramientas que tienen a su disposición los autónomos y pequeñas empresas en la plataforma Acelera Pyme, una iniciativa que ha lanzado el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para ayudar a las pymes españolas a digitalizarse. La web Acelera Pyme tiene varios proyectos en marcha, pero el más conocido es el Kit Digital.

Por ello, cuando se habla de los test de autodiagnóstico, aunque existen varios formularios disponibles en esta plataforma, en realidad se está hablando del test exprés, más conocido como test de autodiagnóstico digital. Este breve formulario es un test compuesto por trece preguntas generales y muy básicas sobre digitalización -herramientas que usa el negocio, conexión a internet o programas de seguridad- para que los autónomos y pymes conozcan en qué nivel de digitalización se encuentran.

Este test de autodiagnóstico de Acelera Pyme no sólo es una herramienta útil para que los autónomos y pymes sepan en poco tiempo su estado de digitalización, sino que además es un paso obligatorio para poder cobrar las ayudas del Programa Kit Digital. Cualquiera de los casi 300.000 negocios que ya han percibido e invertido el bono han tenido que hacer primero este formulario.

El test de autodiagnóstico se llama también test exprés porque apenas cuesta diez minutos completarlo y con sólo 13 preguntas los autónomos ya conocerán si su nivel de digitalización es muy bajo, bajo, alto o muy alto.

¿Para qué Sirve el Test de Autodiagnóstico?

El test de autodiagnóstico digital es el formulario básico para que cualquier pyme sepa en qué escala o nivel de digitalización se encuentra. Por ello, esta herramienta es la que utiliza la plataforma del Gobierno Acelera Pyme como primer filtro para que cualquier negocio pueda acceder al programa Kit Digital.

El test de autodiagnóstico digital tiene tres objetivos:

• Es el primer paso para acceder al Kit Digital.
• Es una herramienta para que los negocios conozcan su nivel de madurez digital y sus necesidades.
• Proporciona una base estadística para que el Gobierno haga un seguimiento de la evolución del nivel de digitalización que hay entre las pymes españolas.

El test de autodiagnóstico digital se ha establecido como un requisito en las tres primeras convocatorias o segmentos que hay activos en el Kit Digital, así como en la cuarta línea que se ha puesto en marcha para sociedades civiles, comunidades de bienes o explotaciones agrarias de titularidad compartida. Todas las pymes que quieran cobrar su bono tienen que completar el test de autodiagnóstico antes de tramitar su solicitud.

El test de autodiagnóstico sirve, además de para acceder al Kit Digital, para que todos los negocios sepan rápidamente en qué escala de digitalización se encuentran. Al obtener su resultado, que va del 1 al 10, los autónomos y pymes pueden saber cuáles son sus necesidades e implementar las soluciones disponibles que más se adapten al nivel en el que se encuentran.

El Gobierno también utiliza a través de Acelera Pyme los resultados del test de autodiagnóstico digital para realizar estadísticas y conocer el nivel de digitalización de los pequeños negocios en España. De hecho, este test se calcula en base al sistema DESI (Índice de Economía y Sociedad Digital), un sistema oficial que permite hacer un seguimiento de la evolución de los Estados miembros de la Unión Europea en materia de competitividad digital.

¿Cómo Funciona el Formulario de Kit Digital?

El test de autodiagnóstico digital es uno de los tres formularios que están disponibles en Acelera Pyme -también está la Autoevaluación de madurez digital, que es el test más extenso y la autoevaluación de ciberseguridad, para conocer el nivel de seguridad digital del negocio-.

En el caso del test de autodiagnóstico, que es el cuestionario «exprés» y obligatorio para el Kit Digital, el formulario está dividido en 13 preguntas. Cada una de ellas trata uno de los aspectos básicos de la digitalización: la conexión a Internet, los dispositivos que hay en el negocio, la seguridad digital de la empresa o el uso de otras herramientas como un gestor de procesos, entre otros.

Al completar cada una de las preguntas, el autónomo o pyme pasará a la siguiente hasta completar el test. Una vez completado el cuestionario, obtendrá un resultado del 1 al 10 con una calificación de su nivel de madurez digital: muy bajo, bajo, alto o muy alto.

Esta nota final se representa también en colores, siendo rojo el resultado más bajo, amarillo el bajo, verde el alto y azul el más elevado de todos. Esta métrica sirve para conocer no sólo el nivel de digitalización del negocio sino también sus necesidades.

Los autónomos y pymes con niveles muy bajos de digitalización es probable que vayan a necesitar invertir el dinero del Kit Digital, por ejemplo, en una página web o en contratar a un profesional que les gestione sus redes sociales.

Los autónomos que obtengan un resultado bajo o alto de digitalización es probable que ya tengan una web y redes sociales y vayan a necesitar un programa de facturación como el de Quipu o un programa de gestión de procesos.

En el caso de que obtengan un resultado alto o muy alto, podrían necesitar herramientas más avanzadas, como una solución de Business Intelligence y Analítica para recopilar y analizar todos los datos sobre la rentabilidad de su negocio y mejorar la toma de decisiones.

Sea cuál sea el resultado que obtengan, una vez realizado el test, los autónomos y pymes ya podrán rellenar el formulario de solicitud de Kit Digital y acceder a las ayudas, siempre que cumplan los requisitos y Red.es les conceda el bono para invertir en una de las doce soluciones disponibles.

Pasos para Realizar el Test de Autodiagnóstico

El primer paso para realizar el test de autodiagnóstico digital es acceder a la página web de Acelera Pyme y dar de alta un usuario a través de este enlace. El proceso es sencillo y sólo es necesario dar algunos datos personales del empresario y su negocio.

Tras realizarlo, la plataforma comunicará a través de un correo al solicitante que su usuario ya está activo y podrá proceder a completar el test de autodiagnóstico. Este formulario se encuentra en la web de Acelera Pyme y es el primero de los tres que hay disponibles, como se puede ver en la siguiente captura.

Preguntas del Test de Autodiagnóstico

Al entrar en el test ya aparecerá la primera de las preguntas, en la que el autónomo o pyme tiene que responder si cuenta con algún programa o iniciativa para formar y sensibilizar a sus empleados en materia de seguridad digital. Esto podría ser, por ejemplo, mediante cualquier curso, webinar o taller online sobre ciberseguridad, ya sea público o de pago.

1. Pregunta 1: ¿Dispones de acciones para sensibilizar a tus empleados sobre cuestiones relacionadas con la seguridad en materia de tecnologías de la información y comunicación (TIC)?
2. Pregunta 2: ¿Dispones en tu organización de medidas de seguridad para las TIC (tecnologías de la información y la comunicación)?
3. Pregunta 3: ¿Cuál es la velocidad de descarga máxima contratada de tu conexión a internet?
4. Pregunta 4: ¿Utilizas en tu empresa algún software ERP (Software de planificación de recursos empresariales) para gestionar alguno de tus procesos de negocio?
5. Pregunta 5: ¿Dispone tu organización de un perfil en alguna red social?
6. Pregunta 6: ¿Utilizas las redes sociales con algún objetivo concreto (por ejemplo, para anunciar o publicitar tu negocio)?
7. Pregunta 7: ¿Utilizas un CRM (Herramienta de gestión de relación con clientes) que permita organizar y gestionar los procesos relacionados con tus clientes?
8. Pregunta 8: ¿Cuál es el porcentaje medio de tu plantilla que cuenta con un dispositivo electrónico y utiliza internet?
9. Pregunta 9: ¿Cuál es el porcentaje medio de tu plantilla que cuenta con un dispositivo portátil (Móvil, tablets, ordenador portátil)?
10. Pregunta 10: ¿Ocupa la venta online de tus productos/servicios como mínimo el 1% de la facturación total de tu negocio?
11. Pregunta 11: ¿Cuál es el volumen de negocio de tu comercio electrónico?
12. Pregunta 12: ¿Comercializas online tus servicios/productos a otros países de la Unión Europea?
13. Pregunta 13: ¿Cuál es el porcentaje medio de tu plantilla que cuenta con un dispositivo electrónico y utiliza internet?

Al haber completado las trece pregunta, el test habrá finalizado y el autónomo ya sabrá cuál es su nivel de madurez digital. Este indicador va del 1 al 10, siendo el nivel muy bajo un resultado entre 0 y 3, el nivel bajo entre 4 y 6, el nivel alto entre 7 y 9 y el muy alto más de 10.

Una vez realizado el test, el autónomo ya podrá comenzar con los demás pasos para hacer la solicitud del Kit Digital. Deberá completar el formulario en su convocatoria correspondiente, ponerse en contacto con un agente digitalizador e invertir el bono en una de las soluciones disponibles.

Las ayudas Kit Digital de Acelera PYME también son válidas para ONG y fundaciones siempre que cumplan ciertos requisitos.

En el área privada de la plataforma, hay disponible tres tests para conocer el nivel de madurez digital de la ONG o fundación correspondiente. La finalidad de estos cuestionarios es conocer el nivel inicial de digitalización y poder repetirlos según avance la implementación de herramientas y procesos de transformación digital, para poder medir la evolución de la entidad.

El concepto de transformación digital es un cambio cultural en la organización de un negocio, en la forma de trabajar y de relacionarse con los clientes, mediante el cual pasan a emplearse nuevas tecnologías y estrategias digitales.

La transformación digital siempre implica una mejora en la eficiencia y la competitividad de un negocio, independiente de si es una gran empresa o una pequeña empresa con pocos trabajadores.

Actualmente, los negocios no funcionan de la manera que lo hacían antes. La introducción del mundo digital ha producido cambios en los hábitos de compra, de consumo y, por tanto, en la forma de hacer negocios.

En primer lugar, se debe tener una idea muy clara de cómo queremos que sea nuestro negocio a partir de la transformación digital y compartir esta visión con todos los miembros de la empresa. A partir de ahí, se debería hacer un diagnóstico, para el que puedes contar con el asesoramiento de tu Oficina Acelera Pyme.