Desarrollo e Implementación de Sistemas ERP: Un Análisis Profundo y Casos Prácticos

Los avances tecnológicos y el entorno empresarial actual demandan, cada vez más, la incorporación de métodos sistematizados dentro de las pymes. Esto es crucial para una apropiada toma de decisiones y la mejora de las ventajas competitivas. En este aspecto, los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) ofrecen una alternativa para que las pymes, tanto familiares como no familiares, cambien la forma en que manejan sus competencias y su gestión.

¿Qué son los Sistemas ERP y por qué son cruciales para las PYMES?

Los ERP son soluciones informáticas que permiten almacenar y procesar la información de las pymes, contribuyendo de esta forma a la gestión eficiente de sus procesos administrativos. Dichas herramientas integran los procesos operativos de las funciones empresariales en un único sistema y de forma sistematizada, facilitando el flujo de información entre los diferentes departamentos de la empresa.

La implementación de los sistemas ERP se ha popularizado de manera significativa en los últimos años a nivel de grandes organizaciones, y por consiguiente, las investigaciones se han centrado en su mayoría en este tipo de empresas. Sin embargo, es todavía minoritario el establecimiento de dichos sistemas en las pequeñas empresas, sobre todo en las de carácter familiar.

Las funcionalidades asociadas a los sistemas ERP constituyen grandes beneficios para las pymes, ya que contribuyen a resolver dificultades en la gestión empresarial. Estos beneficios ayudan en la generación y el incremento de sus ventajas competitivas. No cabe duda que la empresa necesita de un ERP para poder competir en los mercados actuales.

Barreras y Estrategias para una Implementación Exitosa del ERP

A pesar de las ventajas que conlleva para las pymes la implementación y uso de estos sistemas de gestión, existen algunas barreras que pueden reducir su rentabilidad. Para poder obtener los beneficios esperados con la implementación de los sistemas ERP en las pymes, es preciso establecer las estrategias necesarias que ayuden a su correcto uso y posterior desarrollo. En este sentido, la gestión del conocimiento y la profesionalización juegan un papel fundamental.

Sin embargo, los componentes que intervienen entre estos elementos y el uso y desenvolvimiento de los ERP no están lo suficientemente desarrollados. De igual manera, no está totalmente determinado el impacto de estas técnicas de gestión en las ventajas competitivas de las pymes a través de la mediación de la gestión del conocimiento y la profesionalización. Por otro lado, las investigaciones orientadas a la profesionalización en el uso de los sistemas de gestión ERP es menor en las pymes que en las grandes empresas. Asimismo, son minoritarios los estudios relacionados con las desventajas generadas por la implantación y uso de los ERP en este tipo de organizaciones.

Esta tesis propone la adecuada administración de la gestión del conocimiento y la profesionalización en las pymes a través de la incorporación de pautas y procedimientos que contribuyan a mejorar el uso de los sistemas ERP. Todo ello, con la finalidad de aumentar las ventajas competitivas en este tipo de organizaciones. Asimismo, el estudio sugiere directrices orientadas a potenciar la profesionalización en el empleo de los sistemas ERP mediante la capacitación permanente de sus usuarios.

Influencia familiar en la implementación del ERP

En el caso de las empresas de carácter familiar, una de las razones principales para la lenta adopción es la influencia familiar que impera en este tipo de negocios. Existen pocos avances en relación al impacto de la influencia de la familia en la decisión de ejecutar estos sistemas de gestión, así como en el efecto que tienen sobre su competitividad. Es relevante identificar cómo la influencia familiar incide en la competitividad de la empresa mediante la gestión del conocimiento y la implementación, uso y desarrollo de los sistemas ERP.

Estudio Empírico: Impacto del ERP en la Competitividad de las PYMES

El estudio se fundamenta en la teoría de los recursos y las capacidades a nivel general y, en concreto, aplicado a la empresa familiar. Así, la visión de dicha teoría comprende las estrategias que contribuyen al desempeño de los medios, habilidades y competencias de que disponen las organizaciones para llevar a cabo sus actividades de manera eficiente. De igual forma, estos principios adaptados a la empresa familiar establecen un marco teórico para evaluar e identificar los recursos con los que cuentan este tipo de organizaciones, tomando en consideración el grado de participación en la gestión, la propiedad, la experiencia y los valores como aquellos elementos que indican el grado de influencia de la familia en el negocio.

Para dar contestación al objetivo planteado, se ha empleado una única base de datos compuesta por 137 pymes españolas, de las cuales 77 son familiares y 60 no familiares. El análisis de los datos se realiza utilizando la metodología de ecuaciones estructurales mediante la técnica PLS-SEM.

Resultados del estudio empírico

En primer lugar, se lleva a cabo un estudio empírico con el total de la muestra para determinar la relación entre la gestión del conocimiento y la profesionalización con el uso de los sistemas ERP, así como su influencia en la competitividad de las pymes. Los resultados manifiestan que tanto la profesionalización como la gestión del conocimiento ejercen un efecto positivo en las ventajas competitivas de las pymes a través del uso de los sistemas ERP. Todo ello, sugiere el establecimiento de estrategias que contribuyan a enriquecer los conocimientos y competencias de los individuos, así como su desarrollo profesional.

En segundo lugar, se realiza un estudio empírico empleando únicamente las 77 empresas familiares que componen la muestra. Los resultados del análisis empírico muestran la importante relación que tiene la influencia familiar en la competitividad de este tipo de organizaciones. Para determinar este vínculo se realiza un análisis de mediación múltiple, que establece que el impacto de la influencia familiar en la competitividad lo define el efecto mediador que tiene la gestión del conocimiento y la implementación, uso y desarrollo de los ERP.

En este sentido, y debido a que en ocasiones la influencia familiar puede afectar las decisiones estratégicas del negocio, se plantea la inclusión de personal externo en los puestos directivos para apoyar a la gerencia familiar en el proceso de implementación y uso de los sistemas ERP. De igual modo, los resultados destacan la importancia de la transferencia de conocimiento, poder y liderazgo, transmitida a través de las siguientes generaciones mediante la sucesión.

Por último, se analizan los elementos que influyen en la profesionalización y capacitación de los usuarios de sistemas ERP y cómo esto determina el éxito en la implantación, uso y desarrollo de los sistemas integrales de gestión en las pymes. Los resultados del análisis evidencian un vínculo significativo entre la profesionalización y la implantación, uso y desarrollo de los sistemas ERP con los beneficios de las pymes. Sin embargo, los resultados también advierten una relación negativa entre la profesionalización y las barreras derivadas de la implantación y empleo de los sistemas avanzados de gestión.

En consecuencia, el estudio aporta evidencia empírica sobre la importancia de profesionalizar los sistemas de gestión ERP. Los resultados contribuyen a fomentar la capacitación continua de los usuarios y el seguimiento de los resultados con la finalidad de incrementar los beneficios asociados a la implantación y uso de los sistemas ERP en las pymes y, así, minorar los posibles inconvenientes. En general, los resultados muestran los elementos que afectan el uso y desarrollo de los sistemas ERP y su impacto en la competitividad de las pymes, tanto familiares como no familiares. Por consiguiente, se proporcionan las pautas necesarias que fortalezcan los recursos y las capacidades de las organizaciones con el fin de que puedan mejorar sus estrategias de dirección y, en consecuencia, aumentar sus ventajas competitivas.

Tabla de Impacto de Factores en la Competitividad de PYMES (Estudio Empírico)

Casos Prácticos de Implementación ERP

Caso 1: Implementación de ERP Open Source en Minas y Concentradoras S.A.

El desarrollo del presente trabajo de suficiencia profesional muestra al público en general el proyecto de implementación ERP Open Source ejecutado en la empresa Minas y Concentradoras S.A. en el año 2016. La empresa Minas y Concentradoras S.A. es una empresa comercializadora de equipos y repuestos para el sector minero e industrial en general. Actualmente se encuentra en proceso de implementación de su sistema de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001:2015.

Desde el año 2014, la empresa contaba con un software ERP que no había sido implementado completamente. Este software generaba errores entre los procesos de cada módulo y provocaba inconsistencias en los informes que la gerencia analizaba para tomar sus decisiones. Para el cierre del año 2015, se presentó una pérdida en la rentabilidad del negocio.

Para el mes de octubre de 2015, se planteó a la gerencia el proyecto de implementación de un nuevo ERP de tecnología Open Source como una gran alternativa frente al estatus en que se encontraba la empresa en esa fecha. El proyecto de implementación del ERP Open Source fue realizado en 4 fases: Pre-Implementación, Implementación, Seguimiento y Control, Go Live, durante el período del mes de octubre de 2015 hasta el mes de mayo de 2016.

Caso 2: Aplicación del ERP S-WIN V7 Simplicity

En una empresa, en el momento que el cliente demanda el producto que se ofrece, se inicia lo que se conoce como venta, lo cual desemboca en el inicio del proceso de producción, control de inventarios, planificación, cobro, etc. En la actualidad debe de existir un proceso en el cual se relacione todo lo anterior entre sí, para así poder agilizar la producción, tener información al día de los clientes, proveedores con los que se cuenta, etc.

Para poder alcanzar este objetivo, presentamos un marco teórico en el que se exponen las principales características y finalidades del sistema ERP en todas las áreas en las que se compone una empresa. A continuación se realiza un caso práctico a través de la herramienta informática ERP S-WIN V7 Simplicity, que es un ERP de primer nivel que realiza todo el proceso económico administrativo del circuito de negocios, desde la elaboración de pedidos, el proceso de cobros y pagos hasta la contabilización final. Este caso práctico se ha podido llevar a cabo con éxito gracias a un convenio firmado entre la Universidad Politécnica de Cartagena y una Empresa Real.