Guía Completa para Cerrar un Negocio de Forma Exitosa y Estratégica

Cerrar un negocio nunca es una decisión fácil. Se calcula que el 80 % de las empresas que se crean fracasan antes de los tres años. Ante estas cifras, es fácil deducir que cualquier emprendedor tiene muchas papeletas para pasar por ese trance como mínimo una vez en su vida. “El cierre de una empresa forma parte de la cadena de aprendizaje: ningún empresario puede llegar a triunfar sin haber vivido en sus propias carnes esta situación”, insiste Roberto Ruiz, director de Escuela Consultor Restaurantes. Pero, con algo de preparación, puede resultar mucho más fácil y evitarte dolores de cabeza legales, sanciones fiscales y complicaciones financieras en el futuro.

Es importante evaluar cuidadosamente las razones detrás de esta elección y asegurarse de que sea el paso correcto para ti y tu negocio. Comprender estas razones te ayudará a navegar el proceso de cierre de manera clara y con propósito.

¿Cuándo Cerrar un Negocio? Identificando las Señales

Siempre hablamos de lo importante que es perseverar en el negocio, pero la línea entre la persistencia y la tozudez es muy fina. El primer problema es discernir si lo que tenemos delante ya no es cuestión de templanza sino de darnos de bruces contra la pared. Para facilitar esta labor hay síntomas objetivos y subjetivos, y ambos son importantes.

Síntomas Objetivos

• Indicadores Económicos y Financieros en Decrecimiento Continuo: Como resume Carlos Carmona, General Manager de GIC Soluciones, “hay que ser muy realistas con los KPI, como un médico con un diagnóstico. Si las ventas no van como deberían, los márgenes no son adecuados, nuestra financiación es imposible o nuestra situación de mercado no ofrece expectativas de crecimiento, debemos plantearnos el final de la aventura”. Isaac Romà, CEO de Vinglet, es tajante: “si han transcurrido un par de años y los indicadores económicos y financieros muestran un decrecimiento continuo, es hora de reflexionar sobre nuestra actividad”. Pilar Nestar, CEO y fundadora de Invitadísima y profesora de ESIC, lo rebaja a tres meses consecutivos de pérdidas.
• Pérdidas que Reducen el Patrimonio: Anindya Saha, socio fundador de NERO Ventures y profesor de EAE Business School, recuerda que “casi todas las empresas pasan o han pasado por etapas de insolvencia y/o una aguda falta de liquidez. Ahora bien, si las pérdidas reducen el patrimonio de la empresa a una cantidad inferior a la mitad del capital social, hay que actuar en los dos meses siguientes”.
• Ausencia de Liquidez: “La ausencia de tesorería o liquidez puede ser puntual o convertirse en algo crónico y ahí es donde todo el proceso se vuelve más complejo. Esta falta de liquidez puede darse incluso aunque sigas vendiendo”, apunta Nestar.
• Problemas con los Pagos: Romà insiste en que “que los proveedores nos pidan que anticipemos pagos, significa que en los meses anteriores nos hemos retrasado. O que empecemos a postergar pagos pequeños o dejemos de pagarlos, es un indicador de que estamos tocando fondo”.
• Ya no hay Ventas.

Síntomas Subjetivos

• Equipo Desanimado o en Proceso de Deserción: “Cuando tus empleados más estratégicos se van es porque posiblemente no hayas estado atento a sus advertencias o que seas el único que no veas cómo está tu empresa”, advierte Romà. Elena Betés, fundadora de Rastreator, habla de analizar “cuánto de resiliente y de convencido con el proyecto está el equipo”.
• Desavenencias con los Socios.
• No te Reconoces a ti Mismo ni al Proyecto: Siguiendo con Romà, “si solo te esfuerzas por salvar puestos de trabajo, reducir gastos, evitar inconvenientes con los proveedores y, sobre todo, si no estás dando la mejor versión de ti mismo, cuidado”. Para Saha hay dos síntomas asociados a esta situación: “Síndrome de no sabemos cuál es la meta, pero seguimos corriendo como si fuera la carrera de 100 metros. Y el Síndrome de no sabemos en qué somos buenos, pero a corto plazo nos compran.”
• Ya no te Divierte o te Sientes Quemado: “Si pierdes la ilusión y tus tareas se convierten en algo frustrante y desmoralizador, es momento de hacer un cambio y cerrar”, señala Romà. Emprender es duro y, anímicamente, como una montaña rusa, pero cuando la situación de desánimo se prolonga en el tiempo, es una señal.

Una vez que hayas tomado la decisión de cerrar, es esencial organizar tus registros comerciales. Esto incluye reunir todos los documentos financieros, contratos y otros papeles importantes.

Pasos para Cerrar un Negocio

Aunque conozcas las mejores estrategias de ventas y cómo retener a tus clientes, el cese de un negocio es algo de lo más común. El foco siempre debe estar puesto en el emprendimiento, en los comienzos y en las oportunidades, pero si llegara el caso, necesitas saber cuáles son los pasos para cerrar una empresa.

Uno de cada diez autónomos no seguirá al frente de su actividad en 2021. “Nos llaman diariamente muchos autónomos y pymes para preguntar cuál es la forma adecuada de poner punto y final a un negocio. Para los trabajadores por cuenta propia, tener que dar por finalizada su actividad no es un proceso, ni una decisión sencilla ni, por supuesto, agradable. En la mayoría de los casos es un drama. Nadie quiere cerrar su empresa y menos aún cuando es su medio de vida. El problema aparece cuando se comprueba que es insostenible económicamente. Pero, en cualquier caso, lo importante es proceder a un cierre meditado y ordenado para que más adelante no surjan graves problemas, que afectaría a la futura recuperación económica del dueño o dueños del negocio.

El procedimiento para llevar a cabo el cierre de un negocio depende, sobre todo, de si éste tiene o no deudas. Los pagos pendientes son una de las mayores trabas que tienen que sortear los autónomos a la hora de finalizar su actividad.

1. Evaluación de las Finanzas

Al cerrar un negocio, evaluar tus finanzas es crucial. Esto incluye calcular cuánto dinero necesitarás y cuándo lo necesitarás. Este proceso implica hacer un balance de cualquier préstamo pendiente, facturas u otras obligaciones financieras que deben ser resueltas antes de cerrar la pequeña empresa.

• Examina Deudas y Pasivos: Reúne todos los registros y documentos financieros para obtener una imagen clara de lo que debes. Ya sean pagos pendientes a proveedores o impuestos no pagados, evaluar tus deudas te ayudará a priorizar lo que necesita ser abordado antes de cerrar.
• Liquidación de Activos: Vende cualquier activo físico, como equipo, inventario o propiedad, para generar fondos que puedan usarse para saldar deudas y cubrir otros gastos relacionados con el cierre. Al vender activos, recuerda que pagarás impuestos sobre cualquier ganancia.
• Liquidación de Obligaciones Pendientes: Negocia planes de pago con acreedores o llega a acuerdos con proveedores sobre cómo se pagarán las facturas pendientes antes de cerrar oficialmente el negocio. Debes tener dinero para pagar sueldos, abogados, alquileres, etc., y poder hacer una salida organizada. “Para calcularlo, piensa en tus gastos mensuales de sueldos y salarios y multiplícalos por los tres o cuatro meses que vas a necesitar para hacer bien el cierre”, insiste Betés. Izanami Martínez coincide: “una práctica muy responsable es tener siempre en la cuenta los 20.000 euros que te hacen falta para hacer un concurso y no utilizarlos nunca, aunque sea justo esa la cantidad que necesitas para pagar los sueldos.”

Antes de distribuir cualquier activo restante a los propietarios, debes pagar todas las deudas comerciales. Si tu negocio no tiene suficientes activos para pagar todas las deudas, el orden de pago generalmente lo dicta la ley.

2. Cumplimiento de los Requisitos Legales y Fiscales

Aquí es donde el cierre se vuelve oficial ante los ojos de la ley. El cumplimiento fiscal es uno de los aspectos más críticos (y complejos) del cierre de una empresa.

• Aprobación y Documentación: Obtén la aprobación adecuada de todas las partes interesadas. Para las corporaciones, necesitarás un voto de los accionistas; para las LLC, el proceso se describe en tu acuerdo operativo. El voto debe registrarse en las actas de la reunión, y todos los propietarios deben recibir una notificación escrita de la decisión.
• Presentación de Documentación Necesaria: Esto incluye presentar artículos de disolución ante el estado, notificar a acreedores y accionistas, y presentar las declaraciones de impuestos finales. Para las corporaciones, presentarás un Certificado de Disolución. Importante: No presentes esto demasiado pronto. Una vez que solicitas la disolución, generalmente no puedes realizar ningún negocio nuevo.
• Abordar las Obligaciones Fiscales: Presenta una última declaración de impuestos federales para tu negocio, marcando la casilla que indica que esta es tu declaración final. El Formulario 966 (Disolución o Liquidación Corporativa) debe presentarse dentro de los 30 días posteriores a la adopción del plan de disolución. Presenta tu declaración final de impuestos sobre la nómina utilizando el Formulario 941 (trimestral) o el Formulario 944 (anual). No te olvides de los impuestos estatales sobre la renta, los impuestos sobre las ventas, los impuestos sobre la propiedad y cualquier impuesto específico de la industria. Después de presentar todas las declaraciones finales, cierra formalmente tu cuenta comercial con el IRS.
• Cancelación de Licencias y Permisos: Revisa cada licencia y permiso que tenga tu empresa y cancela cada uno correctamente. Cancelar estos evita que se te cobren tarifas de renovación por un negocio que ya no existe.

Tipos de Cierre

El procedimiento para cerrar un negocio depende, sobre todo, de si éste tiene o no deudas.

El proceso es sencillo cuando no hay deudas acumuladas. Según Olivares, lo único que tienen que hacer los autónomos es liquidar la compañía. Es decir, terminar de realizar los pagos que hay pendientes y proceder a darse de baja en la Seguridad Social o, en el caso de ser una sociedad, realizar una disolución mercantil.

María Olivares, abogada del despacho JLCasajuana Abogados, coincide en que la existencia de deudas cambia completamente el procedimiento a la hora de tener que cerrar un negocio. En el momento en el que existen deudas, solo hay un procedimiento que el autónomo pueda hacer de manera legal para cerrar bien su negocio y es abrir un concurso de acreedores.

“Muchos empresarios no quieren pasar por un procedimiento concursal debido a su alto coste. Sin embargo, y a pesar de la complejidad que presentan los concursos para muchos profesionales por cuenta propia, éstos les permiten llegar a un acuerdo con sus acreedores, lo que posibilita en muchos casos una reducción de la deuda”, explica Olivares. Si se inicia un procedimiento concursal a tiempo, un autónomo puede seguir adelante con su negocio. Es entonces, cuando se puede salvar un negocio y se puede evitar el cierre.

3. Notificar a Empleados y Clientes

La comunicación es fundamental durante el cierre de un negocio. Es importante comunicarse con tu personal de manera clara y empática, así como con clientes y proveedores.

• Empleados: Notifícales tan pronto como sea legalmente posible. Explica el cronograma, aclara cuándo será su último día de trabajo y describe cualquier pago final, beneficio o indemnización que recibirán. Ofrece apoyo escribiendo cartas de recomendación o proporcionando referencias para ayudarles a asegurar nuevas oportunidades laborales.
• Clientes: Ponte en contacto con los clientes activos con una explicación y un cronograma claros. Si tienes pedidos pendientes o proyectos en curso, elabora un plan para completarlos o proporcionar una compensación adecuada. Ofrece soporte a los clientes que puedan necesitar asistencia para la transición a proveedores de servicios alternativos.
• Información para Inversores: Si tienes inversores profesionales, sé muy honesto y claro con las cuentas. “Para un buen inversor, cuantos más fracasos llevas a tus espaldas más invertible eres”, señala Izanami. Pero, cuidado con los inversores no profesionales, “no son conscientes de dónde se meten y tienen reacciones desagradables”.

4. Planificación de una Estrategia de Salida

Planificar una estrategia de salida es crucial. Esto implica desarrollar un plan de cierre que detalle los pasos a seguir y el cronograma para el cierre.

• Desarrollar un Plan de Cierre: Un plan de cierre debe incluir detalles sobre cómo notificarás a empleados, clientes y proveedores acerca del cierre. También debe delinear cómo gestionarás el inventario y los activos, liquidarás deudas pendientes y resolverás cualquier asunto legal y financiero.
• Gestión de Inventario: Evalúa tus niveles actuales de inventario, determina qué puede ser vendido o liquidado y haz arreglos para cualquier stock restante. Esto puede implicar la venta de productos a precios descontados o encontrar compradores para inventario excedente.
• Descontinuación de Servicios o Productos: Decide qué servicios o productos serán descontinuados y comunica esta decisión claramente a los clientes para evitar confusiones o insatisfacciones.

5. Tratando con Proveedores y Vendedores

Es crucial liquidar los pagos pendientes con proveedores y vendedores para asegurar una transición fluida.

• Liquidación de Pagos Pendientes: Revisa todas las facturas pendientes y crea un plan para pagar estas deudas de manera oportuna. Sé transparente sobre la situación financiera de tu negocio.
• Negociación de Contratos: Negociar contratos con proveedores y vendedores puede ayudar a minimizar las cargas financieras. Considera discutir términos revisados que se alineen con la demanda reducida de productos o servicios.
• Devolver o Vender Equipos: Si es posible, devuelve cualquier equipo arrendado o prestado de acuerdo con los contratos establecidos. Alternativamente, considera vender el exceso de equipo.

6. Manejo de Detalles Finales

Cuidar de los detalles finales es crucial para asegurar una transición sin problemas.

• Cierre de Cuentas Bancarias: Liquida cualquier transacción pendiente, transfiere los fondos restantes a una cuenta personal y notifica al banco sobre el cierre del negocio. Cancela cualquier tarjeta de crédito o línea de crédito asociada.
• Finalización de Contratos de Arrendamiento y Alquiler: Si tu negocio opera desde un espacio alquilado, finaliza los contratos de arrendamiento o alquiler con tu arrendador, dando aviso de cierre y negociando términos de terminación anticipada si es necesario.
• Abordar Asuntos de Seguros: Notifica a tu proveedor de seguros la fecha de cierre y discute cualquier posible reembolso o ajuste a tu cobertura.
• Almacenamiento de Registros: Almacena copias físicas y digitales de los libros contables, documentación y justificantes propios del negocio durante seis meses, por si el trámite pasa por algún tipo de inspección. Crea un documento de resumen que explique qué le sucedió al negocio, cuándo cerró, cómo se distribuyeron los activos y dónde encontrar los registros clave.

7. Buscar Ayuda Profesional

Cuando se trata de cerrar un negocio, buscar ayuda profesional es crucial.

• Asesores Legales y Financieros: Consultar con asesores legales y financieros puede proporcionar una valiosa orientación para navegar por el complejo proceso. Estos profesionales pueden ofrecer consejos sobre cómo cumplir con los requisitos legales, evaluar las finanzas y planificar una estrategia de salida adaptada a tu situación.
• Apoyo Emocional: Cerrar una pequeña empresa no es solo una decisión financiera; también afecta emocionalmente a los emprendedores. Es esencial buscar apoyo emocional de amigos, familiares o profesionales consejeros durante este período de transición.

Errores Comunes al Cerrar un Negocio

Es importante ser consciente de los errores comunes para evitarlos durante el proceso de cierre.

• Presentar la Disolución Demasiado Pronto: Espera hasta que hayas terminado de operar antes de presentarla.
• Ignorar la Deuda: Esperar que los acreedores se olviden de ti rara vez funciona. Muchos autónomos “se la juegan” a cerrar de esta manera para no tener que hacer frente al concurso, ni al pago de las deudas. “Esto es muy peligroso, ya que depende mucho de la suerte de cada uno”, explicó Comendador.
• Mala Contabilidad: El IRS puede auditar negocios cerrados.
• Olvidarse de los Cargos Recurrentes: Cancela todas las suscripciones y pagos automáticos.
• No Consultar a Profesionales: Las situaciones complejas se benefician del asesoramiento legal y contable. Un contador puede asegurarse de que cumplas con todas las obligaciones fiscales y maximizar cualquier deducción de los costos de cierre.
• No planear: La improvisación siempre será la enemiga número uno de su empresa y de la negociación. Por eso hay que llevar muy clara la estrategia que le permitirá saber a dónde ir, cuánto arriesgar y hasta dónde puede ceder en sus pretensiones.

Aprovecha el Aprendizaje y Sigue Adelante

Cerrar un negocio es el final de un capítulo, pero rara vez el final de tu historia. Nestar recomienda hacer balance de lo aprendido: “un año emprendiendo equivale a diez años en una multinacional”. Algo en lo que coincide Carmona, “debemos valorar lo aprendido”.

Date tiempo para procesar el cierre. Es normal sentir pérdida, alivio o una mezcla de emociones. La disciplina y la minuciosidad que apliques para cerrar tu negocio correctamente te servirán bien en lo que venga después.

Puedes empezar a planificar lo antes posible, de modo que tengas tiempo de sobra para organizarlo todo y asegurarse de que se realiza todo el papeleo adecuado. Haz balance de tu negocio y trabaja para mejorar cualquier punto débil que pueda necesitar mejoras. Mantente positivo y recuerda porqué empezaste este negocio en primer lugar, ya que mantenerse motivado durante estos tiempos difíciles es esencial. Asegúrate de dar las gracias a tus clientes, socios, personal y demás colaboradores por su apoyo a lo largo del año. Dejar atrás este capítulo de tu vida significa mucho para ti.

Una opción a considerar es transformar tu negocio a un modelo online si sientes que no estás generando suficientes ingresos a través del enfoque tradicional.