Guía Completa de Requisitos Legales y de Apertura para tu E-commerce en España

El comercio electrónico ha experimentado un gran crecimiento en los últimos años, impulsado por el desarrollo de las tecnologías digitales y el cambio de hábitos de consumo. Según el Estudio Anual de eCommerce 2024 de IAB Spain, “el 77% de los internautas españoles de entre 16 y 74 años utiliza internet como medio para realizar compras, lo que representa algo más de 26 millones de individuos”. Esta realidad en el mundo empresarial está impulsando cada vez más la creación de comercios electrónicos. Abrir un comercio electrónico es menos costoso y más rápido que uno físico gracias a las facilidades de la nueva era digital.

Sin embargo, también hay que tener en cuenta aspectos legales para evitar futuras sanciones. Cumplir con las normativas legales es esencial para que tu negocio online crezca. Aquí te explicamos por qué es importante:

• Al mantenerte al tanto de las regulaciones comerciales, fiscales y laborales que afectan tu tienda, evitas sanciones y multas, que son lo último que necesitas en un negocio.
• Las leyes te exigen brindar información clara sobre tus productos y políticas de devolución, lo que genera confianza y mejora la relación con tus clientes.
• Cumplir con normativas como el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD en Europa, que regula la recopilación de datos personales, protege tanto a tus clientes como a tu negocio.
• Al declarar y pagar tus impuestos como corresponde, evitas problemas con las autoridades.

Cumplir con estos requisitos no solo protege tu negocio, sino que también asegura una buena experiencia para tus clientes.

Marco Legal Inicial: Pasos para Emprender Online

Para legalizar una tienda virtual en España es necesario cumplir con los trámites burocráticos que cualquier comercio tiene que llevar a cabo. Los trámites necesarios para dar de alta un eCommerce no difieren mucho de los necesarios para hacerlo con un negocio de venta tradicional. Antes de lanzar tu tienda en línea, es crucial seguir algunos pasos fundamentales.

Para aquellas personas que no poseen una tienda física y quieren abrir este tipo de comercio online, primero deben tener muy claro cuál va a ser su actividad. Una vez aclarado este punto, tendrán que elegir su forma jurídica (cooperativa, autónomo, sociedad limitada, etc.). Las tiendas online deben pertenecer a una forma jurídica, bien sea autónomo, sociedad anónima o sociedad limitada, entre otras. Con estos trámites la empresa podrá vender online, emitir facturas, ofrecer sistemas de reclamaciones y devoluciones, etc.

Alta Fiscal y de Seguridad Social

Para abrir una tienda online en España debes darte de alta en Hacienda (modelo 036 o 037) y en la Seguridad Social como autónomo o empresa. Si vas a comenzar tu actividad desde cero, deberás darte de alta en Hacienda en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) con el modelo 036 de Hacienda. Ambos trámites los puedes hacer online si dispones de un certificado digital. El alta en la Seguridad Social de la empresa y en el régimen general de autónomos es necesario para poder realizar la actividad.

Elegir el o los epígrafes del IAE es una de las cuestiones más complicadas de resolver a la hora de montar una tienda online. Si ya tienes una tienda física, tu marca debería estar registrada, así que no necesitas registrarte de nuevo. También deberías estar dado de alta como autónomo o tener una sociedad para operar. Lo único que necesitas hacer es registrarte en un nuevo epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Aunque ya estés dado de alta para tu tienda física, el comercio electrónico se considera una actividad diferente y puede requerir un epígrafe distinto según lo que vendas. En el IAE hay epígrafes específicos para la venta por internet. Por ejemplo, el epígrafe 665 se refiere al “Comercio al por menor por correo o por catálogo de productos diversos”, que se usa comúnmente para la venta online. Asegúrate de revisar tu situación específica para encontrar el epígrafe que mejor se adapte a tu negocio.

Alta como Autónomo o Sociedad Limitada: ¿Cuál Elegir para tu E-commerce?

Al abrir una tienda en línea, te embarcas en una actividad económica que requiere formalización a través de los trámites correspondientes. Para operar tu negocio y generar ingresos, es necesario cumplir con dos requisitos:

1. Estar dado de alta en la Seguridad Social como autónomo, lo que implica un costo mensual mínimo de 225€ en 2024, a menos que seas autónomo por primera vez y por tanto puedas optar por la tarifa plana que establece una cuota reducida de 80€ al mes durante los primeros 12 meses de actividad. Tras este periodo, si los rendimientos netos anuales siguen por debajo del salario mínimo interprofesional, es posible extender esta cuota reducida por 12 meses adicionales. Puedes darte de alta en el portal de alta en el trabajo autónomo.
2. Registrar tu actividad en Hacienda mediante la presentación del alta censal (modelo 036 o 037), un trámite gratuito que te obligará a presentar las declaraciones de IRPF, IVA y otros impuestos.

Muchos autónomos se preguntan si realmente vale la pena pagar la cuota de autónomos y afrontar impuestos (IRPF, IVA y demás) cuando aún no están generando ingresos significativos, o solo ganan muy poco con su tienda en línea. Una situación común es la de aquellas personas que, trabajando por cuenta propia, dudan en darse de alta como autónomos debido a sus bajos ingresos, que son inferiores al Salario Mínimo Interprofesional (SMI), establecido en 1.323€ mensuales en 12 pagos (15.876€ brutos al año) al día de 30 de Septiembre de 2024. Debes registrarte como autónomo si realizas una actividad que te genera ingresos de manera habitual, personal y por cuenta propia. Esto se aplica incluso si apenas ganas un centavo, así que deberías registrarte, aunque solo generes 1€ al mes.

Sin embargo, hay un detalle importante sobre los ingresos que debes considerar: el Tribunal Supremo ha dicho que es razonable que quienes ganan menos que el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) no necesitan registrarse como autónomos. Aun así, la Seguridad Social a veces complica las cosas, lo que puede causar inseguridad jurídica. Si acabas de comenzar con una tienda online, puedes esperar hasta atraer a tus primeros clientes para registrarte como autónomo. Mientras no tengas clientes, no generarás ingresos. Sin embargo, una vez que los consigas, es recomendable darte de alta como autónomo para evitar problemas, ya que tu actividad será recurrente. Esto es importante, incluso si tus ganancias son mínimas, para poder emitir facturas correctamente. Recuerda que como autónomo también tendrás que cumplir con tus obligaciones fiscales trimestralmente y al final del año, incluidas la declaración del IVA y del IRPF.

Diferencias entre Autónomo y Sociedad Limitada

Es importante tener en cuenta que formar una empresa tiene algunas desventajas en comparación con ser autónomo. La siguiente tabla resume las principales diferencias:

¿Cuándo es recomendable crear una sociedad?

Crear una sociedad es recomendable en varias situaciones:

• Si tu negocio va a generar deudas con bancos o proveedores, ya que limita tu responsabilidad personal al patrimonio empresarial, lo que protege tus bienes personales en caso de falta de pago.
• Si tu empresa necesita inversores (Business Angels, fondos, bancos, administraciones), ya que generalmente para conceder préstamos se exige que seas una sociedad mercantil, además de que una sociedad proyecta una imagen más profesional.
• Si como autónomo generas ingresos superiores a 30.000 euros, comenzarás a pagar impuestos más altos a través del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). En cambio, como sociedad, si no transfieres beneficios a tu persona, solo pagarías un 25 % (con posibilidades de reducción en muchos casos).
• Si deseas tener socios, necesitarás crear una sociedad para poder repartir las participaciones, y resulta fundamental establecer un acuerdo de socios.

Es importante destacar el primer punto: el principal inconveniente de ser autónomo es que eres personalmente responsable de todas las deudas que adquieras en tu actividad, lo que significa que tus bienes personales pueden verse afectados. Por lo tanto, si planeas trabajar con varios proveedores, manejar mucho dinero y asumir deudas, te recomiendo formar una sociedad, a pesar de que los gastos sean mayores.

Licencia de Apertura para E-commerce

Los comercios online comparten una serie de requisitos legales como los que tiene que cumplir cualquier otro negocio que tenga un local o tienda física. Sin embargo, abrir una tienda online ostenta diferencias importantes respecto a abrir una tienda física. Por un lado, no requiere cumplimentar los trámites referidos a las licencias de apertura. Las tiendas online están exentas de la licencia de apertura, ya que no cuentan con una tienda física.

Las licencias de apertura son documentos obligatorios para la puesta en marcha de negocios en espacios físicos. Así pues, lo que diferencia a la licencia de apertura de otros trámites necesarios para la puesta en marcha de un negocio es el concepto de localización. Si operas 100 % online desde tu propia casa, no necesitas esta autorización. Pero si gestionas tu ecommerce desde unas oficinas especialmente destinadas a ello, tal vez tengas que tramitar esta autorización.

Requisitos Legales Específicos para Tiendas Online

Si quieres abrir una tienda online en España, hay ciertas normas que debes seguir, además de tus obligaciones fiscales. Aunque los requisitos son similares a los de una tienda física, hay algunas diferencias. Aquí te explicamos lo más importante:

Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI)

Es importante que cumpla con la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI). La LSSI o Ley 34/2002 de “servicios de la sociedad de la información y comercio electrónico” tiene como objetivo regular los negocios que se dedican al comercio electrónico u ofrecen sus servicios por internet. Esta ley establece la obligación de identificar claramente a la empresa o autónomo detrás de la tienda online, y proporcionar un aviso legal que incluya el nombre o razón social, dirección, NIF/CIF y medios de contacto. Toda esta información se suele incluir en páginas web y tiendas virtuales en un apartado que se nombra como Aviso Legal o Condiciones de Uso. La tienda online deberá alojar, en un lugar visible de la página web, los datos básicos del negocio. Si no quieres dar la dirección de tu casa, es una buena razón para constituir una sociedad y poder dar esa dirección fiscal.

Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y RGPD

Para llevar adelante un ecommerce se necesita cumplir con normativas específicas referidas al tratamiento de datos personales de nuestros clientes potenciales. Toda tienda online, para el ejercicio de su objetivo, necesita almacenar una serie de datos personales de los clientes. La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) regula el uso de los datos personales para salvaguardar la privacidad del usuario y evitar el mal uso de los mismos: venta ilícita de bases de datos, uso de datos personales sin autorización de su titular, etc. Esta ley expone obligaciones que deben respetar las empresas en función del servicio o producto que vendan, y una serie de derechos para los consumidores. Todo e-commerce que recabe datos personales (registro, newsletter, pago) debe cumplir el Reglamento General de Protección de Datos. Es esencial manejar los datos de los usuarios con transparencia y seguridad. Asegúrate de proteger de manera adecuada esta información, implementa políticas de seguridad efectivas y establece procedimientos para notificar cualquier posible brecha de seguridad en un plazo de 72 horas.

Uso de Cookies y Consentimiento

Las cookies son archivos que se crean cuando navegamos por internet y que contienen información sobre la actividad de un usuario en una página web. Todo e-commerce va a utilizar cookies en su página web y tiene la obligación de incluir un procedimiento de consentimiento informado. Los usuarios deberán aceptar el uso de las cookies antes de seguir navegando. No todas las cookies requieren el consentimiento del usuario, pero si se utilizan para rastrear a los usuarios o recopilar datos, es necesario informarlos y solicitar su consentimiento antes de instalarlas.

Ley de Ordenación del Comercio Minorista y Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios

En todo e-commerce se realiza la compraventa de un producto, como en una tienda física pero con una diferencia muy importante: el comprador y el vendedor no están uno delante del otro. Pues bien, para regular todo esto tenemos las condiciones generales de contratación. Al igual que en una tienda física abierta al público, para montar un e-commerce deberemos tener en cuenta la Ley de Ordenación del Comercio Minorista. Dicha Ley de Ordenación del Comercio Minorista, entre otros aspectos, regula las ventas a distancia sin necesidad de que ambas partes estén presentes físicamente. Se establecen los plazos de realización de las transacciones y pagos, el derecho a anular la operación y, además, se regulan los pagos con tarjetas. Si va haber contratación electrónica, deberemos cumplir la Ley de Ordenación del Comercio Minorista y la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.

Derecho de Desistimiento y Devoluciones

También es fundamental informar de manera clara sobre los derechos de desistimiento, que otorgan al cliente la opción de devolver el producto en un período de 14 días naturales sin la necesidad de indicar ningún motivo. Este aspecto es crucial y representa un gran error por parte de muchas tiendas no aceptar devoluciones. En el caso de productos físicos, siempre deben admitirse dentro de este plazo, excepto en aquellos que sean personalizados o de un solo uso.

Cumplir con las leyes de protección de datos y protección al consumidor también es fundamental, ya que las sanciones económicas pueden llegar a ser astronómicas. Estos son los requisitos legales mínimos que deberás cumplir para montar un e-commerce con total garantía. En definitiva, crear una tienda online implica una serie de responsabilidades legales que no puedes ignorar.