Soluciones Informáticas Imprescindibles para Pymes: Ejemplos y Beneficios

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, las soluciones informáticas se han convertido en una pieza imprescindible para todo tipo de empresas. Las tecnologías de la información se ponen al servicio de PYMES y grandes empresas permitiéndoles crecer y evolucionar, no solo en cuanto al flujo de trabajo sino también en relación al servicio que ofrecen a los clientes.

Las pymes o pequeños negocios, que dominan el tejido empresarial, no son ajenos a esta situación, hasta el punto de que aprovechar al máximo la tecnología más innovadora resulta ser un factor decisivo para poder impulsar el crecimiento y garantizar la supervivencia del negocio. Gestionar un negocio o una pyme conlleva realizar una multitud de tareas complejas que requieren de mucho tiempo.

Afortunadamente, los avances de la tecnología, y en concreto de Internet, han permitido que existan aplicaciones informáticas de todo tipo con las que se ha automatizado la gestión empresarial. Las herramientas digitales permiten mejorar la eficiencia operativa y reducir costes innecesarios, así como facilitar la colaboración entre equipos y el acceso a la información desde cualquier lugar.

En este artículo, abordaremos las herramientas digitales para pymes que resultan fundamentales para el funcionamiento del día a día, desde sistemas de gestión empresarial, hasta soluciones de marketing digital, sin olvidarnos de las herramientas necesarias para el trabajador, aquellas que mejoran la comunicación interna, automatizan tareas y proporcionan una visión general de los recursos de la organización.

¿Qué áreas deben abarcar las herramientas digitales para pymes?

En la actualidad, resulta crucial implementar una estrategia empresarial avanzada basada en el uso de herramientas digitales, independientemente del tamaño de la compañía. Solo de esta manera es posible facilitar la gestión de la información, automatizar tareas repetitivas y dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades de valor añadido.

Así, toda pyme debe contar con herramientas digitales que permitan al empleado y sus distintos departamentos desarrollar su trabajo, ya se trate del área de dirección, finanzas y marketing, ventas, o bien el de operaciones y producción. Aunque estas empresas suelen tener estructuras menos jerárquicas que el de las grandes corporaciones, la flexibilidad por sí sola no basta para garantizar el éxito.

El uso de aplicaciones de gestión empresarial ha permitido, entre otras cosas, reducir el consumo de recursos y disminuir el tiempo de realización de actividades. A continuación, te mostramos una lista de herramientas para pymes que consideramos imprescindibles para hacer que tu negocio sea mucho más competitivo.

Las Mejores Herramientas Digitales para Pymes

Sistemas de gestión empresarial ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial integral que agrupa en una única plataforma los procesos clave de una empresa, como finanzas, compras, ventas, producción, logística, recursos humanos, inventario, entre otros. Esto permite simplificar la toma de decisiones y optimizar la eficiencia operativa.

A la hora de decidirse por un programa de estas características es conveniente tener en cuenta el tamaño de la empresa y el sector de actividad. A continuación, el listado:

• A3 ERP de Wolters Kluwer
• Adisso
• Cegid Ekono
• Clickgest
• Microsoft Dynamics 365
• Oddo
• Sage 50
• SAP Business One
• Teamsystem
• Zucchetti

Software de gestión CRM

Por su parte, un CRM centraliza la información de los clientes y de los proyectos, permitiendo segmentar los clientes, hacer un seguimiento personalizado de las interacciones, automatizar procesos de ventas, o analizar los datos para mejorar las estrategias de marketing. Existen en el mercado tanto soluciones gratuitas como de pago, escalables y con posibilidad de actualizar a planes más completos.

• Zoho CRM
• HubSpot CRM
• Monday Sales CRM
• Salesforce Essentials
• Pipedrive
• Odoo

Microsoft 365 para pymes

Entre las múltiples herramientas ofimáticas que es posible encontrar en el mercado, el paquete de Microsoft 365, también conocido como Office 365, pone en manos de los empleados las principales herramientas ofimáticas tan necesarias para realizar su trabajo. Además de manejar el procesador de textos, las horas de cálculo o las presentaciones en PowerPoint, también incluye gestor de correo Outlook, Access para bases de datos y multitud de soluciones enfocadas para trabajar de forma colaborativa entre empleados, así como apoyarse en la inteligencia artificial para obtener sugerencias avanzadas.

Otra de las grandes ventajas que ofrece Microsoft 365 es que ofrece la posibilidad de realizar copias de seguridad para poder recuperar la información ante desastres o el hecho de sufrir brechas de seguridad.

Herramientas de comunicación y colaboración

Dentro de este apartado, cabe destacar la inclusión de las plataformas de mensajería instantánea, videoconferencia y gestión de documentos en la nube que facilitan la comunicación interna y externa entre empleados, clientes y colaboradores, fomentando la colaboración en tiempo real y la toma de decisiones. A lo largo de los últimos años han proliferado las aplicaciones basadas en la nube que se centran en la coordinación de los equipos y en el cumplimiento de los plazos mediante canales de comunicación dedicados. Es el caso de herramientas como Trello, Asana, Slack o Monday.com, entre otras, que han llegado para quedarse y permitir que los equipos puedan trabajar en remoto de manera mucho más eficiente.

Herramientas de conectividad

Las soluciones de conectividad se han vuelto claves para poder proteger la información manejada por parte de cualquier negocio. Existen en el mercado herramientas con control de acceso por VPN que evitan el acceso de cualquier dispositivo ajeno a la empresa gracias a la creación de conexiones privadas. Además, garantizan la conexión segura a la red desde dispositivos móviles previamente autorizados, lo que supone un refuerzo extra a cualquier solución de seguridad que sea desplegada.

Software de gestión de proyectos

El software para la administración de proyectos permite a las pymes estar al tanto de todas las tareas diarias y hace que la administración de tareas del proyecto, el rastreo del progreso y la colaboración entre empleados sea muy sencillo. Mediante un práctico tablero, facilita el seguimiento de todas las actividades relacionadas con los proyectos.

Entre las más usadas se encuentra Notion, la cual permite a la pyme diseñar una metodología de trabajo propia mediante el uso de plantillas personalizables, bases de conocimiento y colaboración en tiempo real. Notion permite a los equipos organizar y gestionar proyectos, centralizar la información y mantener a todos los miembros del equipo alineados con los objetivos.

Software de contabilidad y facturación

A la hora de gestionar de manera eficiente aspectos como presupuestos, facturas, impuestos y la conciliación bancaria, conviene tener herramientas que automaticen los procesos contables y de facturación electrónica, reduciendo errores y tiempos de gestión. Además de cumplir con las obligaciones fiscales, el software de contabilidad y facturación electrónica para pymes contribuye con grandes beneficios a reducir el uso de papel y a llevar una gestión documental mucho más eficiente.

Algunos ejemplos de software de contabilidad y facturación:

• A3innuva (Wolters Kluwer)
• Cegid
• Contasol
• Quipu
• Holded
• QuickBooks Online
• Sage
• Wave
• Zucchetti

Gestión de recursos humanos

Un software de gestión de recursos humanos (RRHH) es una herramienta digital que ayuda a las empresas a automatizar, centralizar y optimizar todas las tareas relacionadas con la gestión de sus empleados, desde la contratación hasta la jubilación, incluyendo la gestión de nóminas, la evaluación, el cumplimiento de objetivos, la formación y el desarrollo profesional. Existen soluciones muy variadas que abordan desde lo más básico, como pueda ser el control de horarios y las nóminas, hasta los que incluyen seguimiento de objetivos o planes de capacitación.

En esencia, un software de gestión de RRHH es como el ERP del área de personal, permitiendo a las empresas gestionar de forma digital y eficiente todo el ciclo de vida del empleado.

Herramientas de analítica empresarial (BI)

También conocidas como plataformas de análisis de datos, las herramientas BI proporcionan información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, identificando tendencias para el negocio, oportunidades y mejoras en áreas como ventas, marketing, operaciones y finanzas. Generalmente pueden conectar con los sistemas ERP, CRM o de RRHH de la compañía con el propósito de permitir a las pymes transformar sus datos en información útil para generar informes, predicciones y mejorar la toma de decisiones.

Plataformas de comercio electrónico

El ecommerce está impulsando el crecimiento de muchas pymes en España, hasta tal punto que el 90% de las tiendas online han crecido de manera significativa. El uso de estas plataformas de comercio electrónico permite llegar a más clientes, aumentar las ventas y ofrecer una experiencia de compra satisfactoria y segura basada en la omnicanalidad. A continuación, ofrecemos una lista de las consideradas mejores plataformas para pymes:

• WooCommerce
• Prestashop
• Shopify
• Magento
• Squarespace
• Wix
• Ecwid
• LogiCommerce

Herramientas de firma digital

No menos importante resulta el poder contar con un programa de firma digital. Este tipo de herramientas aceleran los procesos de firma de documentos y contratos, al no ser necesario imprimir, escanear, enviar por correo o gestionar documentos físicos. Además, proporcionan un método seguro y legalmente válido para cerrar acuerdos comerciales de forma remota, mejorando la operatividad de cualquier pyme.

Los documentos firmados se almacenan de forma segura en la nube, con cifrado de extremo a extremo y copias de seguridad automáticas. Esto garantiza la integridad y disponibilidad de los documentos firmados, cumpliendo con los requisitos legales de conservación.

Soluciones de seguridad y prevención

Partiendo del hecho de que el 60% de las pymes que sufre un ciberataque grave no logra sobrevivir seis meses tras sufrirlo, es especialmente importante adoptar medidas de seguridad por parte de cualquier pyme. Los expertos recomiendan disponer de un plan de continuidad de negocio, adaptado a su tamaño y actividad, en el que es necesario incluir un backup automatizado, cifrado e inmutable, con protocolos de actuación bien documentados y simulaciones de recuperación que incluyan restauraciones completas en entornos aislados.

Entre las soluciones de ciberseguridad más recomendables para pymes se encuentran los sistemas EDR (endpoint detection and response), tan esenciales para reducir los tiempos de recuperación y mitigar el impacto. Estos sistemas de protección para equipos informáticos como ordenadores PC, estaciones de trabajo o servidores, combinan las funcionalidades de un antivirus tradicional con herramientas de monitorización e inteligencia artificial. La suma de estas tecnologías permite a los EDR analizar continuamente lo que pasa en los equipos de la red y detectar en tiempo real riesgos y amenazas.

El PC: la base del puesto de trabajo informático en las pymes

El puesto de trabajo informático en cualquier pequeña o mediana empresa tiene como base el ordenador personal. Y para elegir los mejores PC para una pyme hay que ir más allá de factores como la marca o el precio, con el fin de encontrar el equilibrio perfecto entre formato, funcionalidad y rendimiento para las necesidades específicas de cada compañía.

En cuanto a formatos, el más popular hoy por hoy es el portátil, por su versatilidad y porque facilitan el teletrabajo. De todas formas, si lo que se necesita es un equipo fijo de mayor potencia y con mayores posibilidades de expansión, para entornos de diseño gráfico, edición de vídeo o ingeniería.

Consideraciones Finales

Las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben adoptar diversas soluciones tecnológicas para mejorar su eficiencia, competitividad y capacidad de respuesta en el mercado. En conclusión, la adopción de soluciones tecnológicas esenciales permite a las empresas no solo mantenerse competitivas, sino también optimizar sus operaciones y mejorar la calidad del servicio ofrecido a sus clientes. Desde sistemas de gestión empresarial hasta herramientas de ciberseguridad y automatización de procesos, estas tecnologías son fundamentales para cualquier empresa que aspire a crecer y adaptarse a las demandas del mercado moderno.

Hacer que una pequeña o mediana empresa funcione no es nada sencillo, y mucho si contamos con recursos limitados. Sin embargo, las herramientas para PYMES están consiguiendo que muchas organizaciones puedan optimizar y automatizar procesos fácilmente, y con ello, aumentar su competitividad en el mercado. El uso de distintas herramientas digitales permite mejorar la eficiencia operativa y reducir costes innecesarios, así como facilitar la colaboración entre equipos y el acceso a la información desde cualquier lugar. De esta forma, y gracias a la tecnología, las PYMEs pueden competir más y mejor, ofrecer servicios de alta calidad y mejorar la experiencia del cliente.

Al elegir un software de gestión para pymes, es crucial considerar las necesidades específicas de tu empresa. Pregúntate: ¿Qué necesito? ¿Un software que se ocupe de facturación, contabilidad y cuestiones relativas a las finanzas? ¿Uno de que me ayude a planificar tareas y a optimizar recursos? ¿Un gestor de proyectos? ¿Un ERP, un CRM? Y, cuando te hayas respondido, piensa en estas dos: ¿quieres un solo software que lo integre todo o varios separados entre sí?

En resumen: antes de lanzarte a adquirir un software de gestión para pymes, mira qué te hace falta. No sobredimensiones, no optes por programas muy complejos si no tienes curiosidad por la tecnología ni tiempo, y sobre todo, prueba. Cada empresa tiene sus propias necesidades, pero todas sin excepción emiten facturas y tienen clientes. Por tanto, si tuviéramos que dar una respuesta corta, te diríamos que un programa que, por una parte, controle tu contabilidad y tu facturación y, por otra, mantenga viva la relación con tus clientes.

Definitivamente, no. Esto tendría sentido hace 15 o 20 años, pero para ser competitivo la suite de Microsoft Office se queda cortísimo.