Todo sobre el Software ERP Local

El vertiginoso mundo empresarial actual requiere herramientas inteligentes para gestionar las operaciones y necesidades cotidianas de una empresa. La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un software de gestión empresarial creado para este fin. Este sistema relativamente nuevo ofrece una plataforma centralizada con aplicaciones para gestionar todos los aspectos de su empresa, desde la gestión de la cadena de suministro hasta la gestión financiera, pasando por la gestión de inventarios. Las ventajas del ERP incluyen inteligencia empresarial incorporada y acceso a datos en tiempo real, junto con capacidades integradas de machine learning, a diferencia de un sistema heredado.

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) ayuda a reunir todas las herramientas de una empresa, permitiendo que ventas y otros departamentos compartan datos. El software ERP gestiona las operaciones clave del negocio en un sistema conectado y ayuda a los equipos a trabajar de forma más eficiente y a tomar decisiones mejor informadas. Un sistema ERP integra software, datos y flujos de trabajo, a los que se puede acceder a través de una interfaz unificada. También facilita el intercambio de datos y fomenta una comunicación coherente entre departamentos.

Los sistemas ERP integran datos y procesos de distintas áreas del negocio, como RR.HH., contabilidad, compras y fabricación. Esto garantiza que todas las aplicaciones puedan acceder a la misma información y crea una visión unificada de las actividades empresariales. El software ERP puede ayudar a los equipos a trabajar de forma eficiente. El software ERP puede ayudar a las empresas a mejorar la colaboración, el servicio de atención al cliente y la productividad al consolidar sistemas y datos multifuncionales en una sola plataforma. La importancia de los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) en la gestión empresarial no puede subestimarse.

¿Qué es un ERP Local (On-Premise)?

Un ERP local se refiere a un sistema en el que todas las aplicaciones y datos están alojados en los servidores internos de la empresa. Esto significa que la gestión y el mantenimiento de hardware y software recaen en el equipo de TI interno. Con un ERP local, el software se instala y opera desde servidores y equipos informáticos que son propiedad de tu empresa y están ubicados físicamente en tus instalaciones. Los sistemas ERP locales se instalan en los servidores y ordenadores de la empresa.

Este tipo de ERP otorga a las organizaciones el control total del software y la responsabilidad total de su seguridad. Como se implementan en los servidores de la empresa, requieren recursos informáticos in situ para el mantenimiento y el soporte. Antiguamente, la única opción era adquirir e instalar un ERP en servidores locales, lo que implicaba altos costes de infraestructura y mantenimiento. Un ERP local es aquel que se instala en los servidores propios de la empresa. Esto significa que la compañía tiene el control total sobre el sistema, los datos y las actualizaciones.

Ventajas de un ERP Local

• Control Total y Absoluto: Con un ERP local, la empresa tiene un control completo sobre los datos y la infraestructura. Los datos de tu empresa residen en tus propios servidores, bajo tu techo. Al estar instalado en los propios equipos de la empresa, no dependes de un proveedor externo para gestionar o acceder a tu información. Si tu empresa maneja datos altamente confidenciales, como información de clientes o datos financieros, un ERP local podría ser la elección correcta.
• Personalización sin Límites: Las organizaciones pueden personalizar el software como mejor les parezca. Ofrece el mayor grado de personalización posible. La personalización local se puede realizar durante el proceso de implementación y posteriormente. La toma de decisiones está mucho más en manos de la propia organización. Los ERP locales suelen ofrecer más opciones de personalización que los sistemas en la nube.
• Seguridad de los Datos: El software local significa que toda la información y los datos de la empresa permanecen en el sitio, lo que lo convierte en un sistema de software muy seguro para su empresa. Con esta solución de gestión empresarial, la organización gestiona sus datos y su seguridad in situ.
• Ventaja Interna: Al disponer de todo el almacenamiento de datos y el hardware in situ, la organización no depende del proveedor de software para las necesidades del sistema.
• Sin Cuotas Mensuales ni Dependencia de Terceros: Dado que el software se hace en las instalaciones, no hay un coste de suscripción mensual o anual. Esto podría reducir el coste del sistema ERP con el tiempo, tanto a corto como a largo plazo, lo que resultaría en una mayor rentabilidad. Aunque la inversión inicial en un ERP local es más elevada, en muchos casos se trata de un pago único por licencia, lo que puede suponer un ahorro a largo plazo si se mantiene durante muchos años sin grandes cambios.

Desventajas de un ERP Local

• Inversión Inicial: El software y los equipos informáticos requerirán una mayor inversión inicial. Las empresas que optan por esta modalidad deben invertir en hardware, licencias de software y un equipo de TI dedicado a la gestión del sistema. Es posible que el software también deba reemplazarse en el futuro. Las organizaciones deben tener en cuenta estos gastos antes de elegir un ERP local.
• Actualizaciones Necesarias: El software ERP deberá actualizarse periódicamente para mitigar los riesgos de ciberseguridad y garantizar que su organización tenga el software más eficiente.
• Mantenimiento y Soporte: Requieren recursos informáticos in situ para el mantenimiento y el soporte.

Comparativa: ERP Local vs. ERP en la Nube

En la era digital actual, las empresas se enfrentan al desafío de elegir entre sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) locales y en la nube. Ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas. Si estás con el dilema de «nube o local», has llegado al sitio perfecto.

En contraste, un ERP en la nube implica que las aplicaciones y datos se almacenan y gestionan en servidores externos, a los que se accede a través de internet. Los ERP en la nube, también conocidos como cloud ERP, son sistemas alojados en servidores remotos y accesibles a través de internet. Este tipo de ERP utiliza el modelo de software como servicio (SaaS), lo que permite que cualquier persona con acceso a internet lo utilice. Con un ERP Cloud, todo el software y tus datos se alojan en servidores remotos propiedad del proveedor del servicio. Tú y tu equipo accedéis a él a través de internet, como si fuera una página web especializada.

Los ERP en la nube eliminan la necesidad de invertir en hardware costoso y permiten una escalabilidad más fluida. Con un ERP en la nube gestionas tu pyme desde cualquier dispositivo conectado a internet. La inversión inicial es significativamente menor. No necesitas comprar servidores costosos ni licencias perpetuas. Las actualizaciones de software, parches de seguridad y nuevas funcionalidades se implementan automáticamente por el proveedor.

Tabla Comparativa: ERP Local vs. ERP en la Nube

ERP Híbrido

Algunas compañías están optando por un enfoque híbrido, en el que combinan ambos modelos. También conocidos como ERP de dos niveles, son una combinación de soluciones locales y en la nube. El sistema ERP híbrido es una combinación de elementos de los sistemas e infraestructura ERP locales y en la nube. Este modelo es para organizaciones con necesidades específicas o que tienen requisitos regulatorios estrictos. Una organización puede beneficiarse de la instalación de hardware ERP local para todos o algunos de sus datos, a la vez que puede escalar en la nube. Casos ideales: empresas que trabajan online, pero que deben cumplir unos mínimos regulatorios que exige el almacenamiento local de datos.

Ventajas de un ERP Híbrido

• A Medida: Con acceso tanto a la nube como al entorno local, las organizaciones con varias ubicaciones pueden disponer de accesibilidad remota al ERP. A través de un sistema ERP híbrido se pueden moldear varios tipos de infraestructura y servicios de nube pública para adaptarse a las necesidades de las organizaciones de una forma que no se consigue al tener que elegir un modelo frente a otro.
• Escalabilidad: Con las soluciones híbridas de ERP, las organizaciones pueden controlar el sistema ERP y personalizarlo in situ, sin necesidad de servidores o equipos informáticos adicionales propiedad de la empresa.
• Seguridad: Los riesgos de seguridad que conllevan las soluciones ERP en la nube ya no son motivo de preocupación cuando se utiliza un modelo híbrido.

Desventajas de un ERP Híbrido

• Coste: El coste a largo plazo puede ser superior al de un sistema ERP solo en la nube; sin embargo, los costes iniciales serán probablemente menos agresivos que los de los sistemas locales.
• Implementación: La configuración híbrida presenta algunos retos, uno de los cuales está en la implementación. En el caso de los sistemas ERP híbridos, el proceso de despliegue e implementación puede requerir más tiempo y atención debido a su naturaleza única. Es importante trabajar con un buen equipo de implementación de ERP para que el proceso se desarrolle sin problemas.
• Supervisión: Dado que existe un componente local en la solución híbrida, es necesario un departamento de TI interno; de lo contrario, el proveedor de ERP tendrá que monitorizar el software para garantizar su correcto funcionamiento.

¿Por qué una empresa necesita una aplicación ERP?

La razón principal por la que una solución ERP es tan vital para el éxito de una empresa es la eficiencia. Un sistema ERP permite a empresas de cualquier tamaño gestionar muchas áreas de su operativa diaria, desde la contabilidad y las finanzas a los recursos humanos, pasando por las compras, la producción o la logística, entre otras. Este software se despliega por módulos. Por lo general, cada departamento dispone de uno específico dentro del ERP. Un sistema ERP centraliza los datos, con el fin de facilitar la administración y optimizar los procesos dentro de la compañía. Así, mantiene los datos disponibles y actualizados para todos los departamentos.

Un ERP también se opone a la noción de que la eficiencia debe ser considerada un departamento a la vez. Los procesos y actividades de negocio se han vuelto cada vez más complejos - sin importar cuán grande o pequeña sean las empresas, o en qué industria se encuentren - requiriendo que múltiples equipos y divisiones operen como una sola unidad cohesiva. La automatización es una faceta clave de la transformación digital.

Otra razón por la que un sistema ERP es tan crítico es por su capacidad para aumentar la consistencia y precisión de la información. La información en un ERP está integrada, centralizada, y no repetida en varias versiones por hojas de cálculos y bases de datos diversas. La información estará accesible en cada momento para todas las áreas de la compañía si así se quiere. Por ejemplo, si un vendedor hace una venta y emite una factura, ese documento estará disponible para el director comercial que lo supervisa. Pero también para los responsables de contabilidad y finanzas, o incluso para la dirección de la firma, que querrá saber cómo evoluciona el negocio en un momento dado.

Un buen ERP trae muchos automatismos a la gestión de las PYMES, que así pueden liberar a sus empleados de tareas repetitivas y evitar errores. Por ejemplo, puede avisar de la compra de ciertos productos si las reservas de los mismos bajan. Todo aquello que suponga un patrón de comportamiento se puede programar en el ERP para que los empleados se libren de esa carga. Derivado de la automatización y el dato único, el ERP es una herramienta clave para reducir costes.

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales tienen como objetivo abordar todos los aspectos de una empresa y mejorar los procesos empresariales, como la contabilidad, los informes financieros en tiempo real, las previsiones y otros. Los sistemas ERP también pueden mejorar la eficiencia y reducir costes mediante la automatización de procesos. Las aplicaciones ERP modernas son altamente escalables, lo que significa que pueden adaptarse al tamaño y necesidades de la empresa, ya sea una pequeña empresa local o una gran corporación multinacional.

Criterios para la selección de una solución de gestión de recursos

Comprar y evaluar sistemas ERP puede resultar abrumador, pero puede simplificar el proceso empezando por los objetivos principales de su negocio. El mejor ERP es el que se adapta a tu PYME hoy y puede escalar con tu negocio en el futuro. Decidir cuál es el mejor ERP para una empresa es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral.

1. Considere quién accederá más a menudo a las distintas funciones de su ERP y dónde se encuentran: Si todos trabajan en la oficina, un ERP local puede ser la mejor opción. Si la mayoría de los empleados trabajan de forma remota o sobre el terreno, un ERP en la nube probablemente sea la mejor opción. Piensa el tipo de solución: si prefieres un ERP en la nube por su flexibilidad y coste mensual o si quieres un ERP local con mayor control pero con una inversión inicial más alta.
2. Inteligencia Artificial Integrada: Un software ERP moderno debería incluir algún tipo de inteligencia artificial integrada. Compare dónde y cómo se aplica la IA en cada sistema ERP.
3. Informes y Dashboards Personalizables: Considere lo personalizables que son los informes y los dashboards. Con herramientas de análisis integradas, tienes una visión completa de tu empresa y tomas decisiones con datos reales. Un ERP de garantías te muestra qué porcentaje de tus ingresos procede de clientes recurrentes frente a nuevos.
4. Opciones de Automatización: Asegúrese de que las opciones ERP incluyan automatización integrada para reducir las tareas manuales. Identifique las opciones de automatización para los procesos que sus equipos usan con más frecuencia y dónde identifica más errores humanos.
5. Módulos Especiales e Integraciones: Los módulos especiales o las integraciones con software de terceros son esenciales. Ofrecen capacidad de ampliación y adaptaciones personalizadas para satisfacer las necesidades de su negocio, cubriendo desde contabilidad, recursos humanos, ventas y marketing hasta inventario y almacenamiento, gestión de la cadena de suministro, adquisiciones y compras. En un ERP moderno las integraciones con otras herramientas son esenciales para tu negocio. Hablamos, por ejemplo, de conectar tu ERP con plataformas de pagos o con bancos para gestionar de forma automática tus operaciones desde una única plataforma. A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales.
6. Intuitivo y Fácil de Usar: Busca un sistema que sea intuitivo y se adapte a tu equipo sin tener que llevar a cabo largas y costosas formaciones.
7. Demos Gratuitas: Aprovecha las demos gratuitas que ofrecen muchos proveedores.

Es recomendable analizar en profundidad las opciones disponibles y considerar las necesidades a corto y largo plazo. Las pequeñas empresas suelen tener que hacer más con menos, así que la ERP es igual de necesaria, especialmente cuando ahorra tiempo y esfuerzo automatizando tareas rutinarias. Si tu PYME aún no cuenta con un ERP, este es un momento ideal para dar el salto hacia una gestión más eficiente.

Módulos y Funcionalidades Comunes del ERP

Un ERP es un sistema muy versátil que puede servir para gestionar prácticamente cualquier actividad en una empresa. Para cada departamento de la compañía, el sistema incorpora un módulo. Sin embargo, hay módulos más básicos y comunes a compañías de cualquier sector, y que suelen venir por defecto en cualquier configuración de ERP.

• Contabilidad y Finanzas: Uno de los pilares de cualquier ERP para PYMES es su capacidad para gestionar las finanzas empresariales. Desde el control de ingresos y gastos hasta la elaboración de informes, el módulo de contabilidad es una necesidad. Permite automatizar la generación de facturas, ordenar y programar pagos o seguir vencimientos. También facilita generar análisis para ver la evolución de la liquidez y evitar sorpresas desagradables.
• Gestión de Ventas y Facturación: Con esta funcionalidad, supervisas cada etapa del proceso comercial, desde la creación de presupuestos hasta el seguimiento de pagos.
• Gestión de Inventario: Si tu PYME gestiona productos físicos, este módulo es indispensable. El control de inventarios en un ERP te ayuda a llevar un control detallado de existencias, prever necesidades de reabastecimiento y evitar pérdidas por roturas de stock.
• Gestión de Proyectos: Un buen software ERP para PYMES también te permite planificar el futuro. Con él puedes coordinar equipos, asignar recursos y hacer un seguimiento de los proyectos y procesos en curso.
• CRM (Customer Relationship Management): El Customer Relationship Management puede ser un módulo o bien puede estar integrado con nuestro ERP. El CRM es sobre todo una herramienta destinada al equipo comercial que permite conocer las necesidades y gustos de los clientes, así como adelantarse a las mismas.
• Gestión de Autoventa y Preventa: Pensada para que el equipo de ventas pueda realizar sus gestiones en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone.

Las soluciones ERP están diseñadas para satisfacer las necesidades de las organizaciones en múltiples sectores, incluidos los minoristas, los productos de consumo, la industria, la energía y los servicios públicos y el gobierno (incluida la defensa). Algunos proveedores de software ERP también pueden ofrecer soluciones o módulos ERP específicos para cada sector. Un ejemplo es el software del sector manufacturero que incluye MRP o planificación de necesidades de material. El software específico del sector variará de una organización a otra y puede incluir módulos como la gestión y la contabilidad de proyectos.

Implementación de un Software ERP Local

Implementar el ERP adecuado para tu PYME simplifica la gestión de procesos como la facturación, el control de inventarios y la contabilidad. Y no solo eso, sino que mejora la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas. Elegir e implementar el adecuado es una decisión estratégica que puede transformar la gestión de tu negocio. Implementar un ERP es un proceso más o menos largo que dependerá de la complejidad y alcance de la solución que se quiera desplegar.

1. Planificación: Identifica los problemas que esperamos solucionar con el software. Define dónde se utilizará el software, quién accederá a su uso, y escenarios de trabajo, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.
2. Diseño y Parametrización: Hay que seleccionar el paquete de software que mejor se adapte. Y luego configurarlo o parametrizarlo para que se ajuste como un guante a las necesidades de la empresa y a sus procesos.
3. Migración: En este punto el objetivo es incorporar al nuevo ERP toda la información relevante que generó la compañía con anterioridad (de finanzas, nóminas, compras, ventas…).
4. Formación: Es fundamental que los empleados de la empresa se familiaricen con el nuevo ERP antes de que entre en funcionamiento. Y que lo usen. Es necesario tener al personal motivado e interesado y realizar formaciones convenientemente.
5. Puesta en Marcha y Seguimiento: El arranque definitivo del ERP es la prueba de fuego en un proyecto de implantación. En esta fase se mostrará si todas las etapas anteriores se han realizado correctamente o no. De todas formas, no es el último paso.

Un asunto importante es calcular el tiempo de adaptación del personal a la nueva forma de trabajar y reportar datos de negocio. Habituar a contables y comerciales a un sistema que exige introducir la información de otra forma puede ser un proceso largo.