Software de Automatización de Procesos de Negocio: Definición, Características y Beneficios

En una era fuertemente influenciada por tecnologías como la automatización, la computación en la nube y los sistemas ciberfísicos, los procesos manuales se están volviendo cada vez más críticos. Las organizaciones que no logran seguir el ritmo de estos desarrollos corren el riesgo de perder su ventaja competitiva. La automatización de procesos de negocio tiene un gran potencial del que tu empresa se puede beneficiar. Impulsa la transformación digital de tu organización y libera a tus empleados de tareas manuales repetitivas con un software de automatización de procesos.

La automatización de procesos de negocio (BPA, por sus siglas en inglés) se basa en utilizar tecnologías avanzadas para automatizar tareas repetitivas que permiten reducir al mínimo la intervención humana y contribuyen a disminuir costes en recursos humanos e inversiones de las empresas. La aplicación de estas herramientas se traduce en una mayor eficiencia, una reducción de costes, el aumento de la productividad de los empleados y un incremento de la rentabilidad de la empresa.

La automatización de procesos es la transformación de procesos manuales en flujos de trabajo automatizados para hacerlos más rápidos y eficientes. A diferencia de la gestión de procesos de negocio (BPM) tradicional, además de analizar y optimizar los flujos de trabajo, con la automatización de procesos puedes llevar un control automatizado de los procesos a nivel operativo. La automatización de procesos se refiere al uso de software para coordinar tareas, decisiones e interacciones de sistemas dentro de flujos de trabajo definidos. En lugar de depender de transferencias manuales, la automatización ayuda a guiar el trabajo de un paso al siguiente usando reglas y lógica. La automatización de procesos incorpora cada vez más inteligencia artificial para brindar soporte a la manera en que estos se diseñan, supervisan y ejecutan.

Diferencias entre BPM y BPA

Aunque tanto la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) como la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) tienen como objetivo mejorar la eficiencia operativa, sirven a fines distintos dentro de una organización. La BPM es una disciplina más amplia que se centra en el análisis, el diseño, la ejecución, la supervisión y la optimización de los procesos empresariales, abarcando todo el ciclo de vida de un proceso. En cambio, la BPA se centra específicamente en la automatización de tareas rutinarias dentro de estos procesos para reducir el esfuerzo manual y aumentar la velocidad.

Importancia de la BPA para las empresas

La automatización de procesos de negocio se ha convertido en un componente esencial de la transformación digital y una de las principales fuerzas de tracción para la adopción de la inteligencia artificial y los procesos machine learning por parte de las organizaciones. Actualmente las empresas coinciden en asegurar que la escalabilidad y alcance en la automatización de los procesos de negocio es ilimitada y puede afectar a todos los procesos, departamentos y funcionalidades asociadas a todos los equipos de trabajo y desarrollo de una empresa.

Además, según un estudio de Gartner, el 80% de las empresas consultadas citó la automatización como una de las máximas prioridades a la hora de establecer planes de adopción de nuevas herramientas de negocio. Por otro lado, el 97% de los responsables de la toma de decisiones de TI de la empresa empieza a considerar que la automatización de procesos de negocio es vital. Además, se espera que la automatización de procesos de negocio crezca en un 58% en los próximos 24 meses.

Beneficios de la Automatización de Procesos de Negocio

La implementación de procesos de negocio automatizados ofrece a las empresas una variedad de ventajas significativas, transformando la forma en que su organización opera. A continuación, se detallan los principales beneficios:

• Reducción del riesgo de error humano: Gracias a la automatización de procesos no tendrás que preocuparte por más errores humanos o equivocaciones, ya que los equipos podrán procesar documentación, transferir datos o recopilarlos de forma totalmente inmediata y automatizada. Los flujos de trabajo automatizados garantizan que las tareas se realicen de forma precisa y coherente, eliminando los típicos errores asociados a la actividad humana. Esto da como resultado una mayor precisión y coherencia en los flujos de trabajo.
• Mayor eficiencia y productividad: La eficiencia de una máquina puede llegar a ser constante. Puede estar activa las 24 horas, durante 7 días a la semana. Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar las tareas de gestión y reducir los plazos habituales. Se mejora la calidad de los productos y servicios y se reduce significativamente el riesgo de errores y costosos trabajos de reelaboración.
• Ahorro de coste y tiempo: Las tareas rutinarias, como el procesamiento de solicitudes de compra, aprobaciones de facturas e informes de viajes y gastos, se pueden automatizar mediante los flujos de trabajo de software. Estas soluciones están disponibles las 24 horas del día y ofrecen resultados muy rápidos con un bajo coste. Los empleados ganan tiempo valioso para realizar tareas más desafiantes y de mayor valor. Reduciendo la necesidad de tareas manuales repetitivas, los equipos pueden enfocarse en trabajos que requieren juicio, solución de problemas y colaboración.
• Escalabilidad: Los procesos automatizados pueden adaptarse fácilmente a las crecientes demandas, haciéndolos escalables. Las organizaciones pueden personalizar las soluciones de automatización de procesos y ampliarlas fácilmente según sea necesario. Esto brinda a las empresas la flexibilidad para responder a los cambios del mercado y aprovechar nuevas oportunidades comerciales.
• Toma de decisiones facilitada: La automatización hace que la información relevante esté disponible y sea transparente en tiempo real. Los ejecutivos y empleados tienen acceso a datos más actuales y precisos para tomar decisiones informadas. Pueden responder más rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, identificar oportunidades y mitigar riesgos. Los sistemas de informes automatizados pueden realizar un seguimiento de las métricas de desempeño para mejorar la alineación y la planificación estratégicas.
• Mejora del cumplimiento: El software de automatización de procesos facilita enormemente el cumplimiento perfecto de estrictos estándares de seguridad de datos y otros requisitos reglamentarios. Los flujos de trabajo estandarizados y las verificaciones automatizadas ayudan a las organizaciones a hacer cumplir las políticas, mantener compliance y minimizar errores.
• Transparencia en la gestión: Al automatizar los procesos, todas las partes interesadas, especialmente los ejecutivos, obtienen una visibilidad integral de las operaciones y pueden monitorear el estado de los proyectos y tareas en tiempo real. Esto promueve la eficiencia y apoya la alineación estratégica a medida que se toman decisiones basadas en información más completa y actualizada.
• Reducción de las brechas de comunicación: Las tareas se asignan de manera clara y se completan rápidamente a través de una comunicación interna efectiva. Esto se ve facilitado por aplicaciones de flujo de trabajo que permiten revisar y aprobar los procesos desde cualquier lugar. Esta flexibilidad y velocidad no solo pueden aumentar la eficiencia sino también motivar a los empleados.
• Mejora de la experiencia del cliente y la comunicación con los proveedores: La satisfacción del cliente es un factor clave y diferenciador en cualquier industria y mercado. La automatización ayuda a agilizar la atención al cliente y las interacciones con proveedores.
• Simplificar y estandarizar funciones complejas: Como la incorporación, las integraciones de sistemas de CRM, etc.

Tecnologías de Automatización de Procesos de Negocio

Existen diversas tecnologías que se emplean para automatizar procesos en las empresas. Entre las más destacadas se incluyen:

• Automatización Robótica de Procesos (RPA): Es la principal tecnología de automatización que han implementado las empresas para reducir los procesos repetitivos a través de la integración de subprocesos, mediante robots de software conocidos como bots. Los robots de software de RPA pueden navegar por los sistemas, leer e ingresar datos y realizar una amplia gama de tareas basadas en reglas.
• Automatización de Flujos: Proceso que consiste en el diseño, ejecución, automatización y monitorización de todas las tareas manuales y repetitivas de una organización, a partir de unas reglas predefinidas y con el objetivo de reducir al máximo la intervención humana. Entre los beneficios que ofrece la implantación de este modelo de automatización, destaca el incremento de la eficiencia y la productividad, la mejora continua de los procesos y la reducción de riesgos y vulnerabilidades. También consigue reducir la alta tasa de abandono de clientes, aprovechar los recursos humanos y redirigir su actividad a otras tareas más productivas y disminuir los cuellos de botella.
• Automatización mediante Macros: Una macro es una secuencia de código breve que contiene la agrupación de varias instrucciones o cadenas de comandos. A través de una macro se pueden automatizar ciertos procesos dentro de un entorno de aplicación. La automatización con macros es una técnica que se utiliza en aplicaciones informáticas, como hojas de cálculo, procesadores de texto y otros programas, para simplificar tareas repetitivas o complejas.
• Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML): La automatización de procesos se trata de la implementación de las tecnologías digitales, tales como la Inteligencia Artificial y el Machine Learning, en procedimientos que se ejecutaban de forma manual. La inteligencia artificial desempeña un papel cada vez más importante en la automatización de procesos de negocio ayudando a las organizaciones a gestionar la complejidad, variabilidad y cambio.
• Software de Gestión Empresarial (ERP): Sistemas de planificación de recursos empresariales que integran diversas funciones de negocio.
• Sistemas de Gestión de Flujo de Trabajo (BPM): Disciplina con un enfoque sistemático que se centra en la gestión de los procesos de negocio de una organización para hacerlos más eficientes y efectivos.
• Chatbots para atención al cliente: Automatización de interacciones con clientes.
• Herramientas de análisis y monitoreo en tiempo real: Para seguimiento y mejora continua.

Diagrama ilustrativo de cómo los bots de RPA interactúan con los sistemas.

Tipos de Automatización de Procesos

1. Automatización de procesos sencillos: Esta forma de automatización de procesos se basa en una ruta de proceso clara y predefinida. En estos casos, los pasos y reglas son tan explícitos que no se permite ninguna desviación o variación. Un ejemplo es el envío de recordatorios automatizado. Esto es particularmente útil para tareas repetitivas con un patrón fijo.
2. Automatización de procesos basada en reglas: A diferencia de la automatización de procesos simple, en la automatización basada en reglas no existe una especificación estricta de la ruta del proceso. En cambio, los flujos de trabajo constan de pasos secuenciales que dependen de reglas y condiciones predefinidas. Estas reglas se pueden crear y gestionar utilizando el modelo de decisión y notación (DMN). Un ejemplo es el procesamiento de reclamos de seguros, donde los pasos del proceso pueden variar según el tipo y la gravedad del reclamo.
3. Automatización Inteligente de Procesos (IPA): La automatización inteligente de procesos se utiliza para procesos complejos que requieren toma de decisiones y juicio humanos cuando las reglas predefinidas ya no son suficientes. Utiliza tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural para tomar decisiones dentro de procesos automatizados. Por ejemplo, IPA se puede utilizar para responder automáticamente a las consultas de los clientes sin necesidad de intervención humana.

¿Qué procesos se pueden automatizar?

El software de automatización de procesos se utiliza en tareas estandarizadas y repetitivas que se realizan con frecuencia. Estas tareas prevalecen en áreas administrativas como finanzas, TI y recursos humanos. Sin embargo, no todos los tipos de procesos son adecuados para la automatización, como los procesos complejos de toma de decisiones que requieren un alto grado de experiencia y decisión humana, los procesos altamente individualizados y aquellos con una baja tasa de repetición. Las organizaciones deben considerar cuidadosamente qué procesos automatizar y evaluarlos en función de sus objetivos específicos y tecnologías disponibles.

Entre las tareas que pueden automatizarse destacan:

• La revisión de contratos
• Gestión de altas y bajas de empleados
• Aprobación de presupuestos y facturas
• Administración de permisos de vacaciones
• Gestión de nóminas
• Compilación automática de informes
• Seguimiento de proveedores
• Tramitación de reclamaciones

Un ejemplo de automatización de un proceso en función de si un contacto abre o no un correo que ha recibido.

Ejemplos de Automatización de Procesos de Negocio

Actualmente hay una amplia variedad de empresas de infinidad de sectores de actividad que están utilizando soluciones de automatización de procesos de negocio (BPA). Por eso los ejemplos a mostrar son variados, aunque limitados a las capacidades de las herramientas que cada una de las empresas elige. A continuación, mostramos varios casos de uso de la automatización de procesos:

• Gestión de nóminas: La gestión de nóminas suele ser uno de los procesos más engorrosos y que consume más recursos humanos todos los meses debido a la diferente casuística que confluye en el salario de cada trabajador. Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar las tareas de gestión y pago de nóminas y reducir los plazos habituales de gestión de este proceso.
• Onboarding y capacitación de personal: Desde procesamiento de registros hasta compliance y capacitación, la automatización de procesos puede ayudar a simplificar las tareas de selección y onboarding de personal. Esto conduce a un desarrollo más rápido del compromiso y la productividad del empleado. Healthcare Holdings Limited (HHL) de Nueva Zelanda consiguió reducir el proceso de actualización de datos de nuevos empleados desde los 45 minutos hasta los 2 minutos.
• Automatización de reclamaciones: Las soluciones BPA pueden evaluar y verificar rápidamente la información de un formulario de reclamaciones, cargar toda esta información en su base de datos y seguir los flujos de trabajo para garantizar que la reclamación va al lugar correcto para ser procesada. Esto garantiza más precisión, menos errores y la agilización de los reembolsos de las reclamaciones.
• Cronogramas de fuerza laboral: A través de una herramienta BPA, se pueden organizar de forma más sencilla las actividades de un departamento para garantizar el cumplimiento de las tareas de los profesionales en los plazos previstos. De esta forma, los equipos de recursos humanos y nóminas pueden automatizar mejor las tareas administrativas.
• Órdenes de compra: La automatización de procesos de negocio ayuda a eliminar errores en las solicitudes de órdenes de compra y optimiza el proceso de autorización, consiguiendo una aprobación más rápida y resultados más fiables.
• Control regulatorio: Es esencial que todos los procesos de negocio se adhieran a las normativas y legislaciones vigentes. Para ello, las soluciones para automatización de procesos registran archivos y dejan un rastro de datos visible, facilitando el monitorización y evaluación en tiempo real de estas actividades.
• Reserva de citas: Con un sistema automatizado, las personas pueden comprobar sin esfuerzo la disponibilidad en tiempo real, elegir franjas horarias convenientes y recibir confirmaciones al instante. Esto no solo agiliza el proceso de programación, sino que también minimiza las posibilidades de que se pierdan citas o se produzcan errores. El hospital de Morecambe Bay en Reino Unido, con más de 440.000 citas de atención ambulatoria por año, consiguió procesar sus reservas de citas un 70% más rápido.

Características Clave de un Software de Automatización de Procesos

En el entorno empresarial actual, las empresas se enfrentan a una variedad de opciones a la hora de elegir las herramientas adecuadas. Sin embargo, no todas las soluciones del mercado satisfacen por igual las expectativas y necesidades de las empresas. Es importante elegir una herramienta que no solo ofrezca una amplia gama de funciones, sino que también tenga la flexibilidad de adaptarse a las necesidades específicas de su empresa. A continuación, se ofrece una descripción general de las funciones clave que pueden ayudarte a tomar la decisión correcta:

• No Code & Low Code: Un software de automatización de procesos de primer nivel permite a los usuarios con habilidades de programación limitadas crear y personalizar procesos mediante el modelado de arrastrar y soltar.
• Gestión de flujo de trabajo: Cuenta con una sólida gestión del flujo de trabajo que permite la creación de formularios digitales, informes y análisis completos, vinculación de datos y sistemas de TI, y asignación dinámica de tareas.
• Procesamiento de documentos: El software te permite vincular documentos a tus procesos, automatizar el adjuntado de documentos, acelerar las aprobaciones con firmas electrónicas, el control de versiones y el archivo, y una búsqueda y filtrado potentes para encontrar fácilmente documentos específicos en grandes repositorios de datos.
• Automatización End-to-End y orquestación: El software permite una automatización y orquestación integral de procesos de principio a fin y una integración perfecta de tareas humanas y digitales.
• Integración API: Proporciona interfaces de programación de aplicaciones (API) para una interacción perfecta con aplicaciones y sistemas externos, centralizando datos en un solo lugar y consolidando procesos.
• Integración de RPA: La integración de la automatización robótica de procesos (RPA) es fundamental para automatizar eficientemente tareas repetitivas. Un software de automatización de procesos competitivo permite una integración perfecta de los robots RPA en el entorno de automatización.

Prácticas Recomendadas para la Automatización de Procesos de Negocio

Para sacar el máximo partido a una solución de automatización de procesos, el enfoque debe ser muy completo y requiere de un tiempo de reflexión. A continuación, incluimos varias prácticas recomendadas que deberías aplicar a la hora de automatizar los procesos de negocio:

1. Análisis detallado: Antes de empezar a implementar la automatización, se debe analizar con detenimiento los procesos que estás pensando automatizar. Elabora un gráfico que refleje las tareas involucradas, los plazos o las limitaciones de tiempo y anota quiénes son los responsables de llevarlas a cabo.
2. Determinación de objetivos: Fijar los objetivos a conseguir de esos procesos.
3. Análisis coste-beneficio: Un análisis de coste-beneficio te ayuda a tomar decisiones comerciales informadas al sopesar los beneficios esperados de la automatización con los costos asociados. Considera no solo los aspectos financieros, sino también el potencial para aumentar la eficiencia, reducir errores y mejorar la calidad del trabajo.
4. Selección del método de automatización: El siguiente paso es elegir el método de automatización. Hay dos enfoques básicos:
   • Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR): Este método implica un rediseño fundamental de todo el proceso para lograr una mejora general del rendimiento.
   • Automatización parcial: Esta opción es más adecuada para procesos establecidos donde solo se pueden automatizar ciertos pasos.
5. Seguimiento de procesos automatizados: Implementar un software de automatización de procesos no es el final, sino el comienzo de para optimizar continuamente tus procesos. Te permite identificar oportunidades adicionales de mejora y contribuir al desarrollo continuo de tu negocio.
6. Mapear los flujos de trabajo actuales: Documente cómo fluye hoy el trabajo entre el personal y los sistemas.
7. Priorizar los esfuerzos de automatización: Evalúe las oportunidades de automatización según el impacto en el negocio, la complejidad y el nivel de preparación.
8. Implementar y supervisar la automatización: Después de implementar automatización, haga seguimiento al desempeño y los resultados del proceso. El monitoreo ayuda a los equipos a identificar excepciones, perfeccionar los flujos de trabajo y mejorar la ejecución a lo largo del tiempo.

Ciclo de mejora continua en la automatización de procesos.

La Automatización de Procesos en Cuatro Pasos (Ejemplo con BIC Process Execution)

Facilita tu transición a la automatización de procesos con los siguientes pasos, utilizando un ejemplo de incorporación con BIC Process Execution:

Paso 1: Modelado y Liberación

Primero modela el proceso objetivo y luego libéralo para su automatización. El proceso aprobado aparecerá automáticamente en la sección “Aplicación de Proceso de BIC Process Execution”. Ahora crea un nuevo caso haciendo clic en el signo que aparece junto a "Proceso de incorporación".

Paso 2: Creación de Formularios y Notificaciones

En BIC Process Execution, se crea un formulario para cada tarea cuando se inicia un nuevo caso. Este formulario sirve como fuente de información y pantalla de entrada para completar cada tarea dentro del proceso de incorporación. Una vez que se crea un caso, cada miembro del equipo recibe una notificación automática cuando vence una nueva tarea. Esto garantiza una comunicación transparente dentro del equipo, que la herramienta gestiona automáticamente. Al automatizar el proceso de incorporación, los equipos de recursos humanos pueden centrarse en tareas más estratégicas en lugar de dedicar tiempo a tareas administrativas repetitivas.

Paso 3: Supervisión del Estado de los Casos

Supervisa el estado de tus casos cambiando a la pestaña “Supervisión”. La vista del panel te permite ver el estado y el progreso de cada flujo de trabajo de un vistazo. Esto te ayuda a estar al tanto de todo y mantener un flujo de trabajo fluido.

Paso 4: Mejora Continua

La implementación es el comienzo de la optimización continua. Monitorea el desempeño para identificar oportunidades de mejora y contribuir al desarrollo constante de tu negocio.

La automatización de los procesos comerciales es una poderosa herramienta que puede revolucionar la forma en que las empresas operan. Su importancia radica en su capacidad para mejorar la eficiencia operativa y reducir los errores humanos. La inversión en la implementación de procesos de negocio automatizados brinda valor a largo plazo mediante una mejor performance, reducción de riesgos y una posición competitiva mejorada.