ERP para Distribuidoras de Salgados: Optimización y Trazabilidad en la Industria Alimentaria

En un mercado cada vez más digital y exigente, las distribuidoras de salgados se enfrentan a desafíos constantes. La innovación y la eficiencia son clave para afrontar estos nuevos retos del sector alimentario. Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se convierte en una solución integral que permite a estas empresas digitalizar y optimizar todos sus procesos, desde la compra hasta la distribución.

Nuestro software ERP para la industria alimentaria es una solución completa que se adapta a cualquier empresa sin complicaciones. Combina módulos básicos con otros específicos que lo hacen adaptable a cada necesidad del sector. Está diseñado para cubrir todo el proceso de cualquier industria, permitiendo mejorar el trabajo diario gracias a la automatización de tareas, optimizando tiempos y costes, y aumentando así la rentabilidad del negocio.

Un ERP para alimentación desempeña un papel vital en la digitalización de las empresas de este sector al integrar y gestionar de manera integral procesos como compras, inventario, producción y distribución.

Funcionalidades Clave de un ERP para Distribuidoras de Salgados

Un ERP especializado para distribuidoras de salgados ofrece una amplia gama de funcionalidades que abordan los desafíos específicos de este sector:

1. Gestión Integral de Procesos

• Administración y Finanzas: OSD, nuestro ERP, es una solución integral que cubre la gestión en las áreas Administrativa, Financiera/Contable, Fuerza de Ventas y Logística de Almacenes. Desde el punto de vista administrativo, las mejoras son considerables, al no tener que introducir los documentos de los vendedores de forma manual, consiguiendo agilizar toda el área administrativa.
• Gestión de Tesorería: Permite la gestión completa de la tesorería de su empresa, controlando las carteras de cobros y pagos, con sus remesas correspondientes. Además, se puede realizar una previsión de tesorería a una fecha determinada y analizar el plazo medio de pago y cobro de sus proveedores y clientes. Soluciones como Sage XRT y Microsoft Dynamics 365 Business Central se unen para aportar valor a la planificación financiera del negocio.

2. Trazabilidad Alimentaria Exhaustiva

Asegurar la trazabilidad alimentaria es una realidad con un ERP como RutaNAV. Permite un control ágil del lote del producto, desde la recepción a la expedición a través del etiquetado del fabricante o del propio, ya sea del producto o de la ubicación en el almacén. Se pueden utilizar terminales lectores de código de barras para perfeccionar estas operaciones y eliminar errores humanos.

• Control de Caducidad: Un control total de la caducidad de los productos en la recepción de mercancías. El sistema optimiza y controla la rotación de stock, evitando el sobrestockaje y minimizando las faltas de mercancía. Además, puede controlar la fecha de caducidad de sus productos trabajando con un FEFO (primero en caducar, primero en salir) en su almacén.
• Etiquetado de Productos: El software específico para el etiquetado del producto final elaborado asegura el conocimiento de este dato tan importante para la negociación de plazo de pago y margen con el proveedor. Permite generar etiquetas de código de barras en formato EAN 128 / RFID, si lo desea, desde una pantalla táctil.
• Control Sanitario y de Calidad: Permite llevar el control sanitario y de calidad (ISO), análisis de peligros y puntos críticos de control (APPCC) y un proceso sistemático preventivo para garantizar la inocuidad alimentaria. Controla no conformidades, incidencias, recepción de materias primas (temperatura, estado, olor, etc.), planifica inspecciones y gestiona planes de formación e indumentarias o EPIS. Además, dispone de módulos opcionales como el de envasado o el de control de la cadena de frío, que mide los niveles de conservación de los productos para mantener la seguridad alimentaria.

3. Optimización de la Cadena de Suministro y Logística

• Gestión de Stock: Permite trabajar con todos los almacenes que desee, en tiempo real, de forma centralizada y con cualquier formato. Realice recuentos de inventario y trasvases entre almacenes. El sistema optimiza y controla la rotación de stock, evitando el sobrestockaje y minimiza las faltas de mercancía. También va a disponer de herramientas de reposición automática de almacén, que va a partir del cálculo de máximos y mínimos, en función de un período de ventas anterior. El control del inventario permanente durante todos los procesos, ya sea en unidades físicas, con distintas unidades de medida y conociendo su valor monetario en todo momento.
• Compras y Proveedores: Controla el ciclo de compras de su empresa: pedidos a proveedor, albaranes de compra y facturas recibidas con total trazabilidad de los documentos. Además, genere pedidos a proveedor a partir de pedidos de clientes y de forma masiva con una herramienta de reposición automática. El software brinda la capacidad de gestionar de manera precisa a sus proveedores y clientes, así como sus tarifas, descuentos, condiciones comerciales e información relacionada.
• Logística de Almacén: Con la incorporación de ERP, Overcon y terminales Honeywell para logística de almacén, se consigue unificar todo el negocio. La implantación ha resultado en mejoras tanto administrativas como logísticas, que se han traducido en optimización de los tiempos dedicados a la preparación de la mercancía a servir. El ERP ofrece, según casuísticas de su cliente y ruta de reparto, poder hacer un picking inteligente.
• Gestión de Rutas y Reparto: Se han optimizado procesos, lo que garantiza la calidad del servicio y al mismo tiempo produce un ahorro considerable de tiempo, como por ejemplo en el proceso de las cargas de reparto, facturando automáticamente todos los pedidos incluidos en la carga.

  Planificador y optimizador de rutas | Liftit

4. Ventas y Relación con el Cliente (CRM)

• Gestión de Pedidos: Permite la introducción de pedidos predefinidos por cliente según ruta y día de la semana. Realice presupuestos y pedidos de clientes, albaranes de venta y factura emitidas. El sistema admite la entrada multicanal de pedidos de clientes, avisos programados para informar del estado de los pedidos, ofertas, condiciones especiales, ilimitadas tarifas, control del crédito de clientes, formato EDI, liquidación de comisiones a vendedores, expediciones, gestión de facturas diarias de contado con hoja de cobranza según ruta del comercial, etc.
• Fuerza de Ventas y Movilidad: El resultado es una importante mejora en las tareas de preventa, con gestión del riesgo y rentabilidad del cliente más eficiente, al automatizar estos procesos in situ durante la toma del pedido. La disponibilidad y la facilidad de la herramienta móvil, con acceso a gran cantidad de material y datos comerciales, hacen de la solución una gran ayuda para la red de ventas. Los comerciales disponen de una herramienta ágil y rápida para sus ventas. A través del dispositivo móvil, el equipo de preventa puede introducir el pedido de manera rápida y sencilla, aplicando las condiciones comerciales asignadas a cada cliente. Además, gracias a la funcionalidad de geoposicionamiento, podrá tener localizados a todos sus vendedores en tiempo real y conocer la posición exacta desde donde han realizado cada pedido.
• Módulo CRM: Incluye un módulo de CRM para el seguimiento comercial de los clientes y el afianzamiento de las relaciones comerciales. Analiza patrones de comportamiento de los clientes, y el estudio de los datos estadísticos permite tomar decisiones en función de lo ocurrido.
• Tienda Online (Ecommerce): Con nuestra aplicación Overhand Android y nuestra Tienda Web sobre PrestaShop, hemos conseguido unificar todo nuestro negocio. Si cuenta con una tienda online, podrá integrar su propia base de datos en la misma para automatizar la entrada de pedidos.

5. Producción y Planificación

• Módulo de Producción: Contiene, de forma opcional, un completo módulo para control de producción. Con él, se pueden definir escandallos o plantillas de producción, tipos de partes, órdenes de fabricación desde una pantalla táctil, etc. También se podrá calcular de forma automática las necesidades de materias primas para producción. La planificación de la producción se lleva a cabo según pedidos de clientes.
• Análisis de Costes: Dispone de potentes herramientas para análisis de todos los costes imputables al proceso productivo: costes directos, indirectos, de personal y de maquinaria. La mejora en la toma de decisiones (análisis de costes directos, indirectos, personal, maquinaria, costes de transporte…) es significativa.
• Módulo de Despiece: El ERP Alimentación tiene la opción de integrar un módulo de despiece de materias primas, con el que definir plantillas y partes de despiece y resolverlos desde una pantalla táctil.

6. Análisis de Datos y Business Intelligence (BI)

Con el ERP Alimentación, se trabaja con potentes y avanzadas herramientas de análisis de información y de BI o Business Intelligence. Entre ellas, destacan: el análisis de ventas y beneficios, la comparativa de ventas, el cuadro de mandos integral, etc. Si lo desea, también puede integrarse con herramientas externas (Power BI, Qlik, etc.). El software le ayudará a analizar sus procesos y resultados, de forma que pueda optimizar la toma de decisiones en su empresa y aumentar su rentabilidad. Analice en tiempo real todos los procesos de su empresa.

Beneficios Clave de un ERP Especializado

La implementación de un ERP adaptado a la distribución de salgados ofrece múltiples ventajas:

1. Automatización y Eficiencia: Mejora el trabajo diario gracias a la automatización de tareas, lo que permite optimizar tiempos y costes.
2. Visibilidad y Control: Al trabajar todos sus procesos bajo una plataforma integrada, se consigue tener la información en tiempo real y trazada, optimizando sus procesos de trabajo y aumentando la eficiencia de su personal.
3. Cumplimiento Normativo: Overgest cumple con la nueva normativa de facturación gracias a su integración con el sistema Verifactu y el Sistema Informático de Facturación (SIF) homologado, garantizando la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de sus facturas. Verifactu es el nuevo sistema de trazabilidad de facturas obligatorio establecido por la Agencia Tributaria que entrará en vigor próximamente. La clave está en integrar esta funcionalidad en el mismo sistema donde lleva su contabilidad, facturación y gestión de ventas, evitando aplicaciones separadas que complican el trabajo y aumentan el riesgo de errores.
4. Mejora la Toma de Decisiones: El estudio de los datos estadísticos permite tomar decisiones en función de lo ocurrido.
5. Adaptabilidad y Escalabilidad: Una plataforma que crece al ritmo de tu empresa. El ERP ideal para tu empresa está a solo un clic.

Casos de Éxito

La implementación de soluciones ERP ha transformado la operativa de diversas empresas del sector:

• Don Ibérico: Un negocio familiar que ha integrado la digitalización para mejorar su eficiencia y optimizar sus procesos. El resultado ha sido un cambio radical en su operativa diaria a mejor, en un tiempo récord.
• Manjaral S.L.: Gracias a la incorporación de ERP, Overcon, terminales Honeywell para logística de almacén, nuestra aplicación Overhand Android y nuestra Tienda Web sobre PrestaShop, hemos conseguido unificar todo nuestro negocio.
• Venta por Impulso S.L.: El resultado de la implantación han sido mejoras tanto administrativas como logísticas, que se han traducido en optimización de los tiempos dedicados a la preparación de la mercancía a servir.
• Distribuciones Goyo S.A.: El resultado es la disponibilidad de una herramienta comercial con la información necesaria para la venta, con un nivel muy bajo de dificultad para su implantación y uso en las distintas sedes repartidas por varios países.
• Frigoríficos Morales S.A.: La disponibilidad y la facilidad de la herramienta móvil, con acceso a gran cantidad de material y datos comerciales, hacen de la solución una gran ayuda para la red de ventas.
• Comercial Matiner S.L.: Gracias a la incorporación del ERP, la solución Overhand y las comunicaciones informáticas de la logística para fabricantes como Europastry y Puratos, se han optimizado tanto la gestión administrativa como la fuerza de ventas.
• Cosas Panadería, S.L.U.: Con la implantación de Overhand hemos conseguido modernizar por completo el sistema de toma de pedidos de nuestra fuerza de ventas.

Integración con Tecnologías Adicionales

Las soluciones ERP modernas ofrecen la posibilidad de integrarse con una variedad de herramientas complementarias para maximizar su potencial:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Confía en la tecnología Microsoft Dynamics 365 Business Central, la nueva versión del exitoso ERP Business Central para alimentación. Controla todos los procesos de negocio con una herramienta tecnológica estándar, fácil de utilizar, actualizar y adaptar al volumen de negocio de cada pyme.
• Soluciones de Movilidad: Se integra con una gran variedad de soluciones de movilidad: APPs para preventa, autoventa, recepción de mercancía, preparación de expediciones, gestión de repartos, ecommerce profesional B2B, análisis y BI, etc.
• Microsoft Power Apps y Power Automate: Microsoft Power Apps es la herramienta de creación de aplicaciones de negocio móviles, de escritorio o web de Microsoft. Power App para transporte en movilidad y empresas de reparto con flota propia conectada con el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV/Navision). Microsoft Power Automate es la herramienta de Microsoft que mejora la productividad empresarial, automatizando tareas repetitivas y procesos de negocio combinando diferentes servicios y/o aplicaciones en la nube.
• MOBENTIS: Digitaliza y optimiza todos los procesos de tu fuerza de ventas, distribución y gestión comercial con MOBENTIS.

Tabla Comparativa de Características ERP

En resumen, la elección de un sistema ERP adecuado para una distribuidora de salgados es crucial para su éxito en el dinámico sector alimentario. Estas soluciones permiten no solo optimizar la operativa diaria y reducir costes, sino también asegurar la calidad y trazabilidad de los productos, cumpliendo con las normativas vigentes y adaptándose a las exigencias de un consumidor cada vez más digital.