Características y Beneficios de un Sistema ERP para Distribuidoras de Chopp y Bebidas

En el mundo dinámico y exigente del sector de la alimentación y bebidas, las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus operaciones y mejorar su eficiencia. Aquí es donde los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) juegan un papel crucial.

La agilización y automatización de todas las tareas, propias del sector, son cruciales para ofrecer un servicio óptimo. Y ya no se pueden entender sin contar con herramientas muy concretas. Un ERP específico para la industria alimentaria no solo apoya la gestión y el control de los procesos estándar de negocios, sino que también aborda desafíos únicos relacionados con la producción, distribución y cumplimiento de normativas específicas del sector.

Las restricciones o el distanciamiento social han obligado a muchos negocios a digitalizarse a marchas forzadas. Pero esta transformación se ha hecho especialmente urgente en sectores como el de la distribución de alimentos y bebidas.

¿Qué es un ERP 360 y por qué es esencial para el sector de bebidas?

Podríamos definir el ERP 360 como una herramienta “camaleón”, ya que se adapta a las necesidades de la compañía en cada momento. Ahora, el cambio empieza por contar con herramientas que agilicen todas las gestiones de almacén, comerciales y financieras a partir de una única solución. El sistema ERP 360 conecta todas las áreas de trabajo, en especial, las de producción, logística, inventario, envíos y contabilidad. Esta conexión acaba repercutiendo positivamente sobre las cuentas financieras de la empresa.

Un sistema ERP para distribución de bebidas ayuda a las empresas del sector a mantener el control sobre el total de las operaciones y permite gestionar la cadena de suministro de manera eficiente. La previsión de la demanda, la mejora en la gestión de pedidos o la optimización en la gestión de inventarios, ahora, preocupan más que nunca a este sector tan particular. Ahora, los profesionales no pueden correr riesgos. El consumidor 2.0 tiene muchas más facilidades a la hora de decidir qué adquiere. Cuenta con recursos al alcance de su mano para cubrir sus necesidades.

En la industria alimentaria y de bebidas, la gestión eficaz de la cadena de suministro, la trazabilidad y la calidad no solo son deseables: son esenciales.

Desafíos clave en la distribución de bebidas

• Caducidades y rotación de stock: Evita productos vencidos o pérdidas por mala gestión FIFO (first-in, first-out) o FEFO (first-expired, first-out).
• Trazabilidad obligatoria: Desde la materia prima hasta el consumidor final, con auditorías exigentes. La trazabilidad es un pilar esencial en la gestión de la cadena de suministro en la industria alimentaria y de bebidas.
• Gestión de pedidos y rutas complejas: Con clientes minoristas y mayoristas con necesidades logísticas distintas.
• Control de calidad y seguridad alimentaria: Cumplimiento de normativas nacionales e internacionales como IFS, BRC o ISO 22000. El cumplimiento normativo es especialmente crítico en la industria alimentaria debido a las estrictas regulaciones de seguridad e higiene.
• Altos volúmenes y gran rotación de stock: Se requiere control exhaustivo para minimizar rupturas y sobre stock.
• Formatos múltiples de presentación: Botellas, latas, cajas, packs, granel, etc.

Beneficios de implementar un ERP en distribuidoras de bebidas

Implementar un ERP en la industria alimentaria y de bebidas puede transformar la manera en que las empresas gestionan sus operaciones. Desde la optimización de rutas y la gestión de pedidos hasta la integración con sistemas de almacén y CRM, un ERP ofrece herramientas poderosas para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.

Beneficios clave:

• Se reducen mermas y desperdicios al controlar mejor fechas y lotes.
• Se acelera la logística y se reducen errores de reparto.
• Se aumenta la visibilidad comercial, mejorando la relación con clientes y distribuidores.
• Aumento de la entrada de pedidos de venta: La automatización de procesos mediante el software de distribución simplifica y acelera la entrada de pedidos, lo que permite a los usuarios procesar un mayor volumen de pedidos en menos tiempo.
• Aumento de ventas cruzadas: Al tener acceso a datos detallados sobre el historial de compras y preferencias de los clientes.
• Aumento de preparaciones de pedido en almacén (Optimización de los procesos logísticos): La optimización de los procesos logísticos a través del software de distribución garantiza una gestión más eficiente del inventario, una asignación precisa de productos y una mejora en los tiempos de preparación de pedidos.
• Aumento de la satisfacción del cliente: La entrega oportuna y precisa de los productos, la capacidad de rastrear pedidos en tiempo real y la mejora en la calidad general del servicio contribuyen a una mayor satisfacción del cliente.
• Minimización de errores: La automatización de procesos reduce significativamente la probabilidad de errores humanos en la gestión de pedidos y la preparación en el almacén.
• Optimización total del tiempo de proceso de control de los datos: La centralización y automatización de la gestión de datos simplifican los procesos de control y supervisión.
• Controlar la trazabilidad: El software de distribución permite un seguimiento detallado de los productos a lo largo de toda la cadena de suministro.
• Tranquilidad tecnológica y normativa: El uso de software especializado asegura que las empresas estén al tanto de las regulaciones cambiantes en el ámbito logístico y de distribución.

Uno de los principales beneficios de un ERP en la alimentación es su capacidad para integrar todas las áreas del negocio en un solo sistema. Desde la gestión de inventarios y el control de calidad hasta la contabilidad y la gestión de relaciones con los clientes (CRM), un ERP efectivo permite una visibilidad completa de todas las operaciones.

Consigue resultados con menos errores y toma mejores decisiones.

Módulos y funcionalidades clave de un ERP para distribuidoras de bebidas

Un ERP diseñado para esta industria ofrece herramientas avanzadas para la planificación de la producción, la gestión de inventarios y la logística. Específicamente en la distribución de alimentos, un ERP puede ofrecer soluciones personalizadas que aborden los retos únicos de esta área. Esto incluye la gestión de rutas de entrega, optimización de cargas de transporte y control de temperaturas durante el transporte para garantizar que los productos lleguen en perfectas condiciones.

Funcionalidades específicas:

• Gestión multialmacén.
• Gestión avanzada de pedidos y albaranes: Automatización de entradas y salidas, con validaciones de disponibilidad, precios y condiciones comerciales.
• Planificación de rutas y transportes: Optimización logística basada en algoritmos que consideran zonas geográficas, carga por vehículo, condiciones de tráfico y horarios de entrega. Consultas de la ruta por los establecimientos en el mismo día, disposición de históricos de pedidos anteriores, envíos a la central para preparar las salidas…
• Control de caducidades y trazabilidad: Gestión por lotes, fechas de caducidad, devoluciones, alertas de vencimiento, y trazabilidad directa e inversa.
• Digitalización de documentos: Pedidos, facturas, albaranes, certificados sanitarios, etc., reduciendo tiempos de gestión y errores manuales.
• Registros de formulación: Recetas, proporciones, materias primas, aditivos.
• Stock: Control de existencias, ubicaciones, fechas de caducidad, rotación, inventarios automáticos.
• Integración con operadores logísticos, puntos de venta y almacenes automatizados.

Nuestro software de gestión, basado en el ERP de Microsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central, está diseñado para incrementar el nivel de servicio de las empresas de distribución de bebidas, vinos y licores. Esto es gracias a que RutaNAV ERP permite llevar un control exhaustivo de todos los movimientos de preventa, televenta, pedidos, clientes, promociones, tarifas, devoluciones, aprovisionamientos, almacén, incidencias, etc., pudiendo conseguir un grado muy alto de automatización.

Consigue la optimización total de proceso desde que el preventista visita al cliente, pasa el pedido a la central, el almacenero prepara el pedido y el repartidor realiza la ruta para entregárselo al cliente. Los preventistas irán con una Tablet a casa del cliente para introducir los pedidos de venta, además, RutaNAV software de gestión ayudará a saber los consumos de tus clientes y de una manera fácil, podrá filtrar la información para realizar el pedido en segundos. También sabrá los cobros pendientes que tiene el cliente y realizar entregas. Olvídate si hay o no cobertura, este, es un software que puede trabajar con toda la funcionalidad que necesita el preventista de una manera off-line.

Desde nuestro software definirás los parámetros correspondientes para realizar y controlar las liquidaciones a tus comerciales, tus rappels de compras o ventas, y toda tarea administrativa repetitiva. Controla los que tiene cada cliente y crea combinaciones para optimizar su operativa. A través del dispositivo móvil el preventa introduce el pedido aplicando las condiciones asignadas a tu cliente. Optimiza tu proceso de recepción, ubicación, picking, y expedición. Trabaja sobre papel o con terminales de código de barras. Prepara tus pedidos unitariamente o de una manera agrupada. RutaNAV software de gestión te va a ayudar a aumentar el control y eliminar errores, en las operaciones de almacén. Gestionarás las máquinas que dejas en depósito en tu cliente, bien sean del fabricante o de tu propiedad, con sus datos, donde está, histórico de movimientos, estado, etc.

La importancia de la transformación digital

Gracias a la transformación digital, hoy en día, las organizaciones se encuentran ante un nuevo marco de posibilidades. Aun así, todavía existen muchas empresas distribuidoras de origen familiar que apenas cuentan con los recursos necesarios para dar el paso definitivo hacia la digitalización. Además, las empresas de distribución tienen que afrontar retos como la aparición de nuevos competidores online y nuevos clientes digitales que cada vez son más exigentes.

El mercado alimentario es altamente susceptible a cambios debido a factores como las tendencias de consumo, las condiciones climáticas y las fluctuaciones económicas. Un ERP en este sector debe ser lo suficientemente flexible y escalable para adaptarse rápidamente a estos cambios.

Cómo elegir el ERP adecuado para tu empresa de distribución de bebidas

Al considerar un sistema ERP para la industria alimentaria, es crucial elegir un proveedor que no solo ofrezca un software robusto, sino que también entienda las particularidades y desafíos del sector.

Somos conscientes de que dar el primer paso siempre cuesta. Es totalmente lógico que tengas miedo a que la implantación pueda resultar fallida, pero postponer la decisión de cambiar hasta que no te quede más remedio o hasta que no te veas obligado por tu jefe no es la mejor alternativa. Ten en cuenta que seguir trabajando con un sistema de planificación de recursos empresariales que no cubre las necesidades de gestión de tu empresa tiene sus riesgos.

Para sentar las bases de un buen proceso de selección, es importante que te pares a pensar cuáles son vuestras carencias, qué objetivos queréis perseguir y qué cantidad de dinero os podéis permitir invertir a la hora de implantar un software de gestión. No tengas en cuenta lo complicadas que puedan llegar a ser vuestras necesidades de gestión, lo importante es tenerlas claras y redactarlas en un documento RFP.

Teniendo claras tus necesidades y objetivos, estarás en disposición de emprender la búsqueda del mejor programa ERP para distribución de bebidas que se adapte a lo que realmente necesitas. Ya habrás visto que hay una enorme cantidad de softwares para empresas distribuidoras. Nuestra recomendación es que hagas una selección de los tres programas mejor valorados y más usados. Una vez seleccionados, realiza un análisis comparando cada una de sus funcionalidades y características.

Consideraciones importantes:

• Experiencia del proveedor: Busca un proveedor que conozca las casuísticas específicas del sector de la distribución de alimentos y bebidas.
• Proceso de consultoría: Un buen proveedor iniciará el proyecto con un proceso de consultoría focalizada a entender los rasgos diferenciales de tu negocio.
• Flexibilidad y escalabilidad: El ERP debe ser capaz de adaptarse a los cambios del mercado y al crecimiento de tu empresa.

Bien, has sido valiente tomando la decisión de acometer un cambio en la gestión de tu negocio, sabes bien qué es lo que necesitas y cuál es el ERP que te ayudará a alcanzar tus objetivos. Pero todavía queda por dar un último e importante paso: ¿A qué empresa vas a confiar esta importante tarea? Las decisiones son determinantes para el buen funcionamiento de una empresa.

Soluciones ERP recomendadas

Como ya hemos comentado antes, dentro del mercado de software de gestión hay una gran variedad de sistemas orientados a cubrir las necesidades de las empresas de distribución mayorista y distribución minorista. Pero la experiencia adquirida con el tiempo ha hecho que actualmente trabajemos con Microsoft Dynamics 365 Business Central, el ERP de Microsoft más conocido quizás como Dynamics NAV o Navision.

Business Central es una solución ERP de gestión que se adapta y optimiza los procesos de las empresas que distribuyen alimentos, frescos o elaborados, y bebidas. La compañía tecnológica Microsoft ofrece diversas opciones para alojar su ERP: en un servidor local (On Premise), en un servidor tercero o en la nube (Azure).

Microsoft ha destacado estos últimos años por su enorme capacidad de reinvención, hasta el punto de convertirse en la compañía líder en el desarrollo de software de gestión que ayudan a las empresas a dar el paso definitivo a la transformación digital, optimizando y mejorando procesos. El gigante de Redmond, ofrecer un enorme abanico de posibilidades a las organizaciones a través de un sinfín de aplicaciones integrables entre sí (Outlook, Office 365, Power Apps, Power BI…).

Costos de implementación de un ERP

¿Cuánto cuesta implantar un ERP de distribución? Dependerá del proveedor. Los costos varían en función de la complejidad del proyecto y las necesidades específicas de la empresa. Además, existen distintos modelos de licencia en función del software que hayas seleccionado. El precio a pagar por una licencia variará en función de la modalidad escogida.

La implementación de un ERP implica varias etapas:

1. Consultoría inicial.
2. Migración de datos: Este es el hito más largo donde se traspasa toda la información.
3. Configuración y personalización.
4. Formación: En este punto es cuando se hace la formación. Nuestro objetivo es que todos nuestros clientes saquen el máximo partido al software. Por eso contamos con la academia RutaNAV, que son unas formaciones quincenales para que todos nuestros clientes conozcan a fondo toda la funcionalidad del programa.

Implementar un ERP en el sector de la alimentación no es solo una cuestión de tecnología, sino una estrategia integral que abarca todos los aspectos del negocio. Con las capacidades adecuadas, un ERP no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también ayuda a las empresas a responder mejor a las demandas del mercado, mejorar la satisfacción del cliente y cumplir con las regulaciones gubernamentales. En última instancia, un ERP bien implementado puede ser el motor que impulse el crecimiento sostenible y el éxito en el competitivo mercado alimentario.