SAP ERP en Almacenes: Optimización Integral de la Gestión Logística

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software integrado de gestión empresarial. Estos sistemas buscan homogeneizar los procesos operativos a través de módulos especializados, organizados en varios niveles: módulos, procesos, transacciones y programas. Todos ellos se nutren de una base de datos común. SAP es el nombre de la empresa alemana fabricante de software para gestión empresarial y también el nombre de su principal producto: una herramienta para centralizar y controlar todas las áreas de una empresa, ya sea una pyme o una multinacional.

Piense en los procesos centrales necesarios para operar una empresa: finanzas, recursos humanos, fabricación, procurement, cadena de suministro, ventas y más. Toda la información se introduce en un mismo servidor, de forma que está siempre centralizada y disponible en tiempo real. Al tratarse de un software modular, se puede implantar por partes y para ampliar las funcionalidades solo es necesario adquirir la licencia correspondiente. Al pertenecer al mismo sistema, la integración de todos los módulos es perfecta.

Historia y Evolución de SAP ERP

SAP ERP hizo su primera aparición en 1972, cuando cinco antiguos ingenieros de IBM vieron el potencial de revolucionar las operaciones de negocios a través del software. Su idea era simple pero innovadora: crear un sistema que pudiera integrar todos los aspectos de las operaciones de una empresa dentro de un solo paquete de software cohesivo. A medida que la tecnología avanzó, también lo hizo SAP. En la década de 1990, SAP R/3 llevó la tecnología de ERP al entorno cliente-servidor.

Luego, a medida que las empresas se volvían cada vez más digitales, SAP introdujo SAP S/4HANA, una suite de ERP que utilizaba el poder de la computación in-memory para brindar procesamiento más rápido y analíticas en tiempo real. En la actualidad, SAP S/4HANA Cloud representa la culminación de décadas de innovación y perfeccionamiento.

Ediciones de SAP S/4HANA Cloud

• SAP S/4HANA Cloud Public Edition: Esta solución de software como servicio (SaaS) permite a las empresas escalar y adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado. En un entorno de SaaS, múltiples empresas comparten la misma infraestructura en la nube y la misma instancia de software. No obstante, los datos de cada una están separados de forma segura, lo cual ayuda a garantizar la privacidad y seguridad. El beneficio de este modelo es su rentabilidad, ya que los recursos se comparten entre muchos usuarios, con actualizaciones o mantenimiento aplicados automáticamente que abarcan todas las tenencias. Sin embargo, las opciones de personalización suelen ser más limitadas debido a la infraestructura compartida.
• SAP S/4HANA Cloud Private Edition: Esta oferta gestionada en una nube privada es una solución más personalizada para cubrir necesidades de negocio específicas. En una nube de gestión privada, cada empresa tiene su propia infraestructura de nube e instancia de software on-premise dedicadas.

Módulos Clave de SAP ERP

El software de SAP ERP es reconocido desde hace tiempo por su capacidad para integrar y optimizar todos los aspectos de las operaciones de una empresa. Estas son las áreas funcionales centrales y las características clave de SAP ERP:

• Contabilidad y finanzas: SAP ERP simplifica y moderniza la gestión financiera brindando herramientas para manejar todo, desde las cuentas por pagar y por cobrar hasta el compliance de gastos e impuestos. Con visibilidad en tiempo real de los datos financieros, las empresas pueden tomar decisiones más fundamentadas y mantenerse al día con los requisitos regulatorios.
• Gestión de la cadena de suministro: Gestionar una cadena de suministro compleja requiere precisión y control. SAP ERP brinda visibilidad de punta a punta sobre procurement, logística e inventario, ayudando a las organizaciones a planificar y optimizar sus operaciones de cadena de suministro para que puedan mantener los costos bajos y responder a la dinámica del mercado.
• Ventas: El módulo de ventas de SAP ERP automatiza estos procesos -desde la entrada de pedidos hasta la facturación- brindando a la vez herramientas para mejorar las interacciones con los clientes e impulsar el crecimiento de los ingresos.
• Abastecimiento y compras: SAP ERP ayuda a las empresas a tomar decisiones de compra rentables. El sistema se integra con los de los proveedores y ayuda a gestionar todo, desde la solicitud hasta el pago.
• Recursos humanos: El módulo de SAP ERP para recursos humanos gestiona todo el ciclo de vida del empleado, desde contratación y onboarding hasta nómina y gestión del desempeño.
• Proyectos: Se ocupa de facilitar el progreso de todo tipo de proyectos que afecten a la empresa.
• Controlling o contabilidad analítica: Refleja los movimientos de gastos e ingresos de la empresa.

SAP para la Gestión de Almacenes: WM y EWM

La gestión de almacenes es fundamental en el proceso logístico, por lo que es necesario buscar herramientas que impulsen la eficiencia. Hoy en día, muchas empresas recurren a las soluciones SAP para optimizar sus operaciones en diversas áreas, incluida la logística. Un sistema SAP para almacenes (WMS) es una solución que las organizaciones usan para facilitar sus operaciones logísticas y de almacenamiento. En otras palabras, permite gestionar y controlar las operaciones diarias de los almacenes, desde la recepción de materiales hasta la distribución de productos.

Hoy en día, la gestión de un almacén es una de las actividades que más recursos consumen en una empresa. Para mejorar la gestión de todos los procesos de almacén (y evitar gastos innecesarios) es muy recomendable implementar un módulo SAP especializado. Dentro de SAP existen dos módulos orientados a la organización de almacén: SAP WM y SAP EWM.

SAP WM (Warehouse Management)

Es el sistema de gestión de almacenes integrado en SAP, cuyas funcionalidades corresponden a las de un SGA tipo medio. Este tipo de solución para almacenes nació en los años 70 y el software ha ido mejorando y actualizándose desde entonces. El SAP WM abarca tareas como:

• La gestión del stock en su ubicación de almacenaje.
• La gestión de contenedores de almacén.
• Control lógico del picking.
• Estrategias de ubicación y eliminación.
• Gestión de unidades de almacenamiento.
• Logística de almacén.
• Organización de cross docking, etc.

Implantar un SAP WM supone mejorar numerosos procesos y puede ser suficiente, según el tipo de almacén y el flujo de mercancías que deba controlar.

SAP EWM (Extended Warehouse Management)

Cuando es necesario un paso más en el control del almacén, tenemos el sistema SAP EWM, una versión más reciente (2005) que incorpora nuevas funcionalidades y que ha sido diseñado como parte de la Business Suite de SAP. EWM eleva el nivel de funcionalidades, al concentrar todos los desarrollos estratégicos SAP dentro del ámbito de la logística. Esto permite una mayor capacidad de gestión de datos, más posibilidades de automatización de procesos y mejor conexión con otros sistemas.

SAP EWM es, por ejemplo, capaz de calcular y prever los tiempos, las distancias dentro del almacén, la carga de trabajo y los recursos que van a ser necesarios para atender tanto la entrada como la salida de mercancías. Es el sistema a implementar en almacenes con flujos rápidos y un alto volumen de tránsito de mercancías. Además de todas las funcionalidades del sistema WM, incorpora otras como:

• Rutas internas.
• Creación de órdenes de almacén.
• Slotting o colocación de la mercancía y reorganización.
• Inspección de calidad.
• Gestión de oleadas de preparación.
• Cálculo de distancias de tránsito.
• Gestión de la carga y descarga de transportes.
• Picking por voz.
• Gestión de recursos de cross docking, etc.

Todo ello centralizando la información para poder tener acceso a cualquier dato en tiempo real.

SAP WM vs. SAP EWM: ¿Cuál elegir?

Hay que tener en cuenta que WM es más antiguo y la previsión del fabricante es que tenga una fecha tope para añadir desarrollos, que en principio está establecida a finales de 2025. Esto no significa que va a desaparecer, sino que dejará de recibir actualizaciones y soporte del fabricante. Será progresivamente sustituido por EWM, por lo que los sistemas que tuviesen integrados el módulo WM tendrán que migrar en algún momento al nuevo. No obstante, si estás pensando en implantar algún sistema SAP, lo razonable es que consultes con un asesor profesional.

Beneficios de un Sistema SAP para Inventarios y Almacenes

La gestión efectiva de inventarios es fundamental para el éxito operativo y financiero de cualquier empresa. La implementación de SAP ERP, ya sea con Business One o SAP S/4HANA, puede transformar la forma en que tu empresa gestiona sus inventarios. Un sistema digital robusto de gestión de almacenes es esencial para cualquier negocio que tenga inventario disponible -y puede ayudar a ahorrar dinero y lograr nuevas eficiencias en muchas áreas-.

Ventajas clave del software de SAP ERP

• Eficiencia operativa: SAP ERP optimiza los procesos de negocio centrales, reduciendo la necesidad de tareas manuales y manteniendo los errores al mínimo. Esto les permite a las organizaciones aumentar la productividad, mejorar la precisión e impulsar operaciones más consistentes en todos los ámbitos.
• Acceso a datos en tiempo real: Uno de los aspectos más potentes de SAP ERP es su capacidad de brindar acceso instantáneo a la información más reciente. La información estratégica en tiempo real permite a las empresas responder rápido a los cambios, tomar decisiones fundamentadas y obtener una ventaja competitiva en mercados en rápido movimiento.
• Informes automatizados: SAP ERP automatiza la creación de informes detallados y precisos, reduciendo el tiempo dedicado a la recopilación de datos y liberando recursos para actividades más estratégicas.
• Proyecciones para obtener una ventaja competitiva: Con analíticas avanzadas y capacidades predictivas, SAP ERP empodera a las organizaciones para que proyecten tendencias futuras a fin de lograr una toma de decisiones más proactiva.
• Ciberseguridad optimizada: SAP ERP incorpora funciones avanzadas de ciberseguridad y herramientas de compliance para proteger la información de negocios confidencial y mantener el cumplimiento de las regulaciones de la industria.
• Toma de decisiones basada en datos: SAP ERP brinda una única fuente de verdad consolidando datos entre toda la organización.
• Optimización de procesos de negocio (BPO): Analizando y mejorando continuamente los procesos, SAP ERP ayuda a las organizaciones a eliminar las ineficiencias y mejorar el rendimiento general.
• Colaboración mejorada: SAP ERP fomenta una mejor colaboración integrando una amplia gama de funciones de negocio en un único sistema.
• Escalabilidad y flexibilidad: A medida que las empresas crecen y evolucionan, SAP ERP escala para cubrir nuevas demandas.
• Integración de tecnologías inteligentes: Las soluciones modernas de ERP en la nube suelen incorporar IA, machine learning e internet de las cosas (IoT) para mejorar la eficiencia y productividad.

Beneficios específicos de SAP para almacenes (WMS)

Un WMS ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia operativa y a reducir los desperdicios y los costos, al tiempo que mejora la gestión de la mano de obra y las relaciones con clientes y proveedores. Los sistemas WMS automatizan y optimizan los procesos del almacén, desde los recibos entrantes hasta las entregas salientes -para lograr mayor eficiencia, operaciones más fluidas y manejo de mayores volúmenes-. Reducen errores al retirar y enviar bienes, y eliminan el trabajo duplicado e innecesario.

• Reducción de desperdicios y costos: Si usted tiene inventario perecedero o con fecha de vencimiento, el software de WMS puede identificar qué artículos deben ser retirados primero, o cuáles necesitan un impulso de ventas, para minimizar el desperdicio. También puede ayudar a determinar cuál es el uso más eficaz del espacio del almacén, desde la ubicación del inventario hasta los recorridos óptimos.
• Visibilidad sobre el inventario en tiempo real: Usando código de barras, etiquetado RFID, sensores u otros métodos de seguimiento de la ubicación, un sistema WMS le brinda información estratégica en tiempo real sobre su inventario cuando ingresa a su almacén, es trasladado por allí y pasa a la siguiente ubicación.
• Gestión mejorada de la mano de obra: Un WMS puede ayudar a prever las necesidades de mano de obra, crear cronogramas, optimizar el tiempo de desplazamiento dentro de un almacén y asignar la tarea correcta al empleado adecuado según su nivel de habilidad, proximidad y otros factores.
• Mejores relaciones con clientes y proveedores: Con un WMS, los clientes disfrutan de un mejor cumplimiento de pedidos, entregas más rápidas y menos imprecisiones -lo cual aumenta su satisfacción y fidelidad y mejora la reputación de la marca-.

Cómo usar el sistema SAP para almacenes: Implementación Práctica

Para aprovechar las cualidades del sistema SAP, a continuación te mostramos cómo utilizarlo para la gestión de almacenes:

1. Recepción de mercancías: SAP simplifica este proceso al permitir la creación rápida de documentos de recepción, en los que se detallan aspectos clave como cantidades, fechas de entrega y condiciones de almacenamiento. La automatización de la actualización de inventarios proporciona un control preciso desde el primer momento, mejorando de manera significativa la eficiencia operativa general.
2. Gestión del inventario: Utiliza un WMS de SAP para mejorar la gestión del inventario disminuyendo los niveles de existencias, reduciendo el tiempo de los ciclos de pedido y mejorando el cumplimiento de los mismos. Las soluciones WM y EWM te dan la capacidad de realizar un seguimiento detallado de cada unidad.
3. Almacenamiento y ubicación: Se asignan ubicaciones clave en el almacén a fin de optimizar el espacio disponible. Al definir estrategias específicas de almacenamiento, tales como el enfoque basado en la rotación de inventario, podrás garantizar que los productos con mayor demanda se encuentren en áreas accesibles.
4. Automatización de procesos: Tanto SAP WM como SAP EWM pueden ayudarte a eliminar los procesos manuales mediante la automatización, ya que proporcionan acceso a la información relacionada con los recursos y a los datos transaccionales en una gran variedad de dispositivos.
5. Supervisión: SAP WMS está diseñado para garantizar una gestión eficaz del inventario y las existencias, puede proporcionar ciclos de pedido más rápidos y una mejor utilización de los recursos. Ofrece otras soluciones, como la eliminación de la probabilidad de errores humanos durante la ejecución de pedidos, lo que minimiza los plazos de entrega.
6. Despacho de mercancías: Con SAP, la preparación de pedidos y el despacho de mercancías se realizan de forma fluida y sin complicaciones. La información sobre los productos se actualiza automáticamente, y la generación eficiente de documentos de salida garantiza la entrega puntual de los pedidos a sus destinos.

Pasos para la Implementación práctica del sistema SAP en almacenes

El uso correcto del sistema SAP para almacenes requiere una serie de pasos específicos:

• Configuración personalizada: Ajusta SAP a las necesidades concretas de tu negocio definiendo estrategias de almacenaje, picking y más.
• Capacitación detallada: Capacita al personal en las distintas funciones de SAP para aprovechar las ventajas de la automatización.
• Pruebas exhaustivas: Realiza las pruebas necesarias para asegurar que todas las funciones se integran sin problemas e identificar posibles inconvenientes antes de que afecten las operaciones diarias.
• Supervisión continua: Tras implementar el sistema, supervísalo constantemente para identificar áreas de mejora y hacer los ajustes oportunos.

Tipos de Sistemas WMS

Existen tres tipos principales de software de WMS:

1. WMS independiente: Estos sistemas suelen implementarse on-premise utilizando el propio hardware de la empresa. Por lo general, pueden dar soporte a una mayor personalización (aunque esta puede ser costosa) y la organización puede mantener un control más estricto sobre sus datos y software. Aunque el costo inicial del sistema es sustancialmente superior al de otras opciones, una vez que una empresa es su propietaria, lo posee.
2. WMS en la nube: Los sistemas de WMS basados en la nube se pueden implementar rápidamente con costos iniciales más bajos. Entregados en forma de software como servicio (SaaS), brindan más flexibilidad para dar soporte a las condiciones estacionales y otros cambios del mercado -además de ser más fáciles de escalar a medida que las empresas crecen-.
3. ERP integrado y WMS basado en SCM: Algunos sistemas de gestión de almacenes están construidos como módulos o aplicaciones que se integran con plataformas de ERP y de cadena de suministro. Su ventaja es que son capaces de trabajar mejor con otras soluciones en áreas superpuestas, tales como contabilidad y business intelligence. Brindan una visión holística sobre toda la cadena de negocios y logística para habilitar la transparencia de punta a punta.

Tecnologías Inteligentes y Automatización en la Gestión de Almacenes con SAP

Las tecnologías de automatización están teniendo un impacto significativo en los almacenes y centros de distribución. Los flujos de trabajo y procesos de almacenamiento que se pueden optimizar mediante la automatización incluyen recopilación de datos, asignación de código de barras, escaneo, retiro y empaque, envío, y seguimiento del inventario. Esta automatización permite operar de manera mucho más eficiente y escalar según una demanda cambiante.

Aplicaciones de Tecnologías Avanzadas

• Retiro por voz (Pick-by-Voice): Permite a los operadores llevar a cabo las tareas y comunicar que se han completado sin tener que usar papel ni sus manos y ojos. Usan un dispositivo, por lo general un auricular o terminal de voz, para recibir instrucciones habladas desde el sistema WMS sobre dónde y cuándo retirar los pedidos entrantes.
• Dispositivos móviles y escáneres: El personal de primera línea de almacén depende cada vez más de dispositivos móviles para trabajar de manera más eficiente. Las tabletas y smartphones robustos son ahora herramientas estándar para escanear, asignar tareas e integrar en tiempo real con el WMS.
• Robótica y Automatización:
  • Vehículos guiados automatizados (AGV): Usan una pista o una banda magnética para trasladar el inventario dentro del almacén.
  • Robots móviles autónomos (AMR): Dependen de tener a bordo sensores, computadoras y mapas para moverse por el almacén y cambiar de ruta cuando es necesario. Los AMR pueden identificar la información incluida en los empaques para ayudar con los chequeos de surtido e inventario.
  • Drones aéreos: Equipados con sensores ópticos y usan tecnologías de deep learning para escanear rápido artículos que están en lugares altos y peligrosos y cargar los últimos recuentos en el sistema WMS.
  • Sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS): Pueden hacer su tarea asistidos por un software que dirige sus operaciones.
• Realidad Aumentada (AR): Implica usar una cámara para capturar un entorno real, tal como el pasillo de un almacén, y luego superponer instrucciones o información sobre ese entorno -en un dispositivo móvil-.
• Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning: La IA está transformando las operaciones de cadena de suministro y almacenes, haciéndolas más inteligentes, rápidas y resilientes. Por ejemplo, la planificación de demanda laboral impulsada por IA con soluciones SAP ayuda a los almacenes a reducir los costos de planificación y supervisión laboral hasta en un 20%.
• Internet de las Cosas (IoT): Los datos de IoT siguen siendo un elemento fundamental para mejorar la gestión de almacenes, especialmente cuando se combinan con capacidades de IA. Los sensores de IoT capturan información crítica de equipamiento, inventarios y dispositivos móviles, mientras que la IA analiza estos datos para proyectar tendencias, optimizar flujos de trabajo y adaptarse a las condiciones cambiantes.

SAP Business One para la Gestión de Almacenes

SAP Business One es una solución ERP diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas. La implementación de SAP Business One en tu empresa ayudará a prevenir problemas o incidencias que puedan surgir de una gestión inadecuada del almacén, entre otros aspectos. Con SAP Business One, podrás obtener información fiable y en tiempo real de todo tu inventario. Uno de los aspectos más destacados y atractivos para la organización de un almacén es la automatización de procesos. Estas soluciones agilizan las tareas relacionadas con tu almacén, ofreciendo un control preciso del stock y proporcionando información actualizada en tiempo real.