Sala de Coworking: Significado, Características y Ventajas del Trabajo Colaborativo

El término coworking se refiere a un espacio físico de trabajo compartido donde convergen profesionales con diferentes perfiles y estructuras de trabajo, desde autónomos, emprendedores, startups y pequeñas empresas, hasta incluso grandes empresas. El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos.

Según Wikipedia, el coworking o cotrabajo se define como una forma de trabajo que permite a profesionales compartir un mismo espacio de trabajo, tanto físico como virtual, para desarrollar sus proyectos profesionales de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos. Lo que realmente define el coworking es la comunidad que se genera en estos espacios. En los espacios de coworking hay un gestor o community builder que trabaja para crear un ambiente de confianza y que los miembros se conozcan mejor entre sí, fomentando la comunicación e intereses entre ellos.

Los espacios de coworking son oficinas compartidas en las que empresarios, autónomos, emprendedores y teletrabajadores alquilan un espacio para poder trabajar cómodamente. Los coworking van más allá de ser una mera oficina compartida con la que los profesionales tratan de ahorrar costes, ya que están diseñados para motivar la productividad de los coworkers.

Historia y Auge del Coworking

Esta tendencia disruptiva tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

Actualmente estamos viviendo un auténtico boom de los espacios de coworking. El auge del emprendimiento, el teletrabajo y la deslocalización han contribuido a ello. Para todos estos profesionales que necesitan poco más que un ordenador y conexión a internet para trabajar, el coworking es una muy buena opción. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024. El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.

¿Cómo funciona un espacio de coworking?

Un coworking cuenta con diferentes tipos de espacios y planes de contratación para los profesionales que deciden adoptarlo como su espacio de trabajo, y una de las características que los distingue es su flexibilidad. Por un lado, cuentan con espacios flexibles que están diseñados para potenciar la creatividad y dejar fluir las ideas, pero sobre todo, para adaptarse a los nuevos modelos de trabajo y las necesidades de sus usuarios. Por otra parte, ofrecen diferentes planes que se adaptan al estilo de trabajo de profesionales y empresarios, así como a sus necesidades de espacio según el tamaño de cada equipo.

Tipos de Espacios de Coworking

Los espacios de coworking, a pesar de perseguir el mismo objetivo, pueden ser muy distintos. Aunque no hay una clasificación predeterminada, podemos encontrarnos con diferentes clases:

• Puestos flexibles (Hot Desk): Esta opción es perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Cada día puede ocupar un lugar diferente dentro de un espacio compartido, es decir, junto a otros coworkers. Es ideal para aquellos profesionales que realizan trabajo híbrido o teletrabajo, que se mueven constantemente dentro o fuera de la ciudad y necesitan un sitio para trabajar en cada lugar, o que simplemente no necesitan estar en un lugar fijo para desempeñar sus funciones.
• Puesto fijo (Escritorio u oficina en espacio compartido): Los espacios compartidos en un coworking son un conjunto de escritorios ubicados en un área amplia y diáfana. Aquí los usuarios pueden, según sus necesidades, tomar un sitio, un escritorio, o incluso formar una oficina compartida con varios escritorios dentro del mismo espacio. Esta es una opción económica para aquellas personas que buscan tener un espacio de trabajo fijo, ya sea de forma independiente o en equipo, y que además valoran la coexistencia con otros coworkers que estén a su alrededor. Combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas.
• Oficinas privadas: Un coworking también ofrece a los profesionales la opción de tener una oficina privada que se adapte a sus necesidades dentro de sus instalaciones. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria. Aunque este espacio es exclusivo para los coworkers que lo utilizan, de igual forma ellos pueden hacer uso de los espacios compartidos y demás amenidades del coworking.

Servicios Ofrecidos en un Coworking

La mayoría de estos espacios compartidos pone a disposición del profesional (conocidos como coworkers), o de las empresas (microempresas), todo tipo de herramientas de trabajo para que éste pueda desempeñarlo con la mayor de las facilidades. Los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. Estos servicios pueden incluir:

• Internet de alta velocidad.
• Impresoras y reprografía.
• Acceso 24/7.
• Café y té gratis.
• Zonas de descanso y áreas comunes.
• Terrazas o áreas verdes.
• Cafetería o cantina.
• Salas de reuniones y espacios para eventos con equipamiento audiovisual.
• Cabinas para llamadas y videoconferencias.
• Domiciliación de la dirección de trabajo, social, fiscal y administrativo.
• Recepción de llamadas y correos.
• Servicios de gestoría fiscal, laboral y contable.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de limpieza.
• Cursos y charlas temáticas.

Ventajas de Trabajar en un Espacio de Coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios que las hacen muy atractivas, especialmente para autónomos, startups y teletrabajadores. Estas ventajas incluyen:

1. Ahorro de costes: Es más económico que el alquiler de una oficina propia. Por ejemplo, el coste normal suele rondar entre los 150 y 210€ al mes. El ahorro medio es de entre el 20%-40% teniendo en cuenta el alquiler del espacio, mobiliario, luz, agua, conexión a internet, etc. No solo no pagarás el coste completo de estos servicios, sino que, además, no tendrás que ocuparte de su gestión para contratarlos o si surge algún contratiempo. En el espacio de coworking, los gestores se ocuparán de hacerlo por ti.
2. Flexibilidad: Los coworking disponen de varias tarifas o planes que se adaptan a casi todas las circunstancias: tarifas de puestos fijos, de media jornada, de días sueltos… La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Cuando estás iniciando tu proyecto como startup o autónomo, probablemente necesites dedicarle muchas horas. Un coworking te permite una gran libertad horaria, ya que aunque la mayoría tienen un horario comercial, como miembro, te permiten acceder al espacio de trabajo las 24 horas del día, incluidos los fines de semana. Por otro lado, está la flexibilidad del contrato por el alquiler del espacio.
3. Fomenta el networking y las relaciones profesionales: El gestor del espacio trabaja para crear un ambiente de colaboración profesional y personal entre los coworkers y otros contactos externos, con el objetivo de descubrir nuevas oportunidades. Acaba con el aislamiento y amplía tu networking. Estos espacios están ligados a la generación de una comunidad en la que se proyecta un ambiente de trabajo colaborativo. Las pausas para el café, durante la comida o en los eventos que se promocionen en el coworking, son momentos ideales para mejorar tu red de profesionales.
4. Ambiente de trabajo inspirador y productivo: Proporcionan un espacio propio en un entorno de trabajo compartido con mayor libertad. Tú decides cómo utilizar las herramientas y facilidades que se ponen a tu disposición. Estos centros están diseñados para motivar la productividad de los coworkers. El ambiente de un coworking fomenta la productividad, ya que estás rodeado de personas que cada día trabajan en sus propios proyectos con mucha motivación y ves cómo van avanzando. El trabajar dentro de una comunidad nos aporta nuevas ideas, nos inspira y hace que seamos más creativos.
5. Separación entre vida profesional y personal: Para aquellas personas a las que les cueste establecer una rutina en casa, el acudir a estos espacios les ayudará sin ninguna duda a establecer la rutina adecuada. Gracias a los espacios de coworking, podrás crear más fácilmente una rutina laboral, fijarte un horario de trabajo y conseguir una mayor disciplina. Evitarás las distracciones y obligaciones que sueles tener en casa, separando completamente las tareas domésticas y familiares de las profesionales.
6. Imagen profesional y ubicación: Trabajar en un coworking en lugar de hacerlo en casa, te permite enfocar tu negocio de una forma más profesional. Especialmente cuando se trata de reunirte con clientes, colaboradores o proveedores. La ubicación de tu oficina forma parte de la marca, por lo que tenerla en una buena localización es importante. La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales. Los espacios de coworking suelen estar ubicados en las mejores ubicaciones de la ciudad, cerca de los centros de negocios, las zonas comerciales, los medios de transporte y los servicios públicos.
7. Acceso a servicios complementarios y formación: Muchos coworkings ofrecen talleres, cursos de formación y actividades en comunidad para fortalecer los vínculos entre coworkers y ayudarles a explotar su talento. La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje.
8. Coworking temáticos: Partiendo de la base que cualquier coworking está abierto a todo tipo de profesionales, cada vez más los coworking se plantean desde una perspectiva sectorial o de especialización. De esta forma, las relaciones que se establecen entre coworkers de sectores afines, permite una transferencia de conocimientos y experiencias valiosísima que de otra manera te costaría adquirir.

Desventajas del Coworking

Aunque como hemos visto encontramos muchas virtudes en el Coworking, queremos hacer mención algunos aspectos que no lo son tanto y que dependen mucho de las preferencias y expectativas de cada profesional:

1. Distracciones y ruido: Todos hemos comprobado que en espacios abiertos cuesta más concentrarse. El trasiego de las personas, y un mayor número de estímulos de atracción pueden ser irritantes para aquella persona que necesite mucho silencio. El excesivo ruido generado también puede ser un problema, aunque la verdad, no es mucho mayor que el compartido en una gran oficina. Sin embargo, en muchos coworkings se pueden poner un poco de música con los auriculares para aislarse de los ruidos.
2. Falta de privacidad: Falta de ‘privacidad’ para tratar temas confidenciales y delicados, o en las llamadas telefónicas. A veces en los coworking, al tratarse de espacios de trabajo compartidos, puedes tener la sensación de que no hay privacidad alguna. Sin embargo, en todos los coworkings hay salas de reuniones o zonas habilitadas para poder llamar con comodidad o tener conversaciones privadas.
3. Horarios estrictos: Tanto el horario de apertura como el de cierre pueden ser demasiado estrictos en ocasiones, así como los horarios establecidos para los espacios, aulas, salas de reuniones. Las normas están para cumplirse de modo que no afecten a otros usuarios, por lo que no podrás alargar las reuniones, ni apurar con el trabajo un poco más. Sin embargo, en muchos coworkings se pueden solicitar las llaves para que puedas entrar y salir cuando creas oportuno.
4. Cambio constante de compañeros: Los coworkings pueden ser espacios muy variables. Tus coworkers irán cambiando más o menos a menudo, ya que eso está en la propia esencia del coworking y muchos de ellos serán nómadas digitales o necesitarán moverse a otras ubicaciones para ampliar su negocio. Si, además, no tienes contratado un puesto fijo, también irá cambiando la mesa en la que te sientas cada día. Si no te gustan los cambios quizá esto te haga sentir incómodo.
5. Coste mensual: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. En este sentido, se debe tener en cuenta también que un coworking ofrece más que solo un escritorio o una oficina, ofrece también diferentes áreas para trabajar y hacer networking, actividades como workshops y eventos, entre otros beneficios que pueden contribuir en el crecimiento de un negocio.
6. Tiempo de desplazamiento: Cuando trabajas en casa, no pierdes ni un minuto en desplazamientos, cosa que sí harás si vas a trabajar a cualquier otro lado. En este sentido, es importante que cuando escojas un espacio de coworking tengas presente dónde está ubicado.

¿Para quién es el Coworking?

Los perfiles de profesionales que puedes encontrar en un coworking son cada vez más variados. Pueden ser desde nómadas digitales (profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente), autónomos, emprendedores o startups, hasta empresarios que buscan innovar en sus modelos de trabajo. Este modelo es especialmente útil para freelancers, equipos pequeños y profesionales remotos que valoran la flexibilidad, la interacción con otros y la posibilidad de trabajar en un entorno estimulante y con servicios adicionales que apoyan su actividad diaria.

El Coworker

Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. Es un miembro de una comunidad de profesionales que busca crear conexiones y generar sinergias para impulsar el crecimiento profesional. A pesar de que los perfiles y sectores profesionales de los coworkers sean tan diversos, estas son algunas características que los distinguen:

• Son colaboradores, están dispuestos a compartir su experiencia y sus conocimientos, y contribuyen activamente para que exista un buen ambiente en el espacio de coworking, que sea propicio para crecer y crear con los demás profesionales que lo habitan.
• Los mueve la innovación y la creatividad, les gusta desarrollar nuevas ideas y no le temen a los cambios que tienen como objetivo mejorar.
• Son apasionados de sus proyectos, tienen sus objetivos claros y están decididos a ir a por ellos.
• Tienen inquietudes y preguntas que buscan responder, así como un gran interés por aprender y crecer.

Los espacios de coworking están diseñados pensando en estos profesionales, con el objetivo de ayudarlos a crecer y sacar provecho de todas las cualidades que los caracterizan.

Infografía: Comparativa de tipos de espacios de coworking.

Gráfico: Principales ventajas de trabajar en un espacio de coworking.

Esquema: La evolución histórica y el crecimiento de los espacios de coworking.