Requisitos Legales y Administrativos para Emprender un Negocio en España

Si te caracterizas por ser una persona con espíritu emprendedor, es muy probable que uno de tus mayores objetivos o sueños sea abrir tu propio negocio. En las últimas décadas, el espíritu empresarial ha ido ganando terreno, de manera que cada vez más personas se sienten atraídas por la idea de montar su propio negocio, lo cual está dando paso a la creación de un mayor número de nuevas empresas y startups.

Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales. En este artículo, analizaremos los principales requisitos y pasos que hay que dar para abrir un negocio en España.

Primeros Pasos para Emprender

¿Quieres materializar tu proyecto empresarial, pero no sabes por dónde empezar? Asegúrate de tener un proyecto bien estructurado y analizado antes de embarcarte en la creación de tu empresa.

1. Análisis DAFO

Antes de registrar una empresa, es crucial realizar un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) para evaluar la viabilidad del negocio.

2. Elección de la Forma Jurídica

Tras haber diseñado tu plan empresarial, debes elegir la forma jurídica de tu negocio antes de ponerlo en funcionamiento. Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico.

En España, existen varias opciones, como autónomo, sociedad limitada (SL) o sociedad anónima (SA), entre otras. No obstante, tal y como explica la página de la Administración del Estado, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física. Cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales. Los trámites y documentos necesarios pueden variar según la forma jurídica elegida.

Tipos de Formas Jurídicas:

• Autónomos
• Emprendedores de responsabilidad limitada
• Sociedad limitada
• Sociedad Limitada de Formación Sucesiva
• Sociedad Limitada Laboral
• Comunidad de bienes
• Cooperativa
• Sociedad anónima

No obstante, también podrías valorar crear una Sociedad Limitada Nueva Empresa, un modelo que simplifica los trámites administrativos de constitución, pudiendo crearla en tan solo 48 horas. Además, podrías aprovechar ciertas ventajas fiscales, como el aplazamiento de algunos impuestos.

3. El Depósito del Capital Social

El capital social de una empresa es el total de lo aportado por los socios a la entidad y puede consistir en dinero, bienes o derechos patrimoniales. La Cámara de Comercio especifica que es necesario establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para la empresa donde se depositará el capital social. Este trámite es un requisito obligatorio para obtener la escritura pública de constitución de cualquier sociedad.

• Sociedad Anónima (S.A.): Una sociedad anónima tiene que tener al menos un socio y se debe constituir con un capital mínimo de 60.000 euros. Este capital es la aportación que hacen los socios. Su capital se divide en acciones, y está formado por las aportaciones de los socios. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.): A diferencia de la sociedad anónima, el capital mínimo para crear una sociedad de responsabilidad limitada es de solo un euro. Este tipo de empresa se puede crear con solo un socio. En este tipo de sociedad, de carácter mercantil, los socios responden personalmente de las deudas sociales, con un capital igual o superior a 3.000 euros, aunque tras la aprobación de la Ley de creación y crecimiento de empresas, para su constitución solo se necesita 1 euro. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables y está integrado por las aportaciones de los socios. También tiene la obligación de tener un libro de inventario y de presentar cuentas anuales.
• Sociedad Limitada de Formación Sucesiva: Este tipo de organización sigue el mismo régimen que la Sociedad Limitada, excepto en ciertas obligaciones para garantizar la responsabilidad frente a terceros.
• Sociedad Limitada Laboral: La mayor parte de su capital social es propiedad de los trabajadores, y su constitución requiere un capital superior a 3.000 euros.
• Comunidad de Bienes: A través de un contrato privado habrá que detallar la actividad del negocio, las aportaciones (en dinero o en especie) y el porcentaje de participación de cada socio.

En este sentido, el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, establece respecto al capital social que:

El capital de la sociedad de responsabilidad limitada no podrá ser inferior a tres mil euros y se expresará precisamente en esta moneda. No obstante, podrán constituirse sociedades de responsabilidad limitada con una cifra de capital social inferior al mínimo legal en los términos previstos en el artículo siguiente.

El capital social de la sociedad anónima no podrá ser inferior a sesenta mil euros y se expresará en esta moneda.

Asimismo, el artículo 4 bis Sociedades en régimen de formación sucesiva señala que mientras no se alcance la cifra de capital social mínimo fijada en el apartado Uno del artículo 4, la sociedad de responsabilidad limitada estará sujeta al régimen de formación sucesiva, de acuerdo con las siguientes reglas:

• Deberá destinarse a la reserva legal una cifra al menos igual al 20% del beneficio del ejercicio sin límite de cuantía.
• Una vez cubiertas las atenciones legales o estatutarias sólo podrán repartirse dividendos a los socios si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resultase inferior al 60% del capital legal mínimo.
• La suma anual de las retribuciones satisfechas a los socios y administradores por el desempeño de tales cargos durante esos ejercicios no podrá exceder del 20% del patrimonio neto del correspondiente ejercicio, sin perjuicio de la retribución que les pueda corresponder como trabajador por cuenta ajena de la sociedad o a través de la prestación de servicios profesionales que la propia sociedad acuerda con dichos socios y administradores.

Además, este artículo indica que, en caso de liquidación, voluntaria o forzosa, si el patrimonio de la sociedad fuera insuficiente para atender al pago de sus obligaciones, los socios y los administradores de la sociedad responderán solidariamente del desembolso de la cifra de capital mínimo establecido en la ley.

También expone que no será necesario acreditar la realidad de las aportaciones dinerarias de los socios en la constitución de sociedades de responsabilidad limitada de formación sucesiva. Los fundadores y quienes adquieran alguna de las participaciones asumidas en la constitución responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de dichas aportaciones.

El artículo 63 de la Ley de Sociedades de Capital permite realizar la aportación del capital social no solo en dinero, sino que también se pueden aportar bienes (por ejemplo, un vehículo, maquinaria, material informático, un inmueble…). Aunque esta opción es perfectamente viable, es cierto que tiene ciertas particularidades que deberán tenerse en cuenta en función de si creamos una Sociedad Limitada o una Sociedad Anónima.

Las aportaciones no dinerarias en una sociedad limitada son una opción que muchos socios desconocen y que puede resultar muy útil. Es decir, no sólo cabe la posibilidad de aportar los 3.000€ a la hora de constituir una SL, es posible realizar aportaciones no dinerarias, lo que facilita su constitución para no tener que realizar el citado desembolso. Son aquellos bienes distintos al dinero que los socios aportan a la empresa (bienes muebles e inmuebles).

Estas aportaciones pueden consistir en bienes muebles, inmuebles, derechos de propiedad intelectual, maquinaria, vehículos, una vivienda, etc.

Para ello, necesitan ser contabilizadas. Cualquier aportación, ya sea un ordenador, una mesa, sillas, furgoneta, maquinaria o un local, se deberá valorar para saber cuánto vale y cómo se debe contabilizar en la contabilidad de la empresa.

Dicha valoración se podrá realizar de tres maneras diferentes:

• Valoración por un experto independiente: esta valoración es realizada por un perito o un tasador especializado que, mediante una evaluación objetiva del bien aportado, determina su valor justo de mercado.
• Valoración por acuerdo entre las partes: las partes involucradas en la aportación pueden llegar a un acuerdo sobre el valor del bien aportado.
• Valoración por referencia a precios de mercado: se puede utilizar la cotización de precios de bienes similares en el mercado para determinar el valor del bien aportado.

Si lo que se quiere aportar es un inmueble en la constitución de una sociedad, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

• Que el inmueble se encuentre debidamente inscrito en el Registro de la Propiedad. Posteriormente hay que inscribirlo en el RP a nombre de la mercantil.
• Que se cuente con un informe de valoración del inmueble: es necesario contar con un informe de valoración del inmueble realizado por un perito tasador homologado que permita determinar el valor real del inmueble a efectos de su aportación a la sociedad.
• Que se redacte un contrato de aportación de inmueble: es importante que se redacte un contrato de aportación de inmueble que recoja las condiciones de la aportación y que se incluya en los estatutos de la sociedad.
• Que se cumplan los requisitos legales aplicables: la aportación de inmuebles está sujeta a ciertas limitaciones legales y puede estar regulada por normativas específicas en función del tipo de inmueble y de la actividad de la sociedad.
• Que el inmueble esté libre de cargas: antes de realizar la aportación del inmueble, se debe verificar que esté libre de cargas y gravámenes que puedan afectar su titularidad o su uso posterior por parte de la sociedad.

Trámites Legales Esenciales

1. Obtención del NIF

El primer paso para abrir un negocio en España es obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF), que es el identificador tributario necesario para operar legalmente. Si eres extranjero y deseas abrir un negocio en España, además del NIE y el NIF, debes contar con residencia legal y, en algunos casos, tramitar el visado de emprendedor.

2. Certificación Negativa del Nombre

Una vez elegida la forma jurídica, el siguiente paso es obtener una certificación negativa por parte del Registro Mercantil. Es fundamental que se consiga este documento, al ser el que certifica que no existe un negocio en España que tenga el mismo nombre. Se puede hacer telemáticamente y tiene un periodo de validez de 3 meses (desde su expedición). Ten en cuenta que el nombre queda reservado durante 6 meses desde la expedición de la certificación.

Hay que pedir la certificación negativa del nombre. Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de que no existe otra sociedad que ya tenga el mismo nombre de la que se pretende constituir. Puede hacerse telemáticamente. La reserva de la denominación la debe hacer uno de los socios y se mantiene durante un periodo de seis meses, aunque hay que tener en cuenta, a los efectos de seguir realizando los trámites de constitución, que este certificado caduca a los tres meses de su expedición.

Se trata de un requisito indispensable para el otorgamiento de la escritura pública, ya que este registro impide que dos empresas convivan con la misma denominación social. Podemos incluir hasta cinco opciones de denominación y se nos asignará una de ellas, en función de su disponibilidad, por orden de preferencia. Hay que indicar siempre a continuación del nombre el tipo de sociedad de que se trata (S.L., S.A., etc.).

Organismo para realizarlo: Registro Mercantil Central, C/ Príncipe de Vergara, nº 94, 28071 Madrid. Teléfono: 902 884 442; 917454131.

3. Escritura Pública

Una vez solicitada la certificación negativa, debes crear la escritura pública. La escritura pública es un documento clave, ya que se requiere no solo para la inscripción en el Registro Mercantil, sino también para obtener el NIF definitivo.

Los estatutos sociales son otro de los pasos clave para la creación de una empresa. Deben recoger la denominación de la empresa, el capital con el que se inicia el negocio y cuál es el domicilio social. Una vez tenemos el certificado bancario y también una certificación negativa del Registro Mercantil, en la que se indica que la denominación de la empresa es única y no está previamente registrada, deberemos acudir al notario, aportando los estatutos sociales y los documentos de identidad de los socios de la empresa.

El notario también puede ayudarte a redactar la escritura de constitución de la sociedad, en la que tendrás que detallar todos los aspectos fundamentales de su funcionamiento, desde su objeto hasta cómo se tomarán los acuerdos o la manera en que se transmitirán las participaciones.

4. Notario: otorgamiento de escritura pública

Se trata del acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura de constitución de la sociedad. Los otorgantes de la escritura son todos los socios o sus representantes legales o apoderados con facultades suficientes para ello. Se realiza obligatoriamente ante notario y se debe presentar la siguiente documentación:

• Certificación negativa de la denominación expedido por el Registro Mercantil Central.
• Estatutos sociales.
• Acreditación del desembolso o aportación de bienes al capital social (en efectivo, mediante certificación bancaria o informe pericial de valoración de inmuebles).

En la escritura de constitución se reflejará la forma de gobierno de la sociedad. Esta podrá ser: administrador único, administradores solidarios, administradores mancomunados o consejo de administración. En función del número de socios y de la actividad que se vaya a desarrollar será más recomendable optar por una fórmula u otra.

En caso de que la sociedad solo tenga un socio, se realizará también la declaración de unipersonalidad.

En cuanto a las particularidades del acto del otorgamiento, es conveniente resaltar que, en la actualidad, a partir de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, es perfectamente posible el otorgamiento de la escritura fundacional mediante firma digital y, por tanto, no es necesario acudir presencialmente a la notaría. Para ello, es necesario solicitar cita en la notaría o en el Portal Notarial del Ciudadano, en el que habrá que registrarse previamente.

El acto de otorgamiento podrá efectuarse mediante videoconferencia que habilitará la notaría o mediante firma electrónica que deberá estar previamente habilitada bien con certificado emitido por la FNMT o mediante la habilitación del Portal Notarial del Ciudadano.

5. Consejerías de Hacienda de las CC.AA.

Es necesario pagar las tasas del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP). Actualmente la operación está exenta, pero muchos registros siguen pidiendo el modelo cumplimentado. Es decir, es obligatorio presentar el formulario de la tasa a pesar de que no sea necesario pagar ninguna cantidad a efectos del impuesto.

Así, a efectos de la presentación de la de la declaración del Impuesto sobre Operaciones Societarias, desde el día 3 de diciembre de 2010, queda exenta del impuesto sobre operaciones societarias la constitución de sociedades, el aumento de capital social, la absorción de sociedades y el traslado a España de la sede o domicilio de la empresa extranjera.

6. Solicita el NIF de tu empresa

Una vez completados estos procedimientos necesarios para el proceso de constitución, debes ponerte al día con Hacienda. De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, presentando el modelo 036. Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa.

Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada».

Es necesario la obtención del número de identificación fiscal para identificar a la sociedad a efectos fiscales. Debe ser solicitado por toda persona jurídica, pública o privada, cualquiera que sea su actividad.

La solicitud del N.I.F. puede ser efectuada por el representante legal o apoderado de la sociedad o entidad, acreditando su condición con la correspondiente escritura pública, o por un socio acreditando su personalidad con el D.N.I. o N.I.E.

En primer lugar, se nos facilitará un N.I.F. provisional que, en la actualidad, puede solicitarse a través de la mayoría de las notarías. Una vez realicemos el trámite que explicamos en el siguiente punto, se nos facilitará el definitivo.

Una vez se ha obtenido la escritura de constitución, es necesario presentarla ante la Agencia Tributaria, junto con una copia de los estatutos sociales y del modelo 036.

Por último, cuando se hayan realizado todos estos pasos, es el momento de solicitar el NIF definitivo a la Agencia Tributaria. Para ello, será necesario presentar el modelo 036, con la casilla 120 marcada.

7. Registro Mercantil

Una vez cumplimentados los trámites anteriores, se procede a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil de la provincia. Con el NIF provisional, es el momento de registrar la empresa en el Registro Mercantil. Para hacerlo, se deberá acudir al registro de la provincia en la que esté localizada la empresa.

Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio: Debes despejar las dudas sobre la forma jurídica más conveniente, las futuras obligaciones que te tocará cumplir como empresario o empresaria (fiscales, de seguridad social, laborales, contables o de otro tipo).

Conocer el proceso de tramitación necesario, de acuerdo a que te constituyas como una sociedad mercantil o que vayas a desarrollar tu actividad como empresario o empresaria individual o autónomo/a.

Y cuando estés en disposición de iniciar la actividad podrás elegir una de las soluciones de tramitación integrada para que la burocracia no sea obstáculo alguno. En especial, te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde especialistas en orientación y tramitación te lo pondrán todo mucho más fácil.

Y si lo que necesitas es modificar algún aspecto de tu negocio (desarrollando o cambiando de actividades; cambiando la sede, modificando la fiscalidad, incorporando nuevos socios, etc.), igualmente te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde te asesorarán y te ayudarán a efectuar los trámites necesarios.

El compromiso de las Cámaras de Comercio con las personas emprendedoras y la creación de empresas, hace que colaboremos activamente en todos los pasos necesarios para abrir tu negocio. Para que crear una empresa o reorientar tu negocio no sea una carrera de obstáculos, te facilitamos esta atención integral en un único punto de atención.

Otros Requisitos y Consideraciones

Dependiendo del tipo de negocio que desees emprender, es posible que necesites obtener licencias y permisos adicionales. Algunas actividades comerciales requieren de autorizaciones específicas, como las relacionadas con alimentos, salud, educación, transporte, entre otros. Para conocer los requisitos exactos en cada caso, conviene acudir al ayuntamiento donde se establezca el negocio.

Además de los requisitos principales, es posible que debas cumplir con trámites adicionales en función del sector o la ubicación de tu empresa. Y no olvides que necesitarás llevar la contabilidad de tu empresa. Una vez constituida la sociedad y cuando tengas el NIF, estarás preparado a nivel legal para comenzar tu actividad, siempre que cumplas con el resto de los requisitos administrativos.

Cualquier persona o empresa establecidas en un país de la Unión Europea (UE) podrá ejercer libremente sus actividades de servicios en España en las mismas condiciones que los nacionales.

En España los trámites referidos a los procedimientos administrativos necesarios para el inicio de una actividad empresarial y puesta en marcha de una empresa, son gestionados por diferentes autoridades competentes tanto a nivel central, como autonómico y local, y su tramitación deberá realizarse ante aquella que sea competente en el territorio en el que se pretenda ejercer la actividad.

Ventanilla Única de Servicios. La burocracia es una de las tareas más complejas a la hora de emprender. Sin embargo, hay países en los que, gracias a la digitalización, crear una empresa es mucho más ágil y los requisitos para hacerlo, mucho más sencillos.

El informe 'Doing Business' del Banco Mundial indica que en Nueva Zelanda la constitución de un negocio se puede realizar en menos de un día. En el caso de España, la ley de startups incluye medidas para agilizar ese proceso. Los requisitos para crear una empresa dependerán de su tamaño, de la actividad que vaya a realizar y del lugar en el que se vaya a registrar.

Financiamiento y Obligaciones Laborales

El financiamiento y la gestión de costos son aspectos críticos para abrir un negocio en España. Es vital explorar las diversas opciones de financiamiento disponibles, como préstamos bancarios, inversiones de capital de riesgo y plataformas de crowdfunding.

Además, debes calcular con precisión los costos de establecimiento y operación de tu negocio. Préstamos bancarios tradicionales, con distintas condiciones según la entidad.

Si tienes la intención de contratar empleados, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estás sujeto a cotizaciones y contribuciones, y debes registrar a tus trabajadores antes de que comiencen la actividad.

Asesoramiento y Apoyo al Emprendedor

Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores.

Si tienes una idea de negocio y quieres emprender, en BBVA te acompañamos en cada uno de los pasos a dar en tu proyecto. Tendrás acceso a toda la información que necesites para la creación de tu nueva empresa, gracias a nuestra Guía completa sobre cómo crear tu empresa (en la que te explicamos, detalladamente, desde los trámites y la documentación que se requiere a la financiación y las ayudas de las que dispones), y contarás con una amplia gama de soluciones (de liquidez, tecnológicas, etc.) adaptadas a tus necesidades, con las que llevar a buen puerto la creación de tu negocio. ¿A qué esperas?

Al cumplir con todos los requisitos y trámites necesarios, estarás sentando las bases para el crecimiento y desarrollo de tu negocio con éxito.