El Registro Único Empresarial y Social (RUES): Clave para la Formalización y Transparencia en Colombia
El Registro Único Empresarial y Social (RUES) es una herramienta fundamental en Colombia para el registro y la identificación de empresas y entidades. Desde Oscar Henao & Asociados SAS, firma de abogados laboralistas y empresariales, queremos destacar la importancia del Registro Único Empresarial y Social (RUES) como una herramienta esencial para todas las empresas en Colombia.
El RUES no solo centraliza la información empresarial de todas las cámaras de comercio del país, sino que también facilita el acceso a datos cruciales para la toma de decisiones estratégicas. En el sentido más simple, el RUES puede ser considerado como la central de información de las cámaras de comercio que lo conforman.
¿Qué es el RUES y cómo surgió?
El Registro Único Empresarial y Social (RUES) es una base de datos centralizada que consolida los registros empresariales gestionados por todas las cámaras de comercio a nivel nacional en Colombia. Este registro es accesible al público y proporciona información esencial sobre comerciantes y empresas.
El RUES, siglas para Registro Único Empresarial y Social, es una herramienta creada a partir del artículo 11 de la ley 590 de 2000 para integrar el antiguo registro mercantil y el registro único de proponentes. Este registro nació como respuesta de las cámaras de comercio a la exigencia del gobierno nacional para eliminar la famosa “tramitología” y todos los cobros que llevaban de la mano todos esos trámites.
Según lo establecido en la Resolución 71029 de la Superintendencia de Industria y Comercio, desde el 28 de noviembre de 2013, es necesario que diligencies el nuevo Registro Único Empresarial y Social (RUES), ya que a través de este nuevo formulario se unificará la información y se reducirán los trámites que realizan los usuarios de los registros públicos.
Además, tiene como meta principal mejorar las eficiencias de las labores de los registros en el país, teniendo en cuenta costos menores y una mayor confianza en la labor para el Estado, empresarios, personas naturales, fundaciones o cualquier otro ente que necesite solicitar datos sobre actividades comerciales de otros. El RUES es una base de datos administrada por la Cámara de Comercio de cada ciudad en Colombia.
Registros que integra el RUES
El RUES se constituye a partir de la ley anti trámites (decreto 19 de 2012) en la que el gobierno nacional entregó a las Cámaras de Comercio un número de registros que estaban dispersos en varias entidades del estado, para integrarlos a los que antes les había delegado. Contiene y articula los siguientes registros:
| Tipo de Registro | Descripción |
|---|---|
| Registro Mercantil | Inscripción de comerciantes y sociedades. |
| Registro Único de Proponentes | Información de quienes aspiran a contratar con el Estado. |
| Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro | Datos de fundaciones, asociaciones y corporaciones. |
| Registro de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar | Control de los operadores de juegos de azar. |
| Registro de Veedurías Ciudadanas | Seguimiento y control social a la gestión pública. |
| Registro de Economía Solidaria | Información de cooperativas y fondos de empleados. |
| Registro Nacional de Turismo | Inscripción de prestadores de servicios turísticos. |
| Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro | Registro de organizaciones no gubernamentales internacionales. |
Ventajas del RUES para simplificar los procesos empresariales
Para tu beneficio y todos tus acuerdos comerciales, el RUES ofrece múltiples opciones. Si tu empresa es una entidad sin ánimo de lucro que presta servicios de turismo educativo, por ejemplo, antes debías contar con más de un registro en diferentes entidades nacionales. Con el RUES puedes simplificar el proceso y concentrar toda la información en una sola Cámara de Comercio. Entre los beneficios y servicios que te ofrece el RUES, destacan:
- Menos trámites, menos costos y menos tiempo al realizar consultas de todos los registros empresariales 7 x 24 los 365 días del año a través de Internet y en las Cámaras de Comercio.
- Conseguirás la expedición de certificados de todos los registros que integran el RUES, desde las 57 Cámaras de Comercio del país.
- Obtienes servicios registrales integrales como matrículas, renovaciones, inscripciones, etc.
- Puedes hacer búsquedas de estudios económicos, establecimiento de políticas públicas y seguimiento del entorno económico.
- Buscar datos básicos de empresas con las que vas a entablar relaciones, como multas, sanciones, inhabilidades e impedimentos.
- Verificar que el nombre de una empresa es el único en el país.
- Llevar a cabo renovaciones, cancelaciones o inscribir actos y documentos relacionados con los registros.
Cómo realizar una consulta en el RUES
Realizar una consulta en el RUES es un proceso sencillo y accesible para cualquier persona interesada en obtener información sobre comerciantes y empresas en Colombia. Para acceder al RUES lo podrás hacer ingresando al siguiente link: RUES - Registro Unico Empresarial.
Podrás realizar las consultas con el nombre de la razón social o el NIT de la empresa, lo que te permitirá visualizar información sobre una empresa o entidad, de forma gratuita o pagada. El sistema te mostrará un resumen gráfico de la información solicitada. Puedes usar los filtros según tus necesidades. Al final del informe, podrás exportar toda la información en una tabla de Excel.
Recuerda que es importante mantener la información actualizada en el RUES para garantizar la validez y confiabilidad de los datos. Siguiendo estos pasos, podrás acceder a una gran cantidad de datos útiles y relevantes.
Conoce el paso a paso para realizar consultas en RUES 2025
El RUES y la prevención de lavado de activos
La información y labor de este registro fue clave y sigue siéndolo, no solo para conocer a las empresas, sino para identificar, frenar y no involucrarse en ciertos delitos empresariales. En 2017, la oficina de la OFAC anunció que había incluido a cuatro personas y a cinco empresas colombianas en la Lista Clinton. Las empresas estaban presuntamente relacionadas con dos caballistas afines a la Oficina de Envigado e incluidos en la lista en 2015.
Cuando se conoció la noticia, el RUES publicó la información de las empresas incluidas y concluyeron que, aunque cada una tenía su registro independiente y habían sido creadas en diferentes fechas, todas tenían registrada la misma dirección de domicilio. En el caso de las empresas incluidas en la Lista OFAC, el RUES tuvo un papel importante ya que, al tener la información sobre la dirección de las compañías, las empresas podían cruzar sus bases de datos para verificar que ninguna organización con la que tuvieran relación estuviera referenciada en dicha dirección. Además, evidenció su compromiso en recabar toda la información posible de las empresas para ponerla a disposición de cualquier persona o empresa interesada.
Aunque coincidir en una dirección de domicilio no es un delito, sí es una señal de alerta para empresas y entidades reguladoras. Puede pasar que en tu empresa abran una licitación para un contrato y al verificar información en el RUES identifiquen que todas las empresas participantes residen en el mismo domicilio. Esta coincidencia puede apuntar a que hay un beneficiario final que quiere quedarse con el contrato a través de acciones ilegales que deben tener una investigación más minuciosa. Este aspecto, más allá de blindar a tu empresa, puede ayudar a que emitas Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) para que hagan las respectivas investigaciones.
Tusdatos como complemento al RUES para una verificación empresarial completa
Sin embargo, recuerda que antes de cualquier relación comercial, debes hacer una consulta amplia de las actividades y reputación de la contraparte. Más allá de la información contenida en el RUES, debes conocer la información contenida en fuentes nacionales e internacionales. Es así que no basta con hacer una consulta en fuentes nacionales como el RUES, es necesario ampliar al máximo las consultas para proteger al máximo a tu empresa.
Con Tusdatos, como aliado, puedes centralizar todas estas consultas en un solo lugar y descargar reportes rápidos, sencillos y actualizados de cualquier empresa, persona o vehículo. Con los servicios de Tusdatos puedes consultar si la empresa, persona o vehículo ingresado está relacionado en listas internacionales como la OFAC y en más de 300 listas con el fin de recabar toda la información de forma fácil y rápida.
Contar solo con verificación del RUES no es garantía de seguridad, es necesario contar con aliados que te proporcionen información más detallada. Con Tusdatos empresas tienes la opción de acceder a información como tipo de organización, estado y tamaño de la empresa, códigos CIIU, ingresos anuales, datos de contacto, reseñas de usuarios, entre otros.
Consideraciones Legales al Usar el RUES
Si bien el RUES es una herramienta valiosa, es fundamental que las empresas cumplan con todas las leyes comerciales aplicables en Colombia una vez obtenida la información. Desde Oscar Henao & Asociados SAS, recomendamos el cumplimiento normativo para evitar sanciones y proteger su reputación.
Finalmente, recuerda que la importancia del RUES es en doble vía: actualizar la información de tu empresa y acceder a información completa de otras compañías para garantía de acuerdos comerciales seguros. El RUES es una herramienta indispensable para cualquier empresa que busque mejorar su planificación y estrategia empresarial en Colombia. Invitamos a todas las empresas interesadas en una asesoría legal y empresarial preventiva a contactarnos.