Obligaciones Laborales Clave: Guía para Empresarios y Trabajadores en España

Cumplir con las obligaciones laborales es uno de los pilares de la gestión empresarial en España. Todas las empresas están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento, independientemente del número de trabajadores en la empresa. No hacerlo puede derivar en sanciones económicas, conflictos con empleados o incluso responsabilidades legales.

Las empresas deben garantizar que todas sus actuaciones se ajusten a la normativa vigente: el Estatuto de los Trabajadores, los convenios colectivos, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y las disposiciones de la Seguridad Social. Muchas veces el empresario no las controla, por lo que siempre es necesario que esté asesorado por un asesor laboral profesional que le guíe cuando alguna de estas áreas afecte en su relación con los empleados de su empresa.

Principales Obligaciones Laborales de la Empresa

Toda empresa debe cumplir con una serie de obligaciones que se extienden a lo largo de la relación laboral. A continuación, se resumen las más relevantes:

1. Obligaciones en Contratación y Gestión del Personal

• Formalización de Contratos: Es fundamental formalizar contratos adecuados a la modalidad correspondiente (indefinido, temporal, prácticas, etc.).
• Registro de Contratos: Los contratos deben registrarse ante el SEPE y la Seguridad Social.
• Políticas de Igualdad y No Discriminación: Es obligatorio cumplir con las políticas de igualdad y no discriminación. De acuerdo con la Ley de Igualdad, todas las empresas deben velar por la igualdad de oportunidades en el ámbito laboral y deben adoptar medidas, previa negociación o consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, con el fin de evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres en su organización.
• Comunicación de Apertura de Centro de Trabajo: La empresa debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral competente de la comunidad autónoma donde se ubique el centro. El centro de trabajo deberá cumplir con las disposiciones mínimas de seguridad y salud establecidas en el Real Decreto 486/1997.

2. Obligaciones en Retribución y Cotizaciones

• Elaboración de Nóminas: Las nóminas deben elaborarse conforme al convenio colectivo y al Estatuto de los Trabajadores, aplicando correctamente los salarios, complementos y pluses. El empresario está obligado a “pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, sin que pueda producirse discriminación alguna”.
• Retenciones de IRPF y Cotizaciones a la Seguridad Social: Es necesario practicar las retenciones de IRPF y abonar las cotizaciones a la Seguridad Social. El empleador debe conservar, durante cuatro años, la documentación, registros o soportes informáticos en los que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago.
• Registro Retributivo: Este es un documento de carácter obligatorio, regulado en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, establecida con el objetivo de garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres. El registro retributivo debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales.
• Transparencia Salarial: La transparencia salarial implica la información retributiva de cada puesto de trabajo. Los salarios estarán segregados por sexo. Este registro incluirá la media aritmética y la media de lo realmente percibido por categoría o puestos de igual valor, diferenciando el salario, de los complementos y las percepciones extrasalariales.
• Seguro Obligatorio: Es obligatorio contratar el seguro, según lo que establezca el convenio colectivo del sector. La suscripción de este seguro también debe reflejarse en las nóminas de los trabajadores.

3. Obligaciones en Jornada Laboral, Descansos y Vacaciones

• Respeto de Jornada y Descansos: Respetar los límites de jornada y los descansos diarios y semanales.
• Registro de Jornada: Es obligatorio llevar un registro horario digital conforme a la ley. El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias. Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas. El empresario tiene el deber de garantizar el registro diario de la jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente.
• Gestión de Vacaciones, Permisos y Bajas: Gestionar vacaciones, permisos retribuidos y bajas laborales conforme a la normativa. La duración de las vacaciones se pacta con la empresa, pero puede ser de manera individual o colectiva. En cuanto a la fecha de disfrute de las mismas, se fijan por acuerdo y según lo establecido por convenio. Ten en cuenta que las vacaciones no pueden sustituirse por compensación económica alguna (salvo en excepciones como el fin de contrato, que imposibilita que puedas disfrutarlas).
• Calendario Laboral: Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores.
• Desconexión Digital: Poder desconectar de nuestras obligaciones del trabajo fuera del horario laboral es fundamental para lograr una buena armonía entre vida personal y laboral.
• Notificación de Bajas Médicas: La nueva norma legal obliga al médico de cabecera, la mutua y la empresa colaboradora de la Seguridad Social a enviar de forma telemática los datos del proceso de baja médica a la propia empresa.

4. Obligaciones en Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

El empresario debe tomar las medidas legalmente establecidas para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores. El Artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales recoge la obligación del empresario para garantizar que todos los trabajadores reciban la suficiente formación (tanto teórica como práctica) en materia preventiva.

• Evaluación y Gestión de Riesgos: Evaluar los riesgos de cada puesto y adoptar medidas preventivas. Antes de comenzar a desarrollar cualquier tipo de trabajo, el empresario tiene la obligación de realizar una evaluación de riesgos inicial. La evolución de riesgos es el estudio de la probabilidad de los daños y su gravedad.
• Medidas Preventivas:
  • Evitar los riesgos.
  • Evaluar los riesgos que no se puedan evitar.
  • Combatir los riesgos en su origen.
  • Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y los métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud.
  • Tener en cuenta la evolución de la técnica.
  • Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro.
  • Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo.
  • Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual.
• Formación e Información sobre Seguridad: Proporcionar formación e información sobre seguridad.
• Equipos de Protección Individual (EPI): Entregar equipos de protección individual (EPI) y realizar reconocimientos médicos periódicos. El empresario adoptará las medidas necesarias y proporcionará a sus trabajadores los equipos de trabajo y medidas de protección adecuadas para las tareas que deban realizar, de forma que garantice la seguridad y salud de los trabajadores.
• Planes de Emergencia: El empresario deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación.
• Supervisión de la PRL: La función inspectora en materia de prevención de riesgos laborales corresponde a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y a los técnicos habilitados en materia de prevención de riesgos laborales de la Generalitat de Catalunya.

5. Comunicación y Documentación Administrativa

• Mantenimiento de Documentación: Mantener actualizados los libros de visitas, registros de jornada, documentación de PRL y contratos.
• Comunicación con la Seguridad Social: Comunicar altas, bajas y modificaciones laborales a la Seguridad Social.
• Notificación de Accidentes: Notificar accidentes laborales y colaborar con la Inspección de Trabajo cuando sea necesario.

6. Obligaciones en el Marco del Teletrabajo

El trabajo a distancia hace referencia a aquella actividad laboral que se realiza de manera regular en el domicilio del trabajador o en el lugar elegido por este, durante toda o parte de la jornada. La Ley de Teletrabajo exige acuerdo escrito, control horario y medidas de prevención y desconexión digital, además se debe tener en cuenta el convenio colectivo aplicable, ya que muchas veces regula algunos aspectos importantes.

7. Protección contra el Acoso

Todas las empresas y organizaciones están obligadas a promover un sistema interno de prevención, detección y corrección de situaciones de acoso sexual y acoso. El objetivo es definir unas pautas con tal de poder identificar situaciones donde se produzca acoso.

8. Obligaciones Adicionales para Empresas de 50 o más Empleados

Las empresas con un número significativo de empleados tienen obligaciones adicionales para garantizar la igualdad y la transparencia en el ámbito laboral.

• Protocolo de Acoso: El protocolo debe contener las medidas de aplicación y actuación en caso de acoso o violencia hacia personas del colectivo. Este plan, de obligado cumplimiento, detalla un conjunto de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de estas personas, que incluya un protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra ellas.
• Auditoría Retributiva: La auditoría retributiva es un proceso clave para asegurar la igualdad salarial y la transparencia retributiva en el ámbito laboral.
• Canal de Denuncias: El canal de denuncias es una herramienta esencial en las organizaciones para detectar y gestionar comportamientos irregulares, ilícitos o contrarios a las normas éticas y de conducta.

El Empresario en la Relación Laboral

Según el art. 1.2 del ET, se consideran empresarios todas las personas, físicas o jurídicas, o comunidades de bienes que reciban la prestación de servicios de un trabajador, así como de las personas contratadas para ser cedidas a empresas usuarias por empresas de trabajo temporal legalmente constituidas.

El empresario, de acuerdo con el contenido del Estatuto de los Trabajadores, tiene las siguientes obligaciones:

• Proporcionar Trabajo y Salario: Si el trabajador no pudiera prestar sus servicios una vez vigente el contrato porque el empresario se retrasase en darle trabajo por impedimentos imputables al mismo y no al trabajador, éste conservará su derecho al salario, sin que pueda hacérsele compensar el que perdió con otro trabajo realizado en otro tiempo.
• Favorecer la Promoción y Formación Profesional: Es una obligación de favorecer la promoción y formación profesional en el trabajo.
• No Discriminación: Obligación de no discriminar para el empleo o una vez empleado a ningún trabajador por razones de sexo, estado civil, por edad dentro de los límites marcados legalmente, raza, condición social, ideas religiosas o políticas, afiliación o no a un sindicato o por razón de lengua.

Grupos de Empresas y su Responsabilidad

La jurisprudencia del Tribunal Supremo en materia de responsabilidad por obligaciones en el ámbito laboral, cuando existe un grupo de empresas, es tendente a establecer una responsabilidad solidaria entre todas ellas, de modo que puede exigirse su cumplimiento y las actuaciones judiciales pueden dirigirse, indistintamente, contra cualquiera de las empresas del grupo. La existencia de dicho grupo de empresas, en orden a la responsabilidad solidaria de sus componentes, requiere que haya en el mismo confusión de plantilla y patrimonio; apariencia externa de unidad empresarial y unidad de dirección o, en otras palabras, que se aprecie en el grupo de empresas una relación vertical de dirección y una dirección unitaria proyectada tanto sobre las relaciones económicas como empresariales, de modo que exista una empresa dominante y una relación de dependencia por el resto. Se trata, por tanto, de fenómenos de unidad de dirección económica de entidades empresariales constituidas formalmente como personas jurídicas independientes.

Los criterios para la existencia de un grupo de empresas a efectos de responsabilidad solidaria incluyen:

1. El funcionamiento integrado o unitario de las organizaciones de trabajo de las empresas del grupo.
2. La prestación de trabajo indistinta o común, simultánea o sucesiva, de los trabajadores, en favor de varios empresarios del grupo.

Subcontratación de Obras y Servicios

De acuerdo con el art. 42 del ET, los empresarios que contraten o subcontraten con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllos deberán comprobar que dichos contratistas estén al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social. De las obligaciones de naturaleza salarial contraídas por los contratistas y subcontratistas con sus trabajadores responderá solidariamente durante el año siguiente a la finalización del encargo.

Los trabajadores del contratista o subcontratista deberán ser informados por escrito por su empresario de la identidad de la empresa principal para la cual estén prestando servicios en cada momento. Dicha información deberá facilitarse antes del inicio de la respectiva prestación de servicios e incluirá el nombre o razón social del empresario principal, su domicilio social y su número de identificación fiscal.

Cuando una empresa concierte un contrato de prestación de obras o servicios con otra empresa contratista o subcontratista, deberá informar a los representantes legales de sus trabajadores sobre los siguientes extremos: nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal de la empresa contratista o subcontratista, objeto, duración de la contrata y lugar de ejecución, el número de trabajadores que serán ocupados, en su caso, por la contrata o subcontrata en el centro de trabajo de la empresa principal y las medidas previstas para prevención de riesgos laborales de forma coordinada.

En el sector de la construcción resulta aplicable la Ley 32/2006 de 18 de octubre reguladora de la subcontratación de este sector y en la que se exige el cumplimiento de una serie de requisitos para la subcontrata de tercer nivel en el sentido de que estas deben estar justificadas en causas objetivas.

Empresas de Trabajo Temporal (ETT)

Las E.T.T. otorgan con las empresas usuarias los denominados "contratos de puesta a disposición" que tienen por objeto la cesión del trabajador para prestar servicios en la empresa usuaria a cuyo poder de dirección quedará sometido aquél. Estos contratos podrán celebrarse en las mismas condiciones y con los requisitos establecidos para los contratos temporales o contratos formativos en el Estatuto de los Trabajadores.

Corresponde a la E.T.T. el cumplimiento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social en relación con los trabajadores contratados para ser puestos a disposición de la empresa usuaria, y ésta debe asumir la responsabilidad en materia de seguridad e higiene en el trabajo y responder subsidiariamente de las citadas obligaciones salariales y de Seguridad Social.

Para constituirse válidamente, una E.T.T. requiere una previa autorización administrativa de la autoridad laboral competente. Debe incluir en su denominación los términos "empresa de trabajo temporal" y constituir una garantía financiera a disposición de la autoridad laboral del cumplimiento de las obligaciones salariales y con la Seguridad Social.

Cambio de Empresario en la Relación Laboral

De acuerdo con el art. 44 del ET, el cambio de titularidad de una empresa, de un centro de trabajo o de una unidad productiva autónoma no extinguirá por sí mismo las relaciones laborales existentes, sino que el nuevo empresario quedará subrogado en los derechos y obligaciones laborales y de Seguridad Social del anterior.

El cedente y el cesionario, en las transmisiones que tengan lugar por actos inter vivos, responderán solidariamente durante tres años de las obligaciones laborales nacidas con anterioridad a la transmisión y que no hubieran sido satisfechas. En lo que respecta a las obligaciones con la Seguridad Social, el artículo 44 del ET existe responsabilidad solidaria entre el cedente y el cesionario, durante tres años, de las obligaciones anteriores a la transmisión y no satisfechas.

Tanto el cedente como el cesionario deberán informar a los representantes legales de sus trabajadores respectivos, afectados por el cambio de titularidad o, en su defecto, a los propios trabajadores, de la fecha prevista para la transmisión, de los motivos de la misma, de las consecuencias jurídicas, económicas y sociales de la transmisión para los trabajadores y de las medidas que se han previsto respecto de estos.

Derechos y Obligaciones del Trabajador

Tanto personas trabajadoras como empleadores deben cumplir con una serie de derechos y obligaciones que, en España, están recogidos en la Constitución y en diversas normativas laborales. Es fundamental que, como persona trabajadora, conozcas tus derechos y obligaciones antes de firmar un contrato.

Derechos del Trabajador

• Alta en la Seguridad Social: Al firmar un contrato es importante que te asegures de que la empresa te ha dado de alta en la Seguridad Social. El alta es una condición obligatoria, ya que implica tanto la atención médica del trabajador, como el derecho a otras prestaciones (desempleo y jubilación).
• Retribución Justa: Un contrato laboral conlleva una prestación por parte del empleador, y tienes que saber que debe acogerse a lo establecido por convenio, según las horas trabajadas y siempre atendiendo al Salario Mínimo Interprofesional (SMI).
• Vacaciones: La duración de las vacaciones se pacta con la empresa, pero puede ser de manera individual o colectiva. En cuanto a la fecha de disfrute de las mismas, se fijan por acuerdo y según lo establecido por convenio. Las vacaciones no pueden sustituirse por compensación económica alguna (salvo en excepciones como el fin de contrato).

Obligaciones del Trabajador

De la misma manera que los trabajadores cuentan con unos derechos a la hora de firmar un contrato laboral, este también implica la asunción de determinados deberes y obligaciones.

• Cumplimiento de Funciones: Con la firma de un contrato laboral te comprometes a cumplir con todas las obligaciones que implica el puesto, empezando por asistencia y puntualidad, y continuando por la realización de las tareas para las que has sido contratado.
• Registro de Jornada: Desde que entrara en vigor el registro horario en España en 2019, todos los trabajadores deben cumplir con esta obligación, independientemente de su puesto o actividad. Aunque el método de registro variará en función de cada empresa, el registro debe ser diario.
• Seguridad y Salud: Entre las obligaciones de los trabajadores también se incluyen las relativas a Seguridad y Salud:
  • Usar adecuadamente máquinas, herramientas, sustancias peligrosas, equipos y cualquier medio de trabajo.
  • Utilizar los medios y equipos de protección facilitados por el empresario y de acuerdo con sus instrucciones.
  • Utilizar correctamente los dispositivos de seguridad.
  • Informar sobre cualquier situación que, a tu juicio, entrañe un riesgo para la seguridad y salud de cualquier trabajador.

¿Cómo Garantizar el Cumplimiento Laboral en la Empresa?

Cumplir con la legislación laboral requiere organización, asesoramiento y actualización constante. Algunas medidas eficaces incluyen:

• Contar con una asesoría laboral especializada, que supervise contratos, nóminas, cotizaciones y normativa vigente.
• Implementar sistemas digitales que faciliten el control de jornada, nóminas, contratos y documentación de PRL.
• Formar de manera continua al personal y a los mandos intermedios sobre obligaciones legales y prevención de riesgos.
• Auditar periódicamente el cumplimiento laboral, revisando convenios, cotizaciones y medidas de seguridad.

Tabla de Sanciones Comunes por Incumplimiento Laboral