¿Qué es PPM en Marketing? Definición y Beneficios

En el dinámico panorama empresarial actual, las herramientas para la Gestión de las carteras de proyectos emergen como un motor estratégico que ayuda a las organizaciones a orquestar y optimizar todo su ecosistema de proyectos. Desarrollarse con soltura en las complejidades de la gestión de proyectos moderna exige algo más que eficiencia: requiere precisión estratégica.

Por tanto, ¿qué es un software PPM? A grandes rasgos, un software PPM es una solución diseñada para agilizar la gestión de las carteras de proyectos y productos de las empresas. A diferencia de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos, el software PPM ofrece una visión holística de las carteras de proyectos en su conjunto.

La propuesta de valor de este tipo de herramientas reside en su capacidad de trascender los silos de proyectos individuales, y se enfoca en alinear los portfolios de las organizaciones con sus objetivos. Y es que las siglas PPM significan Gestión de Cartera de Proyectos.

El Project Portfolio Management (PPM) es una estrategia clave para las empresas que buscan optimizar sus recursos, priorizar proyectos y maximizar el valor estratégico de sus iniciativas. El PPM te permite encontrar la estrategia adecuada para hacer rendir tus inversiones. Este artículo te ayudará a entender qué es el Project Portfolio Management y por qué se ha convertido en una pieza esencial para las organizaciones modernas.

El Project Portfolio Management, o gestión de portafolios de proyectos, se centra en coordinar y administrar múltiples proyectos dentro de una organización, asegurando que todos estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

Diferencias Clave entre una Herramienta PPM y un Software de Gestión de Proyectos

Entender la propuesta única de valor de un software PPM es fundamental para las organizaciones a la hora de embarcarse en la compra de este tipo de soluciones. Y es que cada vez más soluciones de Gestión de Proyectos están intentando abarcar mercados como los de ‘Strategic Portfolio Management’ o ‘Work Management and Collaboration’, Tanto es así que, en muchos casos, las funcionalidades de unos y otros se solapan.

Y es que, aunque ambos tipos de soluciones juegan un papel fundamental a la hora de asegurar el éxito de los proyectos, tienen propósitos bien diferenciados dentro del marco organizativo.

Alcance

Un software de gestión de proyectos está pensando principalmente para la ejecución de las tareas de los proyectos. Es la solución ideal para la supervisión de proyectos individuales, para gestionar los plazos de los proyectos y para garantizar que las tareas se completan dentro de los parámetros establecidos.

Por otra parte, un software PPM va más allá de la gestión de proyectos individuales, y pone en el foco en la gestión holística de las carteras de proyectos (y productos).

Objetivo

Las herramientas de gestión de proyectos, por lo general, se ocupan de las operaciones y tareas del día a día asociadas a los proyectos.

En cambio, las soluciones PPM adoptan un enfoque estratégico. Facilitan la toma de decisiones al más alto nivel ya que proporcionan información sobre cómo contribuye cada proyecto al éxito global de la organización. Además, permiten a los stakeholders tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la mitigación de riesgos y alineación con los objetivos del negocio.

Gestión de Recursos

Los softwares de gestión de proyectos son idóneos para la gestión de recursos cuando se trata de proyectos a nivel individual.

Un software PPM, en cambio, lleva la gestión de recursos a otro nivel. Ofrecen una visión completa de la disponibilidad y la demanda de recursos en todas las carteras de proyectos.

Visibilidad

Las herramientas PPM proporcionan una visión clara y detallada de todo el panorama de los proyectos, programas y portfolios de una organización. Un nivel de visibilidad por el cual los ejecutivos pueden tomar decisiones informadas, supervisar el progreso, y garantizar que cada proyecto se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.

Un software de gestión de proyectos, en cambio, aunque ofrece buena visibilidad a nivel de proyecto, carece del nivel de detalle necesario para comprender al detalle el estado de las carteras de proyectos.

Gestión de Riesgos

Las soluciones de Gestión de Proyectos se centran en mitigar los riesgos dentro de los límites de un único proyecto.

En cambio, un software PPM adopta un enfoque más global, evaluando y gestionando los riesgos de las carteras de proyectos en su conjunto.

Beneficios de un Software PPM para Medianas y Grandes Empresas

Viendo estas 5 diferencias, la conclusión es que hay una serie de beneficios de los softwares PPM a los cuales no pueden llegar las herramientas de Gestión de Proyectos. Y es que las soluciones PPM no son únicamente una herramienta, son un activo estratégico que pueden impulsar a medianas y grandes empresas a nuevas cotas de eficiencia, colaboración y éxito.

Vemos ahora esos beneficios específicos de las herramientas PPM que las hacen esenciales para las organizaciones que operan a gran escala:

• Alineación con la estrategia: como ya hemos mencionado, una de las principales ventajas de un software PPM es su capacidad para poder alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos generales. Y, por tanto, garantizar que cada proyecto contribuya decisivamente al éxito de la organización.
• Optimización de los recursos: en el ámbito de las medianas y grandes empresas, la gestión de recursos puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Con una plataforma PPM podrás optimizar la asignación y el uso de los recursos en múltiples proyectos. Te ayudará a identificar carencias de recursos, asignar el personal de forma eficaz y evitar los cuellos de botella, maximizando así la productividad.
• Mitigación de riesgos a nivel de portfolio: A medida que las carteras de proyectos de las grandes empresas crecen en volumen, también lo hacen los riesgos que hay que mitigar. Un software PPM os permitirá adoptar un enfoque integral para la gestión de riesgos, permitiendo a las partes interesadas evaluar y mitigar los riesgos a nivel de portfolio, y minimizar así su impacto en los objetivos generales de la organización.
• Toma de decisiones informada: con una solución PPM, las decisiones informadas se convierten en la piedra angular del éxito.
• Escalabilidad y adaptabilidad: las organizaciones grandes son entidades dinámicas. Y los softwares PPM evolucionan al mismo ritmo que lo hace el negocio.
• Colaboración: Las herramientas PPM fomentan por sí mismas la colaboración proporcionando una plataforma centralizada para la comunicación, el intercambio de documentos y las actualizaciones en tiempo real.

¿Cómo Funciona un Software PPM?

La Gestión del Portfolio de Proyectos tiene muchas patas. Es una tarea muy complicada que se puede simplificar bastante con una solución PPM. Listar tareas, asignar recursos, definir objetivos estratégicos, identificar y evaluar riesgos… A continuación, te vamos a mostrar cómo usar un software PPM como el de Triskell Software.

1. Repositorio centralizado de la demanda: El proceso de gestión del portfolio de proyectos en un software PPM empieza registrando toda la demanda de proyectos de la organización en el sistema. Esto incluye los plazos de los proyectos, el presupuesto destinado a cada uno de ellos, y los KPIs asociados a cada iniciativa. Un software PPM tiene que ser la fuente oficial de información de PMO, Portfolio Managers, Project Managers y cualquier stakeholder asociado con la planificación, gestión y monitorización de los proyectos de tu organización.
2. A continuación, debes vincular todas tus iniciativas a los objetivos estratégicos del negocio.
3. Los diagramas de Gantt y los Masterplan de Triskell ayudarán a que los stakeholders puedan visualizar las dependencias entre proyectos, programas, porfolios y objetivos estratégicos.
4. Los riesgos e imprevistos pueden echar por tierra cualquier planificación estratégica si no se evaluan proactivamente con antelación. Triskell dispone de herramientas avanzadas de gestión de riesgos, que te permitirán no solo identificar y evaluar esos riesgos, sino desarrollar estrategias para mitigarlos y minimizar así su impacto. Una de estas funcionalidades con las que podrás desarrollar estrategias de mitigación de riesgos con Triskell son las Simulaciones de Escenarios.
5. Monitorización en tiempo real: Con un software PPM nada quedará fuera de control. Podrás supervisar en tiempo real el progreso de los proyectos, el presupuesto invertido y, en general, el rendimiento de cada una de las carteras de proyectos de tu organización. Los cuadros de mando de Triskell Software son totalmente personalizables. Por lo que, en función del stakeholder que los vaya a consultar, podrás personalizarlos para que muestren únicamente la información que verdaderamente les interesa.
6. Crear y presentar informes: Los cuadros de mando no son la única herramienta con la que informar a los stakeholders sobre el estado de los proyectos. Con Triskell, podrás también configurar informes ajustados a las necesidades de cada rol de la organización. No solo eso, también podrás configurar alertas y configuraciones en función de múltiples parámetros, para así informar en tiempo real a todas las partes implicadas en la ejecución de la estrategia de tu organización.
7. Colaboración y comunicación: Además de los informes y cuadros de mando, un software PPM incluye más funcionalidades que posibilitan la colaboración con los diferentes equipos y stakeholders de tu organización.

Funcionalidades Esenciales de una Solución PPM

Una vez explicado de manera general cómo funciona un software PPM, debes saber que, para sacar el máximo rendimiento del mismo, hay una serie de funcionalidades que sí o sí deben estar incluidas en la solución. Es importante resaltar esto porque no todos los proveedores de soluciones PPM las incluyen o las trabajan lo suficiente.

Por otra parte, es cierto que, en función de las necesidades y objetivos de tu organización, hay funciones de la herramienta que usareis más que otras. Pero, en líneas generales, éstas son las funcionalidades que sí o sí debe incluir para que vuestros procesos de Gestión del Portfolio de proyectos sean eficientes.

1. Análisis y simulación de escenarios: La simulación de escenarios hipotéticos es una funcionalidad crítica para los responsables de la toma de decisiones en tu organización.
2. Herramientas de planificación estratégica: Disponer de funcionalidades de planificación estratégica en el software de Gestión del Portfolio de Proyectos da a las organizaciones la potestad de definir, alinear y priorizar proyectos. Un software PPM con capacidades para la planificación de la estrategia os dará un enfoque analítico que irá más allá de la mera gestión y supervisión de proyectos, garantizando que cada iniciativa se alinee con los objetivos generales y OKRs del negocio.
3. Planificación de la capacidad: Una gestión eficiente de recursos no debe limitarse únicamente a la asignación de personal a los proyectos de la organización. Es fundamental disponer de información en tiempo real sobre la disponibilidad y la demanda, para así garantizar que los equipos funcionen con la máxima eficiencia sin crear cuellos de botella. La planificación de la capacidad dará un enfoque analítico a vuestra gestión de recursos.
4. Gestión híbrida de carteras: En tu organización seguramente coexistan equipos que trabajan con metodologías de gestión Agile y otros que siguen trabajando con Waterfall. Por tanto, tu software PPM debe responder a esta realidad y permitir aplicar el enfoque de gestión más adecuado para cada proyecto. Y es que la flexibilidad es la clave para satisfacer las diversas necesidades de los proyectos. Un software PPM con capacidades para la Gestión híbrida de portfolios es capaz de combinar a la perfección metodologías ágiles y tradicionales. Podrás gestionar cada iniciativa con el enfoque mejor se adapte a ella.
5. Gestión de la Demanda: Una Gestión de la Demanda eficiente incorpora una capa analítica estratégica en la selección, priorización e iniciación de proyectos. Un software PPM con funcionalidades para la Gestión de la Demanda hará que tengas un enfoque equilibrado y priorizado de la ejecución de proyectos.

Roles que se Benefician de un Software PPM

• Líderes de la PMO: para una Oficina de Gestión de Proyectos, es como tener una torre de control de los proyectos.
• Project, Program y Portfolio Managers: con un software PPM, la planificación y y supervisión de los proyectos será más eficiente que nunca.
• Ejecutivos: la Alta Dirección obtendrá una visión de alto nivel de las carteras de proyectos, lo que facilitará la toma de decisiones estratégicas.
• Gestores de Recursos: los gestores de recursos pondrán fin a los cuellos de botella y a los conflictos de recursos. Podrás ver quién está disponible, quién está cualificado para el trabajo y asegurarte de que el personal adecuado está siempre donde se le necesite.
• Controllers financieros: los CFO podrán hacer un seguimiento exhaustivo de los presupuestos, los gastos y los resultados financieros de las carteras de proyectos del negocio. Esta transparencia en los datos financieros les ayudará a la toma de decisiones y a la responsabilidad fiscal.
• Gestores de la estrategia: los gestores de la estrategia podrán planificar y visualizar la hoja de ruta del negocio a medio y largo plazo. Podrán ver cómo se alinean los proyectos con los objetivos estratégicos, y cómo cada iniciativa contribuye al éxito a largo plazo.
• Responsables de TI: Para los responsables de TI, las herramientas PPM agilizan la gestión de los proyectos y las carteras de TI.

Buenas Prácticas para Implementar con Éxito un Software PPM

Ahora que sabes los roles principales de los que puede beneficiarse un software PPM, acabaremos esta guía explicándote por encima de las buenas prácticas que deben seguir las organizaciones para implementar con éxito tal herramienta. Su implementación requiere de un enfoque estratégico y de poner en práctica 5 consejos para garantizar la integración de la herramienta en su marco organizativo.

1. Define claramente los objetivos: Para que una solución PPM sea implementada con éxito, es necesario tener una visión clara de los objetivos que se quieren conseguir. Ya sea mejorar la visibilidad de los proyectos, racionalizar la asignación de recursos, o alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos, hay que definir estas metas con precisión para que el proceso de implementación sea lo más fluido posible.
2. Implica a los stakeholders desde el principio: Cuanto antes involucres a los stakeholders en el proceso de implementación y despliegue del software PPM, mejor. Ya sean ejecutivos, gestores de proyectos, responsables de TI, usuarios finales de la herramienta… Todos deben aportar sus puntos de vista para garantizar que el software se adapte perfectamente a las necesidades de la organización. Implicarles el proceso hará también que el grado de aceptación de la solución PPM aumente en toda la organización, y sentará las bases para un proceso de implementación colaborativo.
3. Invierte en programas de formación de la herramienta: Para que aprovechéis desde el primer momento el potencial de la plataforma PPM, es muy recomendable llevar a cabo programas de formación para usuarios de todos los niveles. Esto hará que:
   • Los equipos estén equipados con las competencias necesarias para utilizar el software de manera eficiente.
   • Se mitigue cualquier resistencia al cambio, haciendo que la transición hacia la nueva herramienta sea mucho más suave.
   • Mejore el grado de aceptación del software en la organización.
4. Adapta el software PPM a los flujos de trabajo de tu organización.

Herramientas para Gestionar tu Portafolio

La ejecución eficaz de un Project Portfolio Management requiere el despliegue de herramientas y procesos rigurosos y estratégicos para gestionar las prioridades. De este modo, se evita tomar decisiones a ciegas, perder información, malgastar recursos, gastar en exceso el presupuesto, etc.

Además de un cuadro de mando, un software de Project Portfolio Management es indispensable. De hecho, en las organizaciones que manejan una gran cantidad de proyectos, utilizar una herramienta más manual (como Excel) resulta contraproducente.

Estos son los pasos a seguir para seleccionar la solución PPM que mejor se adapte a tus necesidades:

• Analiza y define tus necesidades: qué funciones son indispensables para tu compañía; características de seguridad, integración, personalización y automatización del software.
• Estudia las funcionalidades que ofrecen los diferentes paquetes de software.

Algunos softwares especializados son:

• Microsoft Project Online: Ideal para empresas que necesitan una solución integral para planificar, priorizar y gestionar proyectos.
• Wrike: Una plataforma colaborativa que combina gestión de proyectos, seguimiento de tareas y análisis de portafolio.
• Smartsheet: Perfecta para la gestión ágil de proyectos y portafolios.

La elección del software adecuado dependerá de las necesidades específicas de tu organización, el tamaño del equipo y la complejidad de los proyectos.

Características Estratégicas de un PPM

Para ayudarte a definir tus necesidades y a encontrar el software de portafolio de proyectos adecuado para tu empresa, hemos elaborado una lista de características estratégicas con las cuales debe contar la herramienta:

• Tener la capacidad de crear y procesar un número ilimitado de carteras de proyectos.
• Calificar los proyectos mediante la estimación de costes, riesgos y beneficios.
• Vincular tantos proyectos a un portafolio como desees.
• Generar informes de gestión personalizados (cumplimiento de plazos, uso de recursos humanos y financieros, etc.).
• Consultar en tiempo real los calendarios de los distintos proyectos.
• Priorizar entre proyectos: ¿qué proyecto se pone en marcha y cuál se descarta o pospone?
• Centralizar las ideas de los proyectos en una única base de datos.

10 Beneficios del Project Portfolio Management

Veamos algunos de los beneficios que aporta a tu organización el portafolio de negocios:

• Mejor selección de proyectos: el Project Portfolio Management te ayuda a escoger mejor tus proyectos según las metas de tu empresa, riesgos, recursos disponibles, entre otros. Todo esto, gracias a que combina una serie de técnicas cuantitativas y cualitativas.
• Visión panorámica: el PPM te permite tener una perspectiva más amplia y a largo plazo de los objetivos.
• Énfasis en las metas: cada proyecto debe contar con sus propios objetivos, alineados a las metas generales de la empresa, para asegurar el éxito de cada campaña alineados a las metas generales de la empresa.
• Colaboración antes que competición: cuando todos los proyectos están alineados con un fin común, los gerentes de cada proyecto tienden a trabajar en equipo para alcanzar juntos los objetivos.
• Optimización de los recursos: gracias al PPM, es posible conocer la disponibilidad de los recursos de la empresa al inicio de cada proyecto. Esto permite hacer un uso correcto de los mismos a lo largo del proyecto.
• Mejores tiempos de entrega: gracias a la fusión entre planteamiento de la estrategia y ejecución.
• Mejor desempeño y uso de la información: debido al constante monitoreo y control de cada proyecto.
• Menor riesgo: la visión general de cada proyecto, permite desarrollar estrategias para evitar los riesgos.
• Mejor toma de decisiones: puesto que los responsables de cada proyecto manejan en tiempo real la información necesaria para negociar mejor y decidir qué acciones tomar.
• Mayor rendimiento de las inversiones: el fin último de cualquier organización es ser rentable y generar ganancias. El Project Portfolio Management te permite incrementar el valor de tu cartera.