Integración de SharePoint con Dynamics 365: Optimización de la Gestión Documental y la Colaboración

La integración de Microsoft SharePoint con Dynamics 365 ofrece a las empresas una ventaja significativa al combinar una organización de archivos mejorada con un sistema CRM potente. Esta integración permite almacenar y administrar documentos en SharePoint directamente desde los registros de Dynamics 365 for Customer Engagement, facilitando el control del ciclo de vida de los documentos de su organización: cómo se crean, revisan, publican y eliminan o archivan.

Beneficios de la Integración de Dynamics 365 con SharePoint

La integración entre Dynamics 365 y SharePoint habilita nuevas funciones que mejoran la productividad y eficiencia de una empresa, transformando la forma en que se gestionan los documentos y se colabora en equipo.

• Plataforma Centralizada: Se crea una biblioteca particular para cada entidad configurada para la gestión de documentos, registrando automáticamente todos los archivos y permitiendo la vinculación. Esto mejora la comunicación de datos, los informes y la colaboración. Los usuarios pueden ver y trabajar en documentos comerciales desde SharePoint y Dynamics 365.
• Mejora del Trabajo en Equipo: La integración en línea permite la colaboración de los empleados en tiempo real, con ediciones y revisiones disponibles para todas las partes. SharePoint también permite involucrar a equipos que no son de CRM, aprovechando sus habilidades para mejorar la productividad.
• Mayor Almacenamiento por Menos: Dynamics CRM proporciona 5 GB de almacenamiento incluido, mientras que SharePoint ofrece 10 GB, lo que resulta en un mayor espacio de almacenamiento disponible.
• Actualizaciones Regulares: El acceso a la nube garantiza que las funciones y los programas se actualicen periódicamente, con Microsoft proporcionando rápidamente parches de software para corregir errores.
• Mayor Movilidad: Los empleados pueden acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo, poniendo a su disposición documentos y datos en cualquier momento y lugar.

La integración de SharePoint Server permite funcionalidades de administración de documentos en Dynamics 365 for Customer Engagement. SharePoint Server utiliza un modelo de almacenamiento jerárquico para almacenar y administrar documentos. Algunos de los conceptos de almacenamiento de SharePoint Server que debe saber son: Colección de sitios, Sitio, Biblioteca de documentos y Carpeta de documentos. Estos objetos de almacenamiento proporcionan el marco para la infraestructura de administración de contenido que proporciona SharePoint Server.

Tipos de Integración con SharePoint

Existen diferentes tipos de integración entre Dynamics CRM y SharePoint, que se adaptan a distintas configuraciones de infraestructura:

• Dynamics CRM y SharePoint Online
• Dynamics CRM Online y SharePoint en las instalaciones
• Dynamics CRM on-premise y SharePoint Online
• Dynamics CRM y SharePoint en las instalaciones

Configuración de la Integración de SharePoint en Dynamics 365

La integración de SharePoint para Customer Engagement solo se puede habilitar mediante la web o Microsoft Dynamics 365 para Outlook, no se admite a través del SDK. Para iniciar la integración de Dynamics 365 con SharePoint, es necesario tener roles de administrador de Dynamics 365 y de SharePoint. En caso de ser Administrador Global, aún mejor.

Siga estos pasos para configurar la integración basada en servidor de SharePoint:

1. Visite Microsoft Power Platform, vaya a "Entornos" y seleccione su entorno para SharePoint. Luego vaya a "Configuración" y haga clic en "Integración".
2. Se abrirá una ventana con una descripción general de la función.
3. Defina la implementación seleccionando si sus sitios de SharePoint están ubicados "Online" o "On-Premises". Una vez que habilita la integración basada en servidor, no puede volver a la integración del lado del cliente.
4. Prepare los sitios introduciendo la URL del sitio de SharePoint para usar con la integración basada en servidor. La URL del sitio de SharePoint debe ser la que desea habilitar esta integración. Copie la URL seleccionada de su sitio de SP y péguela en el cuadro donde se solicita la URL.
5. Verificará que la validación del sitio fue exitosa.
6. Seleccione las tablas para las que su administración de documentos debe estar habilitada. Luego, ingrese un sitio de SharePoint que se utilizará como sitio predeterminado para la administración. Al habilitar la administración de documentos para una entidad en Dynamics 365 for Customer Engagement, se agrega un vínculo "Documentos" en el grupo común del panel izquierdo para todos los registros de entidad.
7. Siga las instrucciones en la siguiente ventana para crear una estructura de carpetas basada en una tabla determinada. Puede ser "No basada en entidad", "Basada en entidad - Cuenta" o "Basada en entidad - Contacto".
8. Esta ventana le mostrará la ruta donde se están creando las bibliotecas de documentos.
9. Después de que el proceso de creación finalice, la siguiente ventana le proporcionará el estado y los detalles de la creación de la biblioteca de documentos.

Una vez que la integración esté activa, podrá acceder a cada documento tanto desde el lado de Dynamics 365 como desde el lado de SharePoint.

Integración de SharePoint en Business Central

La configuración básica de SharePoint en Business Central es muy sencilla y requiere rellenar los siguientes campos:

• ID. de servicio: Un código exclusivo para el servicio de almacenamiento y uso de documentos.
• Repositorio de documentos: La ubicación donde el proveedor de servicio documental almacena los documentos.
• Descripción: Una descripción para el servicio documental.
• Almacén: El identificador URI de la ubicación donde se almacenan los documentos (ej. su sitio en SharePoint Online).
• Carpeta: La carpeta del repositorio de documentos para este servicio documental.
• Nombre de usuario: La cuenta que Business Central Server usará para iniciar sesión en el servicio documental.
• Tipo de autenticación: El tipo de autenticación que se usará para conectarse al entorno de SharePoint.

Es importante tener en cuenta que solo es posible realizar la conexión de manera estándar con una única biblioteca de documentos y un único sitio, y se necesitan permisos de administrador para realizar la conexión entre SharePoint y Business Central.

Diagrama conceptual de la integración de Dynamics 365 y SharePoint.

Dynamics 365 for Customer Engagement también permite la creación automática de carpetas en el servidor que ejecuta SharePoint Server para registros de entidad en determinadas condiciones. En el lado de Dynamics 365, ahora verá una pestaña de "Documentos" para las entidades que habilitó. La columna "Origen" mostrará que su almacenamiento está en SharePoint. En el lado de SharePoint, podrá ver la carpeta de la "Cuenta", seguida de una carpeta para esta cuenta específica. Independientemente de si coloca sus documentos a través de SharePoint o Dynamics, los documentos se almacenarán en SharePoint.

Integración de Dynamics 365 con ERP

Integrafy facilita la integración de Dynamics 365 con cualquier ERP vía Dataverse y OData, ofreciendo una sincronización bidireccional en tiempo real que encaja de serie con Business Central. Las soluciones como Sales, Service o Field Service operan con los mismos datos.

ERPs Compatibles con Dynamics 365

• Business Central
• SAP Business One
• SAP R/3
• Sage X3

¿Qué Sincroniza Integrafy entre Dynamics 365 y su ERP?

Integrafy proporciona una sincronización detallada de diversas entidades, asegurando la coherencia de los datos entre ambos sistemas.

Origen	Destino	Entidades Sincronizadas	Mecanismo
ERP	Dynamics 365	Business Partners → Accounts y Contacts	OData batch para crear/actualizar entidades sin exceder límites de Dataverse
Dynamics 365	ERP	Opportunity Win → SalesOrder en el ERP	Flow traduce Opportunity + Line Items a documento ERP con idempotencia
ERP	Dynamics 365	Precio, stock y disponibilidad	Product y PriceList actualizados desde el ERP con change tracking incremental
Dynamics 365	ERP	Case / Ticket → incidencia en el ERP	Case de Service Hub se crea como incidencia ERP con trazabilidad bidireccional
Bidireccional	Custom entities del Power Platform		Integrafy descubre el esquema y genera adaptadores sin código

Preguntas Frecuentes sobre Dynamics 365 + ERP

• ¿Cómo conecta Integrafy con Dynamics 365? Vía la Web API de Dataverse (OData v4) con autenticación OAuth 2.0. Lee y escribe entidades estándar y custom, soporta batch requests y usa change tracking.
• ¿Es mejor conectar Dynamics 365 con Business Central por Dual-write? Dual-write es la opción nativa de Microsoft cuando ambos están en el mismo tenant. Integrafy lo complementa en escenarios complejos: Business Central on-premise + Dynamics 365 Online, múltiples tenants, reglas de negocio no cubiertas por Dual-write o necesidad de orquestación con otros sistemas (eCommerce, WMS).
• ¿Qué entidades se sincronizan? Account, Contact, Opportunity, Product, Quote, SalesOrder, Invoice, Case y cualquier entidad custom del Power Platform. Integrafy descubre automáticamente el esquema Dataverse.
• ¿Se puede integrar Dynamics 365 Field Service o Customer Insights? Sí. Field Service es una solución sobre Dataverse, y Customer Insights consume datos del modelo canónico Integrafy vía conectores estándar de Power Platform.
• ¿Se necesita Power Automate o Logic Apps? No, pero se complementan bien. Integrafy cubre la integración de datos y lógica de negocio compleja. Si ya tienes flujos Power Automate, pueden coexistir; Integrafy expone webhooks y endpoints que Power Automate puede consumir.

Consideraciones de Seguridad y Personalización

La integración de Dynamics 365 con SharePoint trae consigo riesgos potenciales de seguridad, especialmente en términos de control de acceso. Ambas plataformas tienen sus propias medidas de seguridad, pero al integrarse, sus permisos no están alineados. Afortunadamente, puede solucionar esto utilizando una aplicación de terceros, como CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, que replica todos los privilegios de Dynamics automáticamente a SharePoint. Automatizar la replicación de permisos de Dynamics a SharePoint es esencial para garantizar controles de acceso adecuados y prevenir el acceso no autorizado a datos sensibles.

Además, para mayor personalización de la estructura de carpetas, puede utilizar herramientas como SharePoint Structure Creator. Si la estructura de carpetas predeterminada (una carpeta por cuenta o contacto) no satisface sus necesidades, un complemento puede ayudar, especialmente si utiliza la aplicación de permisos de terceros. La automatización del proceso de carga de archivos adjuntos se puede lograr desarrollando soluciones personalizadas dentro de Dynamics 365 o utilizando soluciones de terceros como CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor.

Requerir a los usuarios que naveguen a SharePoint para ingresar metadatos puede llevar a actualizaciones olvidadas, datos inconsistentes y problemas de cumplimiento. La mejor manera de abordar esto es agregar una herramienta de terceros. Asegúrese de que sea un complemento ligero como Drag & Drop and Metadata para Dynamics 365 CE, y que cumpla con sus requisitos específicos. Esta solución particular permite a los usuarios crear y administrar metadatos directamente dentro de Dynamics 365, soportando metadatos administrados y otros tipos de metadatos.

Infografía sobre la gestión de permisos en la integración.