Programas de Gestión para Pymes: Definición y Tipos

Cuando se inicia un negocio, y más en plena transformación digital, este no se concibe sin herramientas tecnológicas que nos liberen de carga de trabajo. Un buen software de gestión para pymes es, de hecho, imprescindible: son formatos de empresa en los que optimizamos los recursos humanos para llegar a todo. Estos programas cubren distintas necesidades: desde la facturación y la contabilidad hasta la gestión de la relación con los clientes, las dinámicas de trabajo y la comunicación dentro de la empresa, el control del inventario, etcétera.

Tipos de Software de Gestión para Pymes

Existen diversos tipos de software diseñados para cubrir las diferentes áreas de una PYME:

• ERP (Enterprise Resource Planning): Los ERP para pymes suelen ser las soluciones digitales más completas.
• CRM (Customer Relationship Management): Basado en el marketing relacional, el CRM o customer relationship management (gestión de las relaciones con el cliente) está basado en el marketing relacional.
• Software de RRHH: Los recursos humanos son la base de todo dentro de una empresa.
• Planificación y seguimiento de tareas.
• Ofimática: El típico pack de procesador de textos, imágenes, hojas de cálculo y programa de presentaciones que se usa prácticamente en cualquier oficina.
• Videoconferencias: Aunque ya existían, la pandemia implementó y mejoró estas herramientas y las hizo de uso global.

Características Clave de un Software de Gestión para Pymes

Un software de gestión, sea el que sea, debe cumplir con ciertas características para ser efectivo:

• Sencillo de utilizar.
• Colaborativo: Debe servir para que todas las personas que lo compartan aporten ideas, sugerencias, cambios y un largo etcétera.
• Se integra con otras aplicaciones: Cada software tiene su propia área de expertise, pero no lo cubre todo.
• Tiene toda la información a mano y en un mismo espacio.
• Reduce los riesgos cuando emprendemos algún proyecto nuevo.
• Ahorra dinero.

11 Programas de Gestión para Pymes Destacados

A continuación, se presentan algunos de los mejores programas de gestión para pymes disponibles en el mercado:

1. Holded: El software de gestión para pymes de Holded es, principalmente, un ERP, pero es mucho más que un ERP. También incorpora un CRM que te ayudará a crear tu propio funnel de conversión, un software de recursos humanos, un TPV para tu ecommerce, un programa en el que hacer planificación y seguimiento de tareas y un programa de gestión de inventario para pymes. Además de todo esto, Holded se integra con numerosos programas (de ecommerce, de plataformas de pago, de ofimática con Google Drive, etcétera). Hay planes de pago para distintos tipos de empresa. Si eres autónomo, dispones de una versión 100% gratis y otra de 7,50 euros al mes durante los tres primeros meses. Las pymes tienen cuatro planes que van de los 14,50 euros al mes del básico hasta los 99,50 del premium pasando por los 49,50 del plan avanzado, el más popular (todos, los tres primeros meses). Cualquier versión de Holded es gratis y sin compromiso durante 14 días.
2. SAP: SAP es un ERP que, como tal, incorpora herramientas útiles para todas las áreas dentro de una misma empresa (desde recursos humanos hasta compras, gestión de materiales, marketing, etcétera). Es muy personalizable, se integra bien con otros tipos de software y cuenta con un control estadístico que nos permite visualizar en un solo vistazo el estado de cada departamento. La web solo ofrece precios bajo demanda (te envían la info a tu correo), pero sí hacen una estimación.
3. A3innuva: En el lado positivo, tiene numerosas herramientas orientadas a la parte de facturación y contabilidad.
4. Factusol: Factusol es un software de facturación cómodo y fácil de usar. La gratuidad de la versión para ordenador, además de ser perfecto para la gestión de stock. La versión en la nube cuenta con dos planes, sin soporte de ningún tipo (28 euros/mes) y con soporte online y por correo (56 euros/mes).
5. Bizneo HR: En el catálogo de software de RRHH es uno de los más completos. Cuenta con dos tarifas, la business (4,5 euros/mes/empleado a partir de 45 euros mensuales) y la enterprise (6,4 euros/mes/empleado a partir de 64 euros mensuales).
6. Hubspot CRM: Dentro del mundo de los CRM, el de Hubspot está entre los más apreciados por los usuarios. Si el centro de tu negocio está en el marketing digital, es una excelente opción. Además, se integra muy bien con varias herramientas de correo electrónico. Para autónomos y equipos pequeños cuenta con una versión gratuita, si bien es muy limitada. La tarifa starter cuesta a partir de 212 euros al año, y la pro, a partir de 9.493 euros al año.
7. Salesforce: Salesforce se publicita como el CRM número 1 y así es: lidera de largo el ranking de descargas. Su capacidad de personalización y sus fantásticas herramientas de actualización.
8. Trello: Fácil e intuitivo, Trello es uno de los programas de planificación más usados en el mundo. Tiene una versión gratuita muy completa y es muy colaborativo, de manera que todo el equipo puede contribuir a aportar ideas.
9. Asana: El competidor directo de Trello. Los fans de Asana aseguran que es más completo que el anterior. Y en efecto tiene más funcionalidades. Otra de sus diferencias es la estructura de sus tableros, mucho más “limpia”. La ventaja principal es todo lo que es Asana, un magnífico gestor de proyectos muy profesional. Pero su desventaja es… todo lo que no es. Y, como Trello, no es un CRM ni un ERP, ni se ocupa de facturación, de contabilidad, de recursos humanos y un largo etcétera.
10. Microsoft Office: Esta herramienta probablemente no tenga parangón en el mundo. La principal ventaja es que es gratuito y que lo usa prácticamente todo el mundo, por lo que no necesita apenas aprendizaje, además de su capacidad de integrarse con software como Holded.
11. Zoom: El software de videochat Zoom es uno de esos programas a los que nos hemos acostumbrado durante la pandemia. Hoy está perfectamente implementado en la mayoría de las empresas. La principal es que, al ser muy utilizado, todo el mundo está familiarizado con él. Es intuitivo, cómodo de usar y su versión gratuita tiene muchas funcionalidades (chat por escrito si falla el audio, compartir pantalla para hacer presentaciones, etcétera). Tiene cuatro planes de pago (pro, 139,90 euros/año; business, 189,90 euros/año; más business plus y enterprise, que ofrecen precio bajo pedido).

Software de Facturación para Pymes

La facturación es una de las tareas más importantes en cualquier negocio, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. Una buena gestión de las facturas y los pagos es fundamental para mantener la salud financiera del negocio y para evitar problemas legales.

Características Clave de un Software de Facturación

• Gestión de cobros y pagos: Es esencial que el programa de facturación permita gestionar los cobros y los pagos de una forma sencilla y eficiente.
• Crear facturaciones recurrentes: Muchas empresas necesitan emitir facturas recurrentes, por ejemplo, por servicios mensuales o anuales.
• Facturar rápidamente presupuestos: En ocasiones, es necesario convertir un presupuesto en una factura rápidamente.
• Gestión de clientes: Es fundamental tener una base de datos de clientes actualizada y completa.
• Acceso desde cualquier lugar: Es importante que el programa de facturación sea accesible desde cualquier lugar y dispositivo, permitiendo trabajar en remoto y acceder a la información en tiempo real.

Ejemplos de Software de Facturación para Pymes

1. STEL Order: STEL Order es un programa de facturación en la nube especialmente diseñado para las pymes y autónomos. Además, STEL Order es completa y fácilmente personalizable, lo que te permitirá adaptarlo a las necesidades específicas de tu empresa.
2. Billin: Billin es un software de facturación en la nube que permite crear y enviar facturas, presupuestos y albaranes, realizar el seguimiento de cobros y pagos, gestionar los gastos, los contactos o un sistema de control de caja, entre otras muchas funcionalidades de forma rápida y sencilla.
3. Contasimple: Con este software de facturación para pymes podrás conocer el estado de tu negocio en tiempo real y podrás crear facturas, generar presupuestos, rellenar impuestos o documentar tus registros, entre otras funcionalidades. Cuenta con plantillas personalizables para generar las facturas, que se pueden enviar directamente desde la propia herramienta.
4. Quickbooks: Quickbooks es un programa de facturación en la nube dirigido a pequeñas y medianas empresas. Esta herramienta destaca por su posibilidad de gestionar la conciliación bancaria, permitiendo descargar las operaciones bancarias directamente desde tu cuenta, sin riesgo de errores. También permite personalizar las facturas con el logo y los colores de la empresa, y enviarlas por correo electrónico o descargarlas en PDF. Este programa te ofrece una prueba gratuita de 30 días en cualquiera de sus planes. Actualmente, cuenta con una promoción que te permite disfrutar de todos sus planes por solo 1 € al mes, durante los primeros 6 meses.
5. Stripe: Stripe es una plataforma de pagos online que, entre sus servicios, también ofrece una funcionalidad de facturación. Este programa ofrece herramientas de facturación para la gestión de presupuestos y facturas, y permite aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito. Stripe ofrece una infraestructura completa de pagos para que las empresas puedan gestionar todas sus actividades comerciales desde un único lugar, incluyendo suscripciones, reembolsos y pagos móviles.
6. Anfix: Anfix es un programa de facturación y contabilidad en la nube que ha sido diseñado pensando en las necesidades de las pequeñas y medianas empresas y los autónomos. Este software es capaz de extraer datos de las facturas, tickets y movimientos bancarios para llevar la contabilidad de cualquier negocio de forma prácticamente automática. Ofrece una prueba gratuita durante 15 días en cualquiera de sus planes para que puedas probar la herramienta antes de tomar cualquier decisión.
7. Facturadirecta: Facturadirecta cuenta con una amplia variedad de funcionalidades para mejorar la gestión empresarial, como la facturación, contabilidad, pagos y cobros. Este programa te permite disfrutar de un acceso de 30 días gratuitos sin ninguna limitación. Pasado este período puedes optar por alguno de sus planes de pago, cuyos precios varían entre los 12 € al mes del Plan Básico a los 48 € al mes del Plan Total.
8. getBillage: Si buscas una completa herramienta online de facturación y gestión empresarial, getBillage es otra de las opciones disponibles. Aunque no cuenta con opción de cobro online, con getBillage podrás llevar un control sencillo y eficaz de las facturas pendientes y pagadas, ya que cada factura se marca con un color diferente en el sistema, lo que te permitirá identificar, con un solo vistazo, si la factura ha sido cobrada, si está impagada o si ha vencido sin haber sido abonada.
9. Sage: Otro de sus puntos fuertes es la integración de diferentes sistemas de pago online con su TPV virtual, lo que facilita el cobro de las facturas de forma rápida y segura. Sage ofrece varios planes de pago en función de las necesidades de cada empresa, con precios que van desde los 10 € hasta los 45 € al mes para su plan más completo.
10. FacturasCloud: Este software de facturación en la nube para pymes permite organizar la contabilidad y la facturación en un único lugar. Con FacturasCloud podrás registrar y hacer seguimiento de los cobros que recibes de tus clientes y de los pagos que realizas a tus proveedores. Además, esta herramienta permite registrar todos los movimientos de tu cuenta como si fueras una entidad bancaria y contrastarlos con los de tu entidad bancaria real.

Elegir uno de los mejores programas de facturación para pymes es una de las decisiones más importantes que tomarás para asegurar la salud financiera de tu negocio.

¿Cómo Elegir el Software de Gestión Adecuado?

Ahora que hemos visto todo lo que existe para mejorar tu productividad, debes hacerte esta pregunta: ¿qué necesito? ¿Un software que se ocupe de facturación, contabilidad y cuestiones relativas a las finanzas? ¿Uno de que me ayude a planificar tareas y a optimizar recursos? ¿Un gestor de proyectos? ¿Un ERP, un CRM? Y, cuando te hayas respondido, piensa en estas dos: ¿quieres un solo software que lo integre todo o varios separados entre sí?

En resumen: antes de lanzarte a adquirir un software de gestión para pymes, mira qué te hace falta. No sobredimensiones, no optes por programas muy complejos si no tienes curiosidad por la tecnología ni tiempo, y sobre todo, prueba. Cada empresa tiene sus propias necesidades, pero todas sin excepción emiten facturas y tienen clientes. Por tanto, si tuviéramos que dar una respuesta corta, te diríamos que un programa que, por una parte, controle tu contabilidad y tu facturación y, por otra, mantenga viva la relación con tus clientes.

Definitivamente, no. Esto tendría sentido hace 15 o 20 años, pero para ser competitivo la suite de Microsoft Office se queda cortísimo.

El Papel de ESSystem en la Rentabilidad de las Pymes

En ESSystem llevamos años trabajando y ofreciendo soluciones a todo tipo de PYMES con la misma finalidad: aumentar su rentabilidad. Entre otras funcionalidades, nuestras aplicaciones le van a permitir:

• Gestionar cualquier tipo de comercio.
• Herramientas específicas para autónomos y profesionales.
• Facturar servicios.
• Distribuir productos con gestión de pedidos.
• Gestionar la información de sus clientes para realizar acciones de marketing.
• Controlar su almacén.
• Realizar venta TPV.
• Gestionar contratos y cobros periódicos.
• Gestionar servicios técnicos con partes de trabajo.
• Controlar procesos sencillos de fabricación.

Si está buscando una solución sencilla, potente y ágil para la gestión de su empresa no lo dude, póngase en contacto con nosotros.

Beneficios de Utilizar Software para Pymes

En el mundo empresarial actual, el software desempeña un papel crucial en el éxito de las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Un software para PYMES es un programa informático diseñado específicamente para cubrir las necesidades y los objetivos de las pequeñas y medianas empresas.

• Optimizar la actividad profesional. Los programas informáticos para PYMES pueden automatizar tareas repetitivas, tales como el seguimiento del stock, la facturación o la gestión de recursos humanos.
• Mejorar la productividad.
• Gestionar eficazmente la información.
• Tomar decisiones basadas en datos.
• Mejorar la experiencia del cliente.

Tipos de Software para Pymes

• Software de contabilidad y finanzas.
• Software de gestión de proyectos.
• Software de gestión de RRHH.
• Software de gestión de inventarios.
• Software de Customer Relationship Management.
• Software de marketing y ventas.
• Software de gestión de sitios web.

Cada PYME tiene sus características y unas necesidades diferentes.

Contabilidad Online para Pymes

Cuando hablamos de contabilidad online nos referimos a todas aquellas herramientas que permiten realizar y llevar el control de la contabilidad de un negocio en modo SaaS. En otras palabras, hablamos de programas de contabilidad alojados en la nube, que no necesitan la instalación de un software en tu ordenador para utilizarlos.

La contabilidad online ocupa un lugar muy importante dentro del mercado de software. Su despliegue en la nube te permite acceder de forma segura a la información desde cualquier dispositivo y lugar en el que te encuentres.

Ejemplos de Software de Contabilidad Online

• a3innuva | Contabilidad: La contabilidad online más fácil y segura.
• Anfix: Un asistente de contabilidad virtual.
• Contasol: Apto para cualquier tipo de empresa.
• Netsuite: Automatización de la contabilidad.
• Debitoor: Cuando quieras y donde quieras.
• Freshbooks: Facturas a clientes internacionales.

Si no te convence la idea de contratar un software de contabilidad online, siempre puedes empezar por probar aquellos que tienen planes gratuitos.

Ejemplos de Software de Contabilidad Online Gratis

• Contasimple: Gestiones en un solo click.
• FacturaScripts: Sin límites.
• Selfconta: Organización al poder.
• GnuCash: Interfaz rápida e intuitiva.

Las herramientas de contabilidad en la nube están diseñadas para facilitar los procesos, reducir errores y ofrecer la flexibilidad que necesitas en un entorno empresarial digitalizado. ¿Entonces qué software vas a elegir? 😉

Sistemas ERP para Pymes

Cada vez más propietarios de pequeñas empresas se plantean ir un paso más allá en la digitalización de su Pyme. Si piensas que ya no es productivo trabajar con varios programas a la vez, echa un vistazo a nuestro ranking con los mejores sistemas ERP para Pymes accesibles para todo tipo de negocios. Lideran nuestra selección soluciones como Mygestión, Odoo y Sage.

Tipos de ERP para Pymes

La adecuada elección del tipo de ERP para tu Pyme es uno de los primeros pasos a dar en el proceso de búsqueda. Los ERP’s se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una Pyme le corresponden los de nivel 3 (con funcionalidades completas) o los considerados de nivel 4 (para unos requerimientos básicos). Dentro de estos nos encontraremos las siguientes clases:

Por el tipo de licencia

• De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
• Comercial: El desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.

Atendiendo a la especialización

• Horizontal: Es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
• Vertical: Se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.

Dentro de los sistemas verticales nos encontramos con las “soluciones a medida”, que son básicamente personalizaciones para un cliente determinado.

Según la instalación

• Local: Es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
• En la nube: En un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.

Mejores Soluciones ERP para Pymes

El mejor ERP para Pymes es aquel que responde a tus necesidades. Por este motivo te proponemos varias soluciones adaptadas a diversos sectores y presupuestos. También te indicamos cuál es el plan de precios más recomendable.

ERP para Pymes con Alto Volumen de Negocio

Una Pyme ya asentada o con un volumen de negocio elevado debe buscar una herramienta que gestione de forma integral su negocio. Esto es evidente sobre todo en aquellas que se dedican a las importaciones o al sector secundario (construcción, industrial, etc.)

¿Para qué empresas son las siguientes opciones?

• Pymes con entre 50 y 250 empleados.
• Pymes con una cifra de facturación de entre 10 y 50 millones de euros.

Los ERP’s para Pymes orientados a este perfil de cliente son sistemas modulares y no basados en tarifas con funcionalidades cerradas. Se caracterizan por:

• Precio en función de los módulos seleccionados.
• Funciones avanzadas para sectores concretos.
• Son escalables, se pueden añadir y quitar opciones.
• Facilidad para dar de alta un gran número de usuarios.