Estrategias para Impulsar la Productividad en las PYMES

La productividad empresarial es esencial para competir y hacerse con una buena posición en el mercado. Cuando las pequeñas empresas son poco productivas, es complicado cumplir los objetivos. Afortunadamente, aumentar la productividad de pymes nunca ha sido tan fácil como en la actualidad. Existen multitud de formas de hacerlo, desde incorporar nuevas tecnologías hasta dotar a los empleados de nuevas habilidades. En una época en que el tiempo es el recurso más valioso, la importancia de trabajar de forma más inteligente resulta evidente.

¿Por qué es importante la productividad para las PYMES?

Las pequeñas y medianas empresas sostienen desde hace tiempo la economía española, representando más del 95 % del tejido empresarial del país. Consultando los últimos datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo correspondientes al mes de marzo de 2021 podemos apreciar que la pandemia ha afectado principalmente a este tipo de empresas. Es capital para una pymes aprovechar todos los recursos de los que disponga de una forma eficiente, es decir mejorar la productividad, para seguir creciendo y aumentar su rentabilidad.

Consejos y Estrategias para Mejorar la Productividad

La correcta gestión de todos los elementos que constituyen la empresa, es decir, el capital, los trabajadores, los métodos y técnicas de producción y los recursos físicos permitirán al negocio mejorar su productividad. Un buen punto de partida es contar con un plan de empresa que defina los objetivos tanto a largo como a corto plazo. Para aumentar la productividad y que luego se traduzca en una mayor rentabilidad, es decir, la obtención de un beneficio mayor respecto a las inversiones realizadas, es imprescindible un estudio y análisis conciso de todos los elementos que forman parte del negocio. Los datos obtenidos podrán arrojar luz sobre aquellas áreas que hace falta mejorar.

1. Análisis y Gestión del Tiempo

Puede que creas que sabes cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Sin embargo, si haces varias cosas a la vez, puede ser difícil determinar exactamente cuánto tiempo requiere cada tarea. Una solución para ello es instalar alguna herramienta de análisis que te permita desglosar a qué dedicáis tú y tus empleados el tiempo. De esta forma, podrás ver si es posible agrupar tareas o eliminar cuellos de botella para mejorar la productividad.

Priorizar correctamente es clave para evitar perder tiempo en actividades de bajo impacto. Una estrategia efectiva es usar la Matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas según su urgencia e importancia.

2. Implementación de Tecnología

Usa la tecnología para conectar a los empleados, permitir la colaboración y preparar tu empresa para el futuro. Ya sea con sistemas de CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), soluciones de servicio en el campo o aplicaciones de reuniones virtuales, las pymes aprovechan cada vez más las nuevas tecnologías para ser más productivas. Tal y como exploramos en un blog anterior, la gestión de los datos es otra clave para mejorar la productividad empresarial. Ármate con la tecnología adecuada, como un CRM, para lograr desentrañar los datos valiosos de la maraña de información de que ya dispone tu empresa.

3. Gestión del Correo Electrónico y Comunicación

En la semana laboral de 4 horas, Tim Ferris presenta la novedosa idea de crear una respuesta automática de correo electrónico y solo responder a los correos dos veces al día. Si bien esto puede no ser factible o práctico para todo el mundo, es indudable que estar disponible a todas horas es un lastre para la productividad. En su lugar, busca formas de atender a tus llamadas y correos en batería durante periodos cortos y controlados de tiempo.

4. Aplicación del Principio de Pareto

El Principio de Pareto establece que el 80% de las consecuencias proviene del 20 % de las causas. Así, el 80 % de los resultados suelen proceder del 20 % de esfuerzos, el 80 % de los ingresos suelen proceder del 20 % de clientes, etc.

5. Automatización de Tareas Repetitivas

En todas las empresas hay multitud de pequeñas tareas repetitivas y tediosas que suponen un derroche de energías valiosas que se podrían invertir en otras cuestiones de más valor añadido. Si esto te resulta familiar, tienes una gran baza en los sistemas de Inteligencia Artificial, que te permitirán automatizar todo tipo de procesos internos, desde la generación de nóminas hasta el seguimiento comercial con clientes.

Automatizar tareas repetitivas reduce errores, ahorra tiempo y permite que el equipo se enfoque en tareas estratégicas.

6. Feedback de los Empleados

Más allá de los sospechosos habituales, tus empleados sabrán mejor que nadie qué factores lastran la productividad en cada departamento y puesto. Así que no dejes pasar esa oportunidad de mejorar y pregúntales al respecto. Si ves que el equipo se siente incómodo criticando cómo funciona actualmente la empresa, puedes usar algún sistema de encuestas anónimo o parecido.

7. Documentación de Procesos

En todas las empresas sucede que hay ciertos procesos que solo un puñado de empleados domina, lo cual genera cuellos de botella, un verdadero escollo para la productividad.

8. Equilibrio entre Trabajo y Vida Personal

Mantener un buen equilibrio de trabajo y vida privada es importante para mantener la productividad, ya que el agotamiento genera improductividad. Además, las mañanas suelen ser el momento más productivo del día. Así que, si dedicas el viaje al trabajo para leer una novela, meditar o escuchar tu podcast favorito, en realidad contribuyes a tu productividad. Por supuesto, la otra cara de la moneda es aprovechar el viaje para organizar tu día o vaciar tu bandeja antes de pisar siquiera la oficina. Si trabajas desde casa, recomendamos establecer un flujo de trabajo matutino personalizado que te permita rendir al máximo.

9. Optimización del Entorno de Trabajo

El entorno de trabajo contribuye de forma determinante al rendimiento de los empleados. Y no hablamos solo de tener un lugar de trabajo bonito, que por supuesto también ayuda. La cuestión clave es que tu organización aporte valor a los empleados, los ayude a crecer, sea un reto y no solo un conjunto de responsabilidades desconectadas y reglas sin sentido.

Ordenar tu espacio de trabajo no es solo estética, es una estrategia clave para mejorar la concentración, reducir el estrés y optimizar el rendimiento.

10. Gestión de Reuniones

Según una encuesta de AtTask y Harris Poll, los empleados dedican solo un 45 % de su tiempo a las tareas principales de su cargo, y dedican otro 41 % en reuniones, tareas administrativas e interrupciones. Si ya se han automatizado al máximo las tareas administrativas, queda centrarse en las reuniones. ¿Son todas necesarias? ¿Se podrían hacer reuniones de 30 minutos en lugar de 1 hora?

11. Influencia de la Música

¿Te acuerdas de los montajes inspiradores de formaciones de los ’80? Algo que tenían la mayoría en común era una banda sonora sonando a todo trapo de fondo. Pues bien, quizás no sea una idea muy buena dar la bienvenida a tus empleados en la oficina con la banda sonora de Rocky, pero se le puede dar una vuelta de tuerca. Te sorprendería ver cómo llega a influir a nivel subconsciente la música en el humor y la productividad. Algunos estudios sobre el llamado efecto Mozart indican que la música clásica puede mejorar la capacidad de razonamiento espacial. Y si bien no falta quien dude de esta teoría, la posibilidad de aumentar las puntuaciones de cociente intelectual 8 o 9 puntos es demasiado buena como para dejarla pasar.

Herramientas y Metodologías para la Productividad

Existen diversas metodologías que pueden ayudar a mejorar la productividad en las PYMES. Algunas de las más destacadas son:

• Lean: Se centra en maximizar el valor para el cliente minimizando el desperdicio.
• Scrum: Organiza el trabajo en ciclos cortos llamados "Sprints" para entregar valor de forma rápida.
• Kanban: Visualiza el flujo de trabajo y limita la cantidad de trabajo en curso para evitar cuellos de botella.
• Kaizen: Fomenta la mejora continua a través de pequeños cambios incrementales.
• GTD (Getting Things Done): Sistema de productividad personal para gestionar tareas e información.

Además, existen diversas herramientas tecnológicas que pueden facilitar la gestión de proyectos, la comunicación y la colaboración, como Asana, Trello, Slack, Microsoft Teams y Google Workspace.

Tabla comparativa de metodologías

En definitiva, mejorar la productividad de pymes tiene un coste económico cero o negligible si se tienen en cuenta los beneficios que puede aportar a una empresa. Hay multitud de trucos de productividad para pymes y sistemas tecnológicos que permiten mejorar gradualmente y dedicar el tiempo a cuestiones verdaderamente relevantes. La adaptabilidad y la disposición para explorar nuevas formas de mejorar la productividad son las claves del éxito empresarial. Al incorporar estos consejos y estrategias para empresarios en su enfoque, podrás mantener una ventaja competitiva y hacer crecer tu negocio de manera sostenible.