Guía Completa para Evitar Errores Comunes al Darse de Alta como Autónomo

El proceso de darse de alta como trabajador autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda es un paso crucial para aquellos profesionales que desean emprender su camino en el mundo de los negocios por cuenta propia. Este proceso administrativo puede parecer desafiante a primera vista, pero con el conocimiento adecuado y la orientación correcta, puede ser un proceso más fluido y exitoso.

Los autónomos enfocan una serie de particularidades cuando empiezan su actividad por cuenta propia debido a las características de su régimen. A menudo, la falta de experiencia y asesoramiento puede jugar a estos trabajadores una mala pasada, por lo que resulta recomendable no caer en una serie de errores de lo más frecuentes.

Declarando ha detectado que la mayoría de los nuevos trabajadores por cuenta propia tienen las mismas dudas y caen en idénticos errores cuando se dan de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Cometer errores a la hora de tramitar el alta de autónomos es bastante sencillo. Es necesario conocer al detalle las características de la actividad que el nuevo profesional por cuenta propia va a desarrollar y el tipo de régimen al que debe acogerse. En estos casos, son muchas las dudas que asaltan a los autónomos a la hora de emprender.

Errores Frecuentes al Darse de Alta como Autónomo

Los expertos de la herramienta de facturación para autónomos Quipu han elaborado un decálogo de errores habituales al comienzo de la actividad, con el objetivo de que los autónomos tomen nota y los eviten a toda costa en esas primeras etapas tan complicadas y llenas de incertidumbre.

1. El Orden Correcto de Alta: Seguridad Social y Hacienda

Uno de los errores más comunes que cometen los nuevos autónomos es darse de alta en Hacienda antes de hacerlo en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. No sabéis lo común que es este tipo de confusión en el alta autónomo.

El procedimiento correcto y recomendado por los expertos es iniciar el proceso de alta en el RETA de la Seguridad Social antes de cualquier otro trámite. Esto significa que debes registrarte como trabajador autónomo en la Seguridad Social antes de hacerlo en Hacienda. Antes del 2018 tenías que gestionar primero el alta en Hacienda, y después, tenías un plazo de 30 días para darte de alta en el RETA. El alta de autónomo ha de tramitarse el mismo día o antes del inicio de la actividad por cuenta propia.

Es importante tener en cuenta que, como nuevo autónomo, dispones de un período de 60 días antes del inicio de tu actividad emprendedora para realizar el alta en la Seguridad Social. Este plazo es una ventana de oportunidad que no debes desaprovechar.

Si, por error, te das de alta en Hacienda antes de la Seguridad Social, podrías enfrentar consecuencias desfavorables. Por ejemplo, podrías sufrir sanciones económicas que pueden alcanzar los 3.000 euros. Además, perderías el derecho a acceder a ciertas ayudas y bonificaciones, como la tan buscada «tarifa plana».

En resumen, el orden de registro es fundamental para evitar problemas y sanciones en el futuro.

2. Elección Incorrecta del Epígrafe del IAE

El segundo error común que los autónomos suelen cometer al darse de alta se refiere a la elección incorrecta del epígrafe en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).

Este epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas es un código mediante el cual se define nuestra actividad y hay que escoger uno de entre todos los que contempla la Agencia Tributaria. El epígrafe en el IAE es un código de identificación de la actividad económica que el autónomo lleva a cabo. Este código es fundamental ya que determina cómo tributarás y las obligaciones fiscales que deberás cumplir.

Elegir el epígrafe incorrecto puede llevar a problemas fiscales y sanciones. La Agencia Tributaria no toma a la ligera esta decisión, y cometer un error puede resultar en sanciones económicas. Por ejemplo, la multa por no inscribirse en el epígrafe correcto puede ascender a 250 euros. Además, una elección incorrecta puede llevarte a tributar en un régimen fiscal inadecuado, lo que puede afectar tus ingresos y gastos de manera negativa.

Para evitar este error, es fundamental comprender cómo determinar el epígrafe adecuado para tu actividad. Los epígrafes del IAE se dividen en tres grupos principales: actividades empresariales, actividades profesionales y actividades artísticas. Para diferenciar entre actividades empresariales y profesionales, puedes considerar si tu trabajo se desarrolla de manera independiente, individual y directa, lo cual indicaría una actividad profesional. Por otro lado, si tu actividad se lleva a cabo dentro de una organización o estructura empresarial, se consideraría una actividad empresarial. Algunos ejemplos de actividades profesionales incluyen periodistas freelance, abogados y diseñadores. Ten en cuenta que podrás seleccionar uno o más epígrafes, sin límite ni coste adicional.

En resumen, elegir correctamente el epígrafe en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es una de las tareas más importantes para cualquier nuevo autónomo, puesto que éste determinará las obligaciones fiscales y permite deducir gastos.

3. Deducción de Gastos Antes del Alta en Hacienda

Está prohibido deducirse los gastos por la compra de material, servicios u otras categorías sin que se haya producido el alta en Hacienda de nuestro negocio. Comprar material o contratar servicios antes de estar formalmente dado de alta puede salir caro.

La Agencia Tributaria puede no aceptar esos gastos como deducibles y, además, sancionar por no respetar los plazos administrativos. De lo contrario, estos gastos deducibles antes del inicio de la actividad no contarán como tales y no será posible desgravar el IVA ni deducirlo en la renta.

Para evitar problemas, lo recomendable es cumplimentar los modelos 036 y 037 para compras antes del inicio de la actividad. Si quieres realizar compras o contratar servicios antes de gestionar tu alta como autónomo puedes hacerlo presentando el modelo 036/037 e indicar que vas a realizar dichas compras antes de estar dado de alta como trabajador por cuenta propia. En el modelo censal 036 hay un punto, en el inicio de actividad, donde te preguntan directamente si vas a facturar al mismo tiempo que adquieres bienes o servicios o si primero vas a adquirir esos bienes y servicios para después comenzar a vender. Y para deducir los gastos que necesites hacer al arrancar tu negocio, tienes que haber tramitado el alta en Hacienda.

4. Olvidar las Bonificaciones Iniciales como la Tarifa Plana

Una de las principales ventajas de comenzar la actividad es acogerse a reducciones como la tarifa plana, pero si no se solicitan en plazo, después no será posible pedirlas y el autónomo se quedará sin esa importante ayuda en los primeros años. Las ayudas y bonificaciones no tienen carácter retroactivo. Si se te pasa el plazo, no podrás reclamarlas después.

Estudiar todas las posibles alternativas disponibles en cuanto a bonificaciones aplicables a tu situación antes de darse de alta como autónomo es lo ideal. Si reúnes las condiciones para beneficiarte de esta bonificación, debes solicitarla en el momento del alta en el RETA. Primero, porque normalmente cuando solicitas una bonificación pierdes el derecho a disfrutar de cualquier otra en el futuro. Segundo, quizás te decantas por un tipo descuento sin conocer cuál es la que mejor se ajusta a tus características y la que repercutiría en mayor beneficio para tu actividad.

5. No Solicitar la Capitalización del Paro a Tiempo

Si se inicia la actividad mientras se cobra el paro, el autónomo debe solicitar (si así lo desea) la capitalización del paro para que el dinero que le quede por cobrar de la prestación sirva de ayuda para el inicio del negocio. Así cuentas con algo de pasta para financiar los costes de arranque en tu empresa.

Si quieres utilizar el pago único del paro para arrancar tu proyecto, debes solicitarlo antes de darte de alta como autónomo. La capitalización del paro se debe solicitar un mes antes de iniciar la actividad. Pero, si no se pide en tiempo, se pierde el derecho a contar con estos recursos. Pero recuerda, para poder de alta de autónomo y que tengas tu pago único, no solo basta con solicitarlo anteriormente sino además debes esperar a que este proceso ya este confirmado y concedido.

6. No Marcar la Casilla de Responsabilidad Civil

Si marcamos esta casilla cuando nos damos de alta en Hacienda evitamos embargos a nuestro patrimonio en caso de problemas derivados de nuestra actividad. La casilla de responsabilidad civil limita tu responsabilidad en la actividad que desarrollas.

En Quipu explican que para marcar esta casilla hay que, previamente, realizar una escritura en el notario y después ir al registro para inscribirla. Si no haces esto, cuando Hacienda te solicite la documentación firmada ante notario para la verificación te vas a quedar a cuadros y sin saber qué hacer.

7. El Error de Marcar la Casilla 600 (y Modelo 130)

Cuando el autónomo marca esta casilla en los modelos 036 y 037, queda obligado a la presentación del modelo 130, lo que no siempre es deseable. Además, si se marca la casilla de forma involuntaria y posteriormente no se entrega el modelo 130, el autónomo se expone a sanciones de Hacienda.

En el modelo 036/037 hay que tener muchísimo cuidado.

8. No Desgravar la Vivienda si se Trabaja desde Casa

Los autónomos que desarrollan su actividad en su hogar tienen derecho a desgravarse parte del alquiler, suministros... pero hay que indicar en los modelos 036 y 037 que la actividad se desarrolla allí y en cuántos metros cuadrados respecto al total de la vivienda.

Si trabajas desde casa, puedes deducirte la parte proporcional correspondiente a tu lugar de trabajo, gastos como luz, internet, alquiler o hipoteca. Pero para que Hacienda lo acepte, es imprescindible indicar en el modelo 036/037 qué parte de la vivienda destinas a la actividad. No indicar la afectación de la vivienda a la actividad. En el caso que el autónomo realice su actividad en su propio domicilio, debe declarar los metros cuadrados destinados a su negocio en el modelo 036.

Si eres freelance y desarrollas tu actividad desde casa, a la hora de rellenar los modelos 036 deberás reflejar los metros cuadrados de tu vivienda que dedicas a tu profesión. Recuerda debes indicar los metros que verdaderamente utilizas y de esa forma podrás deducirte el porcentaje de IVA correspondiente de los gastos totales en tu hogar.

9. Elegir Mal la Mutua Colaboradora

El autónomo está obligado a elegir una mutua al comienzo de la actividad, pero debe evitar que en su elección se priorice el precio antes que los servicios prestados. O lo que es lo mismo, optar por una mutua que sea barata pero que, en el momento de la verdad, no preste un buen servicio.

La elección de mutua es obligatoria, pero no debe tomarse a la ligera. Trabajar con una mutua por motivos que no sean prestaciones o cercanía (en términos de respuesta, no necesariamente de presencia física) es una mala decisión. Las ofertas y esos rollos deberías dejarlas en un segundo plano.

10. No Declarar Todas las Obligaciones Fiscales

Cuando te das de alta como autónomo no basta con registrarte en Hacienda y en la Seguridad Social: es imprescindible indicar en qué impuestos vas a tributar (IVA, IRPF, retenciones, etc.) y asegurarte de presentar los modelos correspondientes en plazo.

11. No Registrarse en el ROI para Operaciones Intracomunitarias

Desarrollar actividades sin número de Registro de Operaciones Intracomunitarias (ROI) es un error si tu negocio lo requiere. Se debe estar dado de alta en este Registro para realizar compraventas de bienes y servicios con profesionales o empresas de otro estado miembro de la Unión Europea exentos de IVA.

Desde el 1 de enero de 2020 han entrado en vigor nuevos requisitos en la fiscalidad de este tipo de operaciones para poder aplicar la exención del IVA, como la necesidad de acreditar el transporte de mercancías. 👨‍⚖️ ¿Qué es esto del ROI?

12. La Base de Cotización Incorrecta

Ahora la base de cotización es por ingresos reales, con lo cual, se debe escoger la base de cotización encuadrada en el tramo correspondiente a los ingresos reales. Optar por la base de cotización mínima no siempre es lo mejor para tu actividad.

La cuota que deberás pagar es el 31,20% de tu base de cotización. Antes, si eras nuevo autónomo con tarifa plana, cotizar por cese de actividad y formación profesional era voluntario, pero te aseguraba unas prestaciones por cese de actividad o enfermedad.

La Importancia del Asesoramiento Profesional

La gestión de la actividad como autónomo no es una tarea sencilla. Además de evitar los errores mencionados anteriormente, existe una serie de cuestiones más complejas y específicas que requieren un conocimiento experto. Los autónomos pueden ser expertos en sus propios campos, ya sean fontaneros, abogados, tasadores o cualquier otra profesión, pero no todos poseen el conocimiento necesario para gestionar aspectos fiscales y administrativos.

La carga burocrática de las actividades por cuenta propia es significativa, y un error en la gestión fiscal puede resultar en sanciones y pérdida de beneficios. Esto hace que la mayor parte de los autónomos se pongan en manos de gestores para que se ocupen de dicho papeleo, ya que estos profesionales están familiarizados con este tipo de trámites y, por tanto, en menos probable que incurran en errores.

Para comprender la relevancia de contar con expertos, consideremos algunos ejemplos de gestiones que requieren conocimiento especializado. Si deseas alquilar un local para tu negocio, debes conocer las regulaciones locales, los requisitos de licencia y los trámites burocráticos específicos de tu ubicación. El proceso de contratación de empleados también puede ser complicado, ya que involucra aspectos legales, fiscales y laborales que requieren conocimiento especializado. No contratar una asesoría puede ser un gran error.

Un asesor o gestor puede proporcionar orientación valiosa en aspectos fiscales, legales y administrativos. Aunque te lo estoy explicando todo al detalle para que entiendas a la perfección como darte de alta como autónomo, la realidad es que la mayoría de emprendedores tienden a errores en el proceso, sobre todo si lo hacen por primera vez. Los epígrafes, las obligaciones fiscales, los impuestos que debes presentar, la manera de hacer las facturas… hay muchas cuestiones en las que contar o no con una asesoría puede ser crucial.

En definitiva, el alta como autónomo no es solo rellenar un formulario: requiere estrategia, conocimiento de la normativa y un calendario claro.

Tabla de Errores Comunes y Cómo Evitarlos