Desafíos y Soluciones para PYMES en Regiones Pequeñas frente a sus Proveedores

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son la columna vertebral de la economía global, contribuyendo significativamente al empleo y la innovación. En América Latina, su relevancia es indiscutible: representan más del 99.5% del total de empresas y generan alrededor del 60% del empleo formal, de acuerdo con datos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

¿Qué son las PYMES?

Las PYMES son empresas que tienen de 1 a 250 empleados; se mantienen al margen del movimiento empresarial industrial, ya que su capital, inversiones y ganancias no son tan amplios. Hay clasificaciones que dividen a este tipo de negocios en micro, pequeñas y medianas empresas con base en los ingresos y en el número de empleados con los que cuentan:

• Una microempresa suele tener de 1 a 10 empleados y sus ingresos son muy pequeños.
• La pequeña empresa cuenta con 10 y hasta 50 empleados asalariados o asociados.
• Una empresa mediana podría ser una cafetería con un par de sucursales y varios empleados en cada una de las sucursales.

En España, esta categoría de las PYMES suele tener un balance económico general (valor de activos de la empresa) que no pasa de los 43 millones de euros al año. En México, las PYMES representan el 99,8 % del tejido empresarial.

Características de las PYMES:

• Son determinantes para que la distribución del capital, bienes y servicios en un país sea más equitativa.
• Son negocios de diversos ramos (no hay una industria o giro exclusivo para quien emprende una PYME).
• Suelen tener más flexibilidad en sus esquemas y organizaciones, por lo que suelen ser más adaptables que las grandes empresas.
• Poseen de 1 a 250 trabajadores.
• Cumplen un papel fundamental en la economía de los países.
• Pueden ser independientes.

Problemas de las PYMES en regiones pequeñas

En el mercado actual, las PYMES se enfrentan a un entorno cada vez más competitivo que exige una capacidad de respuesta constante. Mientras que las empresas que recién comienzan suelen enfrentarse a dificultades como el acceso limitado al financiamiento y el desconocimiento del mercado, las PYMES con mayor trayectoria necesitan reinventarse para mantenerse relevantes frente a competidores más ágiles y digitalizados.

De acuerdo con las estadísticas, en América Latina solo el 45 % de las mipymes logra superar los dos años de existencia contra un 80 % del mismo tipo de emprendimientos en Europa. Esta tasa de supervivencia, debido a los problemas, permite entender por qué quienes se arriesgan a emprender encuentran los primeros años como los más difíciles.

Desafíos Comunes Relacionados con Proveedores y la Cadena de Suministro:

1. Dificultades en la Logística y la Cadena de Suministro

Las dificultades en la logística y la cadena de suministro pueden generar retrasos en la entrega de productos y servicios. Las PYMES suelen ser las grandes perjudicadas de los costes de transporte; si el volumen de envío es bajo, los costes de transporte se elevan. Esta estrategia es especialmente útil para empresas que envían productos a áreas de difícil acceso.

Para mitigar esto, es esencial una gestión eficiente de recursos, ya sean humanos, financieros o tecnológicos, ya que una gestión ineficiente puede tener un impacto significativo en el rendimiento general de una PYME. De este modo, se centraliza toda la información relacionada con los pedidos en un solo lugar, incluyendo detalles del pedido, el cliente, fechas, etc. Además, este tipo de software suele ofrecer funciones de seguimiento y notificaciones automáticas, lo que facilita el control y la monitorización de los pedidos en tiempo real.

2. Acceso a Financiamiento y Gestión de Tesorería

La falta de acceso a financiación convencional es uno de los problemas más recurrentes para las PYMES. Entre un financiamiento poco productivo y uno nulo, las posibilidades de desarrollo disminuyen considerablemente. Otro de los motivos por los que suele hacerse un mal financiamiento es que solo se consideran a los bancos como posibles prestamistas. Los retrasos en los pagos de clientes pueden impactar negativamente en la liquidez de una PYME.

Es importante tener en cuenta que el crédito no siempre es la única solución. Es importante definir cuál es el objetivo principal de la empresa, para ver si en verdad se necesita crédito para alcanzarlo. Para una buena gestión financiera, las PYMES deben hacer un planteamiento realista y con datos concretos sobre los ingresos, ganancias y cantidades para inversiones. Si se está pensando en abrir una nueva sucursal o expandir el mercado, se puede decidir por un plan bancario o por una alternativa como el crowdfunding. Diseña un plan de financiamiento que parta de los ingresos y egresos que actualmente tiene tu empresa. La parte financiera es, quizás, la más olvidada y la más a tener en cuenta.

3. Falta de Profesionalidad en Operaciones

Para muchas PYMES resulta difícil mantener un nivel adecuado de profesionalidad en sus operaciones. La falta de experiencia o la ausencia de prácticas comerciales eficientes pueden afectar la reputación de la empresa y la retención de clientes. Esto se suma a la falta de una organización interna y a problemas en la contabilidad y las finanzas, ya que comúnmente son escasos los registros contables, hay costos mal determinados y listas de precios que no cubren los costos totales.

4. Resistencia a la Innovación y Digitalización

La resistencia al cambio y la falta de inversión en tecnología pueden dejar a las PYMES rezagadas en un mundo empresarial cada vez más digitalizado. Las PYMES que no adoptan tecnologías corren el riesgo de quedarse rezagadas. La innovación tecnológica escasa o inexistente es un freno al crecimiento. No se trata únicamente de subir un sitio web o una tienda en línea: se trata de modificar la forma en que se trabaja con el uso de software, aplicaciones y tareas automatizadas para dar una mejor atención al cliente. La apertura debe comenzar desde los puestos de liderazgo y dirección. El primer paso es acercarse a una solución que ofrezca asesoría para la curva de aprendizaje de la herramienta.

5. Competencia y Marketing

Las PYMES a menudo luchan por destacar en un mercado complejo y competitivo sin las estrategias de marketing efectivas, lo que puede lastrar la visibilidad y la atracción de nuevos clientes. Encontrar clientes puede ser particularmente difícil para negocios que no tienen un nombre reconocido y les genera muchos problemas. Los expertos en marketing de marcas de gran renombre como Apple, Toyota o McDonald’s tienen que planear e implementar una estrategia para atraer clientes y no solo esperar a que lleguen leads de la nada. Es fundamental realizar un análisis profundo del mercado y asegurarse de que hay una demanda real para los productos o servicios ofrecidos. Intentar hacer demasiado con recursos limitados es una trampa común.

6. Gestión de Recursos Humanos y Contratación

La competencia por el talento es feroz, y las PYMES a menudo se encuentran luchando para atraer y retener a profesionales de alto nivel. La contratación normalmente es uno de los problemas más importantes a los que se enfrentan los pequeños negocios, sobre todo porque los ejecutivos de pequeños negocios suelen tener un déficit de recursos, para empezar. Contratar a nuevos empleados es un asunto importante y un proceso complejo, con un coste de aproximadamente 4.000 USD de inversión por cada nuevo empleado. Es importante invertir una cantidad significativa de tiempo. Así como se crean buyer personas para encontrar clientes, se deben crear candidate personas para lograr una descripción adecuada de las vacantes. Lo importante es conocer a quienes se acercan a la empresa para entender qué tipo de perfil se atrae con más frecuencia, y si es posible cumplir con las expectativas de esa gente. Eso permitirá atraer talento valioso.

Los equipos deben imbuirse de la metodología que les permita ser más eficientes e innovar en la gestión económica de la empresa. Además, se deben fomentar las habilidades que tienen que ver con aspectos más humanos. Es decir, si ya se cuenta con software para cumplir con tareas repetitivas, es momento de atraer personas que logren dirigir equipos con buena comunicación, organización del tiempo y empatía para que alcancen objetivos de manera productiva y más motivados.

Estrategias para Superar los Desafíos

Análisis y Planificación Estratégica

Sin conocer el estado real y presente de nuestra empresa no podemos avanzar, y mucho menos crecer. Podemos comenzar con un análisis que llevemos a cabo de manera autónoma, identificando nuestras debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades mediante un análisis DAFO. Saber dónde se gana y dónde no es clave para mejorar la rentabilidad de cualquier organización.

La mayoría de las PYMES pocas veces se plantean cuál es su misión, visión y valores. Son empresas que no se cuestionan por qué existen como organización, cuál es su propósito, sus valores, cómo piensan llegar a sus consumidores, sino que se limitan a operar sobre bases empíricas. Con frecuencia las PYMES no contemplan el tema de la planeación. Van solucionando las cosas según se presentan sin comprender que esta forma de trabajar limita por mucho el crecimiento de la empresa. Las actividades de planeación indican qué se desea lograr en la empresa y cómo se plantea alcanzarlo.

Gestión de Clientes y Marketing Digital

Encontrar clientes comienza con la pregunta de cómo es tu cliente ideal. Desarrolla una idea inicial sobre cómo son tus clientes objetivo: qué hacen, dónde pasan su tiempo en línea. Esto se logrará mediante la creación de varias buyer personas. Una vez que se tengan los perfiles, se podrá empezar a crear contenido y exponerlo a los clientes objetivo en los lugares que visitan en línea. Tener redes sociales no es suficiente: comienza tu propio sitio web con un dominio apropiado. Tu presencia digital puede marcar una gran diferencia con respecto a la cantidad de clientes en tus filas.

Mejora Continua y Capacitación

Si buscamos un crecimiento a largo plazo de nuestra PYME no podemos permitirnos que nuestros equipos no avancen con los tiempos y en su preparación. La mejora continua es fundamental para el crecimiento. Sin un análisis adecuado del desempeño es difícil saber qué está funcionando y qué no. Es recomendable capacitarse, conocer a fondo el producto, estar siempre al pendiente de los clientes y mantenerse alerta a los cambios del mercado.

A pesar de las dificultades, es importante que las PYMES reconozcan los desafíos del sector para poder anticiparlos y trabajar en estos aspectos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una PYME. Vale la pena pararse a pensar, revisar los procesos y planificar para mejorar.