Problemas de Coordinación en Equipos: Organización y Gestión Interna

La coordinación de equipos es una habilidad crucial para la gestión de la fuerza laboral, especialmente en entornos complejos y dinámicos. Sin embargo, no siempre es fácil asegurarse de que todos estén en la misma página, trabajando hacia un objetivo común y comunicándose de manera efectiva. Si los problemas de coordinación del equipo no se abordan con prontitud, pueden convertirse en conflictos, errores, retrasos e insatisfacción.

Cada organización tiene su idiosincrasia y debe estructurarse de la forma más eficaz para sus problemas, por lo que es lógico acabar con una gran variedad de topologías. No existe una única forma correcta de organizarse, pero cada una tiene un contexto y problemática que debemos conocer.

Tipologías Comunes de Equipos y sus Desafíos

Equipos Basados en Disciplinas

Una de las organizaciones más comunes es estructurar los equipos en base a disciplinas; por ejemplo, tener un equipo de frontend, backend, diseño, etc. Este tipo de estructura presenta varios problemas, siendo los más importantes la velocidad de entrega y la autonomía.

• Bloqueos y Retrasos: Habitualmente estos equipos quedan bloqueados a la espera de otros para progresar. Por ejemplo, alguien de la capa de negocio tiene una idea, producto le da forma, diseño prepara la interfaz, y backend empieza su parte mientras frontend espera. Una vez que se integran, pueden darse cuenta de que algo no está como se esperaba, y el ciclo vuelve a empezar, generando un "ping-pong" entre equipos.
• Reuniones Inútiles: Con esta topología, el tiempo necesario para llegar a producción se pierde en reuniones generalmente inútiles que se repiten. Muchas de las dudas que tendrá diseño, también las tendrá producto y desarrollo. Validar una idea sencilla o estudiar la viabilidad técnica de un proyecto podría llevar semanas.
• Silos de Conocimiento y Comunicación Ineficiente: Produce silos de conocimiento, ya que este proceso a veces requiere que todo siga un orden, lo que dificulta hacer cosas en paralelo o requiere de una coordinación por parte de alguien con una visión más holística. Esto también fuerza a que las comunicaciones sean ineficientes.
• Falta de Compromiso: Genera falta de compromiso y sentido de pertenencia por parte de los equipos e individuos, ya que no tienen el control sobre el trabajo que realizan, o propósito de producto a nivel de equipo, sino que la misión de los equipos es la de ejecutar los planes de terceros, generando problemas de mantenibilidad.

Equipos Agrupados por Componentes

Otra forma habitual de organizarse es la de agrupar a gente por componentes, como el equipo de web, el de Android, iPhone, etc. Estos equipos pueden contar con personal de backend también.

• Ventajas: La ventaja de estos equipos es que se crea un entorno donde la gente tiene un conocimiento enorme de su plataforma (por ejemplo, Android), lo que los hace super competentes. También asegura que toda la forma de trabajar en esa plataforma sigue los mismos estándares.
• Desafíos de Escalabilidad: Uno de los problemas es que no escala bien. ¿Qué haces si la aplicación de Android necesita más gente? ¿Acabas con un equipo de 15 personas? ¿Cómo gestionas a ese equipo?
• Funcionalidades Duplicadas: Si las apps móviles comparten las mismas funcionalidades que la web, a veces terminan con interacciones completamente diferentes e incluso con partes backend hechas varias veces de forma distinta. La solución que suelen poner a esto es que un equipo se encargue del backend, y entonces volvemos a los problemas de los equipos por skills.

Equipos por Squads o "Líquidos"

Una forma muy típica es organizar a los equipos por squads creando una matriz, donde los backends, frontends, etc. forman equipos que van cambiando en función del proyecto. Su equipo a largo plazo es el de su especialidad, pero forman equipos itinerantes para atacar proyectos concretos o áreas del producto.

• Falta de Ownership Claro: Es muy difícil que tengan un ownership claro, ya que cada proyecto o nueva funcionalidad puede ser tocada por un miembro diferente.
• Silos y Dependencias: Muchas veces, al final de determinadas áreas, siempre se encarga la misma persona porque "hay prisa y es quien más sabe", lo que acaba generando silos y dependencias que bloquean todo porque siempre dependen de las mismas personas para atacar ciertas partes, y la supuesta ventaja de tener equipos "líquidos" desaparece.

Equipos Cross-funcionales

La mayoría de empresas empieza a tener equipos cross-funcionales para evitar los problemas mencionados anteriormente. Estos equipos se forman por todos los perfiles necesarios para hacer producto o proyectos. En el caso de hacer producto, son dueños de una parte del mismo, como el onboarding o el checkout.

Incluso en estos equipos, existe mucha variabilidad en cómo están formados. Se pueden identificar dos tipos: aquellos en los que el manager está dentro del equipo y aquellos en los que no.

Problemas con Managers Externos al Equipo

Los equipos donde el manager no está directamente integrado presentan varios problemas:

• Dificultad para Apoyar al Equipo: Para estos managers es muy complicado ayudar a los miembros del equipo con su día a día, con problemas dentro del equipo, con su rol o carrera. Es muy difícil dar feedback o percibir la situación de una persona antes de que sea un problema (conflictos incipientes, desmotivación).
• Información Sesgada: Sin estar en el día a día de la gente, toda la información llega de oídas o de terceros. Es muy complicado entender los problemas de cada persona o cómo funciona el equipo y cómo pueden mejorar.
• Falta de Tiempo y Enfoque Reactivo: Cuando se tienen a cargo directamente más de 7-9 personas y otras responsabilidades, no hay tiempo para el seguimiento adecuado. Las reuniones 1:1 serán mensuales con suerte, y la gestión se vuelve reactiva, apagando fuegos cuando los problemas ya han explotado.

Una nota sobre los "managers" por skill (frontend, backend, etc.): Tiene sentido tener guilds para que todas las ingenieras de backend o frontend compartan prácticas y conocimiento, pero el manager no debería ser necesariamente el líder de frontend o backend. Para ser un buen manager, no se necesita ser quien más sabe de una tecnología. Si eres el que más sabe, tu tiempo probablemente debería dedicarse a liderar técnicamente, no a gestionar personas. Si el equipo es pequeño y la persona tiene las habilidades (y quiere) para gestionar al equipo, podría ser la misma persona quien hiciera de Tech Lead y de manager (TLM).

Por todo lo mencionado, la mejor forma de organizarse, si es posible, es teniendo un manager dentro de cada equipo.

Problemas de Coordinación en Equipos Remotos

A medida que la tecnología mejora y el mercado cambia, el mundo del trabajo se está volviendo verdaderamente independiente de un espacio físico. Los softwares colaborativos y las herramientas de comunicación han hecho que sea más fácil que nunca administrar un equipo completamente internacional. Sin embargo, dirigir equipos remotos conlleva su propio conjunto específico de desafíos y problemas.

• Problemas de Comunicación: Una de las diferencias obvias cuando se trabaja con un equipo ubicado en diferentes localizaciones es la ausencia de la oficina física. Introducir y usar herramientas de mensajería es fundamental.
• Coordinación de Tiempos: Las grandes diferencias de zona horaria son un gran desafío para un equipo internacional, ya que crea situaciones en las que los miembros del equipo ya han terminado cuando otros comienzan.
• Diferencias Culturales: Las diferentes regiones del mundo tienen distintas formas de acercarse al trabajo; por ejemplo, algunos prefieren cosas más formales, mientras que otros pueden tener una visión más relajada. Es útil solicitar a los miembros del equipo que se presenten a sí mismos y a su país o región, enumerando algunas formas en que su cultura funciona de manera diferente.
• Enfoque en Resultados: Es recomendable alejarse de un sistema de trabajo por hora hacia un sistema basado en resultados.

Desafíos Comunes en la Gestión de Equipos y la Comunicación Interna

Para resolver un problema de forma efectiva, primero debemos ser capaces de entender su raíz profunda y no quedarnos únicamente en la superficie del síntoma.

Problemas de Comunicación

Una de las principales fuentes de tensión al dirigir equipos es la comunicación deficiente. Mensajes poco claros, suposiciones o silencios prolongados generan malentendidos que se transforman en crisis abiertas. Cuando la información no fluye, aparecen la desconfianza y la frustración, alimentando los conflictos en los equipos de trabajo. La mayoría de los problemas en cuanto a coordinación empresarial están directamente relacionados con una mala planificación y gestión de esa comunicación interna.

Falta de Claridad en Roles y Responsabilidades

Cuando no está claro quién es responsable de cada tarea, los problemas aparecen con facilidad. La superposición de funciones o las expectativas poco definidas generan confusión y sensación de injusticia.

Conflictos Interpersonales y Clima Laboral

Las organizaciones están hechas de personas, y es en la intersección de sus personalidades donde suelen saltar las chispas si no existe una cultura de respeto a la diversidad. Cada individuo aporta su propia visión. Lo que para unos es compromiso, para otros puede interpretarse como control.

• Entornos de Alta Presión: Los entornos sometidos a alta presión favorecen la aparición de conflictos. El estrés sostenido reduce la tolerancia y aumenta la reactividad emocional. Bajo estas condiciones, pequeños desacuerdos escalan rápidamente.
• Subjetividad y Falta de Valoración: La subjetividad juega un papel crucial en la armonía de un grupo. Cuando las personas sienten que su esfuerzo no es valorado o que existen favoritismos, aparecen resentimientos silenciosos.
• Liderazgo Inconsistente: La ausencia de guías claros o un estilo de dirección inconsistente suele amplificar los conflictos ya existentes.
• Evitación de Conversaciones Difíciles: La evitación de conversaciones difíciles permite que los problemas se enquisten. Los conflictos no surgen por casualidad; suelen ser la consecuencia de dinámicas mal gestionadas o estructuras poco claras.

Silos de Información y Barreras Interdepartamentales

Tradicionalmente se han producido cantidades ingentes de documentación a lo largo del proceso de desarrollo de producto, según los requerimientos marcados por los distintos procesos productivos. Esa documentación ha ido fluyendo por los distintos departamentos de la empresa, siendo ampliada proceso a proceso y generando nichos estancos de información. Estos departamentos estancos carecen de la flexibilidad necesaria para adecuarse a los imprevistos.

• Manipulación de Información: La manipulación de tanta cantidad de información, gestionada por distintas manos y departamentos, genera grandes barreras interdepartamentales. La identidad jerárquica clásica del sector industrial dificulta enormemente la toma de decisiones.
• Información Duplicada y Descentralizada: La información es propiedad del departamento, que se encarga de almacenarla, organizarla y gestionarla a su manera. Las labores de búsqueda, análisis y reutilización de la información se limitan al departamento. La información del silo de cada departamento no se comparte, se transfiere en copia al silo del siguiente departamento, duplicando la información.
• Problemas de Comunicación Interdepartamental: Este tipo de organización dificulta enormemente la comunicación interdepartamental, ya que cualquier intercambio de información se realiza solo durante la entrada o la salida de la “caja negra”. Solo en el análisis del resultado del trabajo de un determinado departamento, se puede comprobar que alguno de los datos de partida no ha sido bien interpretado.

Consecuencias de una Mala Coordinación

No resolver a tiempo los problemas de coordinación por falta de conocimiento, análisis, herramientas adecuadas o capacitación profesional compromete a la organización y tendrá consecuencias en los resultados:

• Desorientación y dificultades de alineamiento del personal con la estrategia corporativa.
• Retrasos en la planificación de los proyectos, al tener que repetir tareas.
• Desconfianza sobre la transmisión de conocimiento entre departamentos.
• Problemas de adaptación y actualización a los cambios basadas en las modificaciones en todo el ciclo de desarrollo de producto.
• Saturación de actividad de gestión de tareas improductivas.
• Falta de espacios de colaboración, que reduce la motivación del personal.
• Dificultad para gestionar el conocimiento.
• Complejidad en la toma de decisiones efectiva.

El Papel del Liderazgo en la Coordinación de Equipos

Coordinar un equipo de trabajo para alcanzar objetivos requiere establecer metas claras, delegar tareas según habilidades, fomentar la comunicación y reconocer logros para conseguir un ambiente de confianza. El trabajo en equipo es una de las capacidades más valoradas y es indispensable en las dinámicas actuales de las compañías. La buena coordinación de un equipo de trabajo permite sacar el máximo partido al capital humano de una empresa.

Cualidades de un Buen Líder de Equipo

A la hora de coordinar un equipo de trabajo, es necesario que la persona que lo lidera disponga de una serie de cualidades que le permitan tomar las decisiones más adecuadas para cada situación, asignar tareas y recursos de forma eficiente, y anticiparse a las necesidades e imprevistos. Entre las cualidades que requiere un buen jefe de equipo están:

• Dotes comunicativas.
• Pensamiento estratégico.
• Motivación.
• Capacidad de resolver controversias y tomar decisiones.
• Resiliencia.
• Capacidad de delegar tareas.

Estas cualidades no son innatas en todas las personas, pero se pueden aprender y desarrollar con esfuerzo y experiencia.

Claves para Coordinar un Equipo de Trabajo

La principal tarea de un líder de equipo es garantizar que la comunicación sea fluida, tanto entre los miembros del grupo como entre el equipo y otros departamentos de la compañía. Para organizar un grupo de trabajo, hay cinco aspectos fundamentales que todo buen coordinador debe tener presentes:

1. Tener visión global del proyecto o trabajo a realizar: Como jefe de equipo, se deben tener claros los objetivos a corto, medio y largo plazo para ser capaz de anticipar necesidades.
2. Conocer al equipo: Cuanto mejor se conozcan las habilidades de cada persona, más sencillo es asignar las tareas a quien las puede realizar mejor. El coordinador será quien divida las tareas y marque los objetivos.
3. Elaborar un plan de trabajo: Los objetivos comunes y específicos se deben plasmar en una hoja de ruta que muestre los plazos y las tareas.
4. Documentar los procesos: Es vital que los procesos internos funcionen independientemente de quién los ejecute. Contar con un manual de operaciones detalla los pasos a seguir para realizar una tarea.
5. Crear canales de comunicación eficientes: La comunicación es imprescindible para que un equipo trabaje bien coordinado y logre sus objetivos.

Estrategias Adicionales de Liderazgo

• Establecer espacios de escucha privada: Es importante tener vías de comunicación 1 a 1 para alinear objetivos con cada empleado y profundizar sobre su situación.
• Planificar reuniones eficientes: Establecer propósitos claros y un plan de reunión acorde para aprovechar al máximo el tiempo.
• Comunicar los cambios: Es vital que el equipo sepa cómo está avanzando el proyecto y avisarles de los cambios que se puedan producir.
• Generar confianza delegando: Cada miembro del equipo debe sentir que tiene apoyo y confianza en la realización de sus tareas, sin un seguimiento estricto.
• Revisar objetivos y definir KPIs: Establecer objetivos y determinar cómo se van a medir, asegurando que todos conozcan las expectativas.

Retos Principales en la Coordinación de Equipos

Coordinar grupos de personas siempre es una tarea complicada, y más aún si es de forma remota. Pueden surgir desafíos como:

• Mal ambiente laboral y desmotivación en los miembros del equipo.
• Demasiadas personas dirigiendo a la vez.
• Escasa supervisión y seguimiento de proyectos.
• Incapacidad para delegar.
• Problemas relacionados con poca comunicación dentro del equipo.
• Problemas con difícil solución, por haberlos ido posponiendo.
• Falta de liderazgo y objetivos poco claros.
• Reuniones improductivas.
• Relaciones personales conflictivas y miembros tóxicos.
• Incomunicación y falta de información.

Herramientas para Coordinar Equipos de Trabajo

Gestionar equipos no es una tarea fácil, por eso usar herramientas sencillas para controlar la productividad y hacer seguimiento de tiempos, compartir documentos, comunicarse y asignar y trabajar proyectos, puede resultar muy útil.

Estas herramientas o apps de coordinación de equipos están creadas para gestionar equipos, sin importar si se trata de grupos pequeños o grandes, siendo su objetivo final ayudar a mantener en la empresa u organización un trabajo ordenado, coordinado y donde se cumplan plazos.

Herramientas Digitales Destacadas

A continuación, una tabla con algunas de las herramientas digitales más útiles para la coordinación de equipos:

Para coordinar equipos de trabajo en remoto es necesario contar con habilidades de liderazgo y ayudarse adicionalmente con herramientas de gestión, sobre todo aquellas plataformas que permitan mantener a los miembros del equipo conectados entre sí. Es fundamental mantener horarios, apostar por la confianza y no obsesionarse con el control de cada empleado, ya que el trabajo se valorará al final por los resultados alcanzados.