Problemas y Errores Comunes al Darse de Alta como Autónomo en la Seguridad Social y Hacienda

El proceso de darse de alta como trabajador autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda es un paso crucial para aquellos profesionales que desean emprender su camino en el mundo de los negocios por cuenta propia. Este proceso administrativo puede parecer desafiante a primera vista, pero con el conocimiento adecuado y la orientación correcta, puede ser más fluido y exitoso. Sin embargo, la mayoría de emprendedores tienden a cometer errores en el proceso, sobre todo si lo hacen por primera vez.

Es fundamental entender que seguir el orden correcto de los pasos es esencial para evitar problemas futuros. Cualquier error en este proceso puede tener consecuencias financieras significativas. Para ayudar a los autónomos a evitar estos errores, proporcionaremos consejos prácticos, información sobre cómo determinar el epígrafe adecuado y cómo comunicar cambios relevantes.

Errores Comunes al Iniciar la Actividad como Autónomo

Hoy hablamos de un tema bastante interesante de cara a tramitar tu alta como autónomo: los errores que se cometen al darse de alta. Los epígrafes, las obligaciones fiscales, los impuestos que debes presentar, la manera de hacer las facturas… hay muchas cuestiones en las que contar o no con una asesoría puede ser crucial.

1. El Orden de Registro: Primero la Seguridad Social, Luego Hacienda

Uno de los errores más comunes que cometen los nuevos autónomos es darse de alta en Hacienda antes de hacerlo en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. El procedimiento correcto y recomendado por los expertos es iniciar el proceso de alta en el RETA de la Seguridad Social antes de cualquier otro trámite. Esto significa que debes registrarte como trabajador autónomo en la Seguridad Social (el régimen de afiliación a la Seguridad Social diseñado para los trabajadores autónomos en España) antes de hacerlo en Hacienda.

Es importante tener en cuenta que, como nuevo autónomo, dispones de un período de 60 días antes del inicio de tu actividad emprendedora para realizar el alta en la Seguridad Social. Este plazo es una ventana de oportunidad que no debes desaprovechar. Antes del 2018, tenías que gestionar primero el alta en Hacienda, y después, tenías un plazo de 30 días para darte de alta en el RETA. Por eso mi recomendación es que te des de alta en Hacienda y en la Seguridad Social al mismo tiempo. Esto es súper importante.

Si, por error, te das de alta en Hacienda antes de la Seguridad Social, podrías enfrentar consecuencias desfavorables. Por ejemplo, podrías sufrir sanciones económicas que pueden alcanzar los 3.000 euros. Además, perderías el derecho a acceder a ciertas ayudas y bonificaciones, como la tan buscada «tarifa plana».

2. La Elección Incorrecta del Epígrafe del IAE

El segundo error común que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y Hacienda se refiere a la elección incorrecta del epígrafe en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El epígrafe en el IAE es un código de identificación utilizado en el Impuesto de Actividades Económicas (un impuesto que grava las actividades económicas realizadas en España) que define la actividad económica que realiza un autónomo o una empresa. Este código es fundamental ya que determina cómo tributarás y las obligaciones fiscales que deberás cumplir. Elegir el epígrafe incorrecto puede llevar a problemas fiscales y sanciones.

Las consecuencias de elegir el epígrafe incorrecto pueden ser costosas. La Agencia Tributaria no toma a la ligera esta decisión, y cometer un error puede resultar en sanciones económicas. Por ejemplo, la multa por no inscribirse en el epígrafe correcto puede ascender a 250 euros. Además, una elección incorrecta puede llevarte a tributar en un régimen fiscal inadecuado, lo que puede afectar tus ingresos y gastos de manera negativa.

Para evitar este error, es fundamental comprender cómo determinar el epígrafe adecuado para tu actividad. Los epígrafes del IAE se dividen en tres grupos principales: actividades empresariales, actividades profesionales y actividades artísticas. Para diferenciar entre actividades empresariales y profesionales, puedes considerar si tu trabajo se desarrolla de manera independiente, individual y directa, lo cual indicaría una actividad profesional. Por otro lado, si tu actividad se lleva a cabo dentro de una organización o estructura empresarial, se consideraría una actividad empresarial. Puedes seleccionar uno o más epígrafes, sin límite ni coste adicional.

3. La Falta de Información en la Declaración Censal

El tercer error común que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y en Hacienda es la falta de información en la declaración censal (modelos 036/037). Uno de los aspectos clave de la declaración censal es informar de la provincia en la que se realiza la actividad. Esta información es esencial, ya que puede tener implicaciones significativas en términos de impuestos y ayudas disponibles.

Es importante destacar la diferencia entre el domicilio fiscal (la dirección oficial a la que la Agencia Tributaria envía notificaciones y correspondencia relacionada con asuntos fiscales) y el domicilio de actividad (el lugar físico donde el autónomo lleva a cabo su actividad económica y gestiona su negocio). En algunos casos, estos domicilios pueden coincidir, especialmente cuando un autónomo trabaja desde su residencia. Cualquier cambio o modificación en estos domicilios debe ser comunicado en la declaración censal.

Si eres freelance y desarrollas tu actividad desde casa, a la hora de rellenar los modelos 036 deberás reflejar los metros cuadrados de tu vivienda que dedicas a tu profesión. Recuerda, debes indicar los metros que verdaderamente utilizas y de esa forma podrás deducirte el porcentaje de IVA correspondiente de los gastos totales en tu hogar.

4. La Omisión de Comunicación de Cambios Relevantes

El cuarto error que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y en Hacienda es la falta de comunicación de cambios relevantes. La importancia de comunicar cambios de domicilio radica en la necesidad de mantener información precisa para la comunicación con la Agencia Tributaria. El domicilio fiscal es la dirección a la que se enviarán notificaciones y correspondencia oficial. No actualizar esta información puede resultar en que las notificaciones se envíen a una dirección antigua, lo que puede llevar a problemas legales y fiscales.

Es importante destacar que la Agencia Tributaria ha mejorado la comunicación con los autónomos a través de la implementación de notificaciones electrónicas (un método de comunicación implementado por la Agencia Tributaria para enviar notificaciones y correspondencia de manera electrónica) y la firma digital (una firma electrónica que tiene la misma validez legal que una firma manuscrita). Estos avances simplifican la recepción de notificaciones y facilitan la comunicación con las autoridades fiscales. Para comunicar cambios en tu información, como un cambio de domicilio, debes hacerlo a través de la declaración censal.

Resolución de Errores Específicos en la Afiliación: El Caso de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales

Un error común al darse de alta como autónomo en la Seguridad Social puede ser la inclusión errónea de contingencias como accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Esta situación, en un caso concreto, llevó a que la cuota subiera 52 euros, resultando en un pago de 322 euros en lugar de 267 euros. La cuestión es cómo solucionar esto para los siguientes meses.

Ante esta situación, un técnico de la Seguridad Social puede indicar que "no se puede cambiar ya hasta el mes de Enero". Sin embargo, otras sugerencias informales han apuntado a la posibilidad de una baja y nueva alta del autónomo como solución efectiva desde el mismo momento. Esta opción no siempre se presenta con total claridad, y se ha mencionado que podría implicar dejar un mes sin estar de alta, o que podría dar lugar a una inspección por parte de Hacienda y la Tesorería, ya que cruzan información, especialmente si se genera una nueva alta con una fecha de inicio de actividad que ya figura en el modelo 036/037.

Una posible vía para mitigar el riesgo sería darse de baja al trabajador tanto en Hacienda como en la Seguridad Social y a continuación realizar una nueva alta en ambos organismos. No obstante, la solución más fácil hubiera sido la baja y el alta tanto en Hacienda como en Seguridad Social y punto, pero algunos funcionarios advertían de posibles inspecciones, lo que llevó a no querer complicar más las cosas.

Finalmente, un usuario optó por ir en persona a la administración de la Seguridad Social para explicar la cuestión, y se le indicó que presentara un escrito. Así lo hizo, a la espera de una resolución. A veces, un error involuntario y al que en principio debería dársele una solución sin problema alguno, se convierte en algo harto desagradable.

Opciones para la Corrección de la Cuota por Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales

Consejos Adicionales y Herramientas para el Autónomo

La gestión de la actividad como autónomo no es una tarea sencilla. Además de evitar los errores mencionados anteriormente, existe una serie de cuestiones más complejas y específicas que requieren un conocimiento experto.

• Bonificaciones: Estudiar todas las posibles alternativas disponibles en cuanto a bonificaciones (beneficios fiscales y económicos proporcionados a los autónomos por el gobierno, como la tarifa plana) aplicables a tu situación antes de darse de alta como autónomo es lo ideal. Es importante porque, normalmente, cuando solicitas una bonificación pierdes el derecho a disfrutar de cualquier otra en el futuro.
• Pago Único del Desempleo: Si pretendes iniciar un proyecto de negocio por cuenta propia, cabe la posibilidad de solicitar el pago único del desempleo ANTES de tramitar el alta autónomo. Así cuentas con algo de pasta para financiar los costes de arranque en tu empresa. Pero recuerda, para poder darte de alta de autónomo y que tengas tu pago único, no solo basta con solicitarlo anteriormente sino además debes esperar a que este proceso ya esté confirmado y concedido.
• Responsabilidad Civil: La casilla de responsabilidad civil limita tu responsabilidad en la actividad que desarrollas. Pero para marcar esta casilla, antes tienes que ir al notario y después al registro para inscribir dicha escritura. Si no haces esto, cuando Hacienda te solicite la documentación firmada ante notario para la verificación te vas a quedar a cuadros y sin saber qué hacer.
• Cotización y Mutuas: La cuota que deberás pagar es el 31,20% de tu base de cotización. Antes, si eras nuevo autónomo con tarifa plana, cotizar por cese de actividad y formación profesional era voluntario, pero te aseguraba unas prestaciones por cese de actividad o enfermedad. Trabajar con una mutua por motivos que no sean prestaciones o cercanía es una mala decisión.
• Deducción de Gastos Iniciales: Para deducir los gastos que necesites hacer al arrancar tu negocio, tienes que haber tramitado el alta en Hacienda. En el modelo censal 036 hay un punto, en el inicio de actividad, donde te preguntan directamente si vas a facturar al mismo tiempo que adquieres bienes o servicios o si primero vas a adquirir esos bienes y servicios para después comenzar a vender.
• Competencias Digitales: Sin duda, adquirir competencias digitales es esencial. En nuestro compromiso con tu desarrollo, te ofrecemos una amplia gama de cursos gratis online, incluyendo cursos de competencias digitales.

La Importancia de una Asesoría Experta

Los autónomos pueden ser expertos en sus propios campos, ya sean fontaneros, abogados, tasadores o cualquier otra profesión, pero no todos poseen el conocimiento necesario para gestionar aspectos fiscales y administrativos. La carga burocrática de las actividades por cuenta propia es significativa, y un error en la gestión fiscal puede resultar en sanciones y pérdida de beneficios.

Para comprender la relevancia de contar con expertos, consideremos algunos ejemplos de gestiones que requieren conocimiento especializado. Si deseas alquilar un local para tu negocio, debes conocer las regulaciones locales, los requisitos de licencia y los trámites burocráticos específicos de tu ubicación. El proceso de contratación de empleados también puede ser complicado, ya que involucra aspectos legales, fiscales y laborales que requieren conocimiento especializado. Además, el cumplimiento de la legislación de protección de datos (la legislación y regulaciones que rigen la recopilación, almacenamiento y uso de datos personales) es crucial. En resumen, la gestión de un negocio como autónomo conlleva desafíos complejos que requieren el conocimiento de expertos.

La Seguridad Social y sus Canales de Atención al Usuario

Conscientes de ello y como organismo de servicio público, Seguridad Social cuenta con su propio entramado de servicios de atención al usuario; un entramado del que hacen uso tanto autónomos como las propias asesorías encargadas de la gestión de la actividad el trabajador por cuenta propia.

• Importass Seguridad Social: Es una nueva aplicación disponible para móvil y tablet. Desde este portal podrás consultar toda tu información disponible en la Tesorería General de la Seguridad Social, incluyendo consultas de pagos y deudas para estar al corriente de pagos. Si todavía no has comunicado tu número de teléfono o este no se encuentra actualizado, podrás indicarlo junto con el resto de tus datos personales a través del servicio Datos Personales existente en Importass. También puedes acceder con un certificado o DNI electrónico. Como ciudadano podrás habilitar a un tercero para que actúe en tu nombre desde el área pública de este portal, aunque podrá acceder a los distintos servicios ofrecidos salvo a tu área personal.
• Sede Electrónica (SEDESS): Rápida, fácil y cómoda. Así se presenta la comunicación por parte del trabajador autónomo con la Seguridad Social y viceversa a través de su sede electrónica. Desde este sitio también tienes acceso a buena parte de tus trámites, especialmente a los referidos a jubilación, familia (maternidad y paternidad) y asistencia sanitaria. Para ciudadanos y empresas, permite la variación de datos, solicitud de informes, altas en Seguridad Social o tramitación de bajas.
• Buzón de Consultas: En la página web de Seguridad Social también hay acceso a una herramienta de la que puedes obtener respuesta oficial de la Administración. Se trata del buzón de consultas, otro sistema de comunicación mediante el cual cualquier usuario puede formular su pregunta.
• Atención Telefónica: A la hora de ponerte en contacto con Seguridad Social por vía telefónica has de preguntarte qué tipo de duda o de necesidad tienes para remitirte al lugar adecuado. Se puede recibir información y notificar algún tipo de incidencia sobre informes de vida laboral y bases de cotización que la Tesorería General de la Seguridad Social envía a los trabajadores que en el año anterior hayan cursado alta en alguno de los Regímenes de la Seguridad Social.
• Oficinas Presenciales: Si eres de los que aún realiza sus trámites y consultas a la antigua usanza, puedes personarte en alguna de las oficinas de la Seguridad Social. La propia página web de Seguridad Social tiene habilitado un localizador de oficinas que funciona a modo de directorio para dirigirte a la oficina que te corresponda.
• Web Informativa y Revista: Accede a la información y normativa y conoce el entorno digital desde la web informativa de la Seguridad Social. La Revista de la Seguridad Social permite consultar publicaciones y noticias relacionadas con la Seguridad Social.