Superando los Desafíos en la Implementación de un ERP en tu Empresa

La implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una decisión estratégica que puede transformar la operativa de una empresa, aumentando la automatización y la transformación de procesos. Sin embargo, este proceso no está exento de dificultades para un negocio, y es posible que surja resistencia al cambio. Es fundamental comprender que cambiar los hábitos en una empresa puede ser difícil, pero es un paso necesario para evolucionar hacia una mejor forma de gestión.

Un sistema ERP es un software complejo que requiere mucha planificación a la hora de implantarse. La integración de un ERP en los procesos de un negocio es una tarea delicada por su importancia a largo plazo y su impacto en el funcionamiento de la misma. De hecho, la consultora Gartner ha publicado que del 55% al 75% de los proyectos de implementación de ERP no llegan a completarse, poniendo en riesgo la salud fiscal y cultural de las empresas.

Errores Comunes al Implementar un ERP

En el proceso de implementación de un ERP, es común cometer una serie de errores que pueden afectar negativamente el proceso y los resultados. Hemos lidiado con numerosos errores al implantar un ERP, por eso, sabemos cuáles son los más habituales.

1. Falta de Planificación y Definición de Objetivos

Comenzamos con uno de los errores más frecuentes en la implantación de un ERP: no tener una estrategia clara antes de su adopción. Muchas empresas se dejan llevar por la presión de implantar un ERP en el negocio, sin tener una estrategia clara. La planificación previa es imprescindible para conocer los procesos internos propios del negocio y aprovechar el potencial del ERP. Por ejemplo, una organización de manufactura implementa un software sin valorar si realmente necesita un módulo avanzado de gestión de inventario. Como resultado, podría acabar pagando por funcionalidades innecesarias.

Para que esto sea posible, hay que contar con un equipo implicado en el que estén los representantes de todos los ámbitos de la empresa, y llevar a cabo una auditoría interna de sus procesos. Además, la metodología de implantación utilizada es clave en los costes y plazos de ejecución.

2. Elección Incorrecta del Software ERP

No todos los ERP pueden ser adecuados para tu negocio. Hay programas que son claramente muy limitados y no se adaptan a todos los procesos que tiene que llevar a cabo tu empresa. Otros son demasiado complejos y que claramente se alejan de lo que necesita tu empresa. Un caso frecuente se da en empresas en crecimiento que eligen un sistema con capacidades limitadas, pensando en el corto plazo, y el problema llega luego, cuando el negocio se expande.

Nosotros te recomendamos que antes de contratar e implementar un software, lo pruebes. Es la única forma de ver que de verdad incluye las funcionalidades que necesita tu empresa. Además, durante este período de prueba puedes comprobar cómo funciona su soporte técnico, así como probar las diferentes integraciones que podrías hacer.

3. Falta de Formación y Resistencia al Cambio

Otro de los factores críticos en la implantación de un ERP es la resistencia de los empleados. Muchos tienen miedo a los cambios, más aún si en ellos interviene la tecnología. Por ejemplo, en una empresa del sector retail, los empleados de almacén pueden sentirse frustrados si el nuevo sistema de gestión de inventario requiere más pasos que el anterior.

Cuando no se conoce realmente todo lo que la herramienta es capaz de hacer aparecen los problemas con los usuarios. Los programas de formación son imprescindibles para garantizar el éxito de la implantación del ERP en tu organización ya que permiten la capacitación de los usuarios que utilizarán la herramienta y evitará el rechazo de los mismos. Es vital formar al equipo antes de la puesta en marcha. Esto parece de sentido común, pero en la prisa por ponerlo en marcha, esta es un área que normalmente se subestima.

4. Personalización Excesiva del ERP

Ajustar el ERP a procesos internos puede parecer una buena idea, pero la personalización excesiva del ERP es otro de los handicaps más importantes a los que hay que hacer frente, ya que está presente en el 90% de los proyectos. Querer introducir nuevos procesos o nuevas funcionalidades en el ERP a mitad del proyecto siempre trae problemas de acoplamiento y es una causa de desvíos en el presupuesto aprobado.

5. Asignación Insuficiente de Recursos

El quinto error común en la implantación de un ERP es no dedicar tiempo, personal y presupuesto a un proceso tan importante. De hecho, numerosas empresas con equipos reducidos suelen caer en el error de no designar un equipo interno responsable del proyecto. Cuando los recursos como el presupuesto y las personas son insuficientes, los proyectos se estancan. Las implementaciones de ERP son inversiones costosas para el negocio, y se estima que de media se debe aumentar los recursos en el presupuesto en un 25%.

Recuerda que el software es solo una parte del coste y que habrá costes de horas de trabajo, hardware, actualizaciones de infraestructura de red y otras inversiones en equipos. También se debe tener en cuenta el soporte y el mantenimiento continuos. La velocidad en la toma de decisiones es uno de los factores más críticos que hace o deshace un proyecto de implementación de ERP.

6. Deficiente Migración de Datos

El proceso de migración de datos se ha vuelto cada vez más complicado. Es cada vez más común que sea preciso migrar datos entre sistemas distribuidos heterogéneos. Si lo tienes todo en otro software, o incluso repartido en diferentes programas, a lo mejor te toca dedicar una gran cantidad de horas de trabajo para mecanizar toda la información. Se estima que una tercera parte de las empresas ha perdido datos durante una migración, y aproximadamente la mitad de dichas pérdidas de datos se convierte directamente en pérdidas económicas.

Nosotros te recomendamos trabajar con herramientas flexibles, que faciliten la migración desde tu antiguo software. En caso de que no pudieras exportar los datos desde tu anterior programa, no es imprescindible trasladar toda la información para poder trabajar con un nuevo ERP. Recuerda que, de acuerdo con la Ley General Tributaria (58/2003), sólo tienes obligación de conservar las facturas de los últimos 4 años.

7. Falta de una Comunicación Fluida y Transparencia

Dedícale tiempo por adelantado y durante todo el desarrollo del proyecto a comunicar por qué esta implementación es necesaria y cómo cambiará las operaciones. Explica claramente lo que sucederá si no cambia. El factor «¿En qué me afecta esto a mí?» es muy importante. Mantén la transparencia. Aunque cuesta, comunicar las malas noticias rápidamente siempre es mejor que dar sorpresas o retrasarlas.

Casos Reales de Implementaciones de ERP Fallidas

Una de los factores que demuestran lo importante que es un ERP para una empresa son los casos de implementaciones fallidas. Antes de explorar los desafíos y lecciones aprendidas de diversas organizaciones, es esencial entender que, aunque las implementaciones de ERP prometen transformación y eficiencia, no están exentas de obstáculos. A continuación, presentamos algunos casos reales donde las expectativas no se alinearon con los resultados.

Nike (Año 2000)

El ERP de Nike falló en el año 2000 debido a un error producido por una actualización en su cadena de suministro. Por aquel entonces, la compañía estaba desarrollando un proyecto, que incluía un ERP, CRM y software para cadena de suministro, con el que buscaba actualizar todos sus sistemas. Esto resultó en una pérdida de más de 100 millones de dólares. La lección de la falla de Nike y su posterior rebote radica en el hecho de que tenía un plan de negocios que fue ampliamente comprendido y aceptado en todos los niveles de la empresa.

Hewlett-Packard (HP) (2004)

En el año 2004, HP se propuso trasladar todas sus divisiones norteamericanas a un único sistema ERP centralizado de SAP. Cuando el sistema comenzó a funcionar, hasta un 20 por ciento de los pedidos de los clientes para servidores se detuvo abruptamente entre el sistema heredado de entrada de pedidos y el sistema SAP debido a problemas de modelado de datos. El proyecto finalmente costó a HP U$D 160 millones en pedidos atrasados y pérdida de ingresos, más de cinco veces el costo estimado del proyecto.

Vodafone

El problema en el caso de Vodafone se produjo cuando varios de sus clientes no fueron migrados a la nueva plataforma, y empezaron a producirse fallos en los cobros y suspensiones de los servicios a varios de sus clientes. Esto se debió a la falta de claridad de los requerimientos funcionales, deficiente planificación y falta de implicación por parte de la empresa contratante.

Hershey Foods (1999)

Cuando el ex presidente y consejero delegado de Candy Hershey Foods, Kenneth L. Wolfe, dijo a los analistas de Wall Street en septiembre de 1999 que la compañía tenía problemas con su nuevo sistema de toma de pedidos y distribución, no ofreció ningún detalle, pero dijo que los problemas iban a impedir que Hershey entregara $100 millones en Kisses and Jolly Ranchers para Halloween de ese año.

Condado de Marin, California (2005)

En abril de 2005 el condado de Marin, en California, decidió contratar a Deloitte para implementar el sistema SAP. Tras dos años de desaciertos, con un gasto de 30 millones de dólares y luego de desembolsar 11 millones de dólares en concepto de consultoría, el proyecto falló.

Waste Management (2008)

El gigante de la eliminación de residuos, Waste Management, todavía está envuelto en una áspera batalla legal de U$D 100 millones con SAP por una instalación de 18 meses de su software ERP. Varios meses después, SAP respondió que alegaba que Waste Management violó su acuerdo contractual con SAP de varias maneras, incluso al “no definir de manera oportuna y precisa sus requisitos comerciales“, y no proporcionó “suficientes usuarios con poder de decisión e información”.

Target Canadá

Cuando Target decidió lanzar su marca en Canadá, creyeron que no tendrían problemas implementando su ERP de SAP, ya que no tenían que migrar datos de un software anterior al nuevo sistema. Sin embargo, en el momento del lanzamiento, su cadena de suministro colapsó. El error fue no comprender completamente sus propios procesos y la complejidad de la integración.

Universidad de Massachusetts (UMass) (2004)

Más de 27,000 estudiantes de la Universidad de Massachusetts se vieron obligados a luchar contra portales defectuosos y aplicaciones de ERP que los dejaron incapaces de encontrar sus clases y, en el peor de los casos, incapaces de cobrar sus cheques de ayuda financiera. El sistema Spire se estrelló como resultado de una implementación del portal web PeopleSoft que se había apresurado, y las clases estaban medio vacías durante los primeros tres días del semestre.

Claves para una Implementación Exitosa del ERP

Para minimizar el riesgo y garantizar el éxito debemos contar con las personas, los conocimientos y las piezas adecuadas antes de comenzar una implementación de ERP. Este proceso requiere de una planificación exhaustiva y la adopción de varias medidas clave, de manera que se eviten la mayor parte de los errores en la medida de lo posible.

1. Planificación Estratégica Rigurosa

La planificación previa es imprescindible para conocer los procesos internos propios del negocio y aprovechar el potencial del ERP. Nunca te plantees la implantación del programa como una isla. Es fundamental revisar los procesos actuales de todas las áreas y valorar cómo adaptar y personalizar el ERP para mejorarlos con las nuevas funcionalidades.

2. Selección Adecuada del Software

Es totalmente crucial que el socio estratégico elegido cuente con la tecnología apropiada para afrontar el reto. No sólo para la implementación en sí. El modelo de pago por uso es muy cómodo, ya que solamente pagas una cantidad mensual según las funcionalidades y características del software que hayas contratado. El hecho de que tu ERP esté conectado a Internet te ahorra también muchos problemas en el futuro.

3. Implicación de Personas Clave y Formación

La dirección debe impulsar el proyecto decididamente desde el primer día. Sin el respaldo y la orientación de todos los niveles de liderazgo, tu proyecto ERP puede fallar antes de iniciarse. Para ello, una buena idea es montar un equipo de gestión pequeño, que pueda tomar decisiones y que se centre en eliminar los obstáculos.

Además del equipo de TI, cuenta con la opinión de todos los departamentos que van a ser sus usuarios. Los programas de formación son imprescindibles para garantizar el éxito de la implantación del ERP en tu organización ya que permiten la capacitación de los usuarios que utilizarán la herramienta y evitará el rechazo de los mismos. Las personas deben saber el impacto que tendrá en sus funciones, mucho antes de la fecha de puesta en marcha del ERP.

4. Migración de Datos Detallada y Probada

El proceso de migración de datos debe ser meticuloso y realizarse con la debida anticipación. Prueba la solución y los nuevos procesos antes de la puesta en marcha. Asegúrate de que se implementen las redundancias técnicas adecuadas para los procesos y aplicaciones críticos que no pueden permitirse una interrupción. Preparar procedimientos de continuidad del negocio para garantizar que los procesos estándar se puedan ejecutar mientras se experimentan problemas técnicos.

5. Seguimiento Continuo y Adaptación

Como es un elemento de trabajo que abarca varias áreas esenciales de su negocio, un sistema ERP requiere que cada paso del proceso se haga de manera precisa. Y esto requiere un estrecho seguimiento de cada etapa. Es importante ir avanzando hito a hito, analizando dónde se está y lo que queda por hacer para llegar al plan fijado. De esta manera es fácil detectar posibles fallos para remediarlos o ir acometiendo, de forma informada, la gestión del cambio.

Al seguir estos pasos y prestar atención a los detalles durante todo el proceso, puedes aumentar significativamente las posibilidades de incorporar con éxito el ERP en tu empresa. En Exact contamos con décadas de experiencia en el campo de la gestión empresarial, y ofrecemos distintas opciones de software ERP completos y adaptables que pueden ajustarse a las necesidades específicas de tu negocio.