Guía completa para el proceso de baja de autónomos en España

Cerrar una etapa como autónomo no debería ser tan complicado como lo fue empezarla. Pero entre formularios, plazos y condiciones, el proceso de darse de baja de autónomo en la Seguridad Social puede convertirse en un verdadero laberinto. Afortunadamente, darse de baja de autónomo es un proceso que requiere seguir una serie de pasos y cumplir con diversas obligaciones fiscales y contables. En este artículo aprenderás: Requisitos para poder darse de baja como autónomo; Pasos para darse de baja como autónomo; Qué plazos hay para darse de baja de autónomos; Cómo saber que ya estoy dado de baja de autónomos; Una vez gestionada la baja, ¿se acaban las obligaciones fiscales? y Obligaciones de guardar facturas durante 5 años. Aquí te guiaremos a través del proceso para dar de baja tu actividad con total seguridad.

Si, tras años de trabajo por cuenta propia, se decide que es el momento de dejarlo, uno de los primeros pasos a dar es darse de baja como autónomo. Aquí tienes todos los detalles que puedas necesitar.

Requisitos para poder darse de baja como autónomo

Como con la mayoría de procesos que implican a un trabajador por cuenta propia, hay que cumplir una serie de requisitos para poder darse de baja como autónomo. Cumplir con estos requisitos previos es esencial a la hora de iniciar el proceso de baja como autónomo. ¿Cuáles? Los que puedes ver a continuación:

• Si, además de ser autónomo, eres administrador de una sociedad, debes justificar por qué solicitas la baja a través de un documento público.
• Si vas a optar por la prestación por cese de actividad, tendrás que justificar que hay razones económicas serias para solicitar la baja.
• No debes tener deudas pendientes con la Administración Pública.

Es importantísimo que cumplas estas condiciones porque, de lo contrario, ni la Seguridad Social ni Hacienda aceptarán el trámite de baja y te mantendrán como autónomo.

Una duda que, tras darse de baja como autónomo, se suele tener es si esta puede ser temporal. Es posible, sí, y supondrá el ahorro de la cuota de autónomo. Sin embargo, este “parón” temporal no está exento de dificultades, ya que requiere de bastante papeleo y, sobre todo, puede suponer la pérdida de las bonificaciones que se tengan.

Pasos para darse de baja como autónomo

Una vez hayas verificado que cumples con todos los requisitos previos, es momento de comenzar el proceso de baja como autónomo. Este trámite implica comunicar tu cese de actividad tanto a la Agencia Tributaria como a la Seguridad Social, así como presentar las declaraciones tributarias correspondientes. Una vez hayas cumplido los requisitos, debes seguir dos pasos para darte de baja como autónomo. Primero, tendrás que darte de baja en Hacienda y, después, en la Seguridad Social.

Baja en Hacienda

Primero, hay que empezar con la baja en Hacienda. Para ello, tienes que seguir estos pasos que te vamos a indicar:

1. Entra en el portal web de la Agencia Tributaria.
2. En el inicio de la web, accede a la sección “Todos los trámites” y, dentro de esta, busca el apartado “Censos, NIF y domicilio fiscal”. Una vez lo hayas abierto, pulsa en “Censos”.
3. En la lista desplegable que aparece, accede a “Modelos 036 y 037”.
4. Ahora, puedes elegir entre rellenar uno de los dos modelos. Te recomendamos ir directamente a “Cumplimentación y presentación telemática 037”, ya que es la vía más sencilla.
5. Identifícate usando tu DNI-e, tu clave PIN o tu certificado digital. Si eres autónomo, deberías tener este último obligatoriamente.
6. Rellena el formulario, prestando especial atención a la casilla de “Fecha de cese de actividad” (152) y a la casilla de “Cese de actividades empresariales y profesionales” (152). Es importante, antes de darse de baja en Hacienda (ya sea en la oficina u online), revisar si se está dado de alta en más de un epígrafe del IAE.
7. Rellenado y entregado el formulario, comprueba que está todo en orden en la sección “Mis Expedientes” dentro de la página de inicio de la web de la Agencia Tributaria.

Si, como autónomo, se carece del certificado digital, hay que desplazarse a una oficina de la Agencia Tributaria para darse de baja. En ella, se rellena y entrega el Modelo 036 o el Modelo 037 (que es la versión simplificada del Modelo 036).

Baja en la Seguridad Social

Completado el proceso anterior, toca seguir adelante para terminar con la baja en la Seguridad Social siguiendo los pasos que te explicamos a continuación:

1. Accede al portal web de la Seguridad Social.
2. Dirígete a la sección “Lo más visitado” y, dentro de esta, pulsa en “Vida laboral”. Ahora, entra en “Servicios con certificado digital”.
3. Dentro de esta sección, pulsa en “Solicitud de baja en el Régimen Especial de Trabajadores por cuenta propia o autónomos”.
4. Ahora, tendrás que conectar tu Certificado Digital para confirmar tu identidad, además de confirmar tu domicilio.
5. Hecho eso, dirígete al Modelo TA.0521 y comienza a rellenarlo. Mientras lo rellenas, presta especial atención a tu Código del IAE, provincia de actividad y la fecha de fin de actividad. Esto último es muy importante, porque ahora puedes darte de baja antes de fin de mes y pagar solo la cuota de autónomos proporcional, no completa. Desplegar la opción ‘Baja de trabajador autónomo’. Es en este momento en el que se rellena el Modelo TA.0521.
6. Una vez termines, pulsa en “Confirmar” y obtendrás una copia en PDF sobre el modelo cumplimentado y presentado.

Plazos para darse de baja de autónomos

Es importante tener en cuenta que los plazos para darse de baja como autónomo difieren entre Hacienda y la Seguridad Social. Los plazos para darse de baja de autónomos son diferentes entre Hacienda y la Seguridad Social, y te conviene tenerlos muy presentes para evitar posibles “sanciones” en forma de abono de cuotas de autónomo completas.

• Para solicitar la baja en Hacienda tienes un plazo de un mes previo al cese de actividad o a la disolución de la actividad. El primer paso es presentar el modelo 036 o 037 (en función de tus características) ante la Agencia Tributaria, indicando la fecha de cese de tu actividad.
• En el caso de la Seguridad Social, el plazo es mucho más ajustado. Tienes un máximo de 3 días naturales tras el cese efectivo de la actividad para comunicar tu baja. Sin embargo, también permite comunicar la baja hasta 60 días antes del cese de la actividad gracias a los últimos cambios en las leyes. Las bajas y variaciones de datos deberán comunicarse dentro de los tres días naturales a partir de aquel en que dejen de concurrir las condiciones requeridas.

Efectos y límite de bajas en el año natural

También es importante recalcar que se puede solicitar la baja en fecha correspondiente al cese de actividad hasta 3 veces al año. El autónomo se puede dar de baja en la fecha que indique, como máximo, 3 veces al año. Si se solicitan más bajas, el resto siempre se trasladará al último día del mes en el que tenga lugar el cese de la actividad, obligando a pagar la cuota de autónomo del mes al completo. Otro aspecto a considerar es el número de veces que puedes solicitar la baja en función de la fecha de cese de actividad. La normativa permite hacerlo hasta 3 veces al año.

Las tres primeras bajas realizadas dentro de cada año natural tendrán efectos desde el día en que el trabajador hubiere cesado en la actividad determinante de su inclusión, siempre que se hubieren solicitado en el plazo reglamentario. Si se producen más de tres bajas dentro del mismo año natural, a partir de la cuarta los efectos surtirán desde el día primero del mes siguiente a aquel en que el trabajador hubiere cesado en la actividad determinante de su inclusión solicitadas en el plazo reglamentario. Podemos ejemplificar de forma sencilla y gráficamente las tres primeras altas y lo que ocurriría a partir de la cuarta de la siguiente manera:

Sepa que: El continuo proceso de alta y baja puede despertar el interés de Hacienda y de la Seguridad Social que interpreten los movimientos como indicios de elusión de obligaciones laborales y fiscales. Además si está disfrutando de alguna bonificación es muy probable que no sean compatibles con la baja.

Baja de oficio por impago de cuotas

En el caso de que el trabajador no solicitara la baja o si la solicitare en forma y plazo distintos a los establecidos al efecto o la misma se practicase de oficio, el alta así mantenida surtirá efectos en cuanto a la obligación de cotizar y no será considerado en situación de alta en cuanto al derecho de las prestaciones. En este caso, no se extinguirá la obligación de cotizar sino hasta el último día en que la Tesorería General de la Seguridad Social conozca el cese en la actividad por cuenta propia o en la situación determinante de la inclusión en este Régimen Especial. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado anterior, los interesados podrán probar, por cualquiera de los medios admitidos en derecho, que el cese en la actividad se produjo en otra fecha, a efectos de la extinción de la obligación de cotizar. La mera solicitud de la baja y el reconocimiento de la misma no extinguirá la obligación de cotizar ni producirá los demás efectos de aquella si continuasen las condiciones necesarias para su inclusión en este Régimen Especial.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que, desde el 1 de Enero de 2019, la Tesorería General de la Seguridad Social o el Instituto Social de la Marina, podrán iniciar un procedimiento para la comprobación de la continuidad de la actividad, a efectos de cursar baja de oficio, de aquellos trabajadores por cuenta propia que, encontrándose de alta en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos o en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, hayan dejado de ingresar las cotizaciones. Dicho procedimiento de comprobación podrá ser iniciado con la apertura del procedimiento de apremio, una vez se haya emitido la correspondiente providencia de apremio. A tal efecto, se recabará informe de las Unidades de Recaudación Ejecutiva competentes. La Tesorería General de la Seguridad Social o el Instituto Social de la Marina, una vez haya acreditado el cese en la actividad, procederá a la baja de oficio del trabajador conforme a lo establecido en el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social.

Obligaciones fiscales y documentales tras la baja

Que te hayas dado de baja como autónomo no significa que hayas terminado con tus obligaciones fiscales, ya que seguirás teniendo la obligación de presentar los modelos trimestrales pendientes de tu actividad. Tras solicitar la baja como autónomo, no hay que olvidarse de abonar los pagos que estén pendientes con Hacienda. A nivel fiscal, por ejemplo, se tienen que presentar, a Hacienda, los modelos trimestrales que correspondan al IRPF y al IVA del tiempo que se ha trabajado (previo a darse de baja como autónomo).

Eso quiere decir que, si por ejemplo te has dado de baja en Febrero, tendrás que contabilizar el IVA, y el IRPF si corresponde, de Enero hasta el día de Febrero en el que te hayas dado de baja. Así, una vez llegue Abril, tendrás que presentar los modelos correspondientes con las cantidades que has facturado en ese margen entre enero y la baja. Es decir, y ponemos un ejemplo, si la baja se hace efectiva el 10 de marzo, se tendrá que declarar (en el mes de Abril y si corresponde hacerlo) el IRPF y el IVA de enero, febrero y los 9 días de marzo que se ha estado ‘en activo’. Pero no es el único trámite a realizar: una vez finalice el año, se han de presentar, también, los modelos anuales. La declaración anual del IRPF (modelo 100) correspondiente al ejercicio en el que te diste de baja. Una vez se cierre esa última presentación anual, ahora sí habrán terminado todas las obligaciones fiscales por completo. Ahora bien, no hacerlo puede implicar las sanciones habituales a las que se enfrentan los autónomos que reciben requerimientos de Hacienda o presentan los modelos fuera de plazo. ¡Mucho cuidado!

Obligaciones de guardar facturas

Se suele decir que un autónomo, una vez se ha dado de baja, está obligado a guardar sus facturas durante 5 años. La realidad es que ese periodo de tiempo es variable y depende de diferentes criterios: el de Hacienda, el de la Ley, el Mercantil… Este criterio tributario no coincide, sin embargo, con el mercantil (reflejado en el ‘Código de Comercio’), en el que se refleja que, tras darse de baja como autónomo, hay que preservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificante, al menos, 6 años (a partir de la fecha en la que se haya realizado el último asiento contable que se muestre en los libros).

Según la Administración Tributaria, hay que guardar toda la documentación y facturas durante un mínimo de 4 años, plazo tope de prescripción de los impuestos en caso de posibles investigaciones por parte de Hacienda. Ahora bien, ¿y en el resto de casos? Te lo explicamos:

• Según el Código de Comercio: obligatorio conservarlos hasta 6 años a partir del cese de actividad.
• Según el Código Penal: recomendable conservarlos hasta 10 años desde el cese de actividad, dado que pueden ser útiles como pruebas en juicio.
• Según la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales: obligatorio conservar la documentación fiscal hasta 10 años en caso de ser empresario.
• Según el Impuesto sobre el Valor Añadido: obligatorio conservar las facturas hasta 4 años si están relacionadas con bienes muebles y hasta 9 años si son sobre bienes inmuebles.

En cualquiera de estos contextos, es fundamental contar con un sistema de contabilidad y facturación que garantice las copias de seguridad y la fácil disposición de la información en caso de ser solicitada.

¿Cómo saber que ya estoy dado de baja de autónomos?

Si has completado todos los pasos que hemos explicado antes, ya te habrás dado de baja como autónomos. Si has completado todos los pasos correctamente, ya estarás dado de baja como autónomo. Ahora bien, si tienes dudas y quieres confirmar que estás dado de baja, solo tienes que acceder al portal web de la Seguridad Social y seguir estos pasos:

1. Acceder a la Sede Electrónica.
2. Pulsar en “Ciudadanos”.
3. Acceder a “Informes y Certificados”.
4. Entrar al “Informe de situación actual de trabajador”.

En dicho informe podrás comprobar si, en efecto, ya has dejado de estar en el régimen especial de trabajadores autónomos o si, por algún motivo, sigues dado de alta. Lo mejor que se puede hacer tras haber terminado todo el proceso de solicitud de la baja de autónomo es proceder a la comprobación de que todo está bien cerrado. Es decir, asegurarnos de que ya no estamos dados de alta como autónomos y que, por tanto, no tendremos que hacer frente a más gastos de la cuenta. La forma más rápida de hacerlo es solicitando un Informe de Vida Laboral y comprobando nuestro estado a ojos de Hacienda.

Preguntas frecuentes a nuestros asesores

En este apartado vamos a resolver las dudas más frecuentes sobre darse de baja de autónomos a la mano de nuestros expertos, los asesores fiscales.

• ¿Qué plazo tengo para darme de baja? ¿Qué pasa si no me da tiempo?

  Un trabajador por cuenta propia tiene tres días naturales tras la fecha de baja para hacer oficial su solicitud de baja de autónomo. En caso de excederse dicho tiempo, la Tesorería General de la Seguridad Social procederá al cargo de la cuota en su totalidad, y además podría incluso imponer una sanción económica de hasta 625 euros. Si quieres evitar estos inconvenientes, asegúrate de seguir todos los pasos indicados y contar con el asesoramiento de profesionales expertos.

• ¿Puedo darme de baja de autónomos temporalmente?

  Sí, la Agencia Tributaria entiende que hay trabajos estacionales, o simplemente malas rachas económicas, y que esto no tiene por qué lastrar a los emprendedores que buscan florecer como trabajadores autónomos.

• ¿Se opta a la prestación por cese de actividad?

  La respuesta es sencilla: sí, se opta a la prestación por cese de actividad. La duración de la prestación va desde 4 hasta 24 meses, según los meses cotizados.

• ¿Cuántas veces puedo darme de baja en un año?

  Es posible darse de baja y de alta como autónomo hasta tres veces dentro de un mismo ejercicio económico sin ningún tipo de problema ni penalización económica. Eso sí, para conseguirlo sin problemas habrá que estar al corriente con Hacienda en todas ellas.

• ¿Puedo darme de baja en Hacienda y seguir cotizando en la Seguridad Social?

  No, es una casuística que no se contempla, y de hecho es ilegal en España. Solo deben cotizar aquellos profesionales que desempeñen una actividad económica, por lo que la baja en la AEAT conlleva también la baja en la Seguridad Social.

Darse de baja de autónomo en la Seguridad Social no es tan fácil como cerrar una puerta, pero con esta guía ya sabes exactamente qué hacer, dónde hacerlo y cuándo. Para cerrar con buen pie, recuerda: 1) Tramita tu baja en Hacienda y Seguridad Social dentro de plazo, 2) Presenta tus modelos fiscales pendientes, y 3) Conserva toda la documentación obligatoria. Así evitarás sorpresas y dejarás tu etapa como autónomo bien atada. Si planeas volver a emprender en el futuro, guarda bien todos los documentos y mantén tus cuentas limpias.