Cómo la plataforma de E-Factura controla tu negocio: ventajas y requisitos

La facturación electrónica ya forma parte de nuestro día a día y es un concepto que se ha integrado en el ámbito empresarial. En los últimos años, las administraciones públicas han emprendido un proceso para trasladar todas sus relaciones con las empresas y la ciudadanía al mundo digital, culminando en la obligatoriedad de facturar electrónicamente. Así lo estipula la Ley Crea y Crece, que contempla un calendario para la implementación de esta medida.

Este proceso de extensión de la E-Factura no tiene por qué suponer un gran choque en la forma de operar y de realizar la contabilidad y la facturación de las empresas y autónomos. La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico, un documento oficial generado por medios informáticos que sirve como prueba de un intercambio de bienes o prestación de servicios. Este sistema tiene como objetivo principal simplificar el proceso de facturación y aumentar su agilidad, además de conseguir un mayor control y seguimiento de las transacciones.

La transformación tecnológica ha revolucionado la forma en que gestionamos nuestras transacciones comerciales, y la factura electrónica es un claro ejemplo de ello. La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, promovió un proceso de facturación electrónica más seguro, eficiente, transparente y ágil, con el que se consigue una reducción del riesgo de fraude. Posteriormente, esta ley establece la obligatoriedad de la factura electrónica para las transacciones realizadas por emprendedores y empresas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales, con el objetivo de reducir la morosidad y el fraude.

Si aún no has implementado la facturación digital en tu empresa, es recomendable adaptarse a este sistema lo más pronto posible y familiarizarse con su funcionamiento antes de que sea definitivamente exigible.

¿Qué es una E-Factura y cómo funciona?

Básicamente, una E-Factura es una factura a la vieja usanza que facilita el seguimiento y comprobación de su información, ya sea por parte de la administración pública o de la persona a la que se la ha emitido. Para ello puede contar con un identificador o un QR escaneable. La factura electrónica o factura digital funciona a través de un sistema en línea que genera un archivo con la información fiscal y comercial del emisor y receptor, con todos los detalles de las transacciones.

Tipos de facturas electrónicas

Podemos diferenciar entre dos tipos de facturas electrónicas:

• Factura electrónica no estructurada: No está generada en un formato de datos unificado y, por este motivo, no puede ser procesada por los sistemas automáticos de forma automática, requiriendo un procesamiento manual o mediante software OCR. Habitualmente se trata de documentos físicos escaneados en PDF.
• Factura electrónica estructurada: Por el contrario, se genera y transmite en un formato de datos estandarizado, como XML, gracias a lo que puede procesarse de forma automática por los sistemas informáticos. Cuenta con una estructura de datos predefinida que facilita que se automatice la generación, recepción, contabilización y validación de la misma. El uso de facturas electrónicas estructuradas ya es obligatorio en las operaciones que se realicen con la Administración y su uso se extenderá a partir de 2027 de forma progresiva a todos los sectores y actores económicos, según lo dispuesto por la Ley Crea y Crece.

Aunque en ocasiones se pueden utilizar como sinónimos, la factura electrónica o factura electrónica estructurada, que es la que menciona la normativa, y la factura digital, o factura electrónica no estructurada (formato no estructurado como PDF, Word, Excel), no son exactamente lo mismo.

Características y requisitos de la factura electrónica

Todas las facturas, independientemente de que sean electrónicas o se hayan emitido en papel, deben garantizar tres características esenciales:

• La legibilidad de la factura: La acredita el formato de archivo que se utilice.
• La autenticidad del origen de la factura: Es decir, certificar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
• La integridad del contenido de la factura: Es decir, la garantía de que su contenido no ha sido modificado.

Además, las facturas electrónicas deben cumplir ciertas características adicionales:

• Debe generarse y procesarse en forma digital.
• Siempre utilizará un formato estructurado XML (Facturae o UBL son los más comunes) que permite el procesamiento de la misma por parte de los sistemas informáticos, lo que facilita la gestión y reduce posibles errores.
• Deben incluir una firma electrónica avanzada, con la que se garantiza la identidad del emisor y se asegura que el contenido no ha sido modificado.
• La mayoría de sistemas de emisión, como Holded, incluyen un código QR que contribuye a la verificación y el seguimiento de la factura.
• Deben garantizar la interoperabilidad, es decir, tendrán que poder ser leídas y gestionadas por los diferentes sistemas y plataformas que puedan usar distintos usuarios.
• Deben ser almacenadas garantizando la integridad, accesibilidad y trazabilidad durante el período que marque la normativa.

Además, las facturas electrónicas deben incluir de forma obligatoria los mismos datos que las tradicionales: número de factura, fecha, datos de emisor y receptor, descripción de los bienes y servicios e impuestos.

Siempre y cuando cumplan con la normativa e incluyan todos los requisitos técnicos, las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas tradicionales en papel.

Datos obligatorios en la factura electrónica

Las facturas electrónicas tienen que incluir los mismos datos que los de las facturas tradicionales de papel. Por lo tanto, los elementos que conforman la factura electrónica son los siguientes:

• Datos identificativos del emisor y del receptor (razón social o nombre y apellidos y domicilio fiscal).
• DNI o NIF de emisor y del receptor.
• Número de factura y serie (si aplica).
• Fecha de emisión.
• Fecha o período de prestación de los servicios.
• Concepto o descripción de las operaciones.
• Base imponible.
• Tipo impositivo e impuestos aplicables.
• Tipo de IVA y cuota tributaria.
• Porcentaje y retención de IRPF.
• Precio total después de aplicar impuestos y posibles descuentos.
• Forma de pago (transferencia, efectivo, etc.).

Aunque aún no es obligatorio, incluir una firma electrónica añade seguridad a la factura y fomenta la confianza entre las partes.

Implementación y plazos de la factura electrónica

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida popularmente como Ley Crea y Crece, establece la obligación progresiva de utilizar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales de tipo B2B, es decir, con otros profesionales. De hecho, en España, los autónomos y los negocios que prestan servicios a las Administraciones públicas ya están obligados a emitir facturas electrónicas desde 2015.

El Gobierno ha retrasado la puesta en marcha de la factura electrónica al 1 de octubre de 2027, ampliando así el plazo para que autónomos y empresas puedan adaptarse con garantías a la nueva normativa. Este aplazamiento ofrece un margen adicional clave para revisar procesos, elegir el software adecuado y formar a los equipos.

Entre el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028, todas las empresas y autónomos en España deberán utilizar la factura electrónica en sus transacciones comerciales B2B (entre empresas). Su implementación se realizará en dos fases para facilitar la adaptación a este cambio, que implica nuevos procesos y recursos.

Calendario de implementación de la factura electrónica

Las fechas concretas ya están establecidas tras el Real Decreto 238/2026 (aprobado el 25 de marzo de 2026) y el proyecto de orden ministerial publicado en abril de 2026:

• 1 de octubre de 2027: Empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
• 1 de octubre de 2028: Resto de empresas y autónomos.

A partir de esa fecha, también será obligatorio conservar las facturas de manera digital durante al menos 4 años, con la posibilidad de ser accesibles para su inspección en caso de ser requerido.

Además, si el destinatario de la factura no es una empresa o un autónomo, sino un cliente final (B2C), tendrás que generar igualmente la factura electrónica, pero al cliente deberás entregarle un PDF en formato digital o ticket en papel.

Exenciones a la factura electrónica

La obligación de emitir factura electrónica incluye ciertas exenciones, dependiendo del volumen de negocio o del sector de los contribuyentes. La exención más significativa afecta a los autónomos y pequeñas empresas que no estén considerados como “empresas en régimen de facturación”. Básicamente, se exime a aquellos cuyo volumen de operaciones no haya superado los 80.000 euros anuales en el año natural anterior. Sin embargo, esta regla tiene una importante matización: si tu cliente es la Administración Pública, la obligación de emitir factura electrónica se mantiene, independientemente de tu volumen de facturación.

Además, existen otras exenciones menores basadas en la actividad, como ciertos profesionales del sector agrario o quienes desarrollen actividades exentas de IVA, aunque siempre es recomendable verificar cada caso concreto con un asesor.

Sistemas de facturación electrónica y plataformas

La facturación electrónica en España se apoya en diferentes plataformas y formatos, cada uno con sus particularidades y obligaciones.

Plataforma FACeB2B

Las facturas electrónicas a las Administraciones públicas se tramitan a través de la plataforma electrónica FACeB2B, proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Es una plataforma dirigida a las empresas y autónomos adjudicatarios de contratos públicos de obras, suministros o servicios. Su finalidad es facilitar a las empresas una ventanilla única para el envío de las facturas dirigidas a la entidad pública contratante. Cada entrega se codifica con un CSV (Código Seguro de Verificación), una fórmula que también se aplica en la presentación online de impuestos.

FACeB2B permite emitir facturas para remitir a las administraciones adheridas. Con la factura enviada correctamente y el justificante, las empresas pueden financiarse solicitando el anticipo del dinero. Como cualquier otro cliente o acreedor (por tasas e impuestos), es esencial controlar el pago y cobro de facturas con la administración pública.

Formato FacturaE

FacturaE no es un programa de facturación, sino un formato estándar de factura electrónica definido por la Agencia Tributaria para la emisión de facturas dirigidas a la Administración Pública en España. Si eres proveedor de bienes o servicios de organismos públicos, estás obligado a emitir tus facturas en FacturaE para que sean aceptadas y procesadas sin errores. El uso de FacturaE es obligatorio desde 2015 para proveedores de la Administración Pública.

La Factura Electrónica es un término general que hace referencia a cualquier factura emitida en formato digital, con la misma validez legal que una factura en papel. Por otro lado, FacturaE es un formato específico que deben utilizar obligatoriamente los proveedores de la Administración Pública en España.

TicketBAI y otros sistemas autonómicos

El País Vasco o, más concretamente, las tres diputaciones vascas, van a la cabeza en lo que respecta a la implementación de la facturación electrónica, puesto que TicketBAI, el sistema desarrollado para llevarla a cabo, ya es una realidad.

Por lo que respecta a las administraciones regionales, algunas ya han desarrollado sus propios sistemas de facturación electrónica, como es el caso de TicketBAI, en el País Vasco, o están en vías de desarrollo, como Na-ticket, en Navarra, en condiciones muy similares a las que establece la Ley Crea y Crece para el resto del territorio español. Además, el Gobierno de La Rioja y la Xunta de Galicia tienen sus propias peculiaridades en cuanto a la facturación electrónica.

Solución pública de facturación electrónica de la AEAT

La solución pública de facturación electrónica es una plataforma gratuita que está desarrollando la Agencia Tributaria para ayudar a autónomos y empresas a cumplir con la nueva obligación de emitir facturas electrónicas. Será un programa accesible desde la Sede Electrónica de la AEAT, pensado para emitir, recibir y almacenar facturas electrónicas, y también para facilitar el seguimiento de sus estados (emisión, aceptación, pago…).

A diferencia de los programas de facturación privados, esta plataforma tiene un alcance más limitado, y no está diseñada para gestionar todo tu negocio (contabilidad, impuestos, cobros, etc.), sino para facilitar el cumplimiento mínimo exigido por la normativa de facturación electrónica B2B (business to business).

Funciones clave de la solución pública

Este sistema tiene 4 funciones clave:

• Emitir y recibir facturas electrónicas en formato estructurado.
• Guardar una copia de todas las facturas emitidas o recibidas en un repositorio centralizado.
• Informar del estado de las facturas: Si han sido aceptadas, rechazadas o pagadas.
• Facilitar el control fiscal por parte de Hacienda y reducir la morosidad en las operaciones entre empresas.

Su uso es voluntario. Es decir, los autónomos y empresas podrán seguir utilizando programas de facturación privados, como taclia o cualquier otro software que esté adaptado a la normativa. Sin embargo, sí será obligatorio que las facturas electrónicas, incluso si se emiten desde un software privado, se remitan a este repositorio público.

Verifactu

Verifactu es un nuevo sistema de facturación electrónica vinculado a la Ley Antifraude, que entrará en vigor en 2025 y afectará a todas las empresas y autónomos que emiten facturas B2B (Business to Business). Cumplir correctamente es crucial, al igual que sucede con Verifactu y la verificación de facturas. Una factura electrónica mal configurada carece de validez ante Hacienda y puede suponer un rechazo por parte de tu cliente. Si el emisor se ha acogido a la opción del sistema Verifactu para comunicar sus registros de forma inmediata a la Agencia Tributaria, la factura electrónica debe incluir la mención específica a este sistema.

Ventajas de la facturación electrónica para el control de tu negocio

Dar el salto hacia la facturación electrónica puede generar cierto vértigo en las empresas y autónomos. La diferencia, como ya indicamos antes, será simplemente hacer un clic más. Y, de esta forma, convertir una factura en una E-Factura, empleando la misma información. Así, la transición no solo no será compleja, sino que resultará muy fácil de poner en marcha.

Control exhaustivo y seguimiento

El objetivo central de la facturación electrónica, desde el punto de vista de Hacienda, es llevar a cabo un control más exhaustivo de las cuentas de las empresas y de las relaciones económicas. La AEAT, el emisor y el receptor podrán llevar a cabo un seguimiento permanente del estado de una factura, así como de la información que ésta porta. Esto incluye la capacidad de hacer seguimiento de todas las facturas.

Una E-Factura se puede rastrear y comprobar si el proveedor la ha presentado ante la Agencia Tributaria y esta la ha registrado con éxito.

Garantía de veracidad y seguridad

La veracidad de la E-Factura está garantizada por el certificado digital que se emplee para su elaboración y presentación. Esto evita contradicciones entre las E-Factura y los modelos impositivos presentados, garantizando la veracidad de las E-Factura y los modelos impositivos presentados. Además, la mayoría de sistemas de emisión, como Holded, incluyen un código QR que contribuye a la verificación y el seguimiento de la factura. Un programa de facturación como el de MN program ofrece dos alternativas a los negocios: el sistema automático, que al crear cada factura envía directa e inmediatamente el archivo XML a la Hacienda Foral correspondiente, o el sistema manual, que no envía directamente el archivo XML, permitiendo al negocio decidir cuándo envía la E-Factura a la hacienda foral e incluso subir múltiples facturas en bloque. Es importante señalar que una vez que la E-Factura se ha enviado, ya no se puede modificar. Genera logs que señalan los errores concretos, como, por ejemplo, que el número de factura está duplicado o faltan datos en alguno de los campos. Así, el negocio puede saber si la facturación se ha efectuado correctamente y en el caso de que haya algún problema, subsanarlo. Todo ello sin tener que asumir más trabajo por pasar de la factura normal a la electrónica.

Ahorro de tiempo y eficiencia

En primer lugar, cabe destacar el ahorro de tiempo no productivo. En ello juega un papel fundamental el programa de facturación y todas sus funcionalidades. Gracias a él se puede crear una E-Factura de forma sencilla. Pero, además, se pueden enviar facturas en bloque o programar y automatizar su envío. En unos segundos, una factura puede ser puesta a disposición de la AEAT y del cliente. La principal ventaja de las facturas electrónicas es su agilidad en el proceso de tramitación y envío.

A nadie se le escapa que los negocios, además de emitir facturas, también las reciben. Al fin y al cabo, necesitan proveedores para llevar a cabo su propia actividad empresarial.

Reducción de costes y agilidad

La factura electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en una realidad obligatoria para muchos autónomos y empresas. Más allá de ser un simple archivo PDF, se trata de un formato estructurado con validez legal que agiliza la gestión, reduce costes y mejora el control de tu negocio. Su principal finalidad es simplificar el proceso de facturación y aumentar su agilidad.

Cómo crear una factura electrónica paso a paso

El proceso de generación de la factura electrónica comienza con la generación de la misma en un formato estructurado a través de la Solución Pública de Facturación o bien de un software adaptado. El propio sistema debe incluir los controles necesarios para asegurar que el archivo generado cumple con todos los requisitos que establece la legislación.

A continuación te explicamos el proceso para la creación de una factura electrónica:

1. Obtener un software homologado:
   • Utiliza un programa de facturación autorizado por la Agencia Tributaria.
   • Asegúrate de que el software cumpla con los requisitos establecidos por la normativa vigente.
2. Preparar los datos del emisor:
   • Nombre o razón social.
   • NIF/CIF.
   • Dirección fiscal.
   • Datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc.).
3. Introducir los datos del receptor:
   • Nombre o razón social del cliente.
   • NIF/CIF del cliente.
   • Dirección fiscal completa del cliente.
   • Datos de contacto del cliente.
4. Incluir los detalles de la factura:
   • Número de factura: debe ser único y correlativo.
   • Fecha de emisión.
   • Descripción detallada de productos o servicios.
   • Importes unitarios de cada producto o servicio.
   • Base imponible: el valor total antes de impuestos.
   • IVA aplicable: asegúrate de incluir el tipo de IVA correspondiente.
   • Retenciones de IRPF (si corresponde).
   • Importe total: base imponible + IVA (y otros impuestos, si corresponde).
5. Firmar digitalmente:
   • Utiliza un certificado digital válido para firmar la factura.
   • La firma garantiza la autenticidad e integridad del documento.
6. Generar la factura en formato estructurado:
   • Crea el documento en un formato estructurado como UBL o cualquier otro formato admitido por la normativa.
   • Verifica que el archivo cumpla con los estándares requeridos por la Agencia Tributaria.
7. Enviar la factura:
   • Transmite la factura a través de la plataforma elegida (por ejemplo, Sede Electrónica de la Agencia Tributaria). Si este es una administración pública, el envío se hará a través de FACe, mientras que si envías la factura a otra empresa o autónomo deberás hacerlo a través del mismo software especializado que hayas utilizado para generarla.
   • Asegúrate de que el destinatario reciba la factura.
   • Conserva el registro de envío como prueba de la transmisión.
8. Almacenar la factura:
   • Guarda una copia de la factura durante al menos 4 años.
   • Mantén un sistema de archivo seguro y accesible para futuras verificaciones.
   • Asegúrate de la trazabilidad del documento para cumplir con los requisitos legales.

Siguiendo estos pasos, podrás emitir, enviar y almacenar correctamente tus facturas electrónicas conforme a la normativa española. El sistema del receptor validará, aprobará y procesará la factura de forma automática, incluso pudiendo activar el proceso de pago y archivo seguro de la misma. A continuación, se te comunicará el estado de la factura (aceptada, rechazada o pagada) para que puedas realizar tu propio seguimiento.

En definitiva, el paso a la facturación electrónica puede generar inquietud en los negocios, pero si cuentan con un buen programa de facturación, como el de MN program, plenamente adaptado a la E-Factura, no tienen nada que temer. Al contrario, tienen mucho que ganar.