Guía Completa y Plantillas para la Excedencia Voluntaria en PYMES

La excedencia voluntaria es un recurso legal que permite a un trabajador suspender temporalmente su relación laboral con la empresa sin perder el derecho a reincorporarse. Esta guía detalla los aspectos clave de la excedencia voluntaria, los requisitos, el proceso de solicitud y las implicaciones para trabajadores y PYMES, incluyendo modelos descargables para facilitar el trámite.

¿Qué es la Excedencia Voluntaria?

La excedencia laboral voluntaria es una situación de suspensión del contrato de trabajo que permite al trabajador dejar temporalmente su puesto sin perder el derecho a reincorporarse. Durante este período, el trabajador no tiene la obligación de desempeñar sus funciones y el empleador no está obligado a pagar salarios. Es importante destacar que la excedencia no implica la finalización del contrato laboral, sino una interrupción temporal en las responsabilidades laborales.

Una solicitud de excedencia permite que cualquier trabajador solicite a su empleador una excedencia voluntaria para dedicarse a otras actividades. La excedencia voluntaria puede ser solicitada por el trabajador por cualquier motivo (tomarse un año sabático, realizar un viaje alrededor del mundo, estudiar, emprender un proyecto personal o formativo, cuidar de un familiar, trabajar temporalmente en otra empresa o sector, o incluso la exploración de nuevas oportunidades laborales, o si necesitas un descanso prolongado por motivos de salud no cubiertos por IT).

El inicio de la excedencia supone una suspensión temporal del contrato del trabajo y, por lo tanto, el contrato se mantendrá en vigor. El trabajador tiene derecho a regresar a su puesto a la empresa si así lo solicita durante la excedencia. Los trabajadores o empleados públicos (funcionario de carrera o interino, personal laboral o eventual) de cualquier Administración pública (Administración General del Estado, Administraciones autonómicas y Administraciones locales) no pueden hacer uso de esta solicitud.

El trabajador puede ausentarse de su puesto tanto si disfruta de una excedencia como si solicita un permiso retribuido. Por otro lado, los permisos laborales solo se pueden disfrutar en los supuestos concretos permitidos por el Estatuto de los Trabajadores, con la única excepción del permiso por asuntos personales que puede ser reconocido por el convenio colectivo aplicable. La carta de renuncia laboral permite a cualquier trabajador comunicar su decisión de dimitir o renunciar de su puesto, mientras que la solicitud de una excedencia voluntaria supone una suspensión temporal del contrato de trabajo por parte del empleador.

Requisitos para Solicitar una Excedencia Voluntaria

Para poder solicitar una excedencia voluntaria, es necesario cumplir ciertos requisitos establecidos por la legislación laboral y el artículo 46.2 del Estatuto de los Trabajadores. Estas condiciones garantizan que la solicitud de excedencia sea válida y cumpla con las regulaciones correspondientes:

• Tener una antigüedad mínima de un año en el trabajo.
• Pedir la excedencia por un período mínimo de 4 meses y máximo de 5 años.
• En caso de haber solicitado anteriormente una excedencia por la misma causa, deben haber transcurrido más de 4 años desde el final de la excedencia anterior.

Si cumples con estos requisitos, la empresa no debería negarse a concederte el derecho. En caso de que lo haga, tendrías que acudir a la vía judicial para solicitar la excedencia voluntaria. No es necesario alegar causa alguna para tener derecho a una excedencia voluntaria, ya que para tener derecho a una excedencia voluntaria no es necesario realizar justificación alguna.

Duración de la Excedencia Voluntaria

La duración de la excedencia voluntaria está sujeta a ciertos límites establecidos legalmente: un mínimo de 4 meses y un máximo de 5 años. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, dependiendo del convenio colectivo aplicable, se pueden establecer límites superiores a estos periodos. Por tanto, es recomendable consultar el convenio correspondiente para conocer las regulaciones específicas sobre la duración de la excedencia voluntaria en cada caso.

No es obligatorio indicar el tiempo que queremos estar de excedencia, aunque la empresa nos lo puede exigir. Si no se indica duración, podremos solicitar la reincorporación en cualquier momento dentro de los límites indicados anteriormente.

Proceso de Solicitud de la Excedencia Voluntaria

Es recomendable presentar por escrito la solicitud de excedencia voluntaria a la empresa. Para que la solicitud sea aceptada, es clave presentar una carta formal y bien estructurada. Para ello, se utiliza la carta de excedencia voluntaria, que te permite dejar constancia por escrito de tu deseo de abandonar tu puesto de trabajo temporalmente.

El trabajador debe firmar esta solicitud, ya sea personalmente o a través de su representante (por ejemplo, los padres de los trabajadores menores de edad). Una vez firmada, el trabajador debe comunicar esta solicitud al empleador. El trabajador debe enviar o hacer entrega de esta solicitud de tal forma que pueda asegurarse que el empleador la reciba correctamente.

Respecto al momento de entregar la carta, en general, no existe un plazo legal para entregar esa carta de excedencia. Lo recomendable es que entregues la carta con la mayor antelación posible y, al menos, 15 días antes de la fecha prevista para causar baja voluntaria temporal en la empresa. Consulta tu convenio colectivo por si establece plazos diferentes.

Cómo Redactar la Solicitud

En la carta, debes expresar claramente tu intención de ausentarte durante un tiempo determinado de tu puesto de trabajo. Utiliza un tono formal y respetuoso. La carta debe reflejar profesionalidad y cortesía. Evita expresiones informales y asegúrate de que el lenguaje sea claro y directo.

Incluye datos esenciales. Asegúrate de indicar tus datos personales, como el nombre completo, DNI, domicilio a efecto de notificaciones, puesto, departamento y la fecha de inicio de la excedencia. El domicilio a efecto de notificaciones es recomendable que sea el mismo que aparece en la nómina del trabajador, a no ser que el trabajador haya cambiado de domicilio. Dicho domicilio será el utilizado por la empresa en caso de que quiera notificarnos algo por cualquier cuestión.

Especifica la duración del periodo solicitado y la fecha de reincorporación. Menciona el motivo si lo consideras oportuno. No es un requisito legal, pero una breve justificación puede dar mayor transparencia a la solicitud.

El trabajador puede adjuntar los documentos que desee para clarificar o justificar el contenido de su solicitud de excedencia voluntaria. Revisa el convenio colectivo y la normativa vigente, ya que algunas empresas tienen condiciones específicas para conceder excedencias.

Una vez redactada la carta, es importante que, en el momento de presentarla, lleves dos copias de la misma. La idea es que una de ellas se la quede la empresa, mientras que la otra sirva como justificante de su presentación. Deberás entregarla en mano a tu superior directo, al responsable de Recursos Humanos de la empresa o a cualquier trabajador de este departamento.

Presenta el escrito en RRHH con acuse de recibo.

Respuesta de la Empresa

La excedencia tiene que ser aceptada por la empresa y no podemos de manera unilateral empezarla. La empresa debe responder por escrito a tu solicitud. La respuesta de la empresa se dará por escrito, ya sea concediendo o rechazando la excedencia. Es importante tener en cuenta que la empresa tiene la facultad de rechazar la solicitud de excedencia.

Motivos para Denegar la Excedencia Voluntaria

Cuando el trabajador cumple con los requisitos para una excedencia laboral, pero se la deniegan, puede ser motivado por la falta de personal cualificado. Si un empleado desempeña un papel clave, y su ausencia podría tener un impacto negativo, la empresa podría optar por negar la excedencia.

Puede ocurrir que el período solicitado no sea compatible con las necesidades operativas de la empresa. Si el empleado solicita una excedencia en un momento importante (por ejemplo, en verano en un bar de playa), podría generar un impacto negativo en las operaciones y la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos. Por lo tanto, la empresa podría negar la solicitud con el objetivo de asegurar la continuidad y el buen funcionamiento de sus actividades comerciales.

Derechos y Obligaciones durante la Excedencia

Finiquito e Indemnización

Sí, se tiene derecho a finiquito, esto es; las vacaciones generadas y no disfrutadas así como la parte proporcional de las pagas extraordinarias. El convenio puede establecer la obligación de que la empresa tenga el finiquito preparado para el día que comience la excedencia. En caso contrario, no se debería demorar más hasta el comienzo del siguiente mes cuando deberían de pagarte la nómina un mes normal. Por otro lado, no se tiene derecho a indemnización.

Cotización y Prestación por Desempleo

Durante una excedencia voluntaria la empresa no cotiza por el trabajador. Tampoco la seguridad social lo entiende cotizado a ningún efecto, como sí ocurre en las excedencias por cuidado de un hijo o un familiar. Para paliar esa ausencia de cotización, se puede realizar un convenio especial con la seguridad social.

Tras solicitar la excedencia voluntaria no se tiene derecho a desempleo, ya que es una decisión voluntaria de suspender el contrato. En términos generales, no se tiene derecho a recibir prestación por desempleo en caso de encontrarse en una situación de excedencia voluntaria. Esto se debe a que no se cumple con uno de los requisitos fundamentales para acceder a dicha prestación: encontrarse en situación legal de desempleo. En otras palabras, cuando un trabajador solicita la excedencia voluntaria, no se considera que esté desempleado, sino que su contrato se encuentra suspendido de manera voluntaria.

Sin embargo, existe una excepción en la cual sí es posible recibir la prestación por desempleo estando en situación de excedencia voluntaria. Esto ocurre cuando el trabajador, durante el periodo de excedencia, ejerce actividad laboral en otra empresa y al finalizar dicha actividad se encuentra en situación de desempleo. En este caso, el trabajador tendría derecho a solicitar y recibir la prestación por desempleo una vez finalizado el contrato en la segunda empresa. Cuando se indica una causa no imputable al trabajador implica que la baja no puede ser por baja voluntaria o periodo de prueba no superado indicado por el trabajador.

Reserva del Puesto de Trabajo y Reincorporación

No, no se tiene reserva del puesto de trabajo. Por lo tanto, nada impide a la empresa contratar a un trabajador para tu puesto de trabajo al día siguiente. No obstante, sí que se tiene derecho a una reserva preferente del puesto de trabajo o, lo que es lo mismo, que en caso de que en el momento de finalice la excedencia, o en cualquier momento posterior, el trabajador tendrá un derecho preferente en el caso de que exista un puesto de trabajo para su grupo profesional o similar, pero no necesariamente en tu puesto exacto anterior.

Para volver al trabajo tras una excedencia voluntaria, el trabajador debe solicitar su reincorporación antes de que termine el plazo concedido. El trabajador puede solicitar su reincorporación a su puesto en cualquier momento anterior a la fecha de terminación de la excedencia. La reincorporación no es inmediata, sino que deberá esperar hasta que haya una vacante disponible equivalente al puesto que desarrollaba anteriormente en la empresa. Si hay vacantes adecuadas, la empresa está obligada a considerar la reincorporación del trabajador. Sin embargo, no siempre existe una plaza disponible de inmediato.

Para reincorporarse después de una excedencia voluntaria, el trabajador debe comunicar su intención a la empresa con al menos un mes de antelación. De esta manera, se garantiza el derecho de preferencia para la reincorporación. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que esta preferencia no garantiza una reincorporación inmediata, sino que está sujeta a la existencia de una vacante en la empresa en el momento de la petición. En caso de no existir una vacante disponible, el trabajador en excedencia puede no tener la posibilidad de reincorporarse de forma inmediata.

Por este motivo, una vez solicitada la reincorporación, es conveniente hablar con compañeros de trabajo o con los representantes legales de la empresa para vigilar los puestos de trabajo ofertados por la empresa. Si la empresa rechaza el reingreso sin justificación válida, el trabajador puede reclamar sus derechos por vía legal. Para evitar problemas, es recomendable mantener contacto con la empresa durante la excedencia.

Si la empresa indica que no tiene vacantes disponibles, pero sí tiene la voluntad de readmitir al trabajador, el empleado queda en una especie de limbo y se deberá evaluar si la empresa está contratando en ese momento, lo que puede ser un despido encubierto. El otro caso se produce cuando la empresa niega la reincorporación y no acepta la solicitud. En tal caso, debería producirse un despido, con su entrega de finiquito, certificado de empresa y el resto de elementos propios del mismo.

Como es evidente, para reincorporarte deberás estar en situación de alta médica y no encontrarte inmerso en una situación de incapacidad temporal que te impida trabajar.

Prórroga de la Excedencia

El estatuto de los trabajadores no recoge el derecho a una prórroga de la excedencia voluntaria. En consecuencia, no se tiene derecho a una prórroga. Cuestión diferente, es que nada impide que entre la empresa y el trabajador se acuerde una prórroga de la excedencia.

Modelo de Solicitud de Excedencia Voluntaria (Plantilla)

A continuación, se presenta un modelo de carta para solicitar una excedencia voluntaria, el cual puede ser descargado y adaptado a tus necesidades. Este modelo te ayuda a solicitarla formalmente según el artículo 46.2 del Estatuto de los Trabajadores.

Modelo para Completar y Descargar en Word

Puedes descargar este modelo en formato WORD para facilitar su edición.

A LA ATENCIÓN DEL EMPRESARIO/RRHH

En _____________ a _____________de ____________de 202___

Dº/Dª ________________ con DNI Nº_____________, mayor de edad y domicilio a efecto de notificaciones en _______________, trabajador/a de la empresa les comunico mi intención de solicitar una excedencia voluntaria, en virtud del artículo 46 del Estatuto de los trabajadores, que comenzará el día __________________, siendo éste día el último día en la empresa.

La duración de la excedencia será de ______________, por lo que la fecha de reincorporación será el día ______________.

Les ruego que firmen la presente a los efectos de notificación y preparen el finiquito a la mayor brevedad posible quedando a su disposición para lo que necesite.

EL/LA TRABAJADOR/A

Cómo Completar el Modelo

1. Datos de identificación del trabajador: Completa tus datos personales completos: nombre, DNI, domicilio a efecto de notificaciones. El domicilio a efecto de notificaciones es recomendable que sea el mismo que aparece en la nómina del trabajador, a no ser que el trabajador haya cambiado de domicilio. Dicho domicilio será el utilizado por la empresa en caso de que quiera notificarnos algo por cualquier cuestión.
2. Fecha de efectos de la medida: Indica la fecha de inicio de la excedencia, es decir, el último día de la relación laboral con la empresa. La excedencia tiene que ser aceptada por la empresa y no podemos de manera unilateral empezarla.
3. Duración de la excedencia: La duración tiene que ser como mínimo de cuatro meses y como máximo de cinco años. No es obligatorio indicar el tiempo que queremos estar de excedencia, aunque la empresa nos lo puede exigir. Si no se indica duración podremos solicitar la reincorporación en cualquier momento dentro de los límites indicados anteriormente.
4. Fecha de reincorporación: Indica la fecha en que deseas reincorporarte a tu puesto de trabajo.
5. Justifica brevemente el motivo de tu solicitud (opcional pero recomendado).
6. Fecha y firma el documento.

Consejos Adicionales

• Necesitas al menos 1 año de antigüedad en la empresa para solicitarla.
• La duración mínima es de 4 meses y la máxima de 5 años.
• Durante la excedencia NO cobras salario ni cotizas a la Seguridad Social.
• Conservas el derecho preferente al reingreso en vacantes de tu categoría.
• No se computa el tiempo de excedencia como antigüedad.
• Debes esperar 4 años antes de poder solicitar otra excedencia voluntaria.
• La empresa no está obligada a concederla, pero debe justificar su negativa.
• Avisa con la máxima antelación posible (consulta tu convenio colectivo).

Aquí tienes una tabla resumen de los aspectos clave de la excedencia voluntaria:

Diagrama de flujo simplificado del proceso de solicitud de excedencia voluntaria.

Infografía que destaca las diferencias clave entre la excedencia voluntaria y un permiso retribuido.