Plan Financiero para una Startup: Guía Detallada con Ejemplo

Un plan financiero es una herramienta fundamental para una startup, ya que aporta información clave como cuáles son los gastos totales de la compañía, qué rentabilidad real y esperada presenta y cuánto tiempo llevará alcanzar los objetivos estratégicos que se han fijado.

Si planeas dirigirte a un potencial inversor, asegúrate antes de disponer de un plan financiero robusto que refleje la realidad de tu modelo y refleje tanto la viabilidad del proyecto como tu conocimiento de los KPI’s del negocio y de las necesidades financieras. Y sobre todo que comprenda un plazo de tiempo de 12 meses (corto) a 24 meses (medio). La experiencia nos dice que cualquier proyección financiera que sobrepase los 36 meses en una startup está en el plano de la ciencia ficción.

¿Por qué Necesitamos Saber Cómo Elaborar un Plan Financiero para Startups?

Hay dos objetivos/usos principales de un plan financiero, que son en los que deberemos poner el foco durante su desarrollo:

1. Evaluar la viabilidad del negocio. Lo recalcamos porque si bien es obvio que es su función principal, no siempre es la que recibe más atención. Desarrollar un plan financiero debe permitirnos:
   • Clarificar ideas sobre el negocio.
   • Identificar KPI’s (key performance indicators) tanto a nivel de tracción de negocio como en consumo de caja.
   • Testear financieramente nuestras principales assumptions.
   • Validar las “unit economics”.
   • Analizar cómo prevemos escalar el negocio y qué impacto y necesidades tiene.
   • Realizar, en la medida de lo posible, comparables a nivel de P&L con otras compañías del sector y analizar:
     • Las razones de los comparables en que nuestro negocio se comporta realmente mejor: ¿por qué somos más eficientes? ¿es un factor sostenible en el tiempo? ¿hemos estimado correctamente?
     • Cómo cubrir el diferencial de los comparables en que nuestro negocio se comporta realmente peor al sector.
2. Evaluar el cash burn y definir la estrategia de fundraising a seguir. Un plan financiero nos reporta información de:
   • Cash burn: medida del cash-flow negativo que genera el proyecto.
   • Runway: ratio entre el saldo en caja en la compañía en un momento determinado y el Cash burn mensual del proyecto. El resultado es el número de meses para los que la compañía tiene caja. (ej: si tengo 100k en caja y mi cash burn son 20k, mi runway son 5 meses.)

Conocer el Cash burn y el Runway es fundamental para definir la estrategia de fundraising y para que el equipo emprendedor no inicie la ronda de inversión en una posición de debilidad. Entre otras, te permite determinar cuándo empezar el fundraising, qué importe se necesita y en función de éste, a quién dirigirse.

A nivel de negocio, la decisión a tomar es realmente mucho más compleja. Quizá incluso más que la que planteamos, pero debería permitir al equipo emprendedor deciedir si opta por:

• un cash burn bajo y posiblemente ralentizar el proyecto, con el objetivo de minimizar el número y volumen de rondas de inversión y, por tanto, la dilución de los fundadores. Se asume el potencial riesgo de no crecimiento y de favorecer la aparición de competidores.
• un cash burn elevado con el objetivo de acelerar el proyecto y optar a una posición dominante en el mercado, pero sabiendo que eso implicará un mayor funding y, por tanto, una mayor dilución por su parte.

Otras Ventajas del Plan Financiero para Startups

Hay otros aspectos que debemos perseguir en la elaboración de un plan financiero y que tendrán mayor o menor relevancia en función de la etapa en que se encuentre la startup. Es aquí cuando se inicia la elaboración de un Cash Flow, en muchos casos, sin una metodología concreta y que habitualmente dista mucho de ser correcto, completo y de aportar aquella información que un Cash Flow debe aportar: ¿Cómo va a evolucionar mi caja en los próximos meses?

Uno de los aspectos que más complica la elaboración del Cash Flow es la modelización del working capital, entendido como la inversión en capital circulante (Cash) que deberá hacer la compañía. ¿Por qué?

• Clientes que pagan a 30-60-90 días.
• En startups donde en las primeras fases es habitual que haya pérdidas y, por lo tanto, más costes que ingresos, el IVA soportado suele ser superior al IVA repercutido. Ese diferencial debe financiarse y no se incluye en la cuenta de pérdidas y ganancias.
• CAPEX (capital expenditure): Las startups suelen requerir volúmenes de inversión significativos: desarrollo, tecnología, marcas, aplicativos informáticos, etc. Esa inversión tampoco está incorporada en la cuenta de pérdidas y ganancias, pero implica una salida de caja y, además, genera un IVA soportado que también deberá financiarse.

En algunos casos, el equipo desarrolla de una forma más o menos ortodoxa una cuenta de pérdidas y ganancias y un Cash Flow y entonces se genera la duda: ¿Es correcto? ¿es completo? ¿me dejo algo? ¿cuadra?

La única forma de poder responder a esta pregunta es, como anticipábamos, realizar un balance estimado, donde:

• el saldo de bancos recogido en el activo del mismo sea el derivado del Cash Flow.
• el resultado incorporado a los Fondos Propios sea el derivado de la cuenta de pérdidas y ganancias.
• el restos de saldos se alimenten de las diferentes previsiones de working capital realizadas (clientes, proveedores, agencia tributaria, seguridad social,..) y/o de financiación recibida (rondas, préstamos bancarios, financiación pública…).

Step-by-Step en la Construcción de Plan Financiero para Startups

Analizaremos de forma individualizada cada una de las cuatro fases de la elaboración de un plan financiero en los siguientes posts, con el objetivo de profundizar en cada uno de ellos, pero damos una breve pincelada.

1. Estimación de ingresos. En base al modelo de negocio y de monetización definidos y tomando en consideración la inversión en marketing, el funnel de venta, el CAC (coste de adquisición de clientes), el LTV (life time value) previstos,…
2. P&L previsional de la compañía. Considerando tanto los costes variables derivados del producto / servicios comercializado (Costofgoodssold) como todos los gastos operativos (opex) necesarios.
3. CF Statement. Partiendo del EBITDA calculado en la P&L previsional e incorporando al mismo el impacto derivado de la inversión (financiación) en working capital del negocio, el capex (capital expenditure), y el cash previsto de operaciones de financiación (bancaria, pública, rondas de inversión,…).
4. Balance estimado.

Las startups suelen definirse por su relación con el dinero. ¿Con qué financiación cuentan? ¿De dónde viene el dinero? ¿Quién tiene participaciones de la empresa y qué grado de control ejerce sobre ella? ¿Cuánto dinero hay en el banco y durante cuánto tiempo podría mantener a flote a la empresa ese dinero? ¿A quién es necesario contratar? ¿Se lo puede permitir la empresa? ¿A qué debe renunciar la empresa para ampliar su oferta?

La mayoría de las empresas, sean startups o no, deben pensar en el presupuesto. Sin embargo, a menudo las startups tienen menos dinero para gastar, lo cual hace que la elaboración del presupuesto sea importante para su supervivencia.

¿Por qué son importantes los presupuestos empresariales para las startups?

Un análisis llevado a cabo sobre más de 100 startups fallidas reveló que el 29 % de ellas fracasó porque se quedó sin dinero, lo cual hace hincapié en la importancia de contar con un presupuesto bien estudiado. Veamos a continuación más motivos por los que los presupuestos son clave para las startups.

• Planificación y control financieros: los presupuestos sirven de guía para las startups en lo que a la planificación financiera se refiere. Permiten a las startups asignar recursos de forma eficiente, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones fundamentadas en relación con los gastos. Un presupuesto bien planificado hace que se controle el gasto y se ajuste a los objetivos estratégicos y la previsión de ingresos.
• Mitigación de riesgos: las startups, por su naturaleza, desarrollan su actividad en entornos de gran incertidumbre. Los presupuestos ayudan a identificar posibles riesgos financieros y a reservar fondos para contingencias. Cuando una startup planifica diferentes situaciones, se coloca en mejor posición para gestionar desafíos imprevistos y evitar dificultades financieras.
• Confianza de los inversores y financiación: las startups que buscan inversores deben contar con un presupuesto bien estructurado. Demuestra a los inversores que la empresa tiene un conocimiento profundo de sus necesidades financieras, su trayectoria de crecimiento y su potencial de generar ingresos. Los presupuestos garantizan, de cara a los inversores, la viabilidad del modelo de negocio.
• Medición y gestión del rendimiento: los presupuestos sirven de referencia en la medición del rendimiento. Las startups pueden evaluar su eficiencia operativa y su salud financiera comparando los resultados financieros reales con los números del presupuesto. Este análisis puede dar lugar a decisiones y ajustes administrativos más eficaces en cuanto a la estrategia.
• Gestión del flujo de caja: las startups a menudo se enfrentan a dificultades relacionadas con la gestión del flujo de caja. Un presupuesto puede ayudar a prever las necesidades y los tiempos del flujo de caja con el fin de disponer de suficientes fondos para cubrir los gastos operativos y evitar así las crisis de efectivo. Una gestión eficaz de los fondos da lugar a una mayor sostenibilidad de las operaciones y el crecimiento.
• Toma estratégica de decisiones: la asignación de los fondos en el presupuesto refleja los valores de la empresa y la dirección en la que pretende crecer. El proceso de la elaboración del presupuesto obliga a la startup a priorizar iniciativas y recursos concretos, lo cual fomenta la toma estratégica de decisiones.
• Optimización de recursos: las startups suelen funcionar con recursos limitados. El presupuesto obliga a las startups a decidir de forma más deliberada el uso que hacen de esos recursos, como los empleados, el capital y el tiempo. De esta forma, aumenta la eficiencia operativa y se estimula la búsqueda de soluciones innovadoras para salvar la limitación de recursos.
• Posicionamiento de mercado y ventaja competitiva: un presupuesto bien gestionado puede otorgar a las startups una ventaja competitiva. Mediante la asignación estratégica de fondos a áreas clave, como la investigación y el desarrollo (I+D), el marketing y la atención al cliente, las startups pueden reforzar su posición en el mercado y generar una ventaja competitiva sostenible.
• Sostenibilidad y crecimiento a largo plazo: el presupuesto de una startup prepara a la empresa de cara a la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. El presupuesto guía a la startup por las distintas fases y la ayuda a crecer de forma eficaz al tiempo que mantiene su salud financiera.
• Generación de una cultura de disciplina financiera: la elaboración de presupuestos instaura una cultura de disciplina financiera en la startup.

¿Qué presupuesto debería tener tu empresa?

Existen muchas perspectivas a la hora de analizar la magnitud del presupuesto general con el que debe contar una startup. En última instancia, el mejor enfoque será aquel con el que te sientas más a gusto. Veamos a continuación varios métodos habituales para determinar el tamaño del presupuesto de una startup.

• Porcentaje de los ingresos: un método habitual es establecer el presupuesto como un porcentaje de los ingresos previstos. Este porcentaje puede variar en función del sector y la fase de crecimiento de la startup. Por ejemplo, una startup tecnológica en fase de crecimiento podría asignar un porcentaje más alto de sus ingresos a I+D en comparación con una empresa de comercio minorista consolidada.
• Presupuesto base cero: este enfoque implica volver a elaborar el presupuesto («base cero») en cada nuevo periodo analizando y justificando cada uno de los gastos. El presupuesto base cero es útil para asegurarse de que todos los gastos sean necesarios y estén en línea con los objetivos de la empresa en cada momento. Puede ser una buena opción para las startups, ya que sus prioridades pueden cambiar con rapidez.
• Presupuesto basado en el historial: este método utiliza los datos financieros previos como base para la elaboración del nuevo presupuesto. En el caso de las startups con varios años en activo, este enfoque puede proporcionar un punto de referencia realista. No obstante, es importante adaptarse a los cambios previstos en el mercado o en el modelo de negocio.
• Presupuesto orientado a objetivos: los presupuestos orientados a objetivos se estructuran en torno a objetivos o hitos específicos de la empresa. Este enfoque es especialmente útil para las startups centradas en alcanzar ciertos objetivos, como hitos relacionados con el desarrollo de productos u objetivos de expansión en el mercado o de captación de clientes.
• Presupuesto flexible: este método implica la elaboración de un presupuesto con flexibilidad integrada para poder adaptarse a los cambios en los ingresos o en las condiciones del negocio. En el caso de startups que operan en mercados flexibles y las que experimentan un rápido crecimiento, un presupuesto flexible puede ser útil para amoldarse a los cambios inesperados.
• Estándares del sector como referencia: la comparación de tu presupuesto con lo que suele ser habitual en el sector puede aportar información muy valiosa. Para ello, es necesario investigar lo que gastan empresas de tu sector parecidas a la tuya y ajustar tu presupuesto en consecuencia.
• Presupuesto ajustado: este enfoque reduce el gasto a lo esencial. Se utiliza con especial frecuencia en las fases iniciales con el fin de conservar efectivo. La estrategia se centra en crear un producto mínimamente viable con el que lograr la adecuación del producto al mercado para después aumentar el gasto.
• Presupuesto basado en proyectos: si tu startup funciona mediante proyectos, puede resultar eficaz elaborar un presupuesto para cada proyecto. De esta forma, se puede realizar una asignación de recursos más precisa en función de las necesidades y el rendimiento específicos de cada proyecto.
• Presupuesto impulsado por inversores: si la startup cuenta con financiación de inversores, las expectativas y requisitos de estos pueden influir en el presupuesto.

Guía Paso a Paso para la Elaboración de un Presupuesto Empresarial para tu Startup

A continuación, encontrarás una guía paso a paso para la elaboración de un presupuesto empresarial adecuado para tu startup.

1. Evalúa la situación financiera de tu startup

• Recopila tu documentación financiera básica: para empezar, reúne los documentos financieros clave, como los balances, las cuentas de resultados y los estados de flujo de caja. Con ellos, podrás hacerte una idea completa de la posición financiera de tu startup.
• Comprueba tus recursos y obligaciones: analiza detenidamente la hoja de balance. ¿Cuál es el estado de tus recursos, incluidos la caja, los cobros pendientes y el inventario? Supervisa también las obligaciones: préstamos, créditos y otras deudas. Calcula los coeficientes de liquidez. Con estos números averiguarás tu nivel de preparación de cara a dificultades inesperadas.
• Conoce tus fuentes de beneficios: lleva a cabo un análisis minucioso de tu historial de ingresos. ¿Identificas patrones, picos o estancamientos? Asegúrate de diversificar tus fuentes de ingresos.
• Haz un seguimiento de tus gastos: divide los costes en categorías: ¿cuáles son fijos y cuáles fluctúan? Supervisa el aumento de los costes. Si se detectan ciertas tendencias a tiempo, se pueden evitar problemas.
• Evalúa tu flujo de caja: el estado de flujo de caja muestra los movimientos de entrada y salida de la caja de la empresa. Evalúa tu situación en cuanto al capital circulante. ¿Con qué velocidad se convierte el inventario en ventas? ¿Con qué velocidad cobras a los clientes?
• Analiza tus deudas e inversiones: revisa tus deudas. ¿Cuáles son las condiciones y los tipos de interés? ¿Cómo encajan en tu estrategia financiera general? Si tienes inversores, valora cómo afecta su participación a tus finanzas.
• Identifica tu punto de equilibrio: el punto de equilibrio es la cantidad de ingresos que necesitas para cubrir las facturas.
• Haz una comparación con el resto del sector: ¿en qué se parece y en qué se diferencia tu empresa de otras del sector? Comparar tu salud financiera con lo habitual en el sector puede aportar información muy valiosa.
• Comprueba el panorama de impuestos y normativas: no pases por alto el efecto de los impuestos y las normativas. Pueden afectar en gran medida al aspecto financiero de tu empresa.

2. Establece metas y objetivos empresariales

• Asegúrate de que tus objetivos estén en armonía con tu visión: para empezar, revisa la visión de tu startup. ¿Qué pretendes lograr a largo plazo? Los objetivos deberían marcar un avance hacia esta visión.
• Utiliza la técnica SMART para fijar objetivos: pon en práctica la estructura SMART (del inglés, «Specific» [específico], «Measurable» [medible], «Achievable» [alcanzable], «Relevant» [relevante] y «Time-bound» [con límite de tiempo]) para establecer los objetivos. De esta forma, tus objetivos siempre serán claros y realistas y podrá hacerse un seguimiento de ellos. Por ejemplo, en lugar de fijar el objetivo general de aumentar los ingresos, establece un objetivo específico, como obtener un aumento del 20 % en las ventas en el siguiente trimestre.
• Distingue entre los objetivos a corto plazo y los objetivos a largo plazo: el equilibrio es la clave. Establece objetivos inmediatos o a corto plazo (por ejemplo, el lanzamiento de una nueva característica de un producto en los siguientes seis meses) y objetivos a largo plazo (como convertirte en líder del mercado en un plazo de cinco años). Con este enfoque, el equipo se mantiene en todo momento motivado y centrado en los logros inmediatos y futuros.
• Involucra al equipo: implica a tu equipo en el proceso de establecimiento de objetivos para que se tenga en cuenta la perspectiva de todo el mundo. De esta manera, todo el equipo trabajará en la misma línea y estará comprometido con unos objetivos comunes.
• Haz un análisis del mercado y de la competencia: investiga el mercado y la competencia para fijar objetivos realistas y relevantes. Por ejemplo, si tu sector cambia a gran velocidad, uno de los objetivos podría ser permanecer a la cabeza de ciertas tendencias o innovaciones tecnológicas.
• Incluye objetivos financieros: establece objetivos financieros claros. Estos objetivos podrían centrarse en la financiación, los ingresos, los márgenes de beneficio o la reducción de costes. Con este tipo de objetivos, podrás conservar la salud financiera de la empresa.
• Objetivos centrados en los clientes: establece objetivos para la captación y retención de clientes y para las puntuaciones de satisfacción y probabilidad de recomendación. A menudo, si los clientes están felices, el negocio funciona.

3. Hace una investigación de los costes y los canales de negocio

• Identifica todos los posibles costes: incluye todos los posibles gastos, por pequeños que sean. Estos pueden ser costes directos -como las materias primas y la producción- o costes indirectos -como los alquileres, los servicios y los gastos administrativos-. No olvides gastos menos evidentes, como las suscripciones a software, los honorarios de profesionales o los gastos de viaje.
• Investigar sobre los estándares del sector: descubre lo que las empresas del sector suelen gastar en diferentes áreas. Esta información puede servirte de referencia y ayudarte a identificar si alguna categoría de costes de tu presupuesto es excesivamente alta o baja.
• Distingue entre los costes fijos y los variables: debes diferenciar entre los costes fijos (que se mantienen invariables independientemente de la actividad de la empresa, como los alquileres o los salarios) y los costes variables (que fluctúan en función del volumen de negocio, como los costes de envío o el gasto en materia prima). De esta forma, podrás ajustar el presupuesto de acuerdo con los ciclos del negocio.
• Analiza la rentabilidad de cada gasto: por cada gasto de cierta magnitud, lleva a cabo un análisis de rentabilidad. Para ello, debes evaluar el posible retorno de la inversión (ROI) de cada gasto. Por ejemplo, si estás pensando lanzar una campaña de marketing, compara el aumento esperado en las ventas con el coste de la campaña.
• Revisa las estrategias de precios: los precios de las ventas afectan directamente a los ingresos, por lo que debes tener muy clara tu estrategia de precios. Investiga sobre los precios de los competidores y fija precios que sean competitivos al tiempo que cubran los costes y generen el margen de beneficio deseado.
• Analiza los canales de distribución y ventas: identifica los costes asociados a cada canal de ventas y distribución que tengas planificado utilizar. Aquí se incluyen las plataformas en línea, los establecimientos comerciales minoristas y los distribuidores externos. Cada canal tendrá sus propios costes asociados y sus posibles fuentes de ingresos.
• Incluye los costes de la tecnología y el software: la tecnología y el software son dos piezas fundamentales en la mayoría de los negocios modernos. Incluye los costes del software importante, de las medidas de seguridad y de los servicios de soporte o desarrollo tecnológico que puedas necesitar.
• Ten en cuenta el coste de los empleados: más allá de los salarios, debes incluir los gastos relacionados con los empleados, como las prestaciones, la formación, los impuestos y los seguros. Estos gastos pueden a...

Elementos Clave de un Plan Financiero

El plan financiero suele componerse de varios elementos clave, cada uno de los cuales contribuye a una visión integral de la salud financiera de un negocio o proyecto:

1. Cuenta de pérdidas y ganancias: imprescindible disponer de una previsión de los resultados futuros en el que incluyas el volumen de ventas y otros ingresos y los costes necesarios para ofrecer tus productos y servicios.
2. Presupuesto de caja: conoce al detalle cuál es la suma de los diferentes presupuestos como las ventas, administración, desarrollo, capital, etc.
3. Plan de tesorería: en este punto quedarán reflejadas las salidas y entradas de dinero en base a las operaciones que va a realizar una empresa durante un tiempo determinado.

Toda empresa necesita realizar una inversión inicial, ya sea física u online. Algunos de los gastos iniciales comunes son:

• Activos: Los activos son el saldo de tus cuentas, ya sean cheques o inversiones.
• Software: Muchos negocios dependen cada vez más de la informática, por lo que es importante adquirir programas de calidad.
• Salarios de los empleados: La productividad de una empresa depende de sus empleados, por lo que es importante considerar los sueldos que se les pagará.
• Contratos mensuales: Desde el inicio, se firman contratos para servicios como seguro, electricidad, agua, entre otros.