Optimización y Cálculo de Gastos de Personal en Planes de Negocio Turísticos

Los gastos de viajes corporativos forman parte importante de las operaciones y el crecimiento de las empresas de cualquier tamaño. En el sector turístico, los gastos de personal, especialmente los relacionados con viajes, son un componente esencial del plan de negocio. Es fundamental para las empresas saber qué gastar y qué no. Quienes carecen de una política de gastos de viaje, les resulta abrumador hacer un seguimiento de los gastos de los empleados. Esto es porque permitir que cualquiera gaste bajo su propia responsabilidad sin reglas establecidas, no es muy prudente.

Con el objetivo de administrar los costes de viajes de negocios de manera más efectiva, la dirección de la empresa puede crear pautas comunes que se apliquen a todos los gastos de los empleados. De esta forma, todos en la empresa sabrán seguir el protocolo fácilmente cuando viajen por motivos laborales. Los gastos comerciales, sin un control responsable, pueden salirse del presupuesto y afectar a los fondos de empresa destinados a otros pagos importantes. Una gestión adecuada de los gastos de viaje permite a las empresas optimizar su fiscalidad y mejorar su control financiero, garantizando el cumplimiento legal y la eficiencia en sus procesos.

En este artículo vamos a tratar, entre otros aspectos, qué importes están exentos de cotización y de IRPF en los gastos de viaje, cómo optimizar la gestión de gastos de viaje, qué gastos de viaje son deducibles y en qué cuenta contable se anotan.

¿Qué son los Gastos de Viaje en el Ámbito del Personal?

La gestión de los gastos de viaje consiste en documentar y procesar los gastos comerciales de la empresa para deducir los impuestos correspondientes. Dichos gastos deducibles dependen del país en el que se encuentre la empresa. Así, el principal beneficio al gestionar correctamente los gastos de viaje es el ahorro en el pago de impuestos. Pero, por supuesto, las compras deben estar relacionadas con el negocio. Será importante, entonces, informar todos los gastos deducibles.

Los gastos de viaje son aquellos en los que incurren los trabajadores por motivos laborales. Por ejemplo, si un empleado se desplaza a un pueblo que está a una hora de distancia y utiliza su propio vehículo para una tarea de la empresa, los gastos de kilometraje asociados se consideran gastos de viaje. En estos casos, la empresa tiene que reembolsar el importe de los gastos ocasionados.

Categorización de los Gastos de Viaje de Personal

Algunos gastos típicos en viajes de negocios que tendrán tus empleados son los siguientes:

• Alojamiento: como hoteles y apartamentos. Los gastos de estancia estarán exentos en el importe que se justifique.
• Transporte: billetes de avión, tren, autobús, coche de alquiler, gasolina, peajes, aparcamiento…
• Alimentación y entretenimiento: como comidas y cenas en restaurantes, entradas a eventos, etc. Los gastos en alimentos y bebidas son obligatorios.
• Gastos en dietas: cuotas específicas para comida, alojamiento y kilometraje, que son cantidades fijas asignadas para cubrir los gastos de viaje diarios, incluidos el alojamiento, las comidas y los imprevistos.
• Gastos de kilometraje: entra en juego cuando el empleado hace el desplazamiento en su propio vehículo y la compañía le paga una cantidad por kilómetro recorrido. Si estás interesado en conocer costes en desplazamientos, te recomendamos investigar la normativa fiscal vigente en tu país para saber a cuánto se paga el kilometraje.
• Gastos profesionales: tales como portátiles, contratos de telefonía móvil, suscripciones a apps...
• Gastos de representación: son aquellos en los que incurre la empresa con el fin de mejorar su relación con clientes o proveedores. Por ejemplo, serían gastos de representación invitar a unos clientes a un espectáculo, a una comida o a un viaje. Con estas acciones la compañía agasaja a sus clientes con la intención de aumentar las ventas.

Muchas veces, los propios empleados pagan estos gastos, y luego presentan a la empresa las facturas y tickets para recibir un reembolso. Si la empresa recibe una inspección, deberá proporcionar pruebas (como recibos de compra y extractos bancarios) para demostrar que cada gasto en los viajes ha sido esencial para su desarrollo comercial.

Deducibilidad y Exenciones de Gastos de Viaje

Los gastos de viaje deducibles para empresas son aquellos que pueden restar de sus impuestos porque están directamente relacionados con la actividad económica de la compañía. En este aspecto funcionan prácticamente como cualquier otro gasto en la empresa. La empresa puede abonar al trabajador un importe superior a lo exento si lo estima conveniente, pero por el exceso tendrá que cotizar a la Seguridad Social y el trabajador tendrá que tributar por él, igual que ocurre con cualquier otra partida salarial.

Reembolso y Contabilización de Gastos de Viaje

La principal diferencia en la gestión de estos gastos radica en que, en muchos casos, es el trabajador el que realiza el pago que después hay que reembolsarle. Un estudio realizado por Payhawk y IBTA refleja que el 66% de las empresas españolas deja que los empleados se hagan cargo del coste del viaje y, tras presentar los recibos correspondientes del viaje, es la empresa quién realiza el reembolso. La retención del talento es clave en la actualidad y cada vez son menos los empleados que están dispuestos a "financiar" o adelantar el dinero para los gastos de viajes de trabajo.

Cuando estamos ante cantidades que se pagan a los trabajadores y se incluyen en su nómina, puede surgir la duda de si contabilizarlos en la misma cuenta que se anotan los sueldos y salarios o en otra diferente. La cuenta contable que se utiliza para contabilizar los gastos de viajes de los empleados es la 629 Otros servicios.

Desafíos en la Gestión de Gastos de Viaje

Tanto la conciliación bancaria como las notas de gastos suelen ser tareas tediosas y pesadas, tanto para los empleados como para quienes llevan las finanzas en la empresa. Recopilar los documentos de gasto como tickets y facturas es una tarea engorrosa para todo equipo financiero, y se vuelve más difícil cuándo hablamos de gastos de viaje. Es más probable perder los tickets cuando el empleado está fuera de casa: asistiendo a reuniones o cogiendo trenes o aviones. En caso de perderlos, es probable que la empresa decida no reembolsarlos aumentando la frustración del empleado. Esto es algo que tiene un impacto directo en las finanzas de la empresa, ya que muchos de estos gastos de viaje son deducibles, y por tanto la empresa necesitará el recibo para poder justificarlos.

Además, el departamento financiero pierde el control y la visibilidad del gasto, ya que no sabe cuánto ha costado el viaje hasta que este acaba y el empleado presenta el reporte de gastos. Hasta que eso ocurre, pueden pasar semanas. Los procesos ineficientes y obsoletos de gestión de gastos de viaje dificultan que los equipos gasten cuando lo necesiten. Estos son varios problemas comunes que puedes encontrar:

• Un acceso limitado a los fondos: compartir una misma tarjeta de crédito corporativa, que pasa de un empleado a otro, plantea ciertos problemas. Es fácil que se pierda si es una tarjeta física, lo que pondría en serios problemas a quienes necesitan hacer un pago inmediato.
• Un alto riesgo de seguridad: los métodos de pago genéricos no asignan los pagos a un único comprador. Y es complicado detectar gastos fraudulentos cuando no se pueden rastrear. De esta manera la empresa se vuelve vulnerable si las tarjetas caen en las manos equivocadas.
• No tener visibilidad de quién realiza los gastos: cuando no se puede saber quién gasta los fondos de la empresa, mantener un presupuesto saludable y un flujo de caja equilibrado se convierte en todo un desafío.
• Lentitud a la hora de conceder reembolsos: enviar los informes de gastos y aprobarlos manualmente requiere de numerosos correos electrónicos. Los reembolsos pueden tardar semanas o meses en emitirse, eso si no se pierden entre tanto mensaje. Este proceso se vuelve obsoleto y se pierde mucho tiempo.
• Llevar la contabilidad sin orden: cuando algunas compras del personal en sus viajes son aprobadas y otras no, hace que el cierre financiero sea un momento aún más estresante, pues hay que comprobar cada compra manualmente.

Optimización de la Gestión de Gastos de Personal en Turismo

Son muchos los imprevistos que pueden surgir cuando un empleado está en movimiento, pero por suerte, hay sistemas que permiten mejorar el control de los gastos cuando los empleados se encuentran realizando un viaje de empresa. Aunque es verdad que existen desafíos comunes en la gestión del dinero que gasten tus empleados al desplazarse, cada negocio es un mundo. Pero si tienes una buena política de gastos de viaje y sigues las prácticas que te exponemos a continuación, tus procesos en este ámbito van a ser más efectivos y eficientes.

Claves para una gestión eficiente de gastos de personal en turismo

Para optimizar la gestión de los gastos de viaje gracias a la tecnología financiera, se recomiendan las siguientes prácticas:

1. Redactar una política de gastos de viaje clara y sencilla: Los documentos legales pueden ser complejos. La solución es que la redacción sea simple y fácil de hojear. Evita usar tecnicismos y los párrafos largos y sin coherencia. Usa un formato que haga agradable la lectura con elementos como tabla de contenido, viñetas, representaciones gráficas y tablas para resaltar la información visualmente, así como títulos claros y detalles en negrita para destacar los puntos clave. Con estos consejos, tu política no dejará lugar a malinterpretaciones y ayuda a que los empleados la sigan. Lo mejor es aplicar las mismas reglas en cuanto a los gastos para todos los empleados. Si se les permite a los gerentes más flexibilidad y una cuota para gastar mucho mayor que los demás, se generan envidias y críticas indeseables.
2. Centralizar la gestión de gastos de viaje con herramientas integrales: Muchas empresas utilizan diferentes herramientas para gestionar sus procesos y gastos de viajes. Pero es fácil que se pierda demasiado tiempo saltando de una aplicación a otra para completar una sola tarea. Te aconsejamos elegir soluciones con funciones completas e integraciones complementarias. Así, tendrás en un solo lugar los recibos que has subido, los informes de gastos, las aprobaciones y los reembolsos.
3. Digitalizar y eliminar el papel: Todo tu equipo debería poder acceder a tu política de gastos en cualquier momento y lugar. Y eso no se podría conseguir si solo está en papel. Si integras tu política de gastos de viaje directamente en tus herramientas de gestión de viajes y de gastos, tus empleados podrán gastar con confianza sin tener que consultar las reglas cada dos compras. Esto hace que los viajes de negocios no sean estresantes para tus empleados, y tu equipo de contabilidad y finanzas tendrán los gastos bajo control. Una solución de gestión de gastos como Payhawk te permite emitir tarjetas de gastos para los empleados con límites de gasto personalizables, reembolsar los gastos a sus cuentas personales en cuestión de clics y calcular los gastos de viaje como el kilometraje y las dietas de forma totalmente automática.
4. Uso de tarjetas de empresa: La tarjeta para gastos de empresa es la que la entidad entrega a sus trabajadores para que con ella puedan pagar los gastos en los que incurren y que son por cuenta de la empresa. Con un software para la gestión de gastos de empresa como Payhawk, puedes emitir tarjetas físicas o virtuales con límites de gasto personalizables, que cumplan con las políticas de gasto de viaje de la empresa. La flexibilidad que ofrece Payhawk a la empresa te permite cubrir múltiples escenarios. Por ejemplo, en caso que el empleado únicamente tenga que realizar un viaje, podrás emitir una tarjeta única para ese viaje en concreto y congelarla una vez termine. Para el personal que viaja con frecuencia, tener su propia tarjeta de débito personalizada será la opción más eficiente. A dichas tarjetas se les pueden asignar presupuestos predefinidos, tanto para compras presenciales como por internet. Si ellos necesitan más fondos, podrían solicitar fácilmente una recarga en línea, que los gerentes pueden aprobar o rechazar con un clic. Incluso estos últimos podrían establecer reglas de gasto específicas, como permitir retiradas de efectivo y a qué hora del día o día de la semana se puede usar la tarjeta. Todo esto se puede administrar desde una app del móvil, donde los usuarios pueden consultar el saldo de su tarjeta, solicitar más fondos y realizar un seguimiento de los pagos en tiempo real.
5. Captura de recibos móvil y automatización: Cuando un empleado realiza un gasto de viaje con una tarjeta de empresa, por ejemplo, el móvil le manda una notificación para que presente el recibo en ese mismo instante. Ese gasto, de forma automática, ya está procesado, contabilizado y categorizado gracias a la tecnología de reconocimiento de caracteres OCR. Ya no habrá que estar detrás del personal al cierre del mes o del trimestre. Payhawk es la herramienta de control de gastos ideal para gestionar los relativos a los viajes que realice tu personal y hacerlo de una manera eficiente, cómoda y fluida. Los equipos de finanzas pueden rastrear todos los gastos a tiempo real, aprobar solicitudes de compra, asignar y ajustar límites de gastos individuales, emitir reembolsos y más facilidades, todo desde una misma plataforma. Cada gasto se registra de inmediato y se guarda con los datos del comprador. Así, podrás saber qué se gasta, quién lo gasta y por qué en todo momento.
6. Actualizar la política regularmente: A medida que tu negocio crece y evoluciona, los comportamientos de los gastos de viajes de los empleados también cambiarán. Por lo tanto, tu política de gastos debe adaptarse a las nuevas necesidades de la empresa.

Gestión de Gastos de Personal Externo (Contratistas)

En el sector turístico, es común trabajar con personal externo o contratistas, como guías turísticos independientes o profesionales para eventos específicos. ¿La póliza de gastos de viaje de tu empresa cubre la gestión de los gastos de tus contratistas? Explicaremos los problemas habituales que probablemente te surgirán a la hora de llevar un seguimiento de los gastos de viaje del personal externo y de los reembolsos. Sí, las personas contratistas suelen tener la potestad de reclamar gastos de viaje, pero el proceso puede ser distinto al del personal a jornada completa. El colectivo de contratistas por cuenta propia y el personal externo suelen tener la posibilidad de reclamar los gastos de viaje a la autoridad fiscal de su país o directamente a su cliente.

La política de reembolso de los gastos de viaje de contratistas es semejante a la de cualquier otro gasto de viaje por trabajo. La política varía en función del país. Los gastos no reembolsables a contratistas ni a personal externo son los personales. Por ejemplo, los servicios de entretenimiento de la habitación del hotel, los desplazamientos diarios o un traje nuevo para un viaje de negocios. También podrían estar excluidos de la posibilidad de reembolso aquellos gastos que se salgan del presupuesto, como los vuelos en clase business y los hoteles de lujo.

Antes de determinar cuál es la forma más adecuada de administrar los gastos de viaje del personal externo, es importante comprender las implicaciones fiscales. La política concreta de clasificación del personal variará de un país a otro. Las obligaciones de reembolso de gastos se verán afectadas en función de si se considera que tu empresa ha contratado servicios externos como empleador o ha sido un cliente. También puedes consultar el sitio web de la Administración pública de tu país para obtener más información sobre las categorías laborales. Cuando las empresas contratan trabajadores a través de una ETT, es esta la que paga los salarios y gastos de la persona contratada.

Una política de reembolso de contratistas clara elimina cualquier posible malentendido del proceso de reclamación de gastos de viaje. Puedes utilizar una plantilla de políticas de gastos de viaje existente y adaptarla con los detalles específicos de cada contratista. A la hora de trabajar con contratistas, puede que haya que negociar hasta encontrar una tarifa favorable para ambas partes. En cuanto hayas negociado las dietas, plásmalas por escrito claramente en un contrato. Se trata de cantidades fijas asignadas para cubrir los gastos de viaje diarios, incluidos el alojamiento, las comidas y los imprevistos.

Aparte de las tarifas de los gastos de viaje, otro factor que hay que tener en cuenta es el método de facturación preferente. Si aceptas facturas anticipadas, es importante verificar la estimación de gastos. Las tarifas medias de los hoteles pueden variar mucho de un año a otro, sobre todo cuando se tienen en cuenta las fluctuaciones monetarias y la inflación regional. Antes de negociar los importes de las dietas con contratistas con quienes no hayas trabajado antes, procura haber investigado el coste del viaje en tiempo real. Las implicaciones fiscales de los gastos de empresa del personal externo pueden complicarse con rapidez. Un detalle importante que hay que tener en cuenta es el IVA.

Para cumplir con tus propios plazos contables, es importante recibir todas las facturas y recibos a tiempo. De lo contrario, los recibos pueden perderse y demorar la tramitación. Aprovecha la tecnología para optimizar el proceso de reclamaciones y reembolsos. Pide a tus contratistas que suban los recibos y las facturas digitalmente a medida que los vayan recibiendo para acelerar el proceso de reembolso. Las herramientas de seguimiento de gastos permiten a las empresas obtener una visibilidad en tiempo real de los gastos de viaje de sus contratistas y, de este modo, dedicar menos tiempo al tedioso papeleo. Además, con un software de gestión de viajes, podrás agilizar el proceso de reembolso de los gastos de viaje tanto del personal contratado a jornada completa como del externo. Una solución de gestión de viajes puede ayudar a las empresas a gestionar los itinerarios de sus contratistas y a contener los gastos de los viajes de negocios dentro de los límites presupuestarios.

Independientemente del país en el que operes, confirma la normativa fiscal local antes de trabajar con personal externo o interno. Esto afectará directamente a los gastos de viaje que podrás deducirte, y eso es algo que debes tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto.