Plan de Empresa Coworking: Ejemplo y Claves para el Éxito

El alquiler de oficinas compartidas ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años, consolidándose con el aumento de la demanda y la entrada de grandes grupos que apuestan por modelos de negocio con una marca reconocida. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio.

A diferencia del alquiler de oficinas tradicional, el negocio del coworking ofrece un servicio que incluye el espacio de trabajo, los suministros necesarios y una serie de ventajas adaptadas a las necesidades de los usuarios.

Elementos Clave de un Centro de Coworking Exitoso

1. Espacio de Trabajo

En este caso, la ubicación juega un papel crucial, así como la distribución del espacio interior y la decoración. Es importante que el espacio sea muy accesible y se ubique cerca de medios de transporte. Idealmente, debería permitir también cierta expansión: algunos espacios de coworking proporcionan oficinas a las empresas cuando se consolidan, consiguiendo así una mayor rentabilidad.

2. Suministros Básicos y Complementarios

Si bien diferenciar los suministros puede no ser fácil, se puede apostar por aspectos relacionados con los mismos.

3. Servicios Añadidos

En este apartado, la diferenciación es clave. Proponer diferentes soluciones que no están directamente relacionadas con el servicio principal siempre suma.

4. Filosofía Coworking

Firme defensor de la “filosofía coworking” de espacio de trabajo compartido e inspirador que lleve a la co-creación, le gusta definirse un community builder y un gestor de personas.

Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios. La más importantes es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.

El Mercado del Coworking en España

Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.

El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 25% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y el 19% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 643 m2.

El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €.

Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.

Especialmente llamativo resulta el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.

Claves para el Éxito Según Expertos

Javier Moral cuenta ya con 9 años de experiencia en el sector y ha montado 4 espacios de coworking en Madrid, el último de los cuales, Fangaloka, hace tres años.

Javier Moral destaca como claves para conseguir el éxito en este sector aspectos como definir lo más exactamente posible el perfil del cliente, estudiar a la competencia y trabajar mucho los elementos de diferenciación.

En cuanto al espacio, recomienda cualidades como la polivalencia, la flexibilidad (con acceso las 24 horas), comodidad y un diseño inteligente del circuito interno. Ahondando un poco más en este último aspecto de importancia estratégica.

Aspectos Legales y Administrativos

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes.

Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.

Por su parte, la Asociación sectorial ProWorkSpaces (Asociación de Centros de Negocios y Otros Espacios de Trabajo) ofrece a sus asociados un servicio de “Certificación y Categorización” a través de estrellas, asentando unos estándares que regulen y diferencien la actividad.

Tampoco hay seguros específicos para el sector, que incluyan de antemano circunstancias peculiares como los ciberriesgos u otros riesgos propios de los coworkers, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles (clausula de confidencialidad, diferentes tipos y duración de los contratos de alquiler, etc.).

Estrategia de Marketing y Comunicación

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores.

La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.

El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.

Ejemplo de Plan Financiero Simplificado

La actividad prevista es un centro de coworking de 300 m2, con un total de 40 puestos, situado en una zona relativamente céntrica de una ciudad española de tamaño medio. El local es alquilado, siendo necesario acometer una reforma para acondicionarlo al uso de espacio de coworking.

Inversiones Iniciales (Inmovilizado Material)

• Reforma y acondicionamiento del local: 7.000 €
• Mobiliario de despachos y salas: 14.000 €
• Herramientas y útiles: 1.500 €
• Equipos informáticos: 3.000 €

Activo Corriente

• Hacienda Pública deudora por IVA de inversiones iniciales: 5.355 €

El importe total a financiar (Activo del balance inicial) asciende a 33.855 €.

Financiación

• Aportación de capital social: 15.000 €
• Préstamo bancario a largo plazo (5 años, 5,5% interés nominal anual): 18.855 € (36 cuotas mensuales constantes de 569 €)

Gastos Operativos

• Gastos de personal: suma de los salarios brutos y seguridad social a cargo de la empresa.
• Salario bruto anual emprendedora: 18.000 €
• Cuota autónomos (cargada al negocio): 265 €/mes
• Salario bruto anual gestor a tiempo parcial: 12.000 €
• Amortizaciones: 3.330 €/año

Tabla Resumen del Plan Financiero

Ingresos

• El precio medio del puesto fijo ronda los 185 € al mes y del puesto flexible los 115 € al mes.
• En general los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos.

Los ingresos no son constantes en este tipo de negocio y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería. El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro.

Elaboración del Plan de Negocio

Elaborar un plan de negocios para un centro de coworking puede ser un proceso largo y complejo, en especial si no tienes experiencia. Una vez validada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso será elaborar tu plan de negocio.

Estructura del Plan de Negocio

1. Estudio de Viabilidad: Describe a la empresa y aporta las conclusiones clave una vez finalizado todo del plan de negocio. Un estudio de mercado te ayuda a detectar si existe una oportunidad de negocio para tu coworking, quién es tu demanda, qué necesita y cómo te puedes diferenciar de tu competencia. Programa arquitectónico: Define los diferentes usos y necesidades de tu espacio en función de tu demanda. Estudio previo arquitectónico: Diseño previo de la distribución del espacio siguiendo las indicaciones del programa arquitectónico. Estudio económico y financiero a 10 años bajo tres escenarios diferentes de ocupaciones que proyectará mensualmente los ingresos, los gastos operativos, la tesorería, además del Capex y las métricas clave de rentabilidad financiera para el modelo de negocio “space as a service”.
2. Plan de Marketing: Sirve para atraer, captar y retener a los miembros potenciales de tu espacio de coworking. Promociones y precios: Documenta los precios que ofrecerás y compáralos con los de tus competidores. Plan de lanzamiento: Estrategia digital a tres meses vista de la apertura del espacio. Aquí tienes que describir cómo vas a alcanzar los objetivos descritos.
3. Estrategia de Lanzamiento: Te compartimos una estrategia de lanzamiento co-creada por 20 operadores de coworking de diferentes países que fue resultado de un taller facilitado por Claire Carpenter de The Melting Pot y Vanessa Sans de HWL.

Elaborar un plan de negocios para tu coworking es un esfuerzo que vale la pena. Si sigues la estructura propuesta, te convertirás en un experto capaz de diseñar una estrategia de marketing, realizar un plan de operaciones, poner en marcha y hacer crecer un exitoso centro de coworking.

Los requisitos de partida prácticamente no existen, salvo uno. El proyecto a desarrollar debe ser un Plan de Negocio realista, teniendo presente por ejemplo una inversión necesaria que no sea desorbitada. Para ello, se cuenta con las siguientes herramientas y apoyos. En primer lugar, los conocimientos previos adquiridos en las asignaturas de la especialidad. En segundo, una serie de clases magistrales en las que el profesorado ha mostrado el camino a seguir en los diferentes apartados del Plan de Negocio. Y, por último, en tercera posición, un tutor asignado, a quien preguntar todas las dudas.