Plan de Cuentas para PYMES: Guía Completa y Ejemplos

El Cuadro de Cuentas del Plan General Contable para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) es un elemento fundamental en la contabilidad de estas entidades. Proporciona una estructura organizada para registrar todas las operaciones financieras de la empresa.

Tener la contabilidad al día es fundamental para cualquier empresa. No solo te evitará sanciones administrativas, sino que te permitirá conocer la situación de tu negocio en todo momento para que puedas tomar medidas correctivas a tiempo o aproveches nuevas oportunidades para hacerlo crecer.

Las pymes tienen la posibilidad de aplicar el Plan General Contable, el cual les permitirá armonizar su información económica y financiera con la normativa europea.

¿Qué es el Plan General Contable para PYMES?

Las empresas deben seguir las normas que establece el Plan General Contable, el cual fue creado en 1973, aunque desde entonces ha sido objeto de varias modificaciones, la última de las cuales fue aprobada mediante el Real Decreto 1/2021. Elaborado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, se trata de un documento legal, adaptado a los procedimientos europeos, que persigue el objetivo de uniformar los criterios contables.

Este documento contiene la normativa contable vigente que se aplica a las empresas en España, por lo que se trata de un manual de referencia y consulta al que recurren todos los profesionales contables para aclarar sus dudas y definir procesos. Por consiguiente, el Plan General Contable proporciona un marco legal y normativo para realizar la contabilidad financiera obligatoria de las empresas.

Al definir unos criterios homogéneos para valorar, realizar y presentar las cuentas anuales de las empresas, así como otras operaciones comerciales y financieras, facilita el acceso a una información clara y comprensible que se puede utilizar para comparar el rendimiento de las sociedades, analizar la actividad empresarial y su evolución, así como detectar errores y riesgos financieros. De hecho, su producto, las cuentas anuales, se deposita en el Registro Mercantil, por lo que tiene un carácter público.

Las pymes, en particular, pueden regirse por el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas, una normativa contable más específica que se adapta mejor a su funcionamiento y que ha sido actualizada recientemente. El plan de contabilidad para pymes pretende simplificar y agilizar la gestión contable, así como abreviar la presentación de las cuentas anuales, permitiendo, además, que los emprendedores tengan una imagen fiel de la situación económica de su empresa y adquieran más control sobre los indicadores financieros.

Requisitos para aplicar el plan de contabilidad en PYMES

El Plan General de Contabilidad para pymes es opcional, pero puedes aplicarlo, en vez de usar la versión general, si cumples al menos dos de estos requisitos durante dos ejercicios consecutivos:

• No tener más de 50 trabajadores, como media, durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no puede superar los 4 millones de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 8 millones de euros.

En el caso de las microempresas, los criterios para aplicar el Plan General Contable cambian:

• No tener más de 10 trabajadores empleados durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no debe superar el millón de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 2 millones de euros.

Ojo, si al cierre de dos años consecutivos dejas de cumplir dos de los tres requisitos, pierdes la posibilidad de aplicar el plan contable para PYMES.

¡Atención! Para microempresas los criterios varían un poco.

Estructura del Plan General Contable para PYMES

El Plan General Contable para PYMES se estructura en varias secciones clave:

1. Marco Conceptual de la Contabilidad

Esta sección es una de las más importantes del Plan General de Contabilidad, ya que recoge los principios contables, así como las normas de contabilidad y los principales elementos de valoración a la hora de realizar las cuentas anuales. En este marco teórico, se especifican los requisitos de información y los elementos de las cuentas anuales, los criterios de registro y de valoración, además de la normativa aceptada que se debe aplicar.

2. Normas de Registro y Valoración para PYMES

Se especifican los principios contables que deben aplicar las pymes en diferentes supuestos para registrar y contabilizar sus operaciones económicas y financieras. Esta sección recoge exactamente:

• Desarrollo de principios contables.
• Inmovilizado material.
• Normas particulares sobre el inmovilizado material.
• Inversiones inmobiliarias.
• Inmovilizado intangible.
• Normas particulares sobre el inmovilizado intangible.
• Activos corrientes y grupos enajenables mantenidos para la venta.
• Arrendamientos y otras operaciones similares.
• Instrumentos financieros.
• Existencias.
• Moneda extranjera.
• IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
• Impuestos sobre beneficios.
• Ingresos por ventas y prestación de servicios.
• Provisiones y contingencias.
• Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
• Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
• Subvenciones, donaciones y legado recibidos.
• Combinaciones de negocios.
• Negocios conjuntos.
• Operaciones entre empresas del grupo.
• Cambios en criterios y estimaciones contables.
• Hechos posteriores al cierre del ejercicio.

3. Cuentas Anuales

Este apartado del Plan General Contable explica cómo se deben presentar los resultados que ha obtenido la pyme en su actividad económica en el Registro Mercantil. Aclara los criterios para presentar las Cuentas Anuales, con el fin de asegurarse de que se recoja una información relevante y valiosa que refleje fielmente la situación de la empresa.

Los estados financieros obligatorios que deben quedar reflejados en las cuentas anuales de la empresa son:

• Balance General o de Situación.
• Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
• Estado de Flujos de Efectivo (obligatorio únicamente para las grandes empresas).
• Memoria Anual del ejercicio.

Estos documentos, que también deben seguir las líneas del Código de Comercio, muestran varios aspectos del negocio, desde el coste histórico de la empresa hasta las inversiones financieras, las deudas contraídas o el estado de cambios en el patrimonio. Cabe aclarar que las cuentas anuales se deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil, un mes después de su aprobación por parte de la junta general de la entidad.

4. Cuadro de Cuentas

En esta sección se detalla la información para elaborar el cuadro de cuentas, dividiéndola en una serie de grupos y subgrupos, según los hechos económicos y el tipo de datos contables que se deben registrar en cada cuenta.

Como hemos dicho, el Plan General de Contabilidad es la norma principal en lo relativo contabilidad en España y sin él no se entiende qué es la contabilidad. Su aplicación es voluntaria por parte de las empresas que cumplan los requisitos que veremos a continuación, pero la realidad es que la gran mayoría de entidades que pueden hacerlo es el que utilizan a la hora de llevar su contabilidad.

Están formadas por un código numérico y un nombre (por ejemplo: 175 Efectos a pagar a largo plazo, 430 Clientes, 570 Caja o 700 Ventas de mercaderías).

Ni el cuadro de cuentas ni las definiciones de la parte quinta del plan contable son de uso obligatorio.

El primer dígito de cada cuenta contable es el del grupo al que pertenece, por ejemplo, en todas las cuentas del grupo 5 el primero de sus 3 dígitos es el número 5. Esto facilita mucho tanto su localización como el saber, aunque sea a grandes rasgos, su funcionamiento.

De esta manera, todas las cuentas y subcuentas que integran el grupo 4 pertenecen a alguno de estos subgrupos.

Ten presente que algunas cuentas contables se desglosan en subcuentas que son más específicas y aportan una información más concreta, pero no ocurre así en todas.

Sin duda, la parte del Plan General Contable que primero conocen todos aquellos que desean dedicarse a la contabilidad es el cuadro de cuentas. Es lógico si tenemos en pensamos que es una de las herramientas principales a la hora de realizar nuestros apuntes contables y no debemos olvidar su importancia.

El cuadro de cuentas no es más que un listado ordenado de conceptos que tratan de recoger todos los elementos patrimoniales de la empresa necesarios para poder realizar las anotaciones contables.

“La cuarta parte, cuadro de cuentas, contiene los grupos, subgrupos y cuentas necesarios, debidamente codificados en forma decimal y con un título expresivo de su contenido, sin perjuicio, evidentemente de que con este cuadro de cuentas no se intentan agotar todas las situaciones que ciertamente se producirán en el mundo empresarial.

La quinta parte del Plan Contable se denomina “definiciones y relaciones contables”. En ella se define cada una de las cuentas del cuadro y sus motivos de cargo y abono. Pues bien, tanto la cuarta parte “cuadro de cuentas” como la quinta “relaciones y obligaciones contables” no son obligatorias.

El hecho de no tener carácter obligatorio no significa que podamos utilizarlo si sentido.

• Grupo: Se numera con un solo dígito.
• Subcuenta. Puede constar de cuatro o más dígitos.

Como hemos comentado, al no ser obligatorio muchas empresas pueden tener un cuadro propio a su medida si el del PGC no es suficiente o no encaja en su actividad.

A pesar de no tener un carácter obligatorio seguir el cuadro de cuentas es esencial para todo tipo de empresa.

El cuadro de cuentas es una de las partes esenciales del contenido del PGC y del PGCpymes.

5. Definiciones y Relaciones Contables

Este apartado especifica dónde deben ir y cómo se trabajan los elementos patrimoniales de la empresa, explicando la relación entre las diferentes cuentas en el momento de registrar las operaciones y los asientos. Indica, por ejemplo, qué cuentas deben colocarse en el “debe” o el “haber”, así como aquellas que son “activo” o “pasivo”.

Ejemplos de Grupos del Cuadro de Cuentas

El cuadro de cuentas se divide en los siguientes grupos principales:

• Grupo 1. Financiación básica.
• Grupo 2. Inmovilizado. Se refiere a aquellos elementos patrimoniales que se pretenden utilizar en la empresa durante más de un ejercicio.
• Grupo 3. Existencias.
• Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones de tráfico. Incluye tanto cuentas de pasivo como proveedores, acreedores como de activos si hablamos de clientes, deudores.
• Grupo 5. Cuentas financieras.
• Grupo 6. Compras y gastos.
• Grupo 7. Ventas e ingresos. Tenemos los ingresos propios de la actividad como la venta de mercaderías o los ingresos por prestación de servicios.

La contabilidad de las pymes se pretende que sea más sencilla que la que se exige a las grandes empresas. La mayoría de las normas de valoración coinciden en gran parte como pueden ser la de existencias o las del inmovilizado material o intangible. Sin embargo, otras como las referidas a los instrumentos financieros o los activos no corrientes mantenidos para la venta son diferentes o ni siquiera existen en el PGCpymes. El motivo es sencillo. Las grandes empresas deben presentar, dentro de sus cuentas anuales, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) y las pymes no. Este estado va recoger las variaciones de neto que se producen a lo largo del año.

• Grupo 8.
• Grupo 9.

Con esta estructura se organiza y ordena toda la contabilidad de las PYMES. El primer número de cada cuenta corresponde al dígito del grupo. Por ejemplo, la cuenta 175 Efectos a pagar a largo plazo comienza con el número 1 para identificar que pertenece al Grupo 1 Financiación básica.

Pongamos un ejemplo para verlo más claro.

Veamos un ejemplo de subcuentas del Grupo 6:

Adaptación del Cuadro de Cuentas a tu PYME

Una de las grandes ventajas del cuadro de cuentas del PGC-PYMES es su carácter orientativo y no obligatorio.

¿Es obligatorio utilizar exactamente las mismas cuentas que aparecen en el PGC-PYMES?

No, el cuadro de cuentas tiene carácter voluntario y orientativo. Las empresas pueden adaptarlo creando nuevas cuentas o modificando las existentes, siempre que respeten los principios contables básicos y la estructura general.

El uso de este cuadro no es obligatorio pero sí recomendable.

Muchas PYMES aprovechan esta flexibilidad para crear subcuentas muy específicas, adaptando el cuadro a las particularidades de su negocio.

Por ejemplo, una pequeña editorial adaptó el cuadro de cuentas para desglosar sus ventas por colecciones, lo que le permitió identificar qué líneas editoriales eran más rentables.

Trasladar el cuadro de cuentas teórico a la práctica diaria de una PYME requiere un enfoque sistemático.

Una anécdota reveladora: una pequeña empresa de servicios informáticos implementó un cuadro de cuentas demasiado detallado, con subcuentas para cada tipo de servicio y cliente. El resultado fue contraproducente: su administrativo pasaba más tiempo decidiendo qué subcuenta usar que realizando el propio registro contable.

Si diriges o gestionas una PYME, te animo a revisar tu cuadro de cuentas actual y a preguntarte: ¿Está realmente adaptado a tu actividad? ¿Te proporciona la información que necesitas para gestionar tu negocio?

La contabilidad no debe ser vista como una obligación tediosa, sino como un aliado estratégico.

Llevar la contabilidad de empresas al día es una tarea un poco tediosa, pero también es una de las más importantes. Una gestión contable adecuada es clave para asegurar la estabilidad de tu negocio.

Preguntas Frecuentes sobre el Cuadro de Cuentas para PYMES

¿Qué ocurre si mi empresa crece y ya no cumple los requisitos para aplicar el PGC-PYMES?

Si durante dos ejercicios consecutivos una empresa supera los límites establecidos, deberá aplicar el PGC ordinario desde el inicio del tercer ejercicio. Esto implica adaptar el cuadro de cuentas y aplicar normas de valoración más complejas.

Algunas empresas en crecimiento han tenido que hacer la transición del PGC-PYMES al PGC ordinario al superar estos umbrales. Esta transición suele generar cierta inquietud, pero con una planificación adecuada, puede realizarse sin grandes sobresaltos.

¿Cómo puedo adaptar el cuadro de cuentas a mi sector específico?

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha publicado adaptaciones sectoriales para algunas industrias específicas. Si existe una para tu sector, puedes usarla como referencia. En caso contrario, analiza las operaciones habituales de tu negocio y adapta el cuadro de cuentas general, creando subcuentas que reflejen las particularidades de tu actividad.

¿Qué software recomendarías para implementar el cuadro de cuentas?

Actualmente existen excelentes soluciones tanto en la nube como en formato tradicional. La elección dependerá del tamaño de tu empresa, presupuesto y necesidades específicas.

¿Con qué frecuencia debería revisar y actualizar mi cuadro de cuentas?

Como mínimo, recomiendo una revisión anual, coincidiendo con el cierre del ejercicio. Adicionalmente, deberías considerar actualizar tu cuadro de cuentas cuando se produzcan cambios significativos en tu actividad empresarial (nuevas líneas de negocio, expansión internacional, etc.) o modificaciones en la normativa contable.

¿Las microempresas tienen alguna ventaja adicional respecto al cuadro de cuentas?

Sí, las microempresas pueden aplicar criterios específicos aún más simplificados en algunas áreas, como el registro de arrendamientos financieros o el impuesto sobre beneficios.

¿Existen consecuencias legales por no utilizar correctamente el cuadro de cuentas?

El cuadro de cuentas en sí mismo no es obligatorio, pero su incorrecta aplicación podría derivar en estados financieros que no reflejen la imagen fiel de la empresa, lo cual sí podría tener consecuencias legales. Las sanciones podrían venir por irregularidades en los estados financieros resultantes, no por el uso incorrecto del cuadro de cuentas.

El Futuro del Cuadro de Cuentas: La Transformación Digital

La contabilidad, como tantos otros aspectos empresariales, está experimentando una profunda transformación digital.

Automatización contable: La inteligencia artificial facilitará la asignación automática de apuntes a las cuentas correspondientes. Algunas herramientas ya apuntan en esta dirección.