Plan de Continuidad del Negocio en Excel: Guía Completa para tu Empresa

En un contexto social propenso a los cambios (sociales, financieros y políticos), contar con un plan de continuidad del negocio es esencial para la supervivencia de este. Este documento contiene un conjunto predeterminado de procedimientos que describen cómo una organización mantendrá sus operaciones comerciales durante y después de una interrupción significativa. Esta interrupción puede ser causada por una amplia gama de amenazas, incluidas desastres naturales, fallos técnicos y ciberataques.

El objetivo principal de la planificación de la continuidad empresarial es identificar las preparaciones y acciones de recuperación que pueden ayudar a una organización a reanudar operaciones y servicios lo más rápido posible durante y después de una crisis.

¿Qué es la Gestión de la Continuidad Empresarial (BCM)?

Un plan de continuidad empresarial es una parte de la gestión de la continuidad empresarial (BCM). La BCM incluye la evaluación de riesgos, la planificación de respuestas, la recuperación y el mantenimiento a largo plazo de las políticas y procedimientos desarrollados, probados y utilizados cuando ocurre una crisis.

Para asegurar que su negocio funcione lo más suavemente posible incluso cuando se enfrente a fallos del sistema, ciberataques, desastres naturales y otras interrupciones importantes, debe haber una conciencia de las posibles crisis que podrían impactar los sistemas críticos, herramientas y habilidades de su organización y un plan para manejarlas.

Los planes de continuidad del negocio no son solo exclusivos de grandes empresas y corporaciones. Hoy en día, las pymes e incluso los autónomos dependen de la tecnología para poder acceder a sus procesos y servicios. Utilice una plantilla de plan de continuidad del negocio para documentar y dar seguimiento a las operaciones de su negocio en caso de una interrupción o desastre para mantener los procesos críticos.

Elementos Clave de un Plan de Continuidad del Negocio

Cada Plan de Continuidad del Negocio debe incluir ciertos elementos comunes. A continuación, se detallan los componentes esenciales:

• Servicios, procesos y recursos críticos para la misión: Todo BCP debe incluir una lista de servicios, procesos y recursos críticos para la misión. Estos deben recuperarse primero cuando ocurre un evento de BCP para minimizar el tiempo de inactividad.
• Consideraciones para ubicaciones alternativas: Durante un evento significativo del Plan de Continuidad del Negocio (BCP), una organización puede necesitar utilizar centros de datos de respaldo, sitios de respaldo para operaciones, ubicaciones remotas u otras ubicaciones alternativas.
• Relaciones con proveedores: Las organizaciones pueden categorizar a los proveedores en niveles de riesgo y evaluar el riesgo en sus planes de BCP.
• Servicios de telecomunicaciones y consideraciones tecnológicas: Las organizaciones suelen detallar estrategias para mantener operaciones durante interrupciones en las comunicaciones en su BCP.
• Planes de comunicación: Las organizaciones típicamente establecen planes de comunicación con personal, clientes y otras terceras partes externas, incluidos reguladores, intercambios y oficiales de emergencia, en su BCP.
• Consideraciones de regulación y cumplimiento: Las organizaciones suelen incluir requisitos regulatorios en sus BCP y deben actualizarlos regularmente para incluir cualquier nuevo requisito.
• Métodos de revisión y prueba: Las organizaciones deben incluir cómo se revisa y prueba su BCP y con qué frecuencia.
• Objetivos de recuperación: Un BCP típicamente incluye objetivos clave de recuperación que ayudan a las organizaciones a planificar cuán rápido necesitan recuperar datos y sistemas para minimizar interrupciones y mantener operaciones sin problemas durante eventos inesperados.

Objetivos Clave de Recuperación

Los objetivos de recuperación se definen a continuación:

• RPO (Objetivo de Punto de Recuperación): RPO establece el límite de cuánto pérdida de datos puede tolerar un negocio después de una interrupción. Define el punto en el tiempo más reciente aceptable para recuperar datos, minimizando pérdidas potenciales.
• RTO (Objetivo de Tiempo de Recuperación): RTO es el tiempo máximo de inactividad aceptable para sistemas o procesos. Indica con qué rapidez un negocio necesita recuperarse y reanudar operaciones normales después de una interrupción.

Fases de Elaboración de un Plan de Continuidad del Negocio

Ahora es el momento de comenzar a formular y desarrollar su plan de continuidad de negocios. Para guiarle a través del proceso, hemos desglosado el proceso en seis pasos clave.

1. Identifique y evalúe sus riesgos

La primera gran tarea de escribir un BCP es identificar los riesgos o amenazas en su entorno y determinar cómo podrían impactar sus operaciones. Los riesgos que son más amenazantes para sus operaciones deben ser priorizados.

2. Identifique los elementos críticos de su organización

La siguiente gran tarea es identificar las herramientas, sistemas y habilidades que son esenciales para sus operaciones y qué tan críticos son para su recuperación. Al identificar estos sistemas, herramientas y habilidades, también querrá determinar qué recursos serían necesarios para restaurarlos y, por lo tanto, reanudar los servicios y procesos críticos en los que participan. Esto ayudará a determinar los niveles de prioridad para secuenciar las actividades de recuperación.

3. Identifique formas de mitigar riesgos

Ahora que comprende los riesgos y elementos críticos únicos de su organización, está listo para crear un plan de acción. Comience identificando estrategias que eliminarán los riesgos por completo. Si eso no es posible, identifique estrategias que disminuirán su impacto. Estas estrategias de mitigación están diseñadas para eliminar o disminuir el impacto de una amenaza antes de una crisis y, por lo tanto, deben ser implementadas lo más rápido posible.

4. Identifique formas de prepararse para y recuperarse de la pérdida de cualquier elemento crítico

Dado que es imposible eliminar todas las amenazas que enfrenta su organización, su próximo paso es identificar tantas estrategias como sea posible para lidiar con la pérdida de cada elemento crítico identificado. El objetivo es inventar tantas estrategias de preparación como sea posible para estar mejor preparado y recuperarse de la pérdida de activos críticos durante y después de una crisis.

5. Prepárese para cómo responderá después de una crisis

Ahora que los planes y estrategias están en marcha, puede tomar medidas para mejorar la eficiencia y la calidad de la respuesta de su organización ante una crisis y ayudarle a volver al trabajo lo más rápido posible. Considere crear un equipo de recuperación que pueda evaluar sus pérdidas e iniciar acciones de recuperación después de una crisis. Los roles y responsabilidades de este equipo pueden estar documentados en su BCP.

6. Actualice y pruebe su plan de continuidad del negocio

Su plan de continuidad del negocio es un documento vivo. El plan de continuidad del negocio es efectivo si los empleados lo conocen y, sobre todo, si se les ha impartido la formación necesaria, lo que supone la realización de sesiones que ayuden a saber y entender cuáles son sus roles y sus responsabilidades en caso de que se produzca una “contingencia”.

Plantillas de Plan de Continuidad del Negocio en Excel

Existen diversas plantillas que facilitan la elaboración de un Plan de Continuidad del Negocio. Estas plantillas están diseñadas para adaptarse a diferentes tipos de organizaciones y necesidades, desde startups hasta pymes y organizaciones sin fines de lucro.

Tipos de Plantillas Disponibles

• Plantilla del Plan de Continuidad del Negocio: Con espacio para registrar las prioridades de recuperación de la función empresarial, los planes de recuperación y las ubicaciones alternativas del sitio, esta plantilla le permite planificar de manera eficiente la interrupción y minimizar el tiempo de inactividad.
• Plantilla de Plan de Continuidad del Negocio de TI: Orientada específicamente a las operaciones de negocios de TI, tiene como objetivo mantener los procesos de TI a pesar de cualquier posible interrupción perjudicial.
• Plantilla de Marco de Continuidad del Negocio: Esta plantilla describe la estructura involucrada en la creación de un plan de continuidad del negocio.
• Plantilla del Plan de Recuperación de Desastres: Documenta los pasos involucrados en el mantenimiento de las operaciones de negocio habituales durante una interrupción o desastre no planificado.
• Plantilla del Plan de Continuidad del Negocio sin Fines de Lucro: En caso de una interrupción en el negocio que afecte a su organización sin fines de lucro, use esta plantilla para documentar una estrategia de recuperación del negocio.
• Plantilla del Plan de Continuidad del Negocio Escolar: Planifique las interrupciones en las actividades y operaciones escolares regulares en caso de emergencia o crisis.
• Plantilla del Plan de Continuidad del Negocio para Pequeñas Empresas: Registre las prioridades de recuperación de su negocio, identifique ubicaciones alternativas de sitios, cree equipos de recuperación y asigne responsabilidades.
• Plantilla del Plan de Continuidad del Negocio SaaS: Utilice esta plantilla del Plan de Continuidad del Negocio para mantener su negocio SaaS productivo y eficiente, a pesar de cualquier imprevisto o interrupción.

Plantilla de Plan de Negocio en Excel

Una plantilla de plan de negocio es un documento usado para definir todos los planes y objetivos que quiere conseguir una empresa. En él se debe reflejar todo lo relacionado con las proyecciones financieras, propósitos comerciales o incluso las investigaciones de mercado que se lleven a cabo. El cometido de este documento es no solo asegurar que los accionistas se interesen por el proyecto, sino también tener una buena previsión sobre la demanda comercial y resumir la estrategia que se ejecutará a largo plazo dentro de la organización.

Una plantilla de plan de negocio en Excel puede automatizar toda la elaboración de este documento, siendo fácil de usar y personalizable. Generalmente incluye las siguientes categorías:

1. Punto de vista financiero:
   • Previsión de ventas: Registra las previsiones sobre Unidades Vendidas, Coste Unitario de los Bienes y Precio Unitario.
   • Plan financiero: Aclara las previsiones del apartado anterior y las cantidades a invertir en caso de obtener financiación.
   • Balance de situación: Para saber en qué estado se encuentra un negocio a nivel financiero.
   • Flujo de caja: Obtendrás automáticamente el efectivo que quedará a final de año.
   • Cuenta de resultados: Muestra los beneficios o pérdidas generadas en un marco de tiempo determinado.
2. Punto de vista operacional:
   • Visión general de la empresa: Indica el enfoque del negocio, metas, factores en juego y estado del sector.
   • Problemas y soluciones: Responde qué fallos hay y cómo pueden solucionarse.
   • Oferta de productos y servicios: Describe los productos y servicios, destacando su diferenciación.
   • Calendario y métricas: Controla los plazos y el rendimiento del negocio.
   • Resumen ejecutivo: Define la propuesta de valor de la empresa y su viabilidad.
3. Punto de vista marketing:
   • Plan de marketing y ventas: Explica qué planes se van a seguir y cómo se va a vender todo.
   • Mercado objetivo: Define a ese público a través de sus rasgos más identificativos.
   • Análisis DAFO: Evalúa todos los elementos tanto externos como internos que influyen en el éxito de un negocio.
   • Competencia: Describe cómo se analiza a la competencia y qué alternativas hay a su propuesta.

Montar un negocio sin un plan es como salir de viaje sin saber a dónde vas: puedes llegar a algún sitio, pero las probabilidades de acabar donde querías son bastante bajas. El plan de negocio es el documento que convierte una idea en un proyecto con estructura, números y horizonte temporal.

El problema es que la mayoría de las plantillas que circulan por internet son demasiado genéricas o resultan tan complejas que asustan antes de empezar. Por eso, las plantillas de plan de negocio en Excel adaptadas a la realidad son cruciales para autónomos que se dan de alta, startups que buscan inversión, empresas que quieren crecer y cualquiera que necesite ordenar su propuesta antes de ponerla en marcha.

Ejemplo de plan de continuidad del negocio

Un ejemplo de plan de continuidad del negocio está diseñado para que diferentes instalaciones lo personalicen para asegurar que se tomen medidas para preparar y pre-positionar recursos para asegurar la continuidad de los servicios y procesos críticos para la misión en caso de un evento que interrumpa las operaciones normales y afecte las operaciones esenciales de la instalación. Está dividido en varias secciones, incluyendo:

• General: Describe el propósito del BCP.
• Activación: Describe brevemente cuándo se debe activar el plan.
• Descripción general: Describe brevemente qué es el plan, cómo se desarrolló, qué pasos se necesitan tomar para asegurar su efectividad y qué está incluido.
• Requisitos de continuidad: Enumera los servicios críticos para la misión de la instalación, procesos, equipos y suministros, aplicaciones de TI, registros y personal de continuidad del negocio.
• Acciones de continuidad y recuperación: Enumera procedimientos después de la ocurrencia de diferentes eventos de BCP, incluyendo pérdida de energía, pérdida de HVAC y reubicación de servicios departamentales a una ubicación alternativa.

Responsabilidad en la Planificación de la Continuidad del Negocio

La planificación de la continuidad del negocio debe ser un esfuerzo de arriba hacia abajo. Es decir, debe contar con el apoyo y la participación voluntaria de un director o gerente senior de la empresa. Aunque actuarán como el patrocinador ejecutivo, se debe nombrar a otra persona como el coordinador del BCP. Dependiendo del tamaño de la organización, también puede ser necesario nombrar un equipo de planificación que represente todas las áreas principales de operaciones para asistir al coordinador del BCP.

Este coordinador y/o equipo deben ser debidamente anunciados y capacitados para llevar a cabo una serie de responsabilidades, incluyendo descubrir las debilidades de tu empresa y hacer planes para mitigarlas, probar esos planes para asegurarse de que sean efectivos para diferentes tipos de crisis y actualizarlos a medida que surjan nuevas amenazas.

Plan de Continuidad del Negocio vs. Otros Planes

Existen varios planes de contingencia y continuidad que pueden ayudar a minimizar el impacto de eventos catastróficos. Sin embargo, algunas organizaciones optan por crearlos como documentos independientes.

Plan de Continuidad del Negocio vs. Recuperación ante Desastres

La planificación de la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres (BC/DR) son actividades críticas para las organizaciones de cualquier tamaño. La recuperación de entornos y procedimientos técnicos se recogen en documentos que describen las acciones a llevar a cabo para gestionar y recuperar una infraestructura, sistema o entorno.

Plan de Continuidad del Negocio vs. Respuesta a Incidentes

La principal diferencia entre un plan de continuidad del negocio y un plan de respuesta a incidentes es que un BCP proporciona procedimientos para mantener las operaciones comerciales mientras se recupera de una interrupción significativa, mientras que un IRP proporciona procedimientos para mitigar y corregir un sistema después de un incidente de seguridad, como un virus o un troyano. Un plan de IRP debe detallar un proceso de recuperación para cuando ocurran incidentes de seguridad.

Cumplimiento de SOC 2 y la Planificación de la Continuidad del Negocio

La planificación de la continuidad empresarial también es importante para obtener y mantener el cumplimiento con algunos estándares de privacidad y seguridad, incluido SOC 2®. Un plan de continuidad empresarial es parte de la documentación que un auditor de SOC 2 probablemente revisará, junto con sus sistemas y controles de seguridad, para determinar su nivel de cumplimiento con los Criterios de Servicios de Confianza (TSC) que ha seleccionado. Este plan es especialmente importante si incluye Disponibilidad como TSC en su auditoría de SOC 2.

Los controles de Disponibilidad en SOC 2 se centran en minimizar el tiempo de inactividad. Por lo tanto, la evaluación de riesgos es esencial. Un auditor de SOC 2 probablemente revisará si su empresa ha identificado y pensado en formas de mitigar las amenazas ambientales y "provocadas por el hombre" que podrían afectar la disponibilidad del sistema. También es probable que un auditor revise si has probado tu Plan de Continuidad de Negocio (BCP) en el último año (al menos).

Consejos para un Plan de Continuidad del Negocio Efectivo para el Trabajo Remoto

Un plan de continuidad del negocio ayuda a que tu equipo permanezca conectado y sincronizado en caso de que se produzca un cambio inesperado en el negocio, algo como la transición al trabajo remoto. Las tareas aportarán claridad a las políticas de comunicación de la empresa, los planes de cobertura, las expectativas del negocio y a mucho más. Los planes de continuidad del negocio de cada empresa serán diferentes, pero una plantilla puede ser útil para empezar con una orientación clara para tu equipo.

• Aclara las pautas: Mantén a tu equipo organizado, conectado y alineado con respecto a las expectativas durante los momentos en que surjan desafíos imprevistos.
• Guarda los detalles importantes en un solo lugar: Crea un sitio centralizado en el que se encuentren todos los documentos, pautas y preguntas frecuentes que tu equipo necesita para tener éxito.
• Proporciona recursos actualizados: Mantén la conexión y reafirma la cultura del equipo, incluso si trabajas de forma remota.
• Mantente conectado mientras trabajas de forma remota: Respalda a tu equipo y conéctate durante el cambio en los negocios.

El objetivo de la gestión de riesgos no es eliminar todos los riesgos, sino reducir efectivamente su probabilidad e impacto. Tener un plan de continuidad empresarial puede ayudar a su organización a seguir operando en alguna capacidad durante un desastre.

La aplicación de un plan de continuidad del negocio empieza por el examen, detallado, de los riesgos que han afectado a la empresa y el impacto que han tenido en ella. Un proceso que supone, una vez se conoce el problema, la identificación de las funciones y procesos (y, también, empleados) que son vitales para su funcionamiento, la evaluación del daño que han sufrido y las consecuencias que va a tener su interrupción (a todos los niveles).

En base a lo obtenido en la evaluación de riesgos, y sabiendo el impacto que va a tener la “contingencia”, el siguiente paso al hacer un plan de continuidad del negocio es el desarrollo de las estrategias que ayudarán a reconducir la situación y superar el problema. Es fundamental que en el plan de continuidad del negocio se definan las responsabilidades de cada empleado, en caso de emergencia, y, en base a ellas, se establezcan unas tareas (en orden de prioridad) a realizar (si esta se produce).

Análisis de Impacto sobre el Negocio (BIA)

El BIA (Business Impact Analysis) o análisis de impacto sobre el negocio, es un documento que recoge los requerimientos en recursos y tiempo de los distintos procesos que abarca el plan de continuidad. Se debe crear un plan de respuesta y recuperación para cada uno de los elementos identificados como críticos. Una vez el plan está diseñado hay que probarlo para ver que funciona y poder detectar puntos débiles o erróneos. Tener la seguridad de que un negocio se recupera en el menor tiempo posible, es el principal objetivo de disponer de un plan de continuidad de negocio.